AU’s Konferencehåndbog er udarbejdet som en hjælp til de medarbejdere på Aarhus Universitet, som selv skal i gang med at planlægge og afvikle en konference eller et arrangement. Det er vigtigt at bemærke, at mange af håndbogens delemner dækker over aktiviteter eller indsatser, som foregår både før, under og efter arrangementet, og som du derfor bør tage stilling til løbende – for eksempel budget/økonomi.

Denne håndbog er ikke nødvendigvis opsat i en rækkefølge, som passer præcist til netop din konference eller dit arrangement, så det er en god idé at orientere sig i hele håndbogen for at danne overblik over omfanget og for at kunne lave din egen orden. Håndbogen er søgbar, så du kan søge på emne eller tema.

Bemærk, at håndbogen er udarbejdet med henblik på afvikling af fysiske konferencer og arrangementer, men mange af håndbogens råd og idéer kan også overvejes, hvis du planlægger en online-konference eller et online-arrangement. Events og Kommunikationsstøtte arbejder p.t. på at udarbejde en guide til online-afvikling af konferencer samt en digital tjekliste, som vil kunne downloades her fra siden.

Bemærk også, at du altid kan kontakte en medarbejder ved Events og Kommunikationsstøtte, hvis du har yderligere spørgsmål eller brug for at aftale et rådgivningsmøde, hvor vi kan drøfte dit arrangement i detaljer.
Find en rådgiver her

Håndbogen er senest redigeret i maj 2020.

Når du planlægger at afholde en konference eller et arrangement, er det vigtigt fra begyndelsen at få fastsat datoen og booket lokaler til afholdelsen. Det er en god idé at tjekke, om der afvikles andre store arrangementer eller konferencer på AU eller i byen på samme tid, så man undgår, at alle byens hoteller er optagede i den ønskede periode. Det kan bl.a. KongresKompagniet eller VisitAarhus hjælpe med at afklare. Samtidig bør du undersøge, om der på samme tidspunkt afholdes 'konkurrerende' konferencer andre steder i verden, der henvender sig til samme målgruppe.

Når du booker lokaler, skal du overveje konferencens behov. Er der kun brug for et plenumlokale, eller skal der bruges break-out- eller parallel-lokaler i nærheden? Hvad med mødelokaler? Skal der bruges areal til postersessions? Skal der opstilles telte (toiletter) i Universitetsparken, og hvor skal deltagerne bespises?

I alle tilfælde er det vigtigt at være opmærksom på lokale brandregler og udfordringer i forhold til eksempelvis opstilling og bespisning (for eksempel i Søauditorierne). Som regel kan du kontakte bygningens betjente og få information om dette eller kontakte Campus Service. Find det aktuelle bygningsserviceområde. 

Læs mere om tilladelse til afholdelse af arrangementer i Universitetsparken.

Konferencefaciliteter på AU

Læs mere om, hvilke auditorier du kan booke samt særlige forholdsregler vedr. afregning for auditorierne. 
Se auditorieoversigt

Bemærk også mulighed for at låne auditorier og lokaler hos

• AIAS – læs mere om AIAS’ mødefaciliteter og regler for lokalelån her: Booking of facilities (au.dk). Kontakt AIAS på booking@aias.au.dk
• Moesgaard Museum – læs mere om brug af lokaler på Moesgaard her
• Konferencecenter på Fredrik Nielsens Vej. Ift. leje og forplejning, kontakt Winnie Salling på ws@au.dk.

Der er generelt stort pres på lokaler til konferencer på AU. Lokaler bør derfor bookes i så god tid som muligt. Bemærk dog, at nogle lokaler først endeligt kan bookes, når lokale-/undervisningsplanen for det pågældende semester foreligger – oftest 6 måneder før. Det vil sige, at du ikke kan garanteres et bestemt auditorie før dette tidspunkt. Det er derfor en god idé også at tænke alternativer fra starten.

Store konferencer kan med fordel planlægges forskellige steder på Campus Aarhus, Campus Emdrup, i Foulum, Herning osv. Generelt skal man dog være opmærksom på, at der i universitetets store auditorier normalt afvikles undervisning, hvilket man som konferencearrangør bedes respektere. Konferencer kan bookes efter først til mølle-princippet i de undervisningsfri perioder (medio juni til medio august og ultimo december til medio januar). Det er naturligvis også en mulighed at booke konferencefaciliteter uden for AU. Se nedenfor.

Fra 2017 er der nye regler for fakturering ved brug af auditorier – du kan læse mere her: http://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/arrangementeriuniversitetetslokaler/betaling-for-brug-af-auditorier/

Ved tvivlspørgsmål bedes du kontakte din egen controller. Husk, at du skal betale for betjenttimer uden for almindelig åbningstid og evt. for ekstra rengøring.

