AU IT godkender navngivning af funktionsmails, når de oprettes, med udgangspunkt i retningslinjerne her på siden. I tvivlsspørgsmål rådspørges Universitetsledelsen Stab - Kommunikation og Presse.
- Funktionsmailadresser skal have sigende navne, fx med udgangspunkt i navne på enheder og funktioner, og man skal undgå forkortelser som svækker forståelsen hos brugeren.
- Personlige mailnavne må ikke optræde i funktionsmailadresser.
- Der må kun bruges punktum (.) til at separere enheder/funktioner i mailadresser, fx dean.arts@.
- For institutter, centre og andre enheder, der ikke anvender alias i de personlige mailadresser kan enhedsforkortelse foranstilles @ (xxxx.enhed@au.dk)
- Funktionsmailadresser som anvendes internt navngives på dansk, fx it@au.dk (AU IT og Digitale Medier).
- Eksternt rettede, forskningsfaglige funktionsmailadresser navngives på engelsk i overensstemmelse med de engelske navne på institutter og hovedområder, fx rector@au.dk (rektor), dean.research@au.dk (dekanen med det tværgående ansvar for forskning), chem@au.dk (Institut for Kemi).
- Rækkefølgen af hovedområde, administrativt center, funktion, enhed, bånd afhænger af hvilken struktur, funktionen indgår i.
Alle enheder der ejes af AU skal benytte et '@au.dk' domæne – enten @au.dk eller med enhedsforkortelse @enhed.au.dk.
Selvstændige enheder der er nært knyttet til AU, fx Parkkollegierne benytter også au.dk.
AU Kommunikation kan beslutte, at særlige hensyn medfører at andre domæner kan bruges.
Kun institutter og centre, der benytter enhedsforkortelser i mailadresser må bruge 'enhed.' i funktionsmailadresser (@enhed.au.dk)
Enheder uden enhedsforkortelse efter @:
- funktion@au.dk
- konferencenavn@au.dk
- funktion.enhed/bånd@au.dk
- ansvarsområde/administrativt center.funktion.enhed@au.dk
- funktion.enhed@au.dk (må kun benyttes hvor funktionen dækker hele enheden)
Enheder med enhedsforkortelse efter @:
- funktion@enhed.au.dk
- konferencenavn@enhed.au.dk
- funktion.enhed/bånd@enhed.au.dk
- ansvarsområde/administrativt center.funktion@enhed.au.dk