Enhedsregister

Hvad skal forstås ved en enhed?

Udgangspunkt for oprettelse af en enhed er, at det er ”noget” på AU, hvortil der meningsfyldt skal kunne adresseres post/henvendelser. Det kan være et institut, en afdeling, et bibliotek, men det kan også være et udvalg, en forskergruppe eller en forening.

Du kan finde en oversigt over enheder på mit.au.dk/guide

Tilføjelser og rettelser skal indsendes ved at benytte denne formular

Det er de tilknyttede attributter, der definerer karakteren af den organisatoriske enhed. Eksempelvis om det er en del af universitetets formelle organisatoriske struktur.

Intentionen er således, at få så meget af det, som meningsfyldt skal kunne identificeres på eller med tilknytning til universitetet (med en postadresse), registreret. Det meningsfyldte kan være defineret centralt eller decentralt ud fra de konkrete behov.


En enhed er identificeret ved et løbenummer – af praktiske årsager blev enhedsregisteret oprettet ved anvendelse af de gamle brugernumre hvor første ciffer var hovedområdeindikator – men det gælder ikke længere. De basale informationer for en enhed findes i tabellen ENHED.

De korte betegnelser starter med betydende ord. Hvis enhedstypen er foranstillet (fx. Institut for ...) efterstilles de som:

123456789.123456789.123456789.1234
                                              , Inst. f.
                                            , Studien.
                                             , Cent. f.
                                               , Afd. f.

Det korte af det lange: enheder skal oplyse 24 tegn, der meningsfuldt identificerer enheden på dansk (og engelsk, se senere).

Begrundelser:

  • Adresselabels (rudekuverter)
  • Oversigter og udtræk fra databaser fx, i form af regneark
  • Web-anvendelser: Drop-down menuer

Udover denne basale registrering, tilknyttes der attributter med strukturer, roller på folk der har embeder, eller foretager funktioner i relation til en enhed og yderligere oplysninger, eksempelvis engelske navne.

Struktur

Strukturer i form af hierarkiske relationer mellem enhedsnumre (og så lige sted-koden) er gemt i ENHED_ATTR (ENHED_STRUKTUR ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…). Der er følgende strukturer:

  1. Overenhed i det ledelsesmæssige hierarki (linjeorganisationen) - alle enheder her skal være forankret i Universitetet (se hierarkibeskrivelse i 2.). Hvis der er AU-medarbejdere på enheden, skal den være med i linjeorganisationen.
  2. Områdeenhed er overenhed for den pågældende enhed i præsentationshierarkiet. Alle enheder i linjeorganisationen skal være med her, men der kan også angives foreninger m.v. til en givet enhed, fx samarbejdsudvalg og forskellige studenterforeninger, der ikke hører hjemme i linjeorganisationen.
    Der arbejdes med et hierarki i mere end 5 niveauer:
    1. Universitet (eller institution for uafhængige enheder, tilknyttet AU, ex. Universitetsforlaget og museer) .
    2. Hovedområde svarende til fakultet, fællesadministration.
    3. Område svarende til institut
    4. Delområde svarende til afdeling, kontor .
    5. og følgende: Underområde
  3. Ansættelsesområde
    Den enhed, som ansatte i den pågældende enhed ansættelsesmæssigt tilknyttes, selv om vedkommende gør tjeneste i en enhed, der er på et lavere niveau i samme ledelsesstreng (Eksempelvis ansat på Klinisk Institut med tjeneste indtil videre på Neurologisk Afdeling)
  4. Personaleadministrativ enhed beskriver den enhed, der har det personaleadministrative ansvar for ansatte ved enheden. De personaleadministrative medarbejderes rettigheder i PØS defineres i forhold til den personaleadministrative enhed de tilknyttes.
  5. Økonomiadministrativ enhed har det økonomiske ansvar for enheden.
  6. Sted Defineres ved et stednummer i Navision. Der kan kun være et stednr til en enhed.
    Vedligeholdes (på sigt) af økonomiforvaltningen
  7. Valgenhed defineres ved den struktur, der vælges for valgområder (pt. ikke i brug)
  8. Sekretariat er en enhed, som fungerer som sekretariat for enheden. Det vil sige en enhed som udfører arbejdsopgaver, herunder ledelsesmæssige delegeret af enheden, men som ikke nødvendigvis er organisatorisk/ledelsesmæssigt underlagt enheden. (eks. Fakultetssekretariat eller et udvalgs sekretariat)
  9. Tjenestested (JFB er noget i tvivl om hvorledes den er tænkt anvendt, skal afklares med LMO)
  10. PAE-overenhed  Den personale administrative enhed beskrives i en selvstændig struktur, hvoraf enhedens kompetence bl.a. fremgår.
  11. Sygehus som enheden er tilknyttet, hvis den er en del af Århus Universitetshospital
  12. Arbejdsmiljø  tilknytning til arbejdsmiljøorganistionen
  13. IDV enhed - konverteringsliste for AD-begrundede tekniske enheder
    Den enhed, som den ansatte tilknyttes for at tilgodese AD-tilknytningen, hvis denne afviger fra enhedens AD-tilknytning. I præsentationer anvendes ENHED2. Disse enheder medtages ikke i PURE og IDV.