Konferencefaciliteter uden for AU

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at booke lokaler eller venues uden for Aarhus Universitet – f.eks. hvis din konference har rigtig mange deltagere, der kræver større lokaliteter, hvis dele af konferencen skal placeres i byen som en del af en strategi, eller hvis de påtænkte lokaler på AU ikke kan bookes. Nedenfor finder du forslag til, hvor du kan booke – vær særligt opmærksom på AU's konferenceaftale, som skal benyttes:

• Aarhus som værtsby
• Konferencestedsaftale (skal benyttes)

Når dato og lokaler er på plads, skal ambitionsniveauet fastlægges med hensyn til størrelse, form og varighed. Mange konferencer planlægges som led i en række af konferencer, der afholdes hvert år eller med nogle års mellemrum. For sådanne konferencer vil ambitionsniveauet typisk være bestemt på forhånd.

Det kan være traditioner, der foreskriver ambitionsniveauet, eller det kan være en international arrangementskomité, der sætter niveauet. Der kan også være begrænsninger af økonomisk og geografisk art, som medfører, at ambitionsniveauet må sænkes. Uanset er det afgørende at få afklaret, hvilket behov konferencen skal dække, og få besvaret nogle af de centrale logistiske spørgsmål – se de følgende punkter/overskrifter.

Niveau for konferencen

Det er vigtigt, at du som konferencearrangør fra starten beslutter, hvilken standard konferencen skal have. Skal der serveres espresso og overdådige frugtbuffeter i alle pauserne, eller er det nok med skærekage og kaffekander? Skal der udgives konferencerapporter i hardcover, eller er det bedre (og mere bæredygtigt), at papers kan downloades fra internettet? Skal der være gratis transport til og fra hoteller og gratis aftenarrangementer, eller må konferencedeltagerne selv sørge for logistikken? Skal oplægsholderne have deres rejseudgifter betalt og mulighed for at deltage gratis i konferencen, eller skal de betale det hele selv og have tak i form af et par flasker rødvin?

Læs mere om regler for gaver og regler for repræsentationsudgifter. 

Har du yderligere spørgsmål til, hvilke former for aflønning du kan benytte i forhold til f.eks. interne og eksterne oplægsholdere, bør du kontakte den økonomiansvarlige i din afdeling.

Beslutninger om serviceniveauet har naturligvis konsekvenser for konferencens økonomi. Enten bliver deltagerbetalingen høj, eller også skal der laves et meget stort arbejde for at skaffe tilskud via legater, fonde og sponsorer. Læs separat afsnit om sponsorer senere i dokumentet.

Ønsker man at løfte konferencen op på højeste niveau, kan det også være nødvendigt at få ekstern hjælp til det praktiske – for eksempel ved at købe et konferencebureau ind. Frugtbuffeten kan ikke opveje, at der f.eks. er kludder i hotelreservationerne.

Antal deltagere

En fornuftig planlægning forudsætter en realistisk forestilling om, hvor mange deltagere der kan forventes til konferencen. Antallet af deltagere vil som udgangspunkt afhænge af konferencens indhold og faglige niveau. Men konferencer handler i høj grad også om netværksdannelse og socialt samvær. Samtidig vil mange af deltagerne skulle prioritere at afsætte tid til konferencen i en virkelighed med meget arbejde og et stort udbud af andre konferencer, man kan drage til. Det betyder også noget, om der er tale om en konference over flere dage. Det gælder både mistet arbejdstid og mistet tid med familien. Her vil man måske opleve, at nogle af deltagerne vælger kun at komme nogle få dage eller at tage tidligt hjem.

Følgende faktorer spiller således ind på det antal deltagere, der ønskes og kan forventes:

• Fagligt (og socialt) program (herunder relevante keynote speakers)
• Konferencefaciliteternes størrelse (auditorium og kantine)
• Hotelkapaciteten
• Deltagergebyrets størrelse
• Tidspunktet for konferencen og konferencens varighed
• Aarhus’ attraktion som konferenceby – læs mere
• Præsentationen af konferencen
• Netværksmulighederne

Man taler i konferencesammenhænge om ROT ('Return on Time'); et begreb, der dækker over, at deltagerne skal have maksimalt udbytte af den tid, de investerer i konferencen/den tid, de er afsted. Hav dette in mente, når du planlægger det faglige og sociale program samt estimerer det forventede antal deltagere.
Se også afsnittet 'Better meetings' nedenfor, der handler om, hvordan du optimerer indhold og udbytte af en konference samt giver dig gode idéer til netværksformer.

Det er en god idé i sit budget at arbejde med flere scenarier for deltagerantal tilpasset efter et (forventet) højt og et (realistisk) lavt deltagerantal – og desuden nøje overveje konferencens varighed.

Better meetings

Indenfor møde- og konferencebranchen bruger man ofte ordet meetings som en samlebetegnelse for alt fra stormøder, workshops, seminarer til konferencer og events m.v. I denne forbindelse taler man også om better meetings og om meeting design. Det handler om at skabe de bedste rammer for mødet og konferencen, men også om at kigge på detaljerne inside the meeting for herved at optimere og sikre bedst muligt udbytte og størst mulig værdi for dine deltagere både fagligt og netværksmæssigt. Det er derfor en god idé under din planlægning at gøre dig nogle tanker om dette. Nedenstående overvejelser kan skubbe til nogle af de gængse måder, vi planlægger konferencer på, og kan måske optimere netop udbyttet af din konference og sikre de bedste rammer for at optimere hhv. større læring, bedre netværksmuligheder og større engagement hos dine deltagere. Overordnet er det vigtigt at tænke på, hvordan du bedst muligt sikrer, at dine deltagere får det optimale ud af den tid, de har valgt at være gæster hos dig (jf. begrebet RoT – Return on Time).

