1. Udpeg en koordinator for flytningen

• Start med at udpege en koordinator for jeres flytning. Kontakt mellem jeres koordinator og AU IT's flyttekoordinator er altafgørende. Det er den direkte kanal til at afklare forventninger, pludseligt opståede problemer og ændringer.

2. Lav en flytteplan

• Sørg for at have en flytteplan klar og kommunikeret ud 2-3 uger før flytningen. Ændringer til flytteplanen i 11. time vil ofte resultere i forsinkelser. Flyttegruppen i AU IT vil låse for ændringer i flytteplanen de sidste 2 uger før flytningen, og kun forhold, der er væsentlige for afdelingens evne til at genoptage normal drift vil blive taget med.
• Husk at tage højde for ferieperioder. Bemandingen i AU IT drosles ned i ferieperioderne. For at kunne planlægge efter behov, skal krav til bemanding derfor have en ekstra god margin, når AU IT skal stille med ressourcer i en ferieperiode.

3. Sikr at kontorerne, som I flytter til, er skaleret til formålet

• Flyttegruppen ser en gang imellem, at kontorer, som er beregnet til to eller tre personer, bliver besat med flere personer. Der kan opstå et behov for flere netværksstik i kontoret, end der er til rådighed. Flyttegruppen gør opmærksom på, at opsætning af flere netværkstik varetages af AU Planlægning, og ikke AU IT. Kontakt din lokale bygningsservice for hjælp. 

4. Sikr at bygningerne, som I flytter til, er skaleret til formålet

• Hvis din afdeling flytter til en bygning, som tidligere er anvendt til tilsvarende formål og antal personer, skal der formentligt ikke ske ændringer i infrastruktur eller stik. I sådanne tilfælde skal der kun ske en rekonfiguration af netværksstik o. lign.
• Hvis I derimod flytter til bygninger, der ikke før har været brugt af AU, eller som skifter væsentligt karakter i formål, kan der være behov for ændringer i infrastruktur og stik.
  OBS! I sådanne tilfælde, har flyttegruppen behov for længere tid end 6 uger til klargøring af bygningerne. Det skyldes, at visse komponenter, som skal bruges i sådanne tilfælde, ikke er hyldevarer og/eller kan være i restordre.

5. Udfyld flytteskemaet

• • Download flytteskema.

• Flytteskemaet er det omdrejningspunkt, der sikrer en ensartet og konsistent koordinering mellem dig og de parter, der er inddraget i flytningen. En fejl i flytteskemaet vil derfor give fejl i det endelig resultat.
• Hent flytteskemaet, udfyld det elektronisk og send det til din lokale flyttekoordinator.
• Når din lokale flyttekoordinator modtager flytteskemaet, vil vedkommende tjekke det for basale oplysninger om dig (jeres koordinator) samt tjekke, at felterne virker til at være udfyldt korrekt.
• Har du ændringer til flytteskemaet, efter du har sendt det, skal du hurtigst muligt udfylde et nyt skema med ændringerne og kontakte din flyttekoordinator. Det er vigtigt, at skemaet kun indeholder ændringerne, og ikke blot er en kopi af det oprindelige flytteark med enkelte rettelser.
• Hvis flytningen deles op i flere omgange, skal der udfyldes et flytteskema pr. omgang, der flyttes.

6. Klargøring af flytning

• Hvis der i forbindelse med flytning bliver gammelt IT udstyr til overs, skal dette nedpakkes i flyttekasser, der ikke vejer mere end det stadig kan løftes. Kasserne kan indleveres til din lokale IT support.
• IT afdelingen tager kun imod gammelt skrottet IT udstyr og kassen må således IKKE indeholde almindelige kontorting, så som gamle lamper, stempler, regnemaskiner og lignende.
• Ved indflytning vil du opleve, at kontorerne har mærker på de netværksstik, der er åbnet for brugerne i kontoret.
  • Grøn mærkat: Netværksstik til computer og ip-telefoni, hvis computeren er koblet til telefonen.
  • Gul mærkat: Gammeldags, analog telefon, fx Kirk eller BeoCom.
  • Blå mærkat: Gammeldags, digital telefon, fx Meridan. I printerrum bruger vi desuden det blå mærkat til at indikere printere.