At lede erfaringsopsamling og skabe fremtidig fælles praksis

Efter mere end ét år med ændrede arbejdsvilkår på grund af Covid-19, står medarbejdere og ledere over for igen at skulle forholde sig til, hvilken fremtidig arbejdspraksis der skal etableres, i takt med at universitetes fysiske lokationer genåbner. På denne side finder du som leder inspiration og værktøjer til, hvordan du kan lede denne proces. 


Genåbning - fokus på at udforske erfaringer og skabe fælles praksis

De mange erfaringer fra et lukket campus, drift af kritiske funktioner og distancearbejde har givet mange nye arbejdserfaringer, som kan være værd at tage med i den fælles fremtidige arbejdspraksis.  

I denne proces kan det være det vigtigt, at du som leder, er opmærksom på de mange forskellige reaktioner og erfaringer, som dine medarbejdere har med sig fra de ændrede arbejdsvilkår. Dette gælder hvad end medarbejderne har været hjemsendt eller har varetaget kritiske funktioner på campus.

For at skabe et solidt afsæt for en fremtidig fælles praksis, kan du som leder med fordel arbejde aktivt med den erfaring, medarbejdere og enheden har gjort sig gennem tiden med Covid-19.

Find hjælp til den proces, med videoen til højre og samtalerammerne herunder.  

Log på med AUID@uni.au.dk. 
Dobbeltklik for at se i fuld skærm.


Tre mulige samtalerammer til lokale dialoger

DEN LILLE SAMTALERAMME - inkluderer erfaringer under Covid-19

Denne samtaleramme tager primært udgangspunkt i at samle læring fra tiden med Covid-19. Fokus er på at tage det vigtigste fra denne tid med ind i enhedens fremtidige fælles arbejdspraksis, når lokationen genåbner.

Hovedtemaerne i samtalerammen er:

  • Et fokus på tiden under Covid-19 – hvilke erfaringer har vi gjort os?
  • Et fokus på den fremtidige fælles praksis vi sammen forestiller os – hvad skal vi tage med videre? 

Gennem spørgeguiden og samtalerammen drøfter I, hvad der har fyldt ift. ”arbejdsopgaver”, ”arbejdsfællesskaber”, ”kollegaskab” og ”andet”, samt hvad medarbejderne er optaget af/finder vigtigt for trivslen under genåbningen. Nederst på denne side kan du læse mere om, hvad der ligger bag disse begreber.  

Download samtalerammen, spørgeguide og faciliteringsforslag her:
 

DEN UDVIDEDE SAMTALERAMME - inkluderer erfaringer før og under Covid-19

Denne samtaleramme inddrager både jeres erfaringer fra hverdagen på campus før Covid-19 og de nye erfaringer fra tiden under Covid-19. Fordelen er, at I nuancerer jeres dialog om den fremtidige arbejdspraksis, ud fra den samlede mængde erfaring I har som enhed.

Rammen er særlig anvendelig i enheder, hvor en del af medarbejderne refererer til tiden før Covid-19 som en ønsket tilstand, eller hvor medarbejdergruppen kan stå med forskellig opfattelse af, hvilken periode (tiden med Covid-19 eller tiden før Covid-19) der bør præge den fremtidige fælles praksis i enheden.

De to erfaringsperspektiver hjælper jer til at opfange både god og udfordrende praksis fra tiden før Covid-19, som I kunne komme til at tage for givet ind i arbejdet med den fremtidige fælles praksis.

Hovedtemaerne i samtalerammen er:

  • Et fokus på hvad medarbejderne var optaget af i tiden før Covid-19 
  • Et fokus på hvad medarbejderne var optaget og/eller har bemærket af ændringer under tiden med Covid-19 
  • Et fokus på den fremtidige fælles praksis – hvad skal vi sammen skabe med vores indsigt i tiden før og tiden under Covid-19 

Gennem spørgeguiden og samtalerammen drøfter I, hvad der har fyldt ift. ”arbejdsopgaver”, ”arbejdsfællesskaber”, ”kollegaskab” og ”andet”, samt hvad medarbejderne er optaget af/finder vigtigt for trivslen under genåbningen. Nederst på denne side kan du læse mere om, hvad der ligger bag disse begreber.  

Download samtalerammen, spørgeguide og faciliteringsforslag her:
 

DEN AGILE SAMTALERAMME – kontinuerlig erfaringsopsamling

I nogle enheder er erfaringsopsamling og justering af fælles praksis sket (systematisk) gennem de sidste mange måneder. Muligvis har I allerede bevidst arbejdet med og ind i nye fælles arbejdspraksis. I andre enheder har man måske erfaringsopsamlet en enkelt gang eller to. I har ikke brug for at kigge hele vejen tilbage til tiden før Covid-19, men har kun behov for at besøge den seneste periode. 

Den agile samtaleramme er tænkt som et værktøj, som kan bruges til at ”bygge ovenpå” tidligere erfaringsopsamlinger, da I kontinuerligt har arbejdet med erfaringsopsamling.

Hovedtemaerne i samtalerammen er:

  • Siden sidst – hvad var vi optaget af at bringe ind i den fremtidige fælles praksis? 
  • Gennem – hvad har vi været optaget af og/eller bemærket af ændringer siden sidst? 
  • Fremtidig fælles praksis – ud fra hvad vi har været optaget af og har bemærket af ændringer, hvad kan vi med fordel tage med ind i den fremtidige fælles praksis?