• Ift. lange indlæg og forelæsninger/keynote-oplæg kan det være en fordel at lægge pauser ind, hvor deltagerne kan summe, systematisk sættes til at reflektere eller notere. 'Brud' i en lang forelæsning kan være godt givet ud – det kan f.eks. gøres med styrede sidemands-drøftelser som mini-møder eller via filmklip, slido, afstemninger, games, chat, survey, word clouds m.v.
• Overvej læringsformer og brug af flere sanser – tænk på, hvordan du selv lærer bedst. Kan musik, en konferencetegner eller andet fungere som et godt afbræk eller som en måde at fremme konferencens overordnede budskab? Husk at overveje dit budget ift. dette.
• Lad evt. deltagerne være med til selv at forme f.eks. sidste del af en forelæsning via spørgsmål – det kan give ejerskab og øge interessen og engagementet.
• Anvend evt. interviewformen på scenen som en anden form end oplæg/forelæsning – f.eks. kan en moderator interviewe keynoten – dialog kan noget andet end monolog. Overvej, hvad der passer bedst ind i din sammenhæng.
• Opret evt. 'Speakers Corner' efter en keynote-forelæsning, og invitér (forpligt) din keynote speaker til efterfølgende at mødes og snakke med særligt interesserede – disse kan så igen møde og netværke med ligesindede.
• Lad deltagerne introducere sig selv for hinanden – giv dem en lille opgave eller spørgsmål at starte med som icebreaker.
• Send folk ud i små eller større grupper til gruppearbejde – det kan give dem mulighed for at komme et spadestik dybere sammen med ligesindede kolleger. Husk at overveje breakout-lokaler.
• Overvej, om du vil gøre noget ekstra ud af netværksdelen, hvad der giver mening for din deltagergruppe og ift. det udbytte, du ønsker. At tælle til fire og dele folk i vilkårlige grupper virker nogle gange. Andre gange giver det bedre mening for deltagerne at blive teamet op med andre, som de har noget (fagligt) til fælles med. Overvej, hvordan du bedst muligt hjælper dine deltagere med at blive introduced and connected.
• Overvej også, om kolleger fra samme organisation med fordel kan grupperes eller adskilles ift. videnudveksling og netværk. Brug evt. tvungen pladsskifte efter pauser, så den samlede deltagergruppe 'rystes', hvis det giver mening ift. din konference.
• Brug frokosten som et netværksforum (brug f.eks. nummererede borde, og fordel deltagerne vilkårligt eller strategisk, brug ståborde eller firmandsborde, bed deltagerne skifte plads undervejs i frokosten).

Visum til internationale deltagere

Ved nogle internationale konferencer kan der fra deltagernes side være behov for en formel invitation fra arrangøren på Aarhus Universitet og brug for, at deltageren ansøger om visum til Danmark for at kunne deltage. Du kan hjælpe dem ved at:

• Udfylde blanketten VU1 (anbefales af Udlændingestyrelsen). Der er ikke krav om, at VU1 anvendes, og du kan alternativt forfatte en personlig invitation og sende til den pågældende deltager. Et eksempel på en invitation kan findes her.
• Konsultere information om korttidsvisum på https://www.nyidanmark.dk/ (https://nyidanmark.dk/en-GB/You-want-to-apply/Short-stay-visa/Business-visits). Bemærk, at AU ikke er 'Forhåndsgodkendt virksomhed'.
• Konsultere Udenrigsministeriets hjemmeside for opdaterede regler og orientere deltageren om dette – se https://um.dk/rejse-og-ophold/rejse-til-danmark

Udlændingestyrelsen deltager gerne i et planlægningsmøde og orienterer om visumreglerne og ansøgningsproceduren for netop den type arrangement, som man skal afholde. Kontakt Udlændingestyrelsen for yderligere information.

Har du yderligere spørgsmål til visumansøgninger, kan du kontakte AU’s mobilitetsteam i Forskning og Eksterne Relationer på guestresearcer@au.dk. Mobilitetsteamet har udarbejdet en guide til at udfylde VU1-blanketten, og den kan findes på www.ias.au.dk/adm/ under 'Arbejds- og opholdstilladelser (EU-borgere og ikke-EU borgere)' og afsnittet 'Guides til ansøgning om visum'. Mobilitetsteamet har derudover samlet informationer vedrørende ophold i Danmark på under tre måneder på denne side: www.ias.au.dk/short-term-stays/

Konferencens varighed og vigtigheden af netværksdannelse

Ved både korte og lange konferencer er det naturligvis nødvendigt at give deltagerne faglig valuta for pengene, men det er også nødvendigt at give mulighed for at netværke. Ved de lange konferencer er den slags typisk placeret om aftenen eller lagt hen over hele formiddage eller eftermiddage.

