Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Dataopbevaring

Dataopbevaring

På denne side kan du finde et overblik over dataopbevaringsløsninger - både når du behandler/håndterer data, og når data skal arkiveres i endelig form. ­


Opbevaring af data - behandling/håndtering

Om netværksdrev (U-drev)

  • Anvendelse: Et personligt drev hvor medarbejdere kan lagre filer og dokumenter. Drevet kan ikke deles med andre.
  • Egnet til disse typer af data: Info kommer
  • Sikkerhed og sikkerhedskrav:  Meget sikker måde at gemme og opbevare data, fx personoplysninger, som ingen andre må se eller få adgang til.
    Der er ingen specielle sikkerhedskrav, da sikkerhed er indbygget i systemet. Hvis du ikke er logget på AU’s netværk, kan du kun tilgå dit personlige drev med VPN og totrinsbekræftelse.
  • Backup/sikkerhedskopi af data: Sker automatisk.
  • Bestilling: Alle medarbejdere bliver automatisk tildelt et personligt drev, når de bliver ansat.
  • Vejledning og support:

Om fællesdrev eller fælles folder (O-drev)

  • Anvendelse: Et fælles drev giver mulighed for, at medarbejdere kan lagre og dele filer og dokumenter med hinanden. Når et fælles drev er oprettet, vil brugerne kun kunne se og have adgang til de mapper/foldere, som de har rettigheder til.
  • Egnet til disse typer af data: Info kommer  
  • Sikkerhed og sikkerhedskrav:  Meget sikker måde at gemme og opbevare fælles data, som kun dem, der har adgang til at se, kan nå.
    Ejeren af fællesdrevet tildeler rettigheder. Derudover er der ingen specielle sikkerhedskrav til brugeren/ejeren, da sikkerhed er indbygget i systemet.
    Hvis du ikke er logget på AU’s netværk, kan du kun tilgå dit personlige drev med VPN og totrinsbekræftelse.  
  • Logning: Du kan bestille ’logning’ på en delt folder, hvis der er krav om du skal kunne bevise, hvem der har tilgået/redigeret filer og dokumenter.
  • Backup/sikkerhedskopi af data: Sker automatisk.
  • Bestilling: Find vejledning til bestilling af fællesdrev.
  • Vejledning og support:

Om SharePoint

  • Anvendelse: SharePoint er en samarbejdsplatform, der kan benyttes til vidensdeling og dokumentstyring, fx kan man oprette sider, biblioteker, have et sted til filopbevaring, blogs, diskussionsfora m.v.
    Når et SharePoint-site er oprettet, vil brugerne kun have adgang til at se de dokumentbiblioteker, som de har rettigheder til. Der er tale om en webbaseret løsning, hvor filer og dokumenter ligger online, hvilket gør deling, lagring og tilgængelighed meget brugervenligt.
    SharePoint indeholder en lang række skabeloner, som man kan bruge til at oprette undersider, som kan benyttes af en bestemt enhed eller projektgruppe.
  • Egnet til disse typer data: Info kommer  
  • Sikkerhed og sikkerhedskrav: En meget sikker måde at opbevare fælles data på, da det kun er dem, der er blevet tildelt rettigheder, der har adgang.
    Ejeren af et SharePoint-site tildeler rettigheder til de personer, der skal have adgang. Herudover er der ingen specielle sikkerhedskrav til ejeren/brugeren, da sikkerhed er indbygget i systemet.
    Både ansatte på AU og eksterne samarbejdspartnere kan benytte SharePoint – dog kræver det, at der bliver udarbejdet en databehandleraftale eller fortrolighedsaftale ift. overholdelse af databeskyttelsesforordningen (GDPR).
    Man skal benytte totrinsbekræftelse for at tilgå SharePoint, hvis man ikke er på AU’s netværk. 
  • Backup/sikkerhedskopi af data: Sker automatisk. Alle dokumenter/filer er versionerede og de sidste 500 versioner bliver gemt som backup. Slettede dokumenter bliver automatisk gemt i 90 dage.
  • Bestilling: Kontakt din lokale IT-support
  • Support: Kontakt din lokale IT-support

Om PC harddisk (lokalt C-drev) / Mac harddisk (lokalt Macintosh HD)

  • Anvendelse: Et personligt drev hvor medarbejdere kan lagre filer og dokumenter. En lokalt drev må ikke deles med andre.
  • Egnet til disse typer data: Info kommer  
  • Sikkerhed og sikkerhedskrav: PC/Mac skal være udleveret af AU og dermed opfylde betingelser mht. operativsystem, patching, antivirus og kryptering.
    Hvis du midlertidigt opbevarer AU data lokalt på din PC/Mac, skal det altid være krypteret. Find information om kryptering.
    Grunden til at du ikke må opbevare AU data lokalt på din computer i længere tid – selvom den er krypteret – er, at der ikke bliver foretaget en automatisk backup. Du kan derfor risikere at miste data, hvis computeren går i stykker, bliver stjålet eller lignende.    
    Den lokale harddisk må ikke sættes op til at kunne deles på AU’s netværk.
  • Backup/sikkerhedskopi af data: Det er du selv ansvarlig for.
  • Bestilling: Skal ikke bestilles, drevet er på den udleverede PC eller Mac.
  • Support: Kontakt din lokale IT-support

