Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Kommunikation Konferencer og arrangementer Aarhus BSS konference- og eventstøtte

Aarhus BSS konference- og eventstøtte

Sådan får du hjælp:

Kontakt os i så god tid som muligt, da det giver den bedste mulighed for at hjælpe.

  • Hvis du skal holde en forskningskonference kan du kontakte Didde Trolle (trolle@au.dk)
  • Hvis du skal holde et fagligt arrangement for studerende eller alumner, kan du kontakte Peter Hoffmann (peterhoffmann@au.dk)

Nedenfor kan du læse om, hvad vi kan hjælpe med ved de forskellige arrangementer.

 

Forskningskonferencer

Ved faglige/akademiske konferencer for forskere og ph.d.'ere kan Aarhus BSS Kommunikation og Eksterne Relationer hjælpe med følgende:

Kommunikationsplan

  • Evt. indledende møde, hvor vi laver en forventningsafstemning og ansvarsfordeling
  • Der laves som regel en kommunikationsplan for konferencen, som I er med til at godkende, og så vi er enige om, hvad der skal laves hvornår. Her aftaler vi også hvilke af de nedenstående ting der evt. skal inkluderes i en kommunikationsplan. Ikke alle konferencer har samme kommunikationsbehov.

Markedsføring og website (før konferencen)

Markedsføring af konferencen og webarbejde kan evt. indeholde:

  • Udarbejdelse af evt. budmateriale (hvis der skal bydes ind på konferencer)
  • Grafisk udarbejdelse af invitationer og/eller Call for Papers 
  • Intern annoncering af konferencen på AU i kalendere mv.
  • Ekstern annoncering via relevante platforme (hvis relevant)
  • Pressehåndtering (når relevant og realistisk)
  • Udarbejdelse af evt. markedsføringsmateriale (flyers, plakater, annoncer mv.)
  • Oprettelse - og evt. vedligeholdelse - af konferencewebsite
  • Oprettelse af/support til Powermail til indsendelse af abstracts/papers

Konferencematerialer (til konferencen)

  • Opsætning af konferencematerialer så som program, bannere, roll-ups, skilte, merchandise mv.
  • uploads på websitet af evt. papers, abstracts eller præsentationer (beskyttet side hvis nødvendigt)


Nyttige links til bestilling af diverse gratis konferencematerialer (til akademiske konferencer med ekstern deltagelse):

Konferencearrangørernes ansvar

  • Lokaler
  • Forplejning
  • Tilmelding
  • Udsendelse af invitationer
  • Programplanlægning
  • Evt. booking af hotel og transport
  • Håndtering af abstracts/papers
  • Det praktiske set up på konferencen

Andre faglige arrangementer

Ved større faglige arrangementer for andre deltagere (fx alumner, erhvervsliv eller studerende) kan Eksterne Relationer hjælpe med nedenstående ting. Dog kan dette variere meget i forhold til arrangementets type, størrelse og omfang.

Kommunikationsplan

 

  • Evt. indledende møde, hvor vi laver en forventningsafstemning og ansvarsfordeling
  • Der laves som regel en kommunikationsplan for konferencen, som I er med til at godkende, og så vi er enige om, hvad der skal laves hvornår. Her aftaler vi også hvilke af de nedenstående ting der evt. skal inkluderes i en kommunikationsplan. Ikke alle arrangementer har samme kommunikationsbehov.

Markedsføring

Markedsføringen kan bl.a. indeholde

  • Invitationer og tilmelding via CRM
  • Markedsføring på sociale medier
  • Hjælp til udarbejdelse af markedsføringstekster
  • Oprettelse af website
  • Udarbejdelse af PowerPoint med eventgrafik
  • Design af plakater

Praktisk afvikling

Som udgangspunkt kan Eksterne Relationer hjælpe med nogle af de praktiske ting if. afvikling af arrangementet, herunder:

  • Reminder emails til deltagerne op til arrangementet
  • Hjælp til booking af lokale og forplejning
  • Bestilling af rengøring
  • Koordinering med pedeller

Hvis instituttet har særlige ønsker, der ligger udenfor standarden for afholdelse af arrangementer, vurderes det fra gang til gang, hvordan ansvaret bedst fordeles.

Opsamling og evaluering

Efter arrangementet kan vi bl.a. tilbyde:

  • Evaluerings- og tak for sidst mail, evt. med billeder og præsentationer fra dagen.

Arrangørernes eget ansvar

  • Programplanlægning og korrespondance med medvirkende - fx oplægsholdere mv.
  • Evt. booking af transport, bestilling af gaver eller blomster mv.
  • Det praktiske set up på dagen

Kontakt - Forskningskonferencer

Didde Trolle

Kommunikationsmedarbejder

Kontakt - andre faglige arrangementer

Peter Hoffmann

Partner Relations Manager

Nyttige links


1397025 / i40