Ved de korte konferencer kræver det ofte mere kreativ planlægning at skabe plads til netværksdannelsen. Her kan workshops, walk and talks eller lignende være til gavn. Se også afsnittet 'Better meetings' senere i håndbogen.

Planlægningens omfang

Så snart konferencer strækker sig over mere end én dag, skal der arrangeres overnatninger, evt. transport til og fra hoteller, aftenarrangementer m.v. Det gør planlægningsarbejdet større og mere tidskrævende.

Det anbefales, at du går systematisk til værks og opdeler din planlægning i dele og emner (og om muligt fordeler disse ud på flere involverede ansvarspersoner). Det er også fornuftigt at skelne mellem den faglige planlægning og den praktiske. Når konferencens emne, størrelse, længde og form er afklaret, kan den konkrete planlægning af konferencens faglige, økonomiske, logistiske samt informations- og markedsføringsmæssige dele begynde. Denne fase kan strække sig over alt fra flere år til måneder og uger op til konferencen.

Afviklingsfasen dækker over ugerne op til konferencen samt selve afholdelsen af konferencen. Der er i denne periode mange ting, som skal tjekkes op på, og der er ligeledes mange ting, der er planlagt i planlægningsfasen, som først kan udføres nu. Nedenfor kan du finde eksempler på et par projekt- eller bemandingsplaner, som måske kan være til hjælp eller inspiration:

Bemandingsplan mellemstor konference

Projektplan mellemstor konference

De senere år er fokus på bæredygtighed, genbrug og økologi øget. På Aarhus Universitet arbejdes der bredt med bæredygtighed (læs mere her), og bæredygtighed er også en tanke værd, når du planlægger din konference. Med meget få greb og indsatser i din planlægning og afvikling kan du skabe en stor forskel og desuden skabe god signalværdi. Nedenfor er listet nogle af de lavthængende frugter, som gør en forskel i forhold til sund fornuft og bæredygtighed  – du kan plukke nogle af dem ud eller vælge at gå all-in:

• Minimering af tryksager: Alternativt bør du overveje papirtype – vælg FSC-mærket, genbrugs- eller nedbrydeligt papir.
• Tænk online/app: F.eks. i forbindelse med program, deltagerlister, abstracts og lignende. Se afsnit senere om mulighederne i Conference Manager.
• Minimering af bannerproduktion: Lav generiske bannere, der kan bruges igen til en konference eller et arrangement, eller genbrug materialet efterfølgende. Flere virksomheder producerer tasker og lignende af stoffet og modtager det meget gerne efter brug.
• Lav buffet med tryksager og konferencevarer: Erfaringen viser, at gæsterne kun tager det, de skal bruge; derfor minimeres forbruget, og vi sikrer, at det ikke blot ender i skraldespanden på hotelværelset. Gæsterne kan også opfordres til at returnere eksempelvis kuglepen og blok til genbrug. Du kan også tage det et skridt videre og vælge en helt papirløs konference.
• Returnering og genbrug af nøglesnore.
• Opfordr gæsterne til at fravælge bus og i stedet gå fra universitetet til Aarhus by – lav evt. en interessant rute på et kort med oplevelser eller historie undervejs, eller lad en student følge gæsterne, så bussen bliver et nemt fravalg.
• Minimer forbrug af de almindelige pant-plastflasker, og snak med kantinerne om vand fra vandhanen i kander til frokosten. Overvej at udlevere AU's bæredygtige, genbrugelige flaske til vand, der kan genopfyldes (overvej hvordan!). Her er tre gode råd ift. opfyldning af vandflasker og hygiejne:

  -  Fyld af hensyn til bakterier aldrig flaskerne på et toilet!
  -  Der kan laves aftale med kantinerne om at fylde flasker i deres køkken efter Fødevarestyrelsens regler
  -  Toppen af flasken og hanen bør aldrig røre hinanden, særligt ikke ved genopfyldning

• Tænk over minimering af madspild – snak med kantinen om, hvordan dette bedst sikres, og lav evt. aftale med Skraldebaren på Godsbanen eller lignende eller med studerende og hjælpere om at tage resterne med hjem. Bemærk, at aftaler om at aflevere maden til tredje part skal cleares med den valgte kantine af hensyn til hygiejneregler m.v.
• Bestil primært økologisk mad og lokale råvarer, og brug økologiske leverandører. Indfør kødfrie konferencedage, og kommuniker til deltagerne, hvorfor det valg er truffet.
• Prioriter digital markedsføring frem for trykt, hvis det giver mening og passer til din målgruppe.
• Henvis på konferencens hjemmeside til grønne restauranter i byen – se eksempler.
• Du finder mange flere bæredygtige tips og overvejelser her:
  http://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/konferencer-og-arrangementer/baeredygtighed-og-konferencer/
• Kommuniker dine bæredygtige tiltag.

Hos Events og Kommunikationsstøtte kan du hente yderligere sparring omkring bæredygtighed ved konferencer – kontakt Lone Jørgensen på loj@au.dk.

Start med at beslutte/overveje, præcist hvad konferencens tema er. Er der undertemaer eller sideløbende temaer? Og er konferencen med eller uden call for papers? Hvis konferencen er med call for papers, skal dette call udsendes i god tid. Fastlæg en tidsplan og deadlines med det samme, så der er tid til at indsamle og udvælge papers. Overvej, om og hvordan papers skal præsenteres for deltagerne (digitalt eller i trykt form).

Husk deltagernes forudgående tilladelse til at publicere/videregive papers, da de kan indeholde endnu upublicerede forskningsresultater. Beslut, om papers skal lægges på en eventuel hjemmeside (men vær opmærksom på samme problemstilling som ovenfor).

At få keynote speakers på plads i god tid kan være afgørende for markedsføring og tiltrækning af deltagere.

Overvej for variationens skyld at inddrage alternative oplægs- og arbejdsformer, f.eks. oplæg struktureret som interviews. Overvej, om det for eksempel kunne være en idé med en konferencetegner, et workshop-cirkus eller noget andet 'alternativt', og tænk over, om der er råd, ressourcer og tid til dette. Indhent i god tid speakers og workshopholdere, og husk at informere dem om den taletid, der er afsat til deres foredrag eller oplæg. Vælg en eller flere ordstyrere til at holde styr på disse tider samt til at styre dialoger og diskussioner. Læs mere om dette i afsnittet 'Better meetings' senere i håndbogen.

Det kan være et stort arbejde at håndtere de indkommende abstracts og papers, og der skal holdes styr på, hvem der har sendt ind, og hvem der evt. mangler. De skal evt. sendes til review ved forskellige forskere, hvorefter nogle abstracts og papers skal udvælges osv. Der bør fra starten være en klar ansvarsfordeling af, hvem der modtager og registrerer, hvordan de videresendes, hvem der skal udvælge, hvem der giver besked til forfatteren m.v. Ligeledes bør der fra starten fastsættes klare deadlines for indsendelse af abstracts, indsendelse af papers, notice of acceptance m.v., og man bør også overveje, hvor mange abstracts man skal have, og hvordan de skal bruges.

Aarhus Universitets arrangementstilmeldingssystem Conference Manager kan håndtere uploads, men er ikke et decideret redskab til abstract-håndtering. Det kan, alt afhængig af behov og evt. konferencens størrelse og omfang, være en idé at købe sig til et system, der kan håndtere både tilmeldinger og indsendelse af abstracts og papers. For eksempel Oxford Abstracts (oxfordabstracts.com) eller ExOrdo (exordo.com). Du kan også hente hjælp hos KongresKompagniet.

For at overskueliggøre arbejdet med abstracts kan det også være en god idé at have en standardopsætning, hvor folk kan udfylde og indsende (enten selv lave en eller bruge en standard i et indsendelsessystem). En standardopsætning for abstracts kunne indeholde et maksimum antal anslag for selve abstractet, et felt til titel og evt. undertitel, et felt til forfatterens navn og titel og evt. et til referencer. Det gør sortering, efterbehandling og evt. opsætning lidt lettere.

Efter abstracts er blevet udvalgt, skal forfatterne have besked og information om, hvor meget tid de har til præsentation og evt. diskussion i programmet, så de kan forberede sig bedst muligt.

Hvis nogle papers eller abstracts skal publiceres for konferencedeltagerne før konferencen, kan dette gøres via konferencewebsitet, hvor der kan oprettes en password-beskyttet side, hvortil kun deltagere får adgang. Man kan selvfølgelig også vælge at lave en egentlig konferencepublikation (trykt eller online).

Nogle vælger også at printe de forskellige abstracts/papers og uddele dem ved konferencen eller lade dem indgå som en del af det trykte konferenceprogram. Husk at tænke bæredygtigt samtidig.

Det er en god idé at arrangere udflugter i forbindelse med konferencer. Det giver deltagerne mulighed for at være sammen på en anden måde og bidrager som god grobund for netværksdannelse. Overvej, om der skal være et program for medfølgende ægtefæller, eller om de kan tilmelde sig på lige fod med deltagerne mod betaling. Tænk dette ind i tilmeldingsblanketten, når denne laves. Se separat afsnit om tilmeldingsblanket.

Udflugter i Aarhus kan for eksempel være besøg på ARoS, Den Gamle By og det nye Moesgaard Museum, guidede walks eller busrundture i Aarhus med byen eller den nye havn som tema og med besøg i bl.a. Domkirken eller en tur til Marselisborg Slot eller fagligt tilrettelagte ture med Energisafari: http://www.energisafari.dk/ 

AU øger fortsat samarbejdet med Aarhus by i flere sammenhænge, også i forhold til konferencer. Hvis det er muligt, kan det være en god idé at samarbejde med en eller flere af byens aktører for at give din konferencegæst den bedst mulige oplevelse af Aarhus Universitet og Aarhus by – give en større sense of place. Afhængig af den konkrete sammenhæng kan det være spændende også at tænke i mere anderledes oplevelser som for eksempel en tur på bugten med Aarhus SeaRangers (bemærk begrænset deltagerantal), eller at du sender dine konferencegæster på en Bæredygtighedssafari gennem byen med Energiakademiet på Samsø. 

