Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail og kalender - Office365

Mail og kalender - Office365

Aarhus Universitets fælles mail- og kalendersystem, Exchange Online, er en del af Office 365. Exchange Online rummer din AU mail og kalender.

Exchange Online giver en bedre mailsikkerhed med to-faktor validering.

På denne side finder du vejledninger til ex. Outlook, webmail og mailopsætning på mobil.

Væsentlige retningslinjer

Alle brugere er forpligtet til at overholde AU's retningslinjer for brugen af det fælles mail- og kalendersystem, herunder AU's it-sikkerhedspolitik og Persondatalovgivningen

Nøgleordene er sund fornuft. Først og fremmest må du ikke bruge mail privat i et omfang, der generer andres arbejde, og du må aldrig bruge din AU mail kommercielt.

Læs mere om de væsentlige retningslinjer.

Gode råd til din AU mail og kalender

Generelt

  • Bliver du bedt om at indtaste dit password til din mailkonto flere gange, skal du slette gemte passwords til mail, Outlook og Office i Credential Manager/Keychain.  Kontakt din lokale it-support, hvis du har spørgsmål.
  • Send altid et svar, når du accepterer eller afviser et møde. Hvis du fx sletter en mødeindkaldelse uden at give et svar, får mødeindkalderen ikke besked om, at du ikke ønsker at deltage i mødet.
  • For at sikre, at dit mailprogram fungerer optimalt, er det en god ide at holde antallet af mails i din indbakke nede. Du kan evt. bruge arkivering til dette. Undgå også mapper under indbakken. Opret i stedet mapper på samme niveau som indbakken.   
  • Hvis du skal sende store filer (over 50 MB for Windows-brugere og 10 MB for Mac-brugere), skal du bruge servicen FileSender. Læs mere om FileSender.
  • Vi anbefaler, at du bruger Outlook 2016 både til PC og Mac.

Brug af mail og kalender på andre enheder end din computer

  • Hvis du har koblet din AU mail og kalender på dine mobile enheder (fx smartphone), skal du sørge for, at din AU kalender (Exchange kalender) er den primære kalender på disse enheder.
  • Hvis du både har din AU mail og kalender og en privat mail og kalender koblet op på dine mobile enheder (fx smartphone), skal du være opmærksom på, hvilken mail og kalender du bruger hvornår.
  • Du skal begrænse mængden, som du synkroniserer til dine mobile enheder (Overvej om du kan nøjes med at synkronisere 14 dages mail).

IT-sikkerhed

  • Du må ALDRIG oplyse dit password til nogen. Hvis du bliver bedt om at oplyse dit password i en mail, er mailen ALTID en phishing-mail. Læs mere om phishing-mail.
  • Modtager du en mail, hvor teksten ligner noget, der er maskinoversat - dvs. dårlig grammatik og stavefejl, skal du ALTID være mistroisk. Læs mere om spamfilteret.
  • Modtager du en mail, hvori der er links, skal du altid vurdere, om du stoler på hjemmesiden, som afsenderen vil have dig til at besøge.
  • Du skal være opmærksom på, at afsenderadressen kan være forfalsket. Se de to ovenstående råd, og vurder om mailen er fra en troværdig afsender.
  • Hvis du bruger din AU mail privat, bør du markere dine private mails og aftaler med ’privat’. Læs mere i AU's sikkerhedspolitik.

Politik for brugen af AU mail og kalender på smartphones/tablets

Hvis du vil synkronisere din mobiltelefon eller tablet med AU's mail- og kalendersystem, skal du acceptere nogle regler/politiker. Reglerne gælder, uanset om du bruger en AU-betalt enhed, eller om du bruger din egen private enhed. Reglerne gælder kun for medarbejdere - ikke for studerende.

Hvorfor er der indført regler?

Mail indgår i dag i behandlingen af sager på AU. Det betyder, at (følsomme) personoplysninger potentielt kan findes i en given medarbejders postkasse. Dermed er AU også forpligtede til at overholde lovgivningen omkring håndtering af personoplysninger, herunder sikkerhedsbekendtgørelsen.

Hvad er de gældende regler?

  • Kun enheder som kan overholde reglerne/politikken får lov at synkronisere.
  • Der skal være pinkode på enheden.
  • Pinkoden skal være minimum 4 tegn.
  • Man kan ikke genbruge pinkoden på en ny enhed.
  • Enheden skal være krypteret.

Betyder reglerne, at AU kan overvåge min enhed og brugen af den?

Der har også været udtrykt bekymring om muligheden for overvågning af medarbejderne, fx i form af spørgsmål som:

  • Kan I tjekke mine personlige mails (synkroniseret fra andre mailsystemer)?
  • Kan I se mine billeder?
  • Kan I se, hvilke hjemmesider jeg besøger?
  • Kan I se, hvilke apps jeg downloader?
  • Kan I se mine SMS’er?
  • Kan i gennemse mine kontakter?
  • Kan I fjernændre min kode?

Her er vi ovre i en lidt anden boldgade, men som medarbejder på AU, har du naturligvis ret til at kende svaret på disse spørgsmål.

Det korte svar på spørgsmålene er NEJ.

AU kan ikke overvåge enheder vha. den politik, der er oprettet. Politikken er en konfigurationsfil, som sendes til enheden, der herefter indstiller sig selv ud fra indholdet af filen. Det betyder, at AU ikke kan se noget som helst indhold eller lignende på enheden.

Hvis du har spørgsmål til politikken kan du kontakte Informationssikkerhed.


1444767 / i40