Gennem spørgeguiden og samtalerammen drøfter I, hvad der har fyldt ift. ”arbejdsopgaver”, ”arbejdsfællesskaber”, ”kollegaskab” og ”andet”, samt hvad medarbejderne er optaget af/finder vigtigt for trivslen under genåbningen. Nederst på denne side kan du læse mere om, hvad der ligger bag disse begreber.

Download samtalerammen, spørgeguide og faciliteringsforslag her:

 


Forberedelse til arbejdet med erfaringsopsamling

Til hver samtaleramme finder du som leder ét forslag til, hvordan du kan facilitere erfaringsopsamlingen – både med fysisk fremmøde og gennem online facilitering. Ligeledes finder du en spørgeguide, som du kan bruge som inspiration, når du indleder erfaringsopsamlingsarbejdet.   

I arbejdet med at skabe en fremtidig fælles praksis kan en kombination af individuelle samtaler og gruppedialoger være hensigtsmæssige metoder – vurder og afvej, hvilken vej ind i erfaringsopsamlingsarbejdet det vil være mest gunstig for din enhed. Hav her særligt et fokus på psykologisk tryghed. 

For bedst udbytte, vil det være gunstigt om medarbejderne har mulighed for at printe den anvendte samtaleramme ud, men det er også muligt at skrive direkte ind i modellerne.  

Har du som leder brug for sparring på din facilitering af erfaringsopsamling, kontakt gerne HR konsulent Stine Trolle Elmholdt.

Samtalerammens begreber

Horisontale akse

  • Optaget af: I kolonne et og to i ”Den Udvidede Samtaleramme” og i ”Den Agile Samtaleramme” bruges betegnelsen ”Optaget af”. Her menes det, I som medarbejdere og ledere har været optaget af i den givne periode, både ift. det som har fungeret, og det som har været svært. I tredje kolonne kan I med fordel forsøge at beskrive, hvad I er optaget af at ændre, både ift. det som er svært, men også ift. det I vil tage med ind i den fremtidige fælles praksis. 
  • Fremtidige fælles praksis: At arbejde ind i den tredje kolonne kræver, at I i fællesskab får beskrevet, hvilken praksis I gerne vil forsøge at få etableret frem mod næste erfaringsopsamling. Forestil jer, at I står ved næste erfaringsopsamling og kigger tilbage, og beskriv den ønskede praksis, I ønsker at have opnået på dette tidspunkt. Det kan eksempelvis være at tænke i det som signaler og tegn på den nye praksis og samarbejdsformer I vil opnå. Et eksempel på dette kunne være ”Fleksible arbejdstider”, hvilke tegn ser vi på, at det fungerer i den kommende periode? Hvilke tegn vil vise os, at det ikke fungerer?
  • Jeg/vi: Som leder kan du vælge at begynde erfaringsopsamlingen gennem dialog med medarbejderne individuelt (jeg), eller du kan starte direkte med den fælles erfaringsopsamling (vi). Dette er markeret med jeg/vi på den horisontale akse. 

 

Vertikale akse

Den vertikale akse er inddelt i fire kategorier – disse fire kategorier KAN du som leder bruge som grundlag for enhedens erfaringsopsamling. Hvis du oplever, at enheden har helt andre tematikker for øje, bør du i stedet tage udgangspunkt i disse tematikker. 

  • Opgaver: Under kategorien "Opgaver" kan I som enhed arbejde med ”Faglige”, ”Administrative”  og ”Strategiske” opgaver. De tre kategorier kommer fra inspiration af Bendix’ (2012) ledelsestrekant. Hans fjerde kategori er ikke inddraget, da den hovedsageligt berør personaleledelse. Det er vigtigt at understrege, at disse underkategorier af opgavetyper KUN er til inspiration, og enten helt kan fjernes eller erstattes af andre opgavetyper. 
  • Arbejdsfællesskaber: Arbejdsfællesskaber handler om det vi gør sammen for at lykkes med AU’s kerneopgave – på hvilken måde udspiller arbejdsfællesskabet sig i en tid med Covid-19, hvad er et arbejdsfællesskab i en omskiftelig tid, og hvordan når vi sammen i mål med opgaverne? Det er også i denne kategori, at man som enhed kan undersøge, hvordan hjemmearbejde/distancearbejde har påvirket opgaveløsningen og trivsel – herunder både muligheder og begrænsninger. For større indsigt i hvad I kan have øje for, ift. at få arbejdsfællesskabet til at hænge sammen, når campus åbner igen, læs evt. følgende artikler: Sådan får I arbejdsfællesskabet til at hænge sammen, når kontoret åbner igen samt Ti råd til når jeres arbejdsplads åbner igen (Arbejdsmiljøweb). 
  • Kollegaskab: Denne kategori berører, hvordan I som kollegaer formår at skabe faglig udvikling/sparring med hinanden på tværs. Den handler også om hvordan og i hvilket omfang, I skaber og værner om jeres sociale relationer.
  • Andet: Denne kategori dækker alt øvrigt, som ovenstående ikke omfatter, og som vurderes som vigtigt i denne proces. For eksempel trivsel generelt, bekymringer i forbindelse med hhv. hjemmearbejde og genåbningen, samt udfordringer af fysisk og mental karakter.

Yderligere inspiration

Hjemmesider, webinar og videns-fora: 

Rapporter og videnskabelige perspektiver: