Sagsbehandlingsregler

Ændringer i ansættelsesforholdet

Ansættelsesforhold udvikler sig løbende over tid. Ledelsesretten indebærer, at ledelsen kan træffe beslutninger om ændringer i organisation, opgaver, arbejdssted, reference m.m.

Hvis en ledelsesbeslutning anses som en afgørelse i forvaltningslovens forstand, er konsekvensen bl.a. at afgørelsen skal ledsages af en (skriftlig) begrundelse og medarbejderen skal partshøres inden afgørelsen.

Hvis ledelsen beslutter en ændring i ansættelsesforholdet, der er af væsentlig betydning og til ugunst for medarbejderen, følger det af forvaltningslovens partshøringsbestemmelser, at medarbejderen skal partshøres om ændringen, inden denne iværksættes.

Alle ændringer i ansættelsesforholdet kan iværksættes uden varsel, hvis medarbejderen og lederen er enige om det.

Som eksempler på ledelsesmæssige beslutninger, der er afgørelser i forvaltningslovens forstand og dermed først kan iværksættes efter partshøring og individuelt opsigelsesvarsel kan nævnes: afskedigelse, bortvisning, lønnedgang, geografisk flytning af tjenestested, der indebærer betydeligt længere rejsetid, et helt nyt stillingsindhold.

Andre beslutninger kan ledelsen iværksætte straks uden begrundelser og partshøring af medarbejderen. Det drejer sig f.eks. om beslutninger om en ny arbejdsstedsadresse i geografisk relativ nærhed til den hidtidige, en ny reference/leder, nye/ændrede opgaver, der ikke er så omfattende at hele stillingens karakter ændres og organisatoriske ændringer.

Afslag på løntillæg og sædvanlige driftsmæssige dispositioner (faktisk forvaltningsvirksomhed) skal (heller) ikke begrundes af ledelsen

Aktindsigt i medarbejderoplysninger

Det følgende vedrører alene (akt)indsigt i oplysninger vedrørende medarbejderes ansættelsesforhold.

Regelgrundlaget findes såvel i forvaltningsloven, persondataloven og offentlighedsloven.

Når universitetet for at varetage personaleadministrative opgaver registrerer oplysninger om medarbejdere, har medarbejderne ret til indsigt i bl.a. hvilke oplysninger, der behandles og med hvilket formål oplysningerne behandles i henhold til persondatalovens kapitel 9.

Hvis en medarbejder er part i en sag, der træffes afgørelse i, kan medarbejderen med hjemmel i forvaltningslovens bestemmelser om partsaktindsigt (kapitel 4) som hovedregel forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.

En medarbejder er part i en sag, f.eks., hvis medarbejderen varsles afskediget eller bortvist eller der er anmeldt en arbejdsskadesag for pågældende.

Hvis en udenforstående, f.eks. en journalist eller en kollega (”3. mand”), begærer aktindsigt i oplysninger vedrørende en (eller flere) medarbejder(e), skal aktindsigtsbegæringen behandles efter offentlighedslovens bestemmelser.

”3.mand” har som udgangspunkt ikke adgang til aktindsigt i sager om ansættelse og forfremmelse eller sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste.

De oplysninger, som enhver kan få om alle offentligt ansattes individuelle ansættelsesforhold er oplysninger om navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.

Derudover kan der for ansatte i chefstillinger meddeles aktindsigt i oplysninger om tjenstlige sanktioner i form af advarsel, afskedigelse eller bortvisning indenfor et tidsrum af op til 2 år fra den endelige afgørelse er truffet.

Hvis universitetet modtager en aktindsigtsbegæring om individuelle medarbejderes ansættelsesforhold, underretter universitetet medarbejderen om begæringen og oplyser, hvem der har fremsat begæringen. Når universitetet har truffet afgørelse om aktindsigten, bliver den/de medarbejdere, hvis oplysninger, der er begæret aktindsigt i, underrettet om, hvilke oplysninger, der er blevet udleveret.

Notatpligt

Når man modtager faktiske oplysninger, som (eventuelt) skal anvendes som en del af grundlaget for en personaleadministrativ afgørelse, følger det af offentlighedsloven, at man har pligt til at udarbejde et notat over indholdet af oplysningerne, jf. lov om offentlighed i forvaltningen § 13.stk.1.

Dette vil f.eks. være relevant for en leder at udarbejde et notat med faktiske oplysninger, hvis lederen mundtligt modtager klager over en medarbejder eller oplysninger i øvrigt, der har betydning for en afgørelse om en tjenstlig sanktion.

De faktiske oplysninger bør noteres i umiddelbar nær tidsmæssig sammenhæng med modtagelsen af oplysningerne

Inhabilitet

Reglerne om inhabilitet er med til at beskytte den enkelte medarbejder.

Inhabilitet betyder, at en medarbejder skal undlade at deltage i behandlingen af en sag.

For at sikre korrekte og lovlige afgørelser og undgå mistanke om, at der i sager kan være inddraget uvedkommende hensyn, er det i forvaltningsloven bestemt, at en offentligt ansat i en række tilfælde ikke må deltage i en sags behandling. Man må derfor som udgangspunkt ikke deltage i behandlingen og afgørelsen af en sag, hvis man selv eller en nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Fondsbevillingshavere er underlagt samme regler.

Ved ’en nærtstående’ forstås: forældre, børn, ægtefælle, svigerfamilie og søskendebørn. Fast samlivsforhold sidestilles med ægteskab. Derudover omfattes også bonusbørn, nære venskaber/uvenskaber og evt. andre familiemedlemmer som medarbejderen jævnligt omgås.


Underretningspligt

En ansat, der er inhabil eller er i tvivl om der foreligger inhabilitet i forhold til behandlingen af en konkret sag, har pligt til hurtigst muligt at underrette sin leder. Det er nærmeste leder, der afgør, om der foreligger inhabilitet.


Eksempler på situationer, hvor inhabilitet kan opstå:


Deltagelse i ansættelsen

Hvis en leder eller medarbejder har en nær personlig relation til en kandidat til en stilling, må vedkommende som udgangspunkt ikke medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.


Deltagelse i bedømmelsesudvalg

Såfremt en leder eller en medarbejder har en nær relation til en kandidat til en stilling, må vedkommende som udgangspunkt ikke deltage i den faglige bedømmelse. Det samme kan gøre sig gældende for medforfattere til artikler udarbejdet af en kandidat, der skal bedømmes.


Ph.d.-studerende

En medarbejder kan ikke være ph.d.-vejleder for en ph.d.-studerende, som medarbejderen har en nær personlig relation til.


Leder/medarbejder relation

Ledere, der har etableret et forhold eller en nær personlig relation til en medarbejder, skal snarest orientere sin nærmeste leder herom. En personlig nær relation mellem en leder og en af dennes medarbejdere kan påvirke arbejdet, ikke alene i relation til den pågældende medarbejder, men også i forhold til afdelingens øvrige medarbejdere.


Kollegaer

Kollegaer, der indleder et forhold eller en nær personlig relation har ikke pligt til orientere deres leder herom. Hvis der mellem kollegaer foreligger omstændigheder, som kan vække tvivl om inhabilitet, skal nærmeste leder dog orienteres. Det samme er tilfældet, hvis der opstår udfordringer parterne imellem eller i relation til andre kollegaer, der kan påvirke arbejdet i afdelingen.

 

Konsekvenser af inhabilitet


Hvis en offentligt ansat er inhabil i forhold til en bestemt sag, må den ansatte ikke træffe afgørelse i sagen, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. Den praktiske konsekvens af, at der foreligger inhabilitet, vil typisk være, at sagen overdrages til en kollega eller leder.

Der kan være helt særlige situationer, hvor sagen på trods af konstateret inhabilitet ikke skal overdrages. Dette vil være tilfældet, hvis det er umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling.

Eksempler:

  • Det vurderes, at behandlingen af sagen ikke kan udsættes.
  • Det vurderes som følge af sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen, at der ikke er fare for, at sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.
  • Det vil være umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder eller bekymring for sagens håndtering at lade en anden træde i stedet for.

Begrundelse

Såfremt universitetet som arbejdsgiver træffer en afgørelse i forvaltningsretlig betydning, som ikke ”fuldt ud giver den pågældende part medhold skal denne begrundes i henhold til forvaltningslovens bestemmelser.

Sagt med andre ord skal afgørelser, der generelt set vil opleves som særdeles indgribende og ubehagelige begrundes.

Hvis en afgørelse meddeles mundtligt, følger det af forvaltningslovens § 23.stk.2, at medarbejderen efterfølgende kan bede om en skriftlig begrundelse.

Rent ledelsesmæssige dispositioner, der er en følge af ledelsesretten kræver ingen begrundelse forvaltningsretligt, men i praksis begrundes ledelsesmæssige dispositioner som oftest gerne.

Hvis en medarbejder f.eks. afskediges eller bortvises, har universitetet pligt til at begrunde afgørelsen i henhold til forvaltningslovens § 22.stk.1.

Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet og i det omfang, afgørelsen beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Derudover skal begrundelsen om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 24

Tavshedspligt

Du kan under din ansættelse få kendskab til fortrolige oplysninger, som du i medfør af straffelovens bestemmelser om tavshedspligt ikke må omtale eller videregive i øvrigt. Dette gælder også efter dit ansættelsesforhold på universitetet er ophørt. Udover et eventuelt strafansvar efter straffelovens bestemmelser, reguleres spørgsmålet om behandling og videregivelse af personfølsomme oplysninger i persondataloven.

En oplysning er fortrolig, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til universitetets interesser eller når det er nødvendigt at hemmeligholde den af hensyn til enkeltpersoners personlige forhold.

Sagsbehandlingsregler ansættelsesretligt

I personaleadministrative afgørelsessager er universitetet undergivet et ”dobbelt retsgrundlag”. Dette indebærer, at universitetet udover at følge de sædvanlige ansættelsesretlige regler, der generelt gælder på arbejdsmarkedet, også skal følge offentligretlige sagsbehandlingsregler.

Forvaltningsloven indeholder en række sagsbehandlingsregler/-principper, som er gældende for sagsbehandling generelt i den offentlige forvaltning og dermed også for det ansættelsesretlige område.

Udover forvaltningsloven indeholder persondataloven og offentlighedsloven også relevante sagsbehandlingsregler.

Persondataloven regulerer bl.a. spørgsmålet om i hvilke tilfælde, personhenførbare oplysninger må behandles og videregives.

Offentlighedsloven indeholder bl.a. bestemmelser om, hvilke personaleoplysninger, offentligheden har adgang til at få.  

Bisidder

Man har lov til at lade sig repræsentere af andre under behandlingen af en sag, herunder en personalesag. Man kan dog ikke vælge at sende en repræsentant i stedet for selv at deltage i et møde, når personlig medvirken er af betydning for sagens afgørelse, (se evt. forvaltningslovens § 8).

Medarbejderen vælger selv, hvem pågældende ønsker at lade sig repræsentere af som bisidder under en personalesag.

Hvis man skriftligt lader sig repræsentere af andre, vil universitetet påse, at repræsentanten har den fornødne fuldmagt til at repræsentere medarbejderen, som er part i sagen.