Attributter

Der er mulighed for at tilknytte yderligere oplysninger, i visse tilfælde på dansk og engelsk.

Tabellen hedder ENHED_SPROG (ENHED_ATTRIBUT ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…).

En attribut kan være nedarvet gennem linjehierarkiet (overenhed i struktur) - her markeret med nedarves

Aktive attributter

1: Kort sprogtekst på max. 34 tegn på engelsk Vi bruger ikke andre sprog. Skal være entydig (evt ved tilføjelse af hovedområde eller sygehus-identifikation.) og afsluttes med
", Dept. of , Study C. , Cent. f. , Sec. Of "
som omtalt for de korte danske betegnelser. 

2: Lang sprogtekst Fulde navn for enheden på engelsk - vi bruger ikke andre sprog. 

7: web-adresse for enhed på dansk og engelsk nedarves

11: CVR-nummer nedarves

12: P-nummer adressekode under det pågældende CVR-nummer nedarves

15: logostruktur struktur på logo-tekst nedarves

16: logourl URL for særligt enhedslogo på dansk og engelsk nedarves

21: medtages i PURE Flag for web-visning: 1=Ja, 0=Nej nedarves

30: Enhedsforkortelse Forkortelse, anvendt til betegnelse af enheden nedarves

52: Person PID typo3-side for medarbejderoversigt

53: Forskning PID typo3-side for forskningsoversigt

54: Aktivitet PID typo3-side for aktivitetsoversigt

55: Projekt PID typo3-side for projektoversigt

56: Presseomtale PID typo3-side for presseomtale

57: Afhandling PID typo3-side for afhandlingsoversigt

59: Andet PID typo3-side for Andet

71: Segl Basissprog for typo3-layout nedarves

72: Logo variant nedarves

74: logourlnegativ på dansk og engelsk nedarves

81: Maildomæne (domæne i AD - default au.dk)

82: Hosted domæne (JA hvis det er tilfældet)

Vist ikke i brug

Gennemgang ultimo 2023:

10: EAN-nummer nedarves

19: directory legacy AD-directory for enheden - anvendes i IDM nedarves

23: SLS-reg.nr. SLS-registreringsnummer (alle, der anvendes, er nu 28026) nedarves

24: SLS-grp.nr.(alle, der anvendes, er nu 28026)  nedarves

25: SLSgulhus Intern lønangivelse af tilhørsforhold nedarves

48: PURE Indpakning på dansk og engelsk nedarves

51: Enheden medtages i PURE 

61: Bygningsnr Enhedens bygningsnummer nedarves

62: GPS bredde breddegrad for indgangsdør til enheden nedarves

63: GPS længde længdegrad for indgangsdør til enheden nedarves

73: Farve Farvekode for brevpapir  nedarves

Afviklede attributter

Åbne attributter ultimo 2023 er lukket pr 21.12.2022

3: Bemærkninger et fritekstfelt

4: Tlf.område faktureringsgruppe for telefonapparater nedarves

5: OECD-fag til forskningsstatistik

6: OECD-enhed til forskningsstatistik

8: web-info sti på gl. au.dk (bruges ikke længere) nedarves

9: tværgående økonomigruppe (aldrig brugt)

13: Fusionsenhed enhedsbetegnelse i forbindelse med fusionen

14: SLS-konvertering enhedens SLS-nummer

17: kontorepost @au.dk-adressen for enheden nedarves

18: uid er uid til bl.a. OCES-signatur

22: fravær selvreg. (J/N) Adgang til selvregistrering af fravær (J/N) nedarves

26: Ikke fravær i WebAROS J/N-flag om fravær vises i WebAROS

31: Benyttes i mailadr. JA/NEJ flag om enhedsforkortelse anvendes vist ikke i mail

32: Logonavn (aldrig brugt - vist nok til at styre logoer i typo3) nedarves

40: Delregnskab - default nedarves

41: Sted - default nedarves

42: Projekt - default nedarves

43: Aktivitet - default nedarves

44: Bogføringskreds nedarves

45: Nødkontoplan (aldrig brugt) nedarves

91: Enhed skal lukkes pt. ubrugt flag for at enhed skal lukkes. Virker som en hovsa - bør udtrykkes vha. type 41 (Lukket enhed)

Roller - er ikke længere i brug!

Roller funktioner og embeder knyttet til et enhedsnummer, fx. rektor, prorektor, dekan, prodekan, institutleder, sekretær, udvalgsmedlem, m.m.

Tabellen hedder ENHED_LEDER (ENHED_ROLLE ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…).