Hvad vi gør

Markedsføringen er dels rettet mod AU studerende og andre danske studerende dels mod internationale studerende fra vores partnerinstitutioner. Vi producerer plakat, postkort, konferencefolder samt forskelligt merchandise til rekrutteringsbrug bredt internationalt. Derudover laver vi annoncer på facebook, producerer nyhedsbreve, laver kampagner på studieportaler, og lægger alle kurser i onlinedatabaser, som tiltrækker studerende internationalt og fra andre danske universiteter. Vi er i løbende i kontakt med tidligere studerende og undervisere samt faste partnerkontakter, der sender grupper af studerende på udvekslingsaftalerne. Vi deltager desuden på messerne EAIE, APAIE, NAFSA, tilvalgsdagen, international dag og kandidatdagen og modtager løbende besøg, hvor sommerskolerne promoveres. Vi markedsfører primært AU Summer University som et samlet brand og ikke de enkelte kurser som sådan. 

Hvad du kan gøre

Bruge dit internationale netværk, reklamere for fag blandt nuværende studerende og sende materiale, som du får tilsendt af os, til relevante kollegaer i udlandet. Det kan være relevant at supplere dette med mere målrettede kampagner mod bestemte målgrupper fra et bestemt universitet eller indenfor et snævert fagområde. Dette kræver en målrettet indsats fra undervisere eller internationale koordinatorer på fagniveau for at sikre, at der kommer et tilstrækkeligt antal ansøgere til sommerskolerne. 

Deadlines

Medio januar - Medio marts: Ansøgningsrunde for ALLE typer ansøgere, danske og internationale
April: Restpladsrunde for AU studerende. (Aflyste og lukkede kurser undtaget)
Maj: Restpladsrunde for eksterne og internationale ansøgere. (Aflyste og lukkede kurser undtaget). Herefter lukker optagelsen helt.

Proces

Alle studerende søger gennem vores ansøgningsmodul, som administreres af IU.

For alle ansøgere, sørger IU, i samarbejde med de administrative centre og studievejledninger, for følgende: 

• Vejledning
• Indhentning af dokumentation
• Rykke ansøgere for dokumentation og betaling
• Indbetaling af evt. gebyr for deltagelse
• Optagelses-og afslagsbreve
• Indskrivning
• Studienumre
• Information om adgang til wifi samt til intranet
• Eksamenstilmelding/-afmelding (primært muligt for eksterne studerende)

Undervisning

Da alle Summer University kurser er ordinære kurser, følger de også almindelig praksis på instituttet. Dog kan der være specielle der afviger fra almindelig praksis grundet lokaleforhold eller andre begrænsninger. Ingen kurser må være lettere at tage over sommeren end i de almindelige semestre.
Følgende er vejledende i forhold til almindelig praksis:

• 5 ECTS skal som minimum have to ugers direkte undervisning med en samlet workload på 125-150 timer.
• 10 ECTS skal som minimum have tre ugers direkte undervisning med en samlet en workload på 250-300 timer.

IU finder lokaler til afviklingen ud fra den enkelte undervisers ønsker. Det tilstræbes at afholde al undervisning samlet i Universitetsparken.

IU sørger for at optagne ansøgere får information om Introduktionsdag, Blackboard, Digital Eksamen, wifi-adgang og andre praktiske aspekter.

Eksamen

IU er i samarbejde med det administrative center og underviserne ansvarlig for planlægning og afholdelse af eksamen og reeksamen på AU Summer University samt karakterudskrifter og -tastning.

Bemærk at IU kun kan hjælpe med det praktiske ved stedprøver (skriftlige og mundtlige), der afholdes på Campus 8000 Aarhus C.

Ved brug af internationale gæsteundervisere anbefales det, at den faglige kontaktperson (VIP) gennemgår det danske karaktersystem og vejleder om praksis og regler på området med gæsteunderviserne.

Der findes umiddelbart 3 måder at anvende gæsteundervisere på:

1. invitere en eller flere gæsteundervisere til at lave et eller flere oplæg i løbet af kurset.

2. invitere en eller flere gæsteundervisere, som man allerede kender (fagligt), til selvstændigt, og mod aflønning, at køre et helt kursus.

3. instituttet kan lave et eller flere mere eller mindre åbne jobopslag, modtage ansøgninger og udvælge de ansøgere de gerne vil have til, mod aflønning, at køre et helt kursus.

Det hjælper AU Summer University med:

Når et institut vælger at benytte gæsteundervisere til undervisning af hele kurser (version 2. eller 3.), tilbyder IU at varetage følgende administrative opgaver: 

• eventuelt stillingsopslag og formidling af ansøgere til fagansvarlig
• invitation, kontrakt og indhentning af fagbeskrivelse
• koordinering og samarbejde med løn, udlændingeservice og skat
• sikring af kommunikation mellem institut/studienævn og gæsteunderviser
• indhentning af information til web 
• bestilling af materialer i samarbejde med bibliotek
• bestilling af it og lokaler
• boligtilbud til underviser
• velkomstpakke, modtagelse, socialt program

Kort og godt sørger IU for, at gæsteunderviseren kan undervise og fokusere på det faglige uden at skulle tænke på praktiske ting, som opstår, når man ankommer til et nyt land og universitet.

Hvis ansættelsen varetages af IU, sendes bemyndigelsesbrev til underskrift på Instituttet for at kunne handle på vegne af Instituttet i forbindelse med håndtering af de ansættelsesmæssige forhold, da gæsteunderviseren besøger AU i en periode, hvor instituttets bemanding ofte ikke har ressourcer til at håndtere opgaven.

Det skal instituttet bidrage med:

I alle tre scenarier vil løn til underviser skulle betales af instituttet/fakultetet.  

Herudover udpeger instituttet/fakultetet en faglig kontaktperson (VIP), som kan være bindeled internt mellem IU, fagmiljøet og studieleder. Den faglige kontaktperson vil oftest være ansvarlig for flere gæsteundervisere samtidig og arbejder tæt sammen med studielederne. Kontaktpersonen har følgende opgaver: 

• Indsende eventuelle stillingsopslag til IU senest 15. juni (kun ved scenarie 3.)
• Vurdere ansøgere på stillingsopslag i samarbejde med studielederen og melde tilbage til AU Summer University senest 1. september (kun ved scenarie 3.)
• Afklaring af faglige spørgsmål fra gæsteunderviser(e) i forbindelse med undervisningsplanlægning og eksamen i samarbejde med studielederen
• Være tilgængelig eller til stede i løbet af sommeren f.eks. i forhold til velkomst, eksamen, fælles middag.

Nogle fakulteter indkalder brede ansøgninger fra gæsteundervisere, hvor den enkelte underviser selv foreslår et fagligt indhold i kurset, mens der andre steder er tradition for mere styrede stillingsopslag, hvor kursets indhold er fastlagt på forhånd. Endelig er der fakulteter, hvor gæsteundervisere udelukkende rekrutteres via de faglige netværk (uden brug af stillingsopslag)

• Stillingsopslag til rekruttering af gæsteundervisere skal indeholde følgende:
• Beskrivelse af stilling og fagområde (herunder eventuelt krav om ph.d.)
• Beskrivelse af løn- og ansættelsesforhold
• Beskrivelse af, hvad der skal indsendes af dokumentation (forslag til kursus samt CV)