Samarbejdet med byen sætter fælles fokus på fremme af byens erhvervsturismevækst: Det handler i høj grad om at trække flere erhvervsturister til byen, men i høj grad også om at få dem til at komme igen. Det kan være en god service for dine konferencegæster at hjælpe dem til nemt at overskue, hvad de kan bruge tiden på i Aarhus i de timer, hvor de ikke er på konference på AU. Se, hvordan du giver god Aarhus-service til dine gæster, under afsnittet 'Hjemmeside'/'Opbygning af siden' længere fremme i denne håndbog.

Gratis rundvisning på Aarhus Universitets campus er også en mulighed (kontakt kommunikation@au.dk for yderligere information og booking). Hvis årstiden indbyder til det, kan cykelture også tænkes ind – læs mere hos Cycling Aarhus.

Overvej gerne ting som transport, guider og forplejning i forbindelse med planlægning af de sociale arrangementer. Overvej, om et konferencebureau eller VisitAarhus skal medvirke til denne del af planlægningen. Tænk på årstiden og vejret, når du planlægger guidede ture udendørs (overvej f.eks. at udlåne paraplyer).

Bemærk, at det kan være en idé at lave brugerbetaling til de sociale dele af arrangementet (særligt, hvis det placeres umiddelbart før eller efter det faglige program). Betaling (måske bare symbolsk) sikrer i højere grad, at de, som er tilmeldt, reelt også dukker op. Dog giver det ofte god mening at lade en eventuel konference- eller gallamiddag være en del af det overordnede konferencegebyr, da dette sikrer større tilslutning og dermed bedre muligheder for netværk.

Der er mange muligheder for at afholde en middag enten på AU eller i Aarhus by. På Visit Aarhus’ hjemmeside kan du se mulighederne. Når venue er besluttet og booket, skal menu og pris aftales, og der skal bestilles borde og aftales opstilling (og evt. tekniske behov ved underholdning). Husk at aftale deadline for afbestilling af bestilte kuverter ved eventuelle afmeldinger. Aftal også gerne niveauet for økologi med det valgte sted, og spørg dem evt. også om deres madspildspolitik. Læs mere om dette i afsnittet om bæredygtighed her i dokumentet.

Hvis der skal være underholdning under middagen, skal denne bookes, og teknikken skal aftales med restauranten. Anvend firma-Mastercard, eller bed om fremsendelse af elektronisk faktura ved afregning. Vær opmærksom på afløftning af dele af momsen ved køb af mad i erhvervssammenhæng. Se separat afsnit om moms.

Hvis du ønsker ledelsens deltagelse eller eksterne personer, skal disse inviteres i god tid. Jo højere status, jo tidligere skal du være ude. Husk at tage hensyn til og melde ønsker ind fra vegetarer og lignende.

Et konferencebudget skal være så detaljeret som muligt og indeholde alle forventede indtægter og udgifter. Det er ikke altid muligt at være meget præcis i det første budget, men jo flere detaljer der medtages, jo nemmere vil det være at styre udgifterne i forhold til budgettet undervejs. Det er vigtigt at lave et budgetudkast allerede i begyndelsen af planlægningen.

Fratrækning af moms på udgifter

Bemærk, at du kan få fuldt momsfradrag for udgifterne. Dette gælder for forplejningens vedkommende kun, når der er tale om udgifter, der indgår i deltagergebyret på arrangementer. Momsfradrag vil dog kun opnås, hvis fakturaen er udstedt til AU. Hvis der skal opnås fuldt momsfradrag skal det tydeligt fremgå, at udgiften (fx forplejning) indgår i deltagergebyret. Det er vigtigt, at der allerede ved bestilling af forplejning til arrangementer gøres opmærksom på, at der er tale om ”forplejning med deltagerbetaling”. Dette må meget gerne fremgå af fakturaen, da det er med til at sikre, at momsfradraget bliver korrekt.

Er arrangementet gratis eller dækkes forplejningen ikke af deltagerbetalinger, gælder reglerne for repræsentationsmoms. Her skelner du imellem om forplejningen sker i egne lokaler eller ude i byen. Der er fuldt fradrag for moms (25%) i egne lokaler og kun ¼ moms (6,25%) fradrag ude i byen. Ovenstående er vigtigt i forhold til budgetlægningen, da der ellers for fx forplejning kun vil blive fratrukket ¼ moms af udgiften. I dette tilfælde vil ¾ af momsen udgøre en udgift for arrangementet. For mere information, kontakt kreditorhotline@au.dk

Hent oversigtsdokument om moms på specifikke udgifter her (opdateret juni 2019)

Se overblik over regler for moms forskellige typer arrangementer her

Moms på deltagergebyret/salgsmoms

Konferencer afholdt i Danmark vil som hovedregel være momspligtige. Momspligten gælder for både danske og udenlandske betalere. Begrundelsen for momspligten er, at en konference sidestilles med videndeling og ikke en undervisningsydelse. Kontakt debitorhotline@au.dk, hvis en konference afholdes i udlandet, da der her er moms-særregler. Deltagergebyret vil dog være momsfritaget, hvis fakturaen er stilet til en institution inden for eget ministerområde (under Uddannelses- og Forskningsministeriet, f.eks. deltagere fra andre danske universiteter) – se http://ufm.dk/minister-og-ministerium/organisation/institutioner-under-ministeriet. Husk derfor altid at tillægge momsen ved beregning af et deltagergebyr.

