Arbejd strategisk med MUS som leder

Om MUS for ledere på AU Henrik Philipp Kroer fra AU HR, Udvikling & Arbejdsmiljø

MUS skal sikre, at medarbejderens kompetenceudvikling bliver strategisk og systematisk. 

Strategisk ved at sikre en retning for udviklingen, der matcher arbejdspladsens behov og understøtter den overordnede strategi på Aarhus Universitet.

Systematisk
ved at medarbejder og leder sammen udarbejder et aftaleskema og følger op på aftalerne i løbet af året.

På siden her får du redskaber til at holde en god udviklingssamtale med dine medarbejdere. Download også gerne den komplette MUS-vejledning.

AU's MUS-koncept og tilhørende dokumenter er godkendt af Universitetsledelsen og HSU.     


Hvad skal du gøre?

Fase 1 - Sådan forbereder du dig

Få styr på rammerne:

  • Læs Vejledning til MUS og Årshjul for MUS
  • Fastlæg enhedens mål, fremtidsplaner, økonomisk råderum for kompetenceudvikling samt kompetencebehov for de kommende år – gerne i samråd med din egen leder i forbindelse med din egen MUS
  • Vær opmærksom på evt. særlige temaer, som LSU har besluttet skal drøftes på årets MUS
  • Lav en tidsplan for afvikling af MUS, som indeholder:
    • dato for et fællesmøde i enheden
    • datoer for individuelle samtaler
    • dato for opfølgningsmøde i enheden

Orientér dine medarbejdere i god tid

  • Afhold en GRUS/TUS eller et afdelingsmøde og fortæl om:
    • hvornår der afholdes MUS
    • hvem der holder MUS med hvem
    • dine forventninger til afdelingens retning og invitér gerne til dialog og feedback, brug f.eks. værktøjet Impact map
    • dine forventninger til samtalens udbytte og medarbejdernes forberedelse
  • Inviter medarbejderne til MUS via AUHRA og Outlook og vælg den relevante samtaleguide for hver enkelt medarbejder

Forberedelse af den enkelte samtale:

  • Gør status på aftaler og opfølgning siden sidste MUS
  • Reflektér over dit eget og medarbejderens udviklingspotentiale
  • Forbered dig på spørgsmålene i samtaleguiden
  • Forbered anerkendende og konstruktiv feedback på opgaveløsning og udvikling til medarbejderen

Fase 2 - Afholdelse af MUS, selve samtalen

At gennemføre en MUS med kvalitet, mening og effekt forudsætter, at både medarbejder og leder gør sig umage for at gennemføre en samtale, der er fremadrettet og skaber en udviklende dialog.

En udviklende dialog kræver, at I lytter til hinanden og prøver at forstå meningen bag det, der bliver sagt, ved at stille uddybende spørgsmål frem for at argumentere imod.
Læs: Sådan giver du konstruktiv feedback.

Konkrete tips:

  • Det anbefales at afsætte 1½ time til selve samtalen
  • Disponer tiden under samtalen, så I kommer omkring alle hovedtemaer og særlige fokusområder
  • Husk at give den meste taletid til medarbejderen 
  • Afsæt tid til at aftale, hvad der efterfølgende skrives i aftaleskemaet - hvem der går videre med hvad, og hvornår der skal følges op.
  • Jo mere konkret aftaleskemaet er, desto lettere er det at forholde sig til og følge op

Fase 3 - Husk at følge op

Godkendelse og information

  • Når aftaleskemaet er udfyldt af medarbejderen, skal du godkende det via AUHRA
  • Koordiner evt. kompetenceudviklingsønsker lokalt, inden du giver endeligt tilsagn til medarbejderne
  • Afhold et opfølgningsmøde, hvor du informerer om væsentlige temaer og opmærksomhedspunkter, samtalerne har givet anledning til, og hvordan du vil følge op på dem. Af hensyn til fortroligheden er det vigtigt, at der ikke refereres konkret indhold fra de enkelte samtaler.

Følg op kontinuerligt 

Som leder har du en vigtig rolle i forhold til at følge op på, om de individuelle udviklingsaktiviteter er på rette spor, og om medarbejderen opnår det forventede udbytte.

Hvis nogle af aktiviteterne ikke forløber som forventet, bør I drøfte hvorfor, og om der skal tages nye initiativer. Erfaringer viser, at netop individuel opfølgning er afgørende for, at både leder og medarbejder oplever, at MUS har effekt.

Samtaleguides - beskrivelse og download

Samtaleguiden er vejledende, forstået sådan, at der gerne må stilles supplerende spørgsmål, udelades underspørgsmål og byttes om på rækkefølgen.

Det er meningen, at det er en flydende samtale, hvor leder og medarbejder hver især stiller de spørgsmål, der falder naturlige. Dog skal samtalen som minimum komme omkring de tre hovedtemaer, som samtaleguiden er inddelt i.

De tre hovedtemaer i samtalen er:

1. Siden sidst - et godt afsæt for at tale om fremtiden
2. Trivsel og arbejdsglæde
3. Fremtidige opgaver og kompetenceudvikling

Du finder samtaleguides direkte i AUHRA, men de kan også downloades her:


Hvornår skal du gøre noget?

Årshjul

MUS skal ikke betragtes som en isoleret samtale, men en kontinuerlig proces. Du opnår de bedste resultater, hvis du følger op løbende og skriver noter om medarbejderens opgaver og udfordringer hele året. 

  • Forår: følg op på indgående samtaler med dine medarbejdere
  • Sommer: planlæg årets MUS i enheden
  • Sensommer: forbered dine medarbejdere på, hvad du forventer af dem, og send indkaldelser
  • Efterår: afhold samtaler og godkend aftaleskemaer
  • Vinter: giv tilsagn til aftalte aktiviteter og giv enheden tilbagemelding på generelle temaer

 Download et mere udførligt årshjul.


Hjælp til ledere om MUS

Sparring og grundkursus

Som leder på AU har du mulighed for at få sparring og hjælp til at afvikle dine MUS.

HR tilbyder rådgivning og vejledning i forbindelse med introduktion til konceptet, opstart af samtalerne og træning af samtaleledelse og teknikker. For enkeltstående spørgsmål og kortere individuel sparring skal du kontakte din HR partner.

Læs mere om vores øvrige tilbud om hjælp og sparring her: