Systemforvalterens opgaver

Systemændringer

• Implementere og følge op på forretningsmæssige- og administrative strategiske mål på tværs af AU.
• Indsamle, specificere og prioritere funktionelle og non funktionelle krav.
• Prioritere og sikre gennemførelse af vedligeholdelses og opgraderingsopgaver.
• Udarbejde, vedligeholde og koordinere årshjul for systemet på tværs af IT og forretning.
• Gennemføre systemforbedringer/ tilpasninger i overensstemmelse med behov og strategisk roadmap samt budget og andre ressourcer.
• Indhendte godkendelse hos systemejer for prioriteringer og ændringer i aftaler.
• Kvalitetssikre datakvalitet via procedurer/kontrol og iværksætte eventuelle korrigerende handlinger.
• Budgetstyring og –kontrol.
• Levere informationer til systemejer med henblik på fremtidige budgetforhandlinger.
• Styring af systemændringer og processer.
• Sikre at integrationer testes.
• Sikre funktionelle ændringers use cases, test cases og brugeraccept.
• Identificere opgaver, der ikke kan løses i daglig drift, men løftes videre i et projekt.

Aftaler, sikkerhed og myndighedskrav 

• Systematisk koordinering og opfølgning på aftaler med leverandører.
• Koordinere udbudsforretninger på tværs af forvaltningsorganisationen og AU Indkøb.
• Aftale og følge op på AU interne serviceaftaler.
• Indberette til Statens Arkiver (SA) og andre myndigheder.
• Sikre arkivering og bevaringspligt.
• Definere krav som udspringer af  AUs informationssikkerhedshåndbog.
• Vurdere om ændringer har betydning for klassifikation og bertydningdvurdering (Risikovurdering).
• Forvalte adgangspolitik og sikre processen for administration af brugeradgange igennem såvel som udenom applikationen.
• Indhente eventuelle dispensationer hos CISU (Centralt Informationssikkerhedsudvalg).
• Sikre nødvendig assistance fra leverandør til systemansvarlig

Koordinering og samarbejde

• Samarbejde med systemansvarlig/ systemforvalter på systemer der integreres med.
• Sikre tværgående kommunikation og afklaringer ved nye integrationer.
• Sikre og koordinere organisatorisk implementering af ændringer.
• Sikre tværgående kommunikation/ information/ vidensoverdragelse til supportorganisationen og brugerorganisationen.
• Sikre løbende evaluering af brugerorganisationens tilfredshed med systemet.
• Sikre løbende evaluering af forvaltningssamarbejdet.

Administrative opgaver

• Fremstille, kommunikere og kontrollere retningslinjer for brug af systemet.
• Sikre forretningsgange/ - regler og årshjul er velbeskrevne, opdaterede, tilgængelige og implementerede.
• Udarbejde løbende ledelsesinformation/ rapportering.
• Operationalisere, kvalitetssikre og videreudvikle supportmodel og eskaleringsvej.
• Sikre vurdering af behov for forretningsmæssige nødprocedurer, beredskabsplan og lukkevinduer.
• Sikre synkronisering af systemmiljøer.
• Sikre opsamling af ”known errors”.
• Sikre opsamling og analyse af supportsager på systemet og justerer i forhold hertil.
• Sikre uddannelse og supportmateriale til supporterne.
• Sikre løbende opdatering af tværgående supportmateriale til diverse