Eksempel:

Dit budget er udarbejdet ekskl. moms ifm. udgifter til f.eks. bus, tryksager, udstyr, lokaleleje osv.

Hvis du budgetterer med deltagere til en konference, skal deltagergebyret ligeledes lægges ind ekskl. moms, MEN ved beregning af deltagergebyret skal du lægge 25 % moms oveni. Hvis du f.eks. budgetterer med et deltagergebyr på 1.000 kr. pr. deltager, sætter du dette tal pr. deltager i dit budget, men du opkræver 1.250 kr. hos deltageren. Betalere inden for eget ministerområde (f.eks. danske universiteter) er dog momsfritaget og skal derfor kun opkræves 1.000 kr.

Yderligere hjælp

Det vil – uanset om det er i forbindelse med budgettering eller andre spørgsmål – altid være en god idé at kontakte din tilknyttede projektøkonom/forretningscontroller: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-paa-fakulteterne/

Hvis der er behov for hjælp/vejledning ved betalbare arrangementer – se på dette link: http://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/konferencer-og-arrangementer/conference-manager/

Alle personer, der rejser for Aarhus Universitet – både ansatte og eksterne personer – skal være bekendt med (og overholde) AU’s rejsepolitik. Rejsepolitikken findes på dansk og engelsk.

Eksterne personers rejser for AU skal bestilles på følgende måde:

1. Sekretæren på det pågældende institut, der skal betale den eksterne persons rejse, kan bestille rejsen for den eksterne person, og herefter sendes fakturaen til instituttet gennem IndFak.
2. Den rejsende kan selv bestille rejsen og lave et personligt udlæg. Udlægget refunderes af AU, når rejsen er afholdt. Til afregningen skal den rejsende udfylde 'Tjenesterejseblanket for ikke AU-ansatte' og indsende den sammen med gyldig dokumentation til det sted, der skal betale rejsen. Blanketten fås på både dansk og engelsk og findes på Rejsegruppens hjemmeside.

Personer, der ikke er ansat på Aarhus Universitet, kan ikke få rejseforskud.

På rejsegruppens hjemmeside/rejseportalen findes der en lang række oplysninger, som kan bruges, når man rejser for Aarhus Universitet – eller har udgifter, der skal refunderes af universitetet.

Når du skal have oprettet en hjemmeside for en konference, kan du enten få et selvstændigt domæne eller få oprettet en underside.

Der kan automatisk indsættes nogle generelle konferencesider på dit nye site, hvis du ønsker det – f.eks. 'About Aarhus', 'About Aarhus University', 'Getting to Aarhus' og 'Practical information', der indeholder generel information om valuta, butiksåbningstider, drikkepenge i Danmark m.v. Se eller hent denne information på www.conferences.au.dk

Det kan være en god service for dine konferencegæster at hjælpe dem til nemt at overskue, hvad de kan bruge tiden på i Aarhus i de timer, hvor de ikke er på konference på AU. Via nedenstående link er det muligt at give dine gæster et hurtigt vue over ting, de kan vælge at se i Aarhus, hvis de har ekstra tid. Du er meget velkommen til at benytte denne 'malerklat' med link på din konferenceside – det er en god service for dine gæster. Se eksempelvis www.conferences.au.dk/re-do, hvor 'malerklatten' er lagt ind.

Hent malerklat til din egen konferenceside her – og læg gerne denne url på 'malerklatten':

https://www.visitaarhusconvention.com/

Husk, at byens slogan 'Danish for progress' ikke længere skal anvendes, men man opfordres fortsat til at bruge byens '… with Aarhus'-statements som f.eks. 'Study with Aarhus'. Læs mere om Aarhus' citybrand her.

Eksempler på konferencehjemmesider:

• RE-DO
• MatchPoints2019 
• Fremmedsprog på de videregående uddannelser

Du er velkommen til at lade dig inspirere og genbruge de tekster, der indeholder almindelig praktisk information. Ved tvivlspørgsmål, kontakt Lone Jørgensen på loj@au.dk eller 8715 3105.

Indhold på konferencehjemmeside 

Nedenfor listes idéer til, hvad din hjemmeside kan indeholde, så du får den rette information ud til dine deltagere samt sikrer god service. Husk dog, at over halvdelen af dine deltagere formentlig tilgår din hjemmeside fra en mobil eller tablet, så opbyg gerne din hjemmeside ud fra devisen 'mobile first'. Det sikrer brugervenligheden og overskueligheden – også når siden ikke tilgås fra en computer.