Om ekstern harddisk

  • Anvendelse: Et personligt drev hvor medarbejdere kan lagre filer og dokumenter. 
  • Egnet til disse typer data: Info kommer  
  • Sikkerhed og sikkerhedskrav: Det skal være en af AU anbefalet og godkendt ekstern harddisk.
    Hvis du opbevarer AU data på enheden, skal det altid være krypteret. Find information om kryptering.
  • Backup/sikkerhedskopi af data: Det er du selv ansvarlig for.
  • Bestilling: I fakultetets eller fællesadministrationens IT-webshop.
  • Support: Kontakt din lokale IT-support

Om USB-nøgle/drev

  • Anvendelse: Personligt drev hvor medarbejder kan lagre filer og dokumenter. 
  • Egnet til disse typer data: Info kommer  
  • Sikkerhed og sikkerhedskrav: Det skal være et af AU anbefalet og godkendt USB stik/memorystick.
    Hvis du opbevarer AU data på enheden, skal det altid være krypteret. Find information om kryptering.
  • Backup/sikkerhedskopi af data: Det er du selv ansvarlig for.
  • Bestilling: I fakultetets eller fællesadministrationens IT-webshop.


Opbevaring/arkivering af data i endelig form

Der findes 4 forskellige typer opbevaring til data i endelig form. På den måde kan der findes en løsning til alle bevaringsværdige data, uanset hvilken form de er i, eller hvordan behovet for at kunne læse data er.

Find information om de forskellige typer herunder. For at afklare dit eget behov for dataopbevaring, kan du gå denne vejledning igennem. Den kan hjælpe med overvejelser frem til dataopbevaring. 


Qstar arkiv

Der er flere overvejelser man skal gøre sig i forbindelse med arkivering af data.

For at sikre at man som fremtidig bruger af filer fra arkivet kan forstå, hvad et givent arkiv indeholder, er det vigtigt, at man sørger for at dokumentere sine data, når de arkiveres. Der bliver oprettet en tekstfil til dokumentation af data. Tekstfilen skal udfyldes og vedlægges et hvert unikt datasæt, som du lægger i arkivet.

For at bestille et Qstar-arkiv, skal du udfylde dette regneark og sende det til din lokale IT-support (find kontaktinformationer i højre side).

OBS! Vær opmærksom på, at der kan ske ændringer i regnearket. Vi beder dig derfor om at downloade regnearket på denne side hver gang, du skal have oprettet et nyt arkiv, i stedet for at bruge en lokal kopi.

BI-dataopbevaring

Bestilling af BI-dataopbevaring

Hvis du er systemejer og har behov for at arkivere data, som ikke må slettes pga. lovkrav, krav fra revision eller interne behov for opslag, kan der laves aftale med Business Intelligence om opbevaring. Mere information om servicen kan fås ved henvendelse til BI.

BI-opbevaring bestilles hos den lokale IT-support. 

Vejledning

Der kan laves opslag i og analyseres på data med et passende værktøj. Der er ingen generel anbefaling, men hvis du kontakter BI, så kan der fås en beskrivelse af nogle af de værktøjer, der kan bruges. Hvis man er godkendt som bruger, kan der fås adgang fra en PC koblet på AUs interne netværk eller via VPN; ikke via trådløst netværk. Af hensyn til den fremtidige forståelse af de opbevarede data, er det vigtigt at at der udarbejdes dokumentation, og den kan brugerne finde på BI-portalen.

MS SQL-databaseopbevaring

Bestilling af MS SQL-dataopbevaring

Opbevaring i MS SQL database Adgang til data via SQL-værktøjer, MS Excel, MS Access o.l. Evt. adgang via dedikeret brugerflade med minimal funktionalitet.

MS SQL-dataopbevaring bestilles ved at udfylde denne formular og sende den til den lokale IT-support. 

Vejledning

Oracle databaseopbevaring

Bestilling af Oracle dataopbevaring

Opbevaring i Oracle database Adgang til data via SQL-værktøjer, MS Excel, MS Access o.l. Evt. adgang via dedikeret brugerflade med minimal funktionalitet.

Oracle dataopbevaring bestilles ved at udfylde denne formular og sende den til den lokale IT-support.  

Vejledning


1446230 / i40