• Konferencens navn, tema, tid og sted – så tidligt som muligt. Udbyg senere med yderligere beskrivelse af konferencen samt evt. med oplægsholdernes navne m.v.
• Eventuelt velkomst ved officiel person
• Foreløbigt program (opdater jævnligt, og skriv, at det er foreløbigt) og senere det endelige program. Det endelige program bør indeholde tidsplan for hver enkelt dag og programpunkt med angivelse af navn, tid og sted (lokale og bygning), oplægsholders navn og titlen på oplæg eller workshop, tid og sted for pauser og frokoster. Lav evt. undermenu med det sociale (frivillige) program såsom udflugter og rundvisninger samt gallamiddag m.v. Angiv, hvis tilmelding er nødvendig, og husk at skrive dette på tilmeldingen. Husk at indlægge pauser i programmet, hvor deltagerne kan slappe af, for eksempel en time eller en eftermiddag. Hvis der ikke indlægges officielle pauser i programmet, finder deltagerne typisk måske selv et tidspunkt, hvor de bliver væk, hvilket kan gå ud over det faglige program. Registrering skal fremgå i programmet (tid og sted). Afsæt også her rigelig tid til f.eks. at modtage spørgsmål, sene tilmeldinger til middagen eller garderobebesøg.
• Tilmeldingsblanket (se detaljer under afsnittet 'Tilmeldingsblanket')
• Tilmeldingsfrist
• Pris: Deltagergebyr ved hhv. tidlig og sen tilmelding (Early/Late Bird)
• Betalingsmuligheder (få råd hos din regnskabsmedarbejder eller udvalgt PCO)
• Call for papers/posters samt tilmeldingsfrist for disse
• Læg evt. den officielle invitation på som pdf-link
• Nævn evt. styre- eller arbejdsgruppe og samarbejdspartnere på en underside
• På hjemmesiden kan du evt. lægge de indsendte abstracts og papers samt andet fagligt baggrundsmateriale (husk at indhente tilladelse fra forfatterne, da der undertiden er tale om upublicerede forskningsresultater)
• Information om konferencestedet, f.eks. link til AU-hjemmeside eller beskrivelse 
• Information om hoteller/priser og tilmeldingsprocedurer og -regler
• Transportveje og -muligheder for både offentlig og privat transport samt parkeringsvilkår ved konferencestedet – læs mere om parkering på AU her: https://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/konferencer-og-arrangementer/nyttige-tips-til-din-planlaegning/ Indsæt evt. også link til offentlige transportmuligheder.
• Evt. link til sponsorers hjemmesider
• Evt. link til sider om Aarhus og Danmark – eller brug eksisterende materiale omtalt ovenfor fra www.conferences.au.dk.
• Hvis der er tale om en international konference, så læg gerne nyttig viden om Danmark, valuta, visa-ansøgningsregler m.v. på hjemmesiden.
• Relevante logoer – f.eks. for samarbejdspartnere
• Navne på arrangører, faglig leder og deres kontaktoplysninger
• Opdater siden jævnligt (TYPO3 efterlader en dato nederst på siden, så dato for opdatering kan ses)
• Vejvisnings-/oversigtskort over venue(s)

Efter konferencen kan følgende evt. lægges på hjemmesiden:

• Evt. papers (hvis der foreligger tilladelse)
• Foredragsholdernes PowerPoint-præsentationer. Aftal det med foredragsholderne før eller under konferencen, og meddel på konferencen, at præsentationerne lægges på hjemmesiden eller fremsendes pr. e-mail. Det kan evt. være en idé at bede folk svare på evalueringen, inden de får mulighed for at downloade diverse præsentationer.
• Annoncér evt. deadline for nedlukning af konferencehjemmesiden. Luk konferencehjemmesiden ned, eller fortæl på siden, at den ikke længere opdateres – eller gør alternativt siden til et sted, der kan bruges fremadrettet/post-konference (se f.eks. www.excellence2012.dk eller www.matchpoints2017.au.dk eller www.conferences.au.dk/re-do eller nuaskom.au.dk)
• Evt. fotoreportage, videooptagelser, deklaration eller lignende fra konferencen + evt. datoer for 'næste gang'.

Det er en fordel, at mange kender til og kan finde din konference. Derfor er det en god idé at lægge din konference i kalenderen på www.conferences.au.dk. Her har vi forsøgt at samle alle konferencer på Aarhus Universitet på et sted.

• Lav en endelig deltagerliste umiddelbart inden konferencen (NB! Kun, hvis der er givet samtykke fra deltagerne ved tilmelding til, at de vil figurere på en deltagerliste).
• Offentliggør eventuelt evaluering. Offentliggørelsen kan foregå via hjemmesiden eller pr. mail. Man kan bede folk evaluere, før de får adgang til eventuelle PowerPoints m.v. fra konferencen. Det øger som regel svarprocenten.
• Udsend eventuelle deltagerbeviser.
• Saml oplægsholdernes oplæg ind, hvis de ikke er tilsendt inden konferencen, og læg dem på hjemmesiden, hvis der er lavet aftale med deltagere (og forfattere) om det. Husk at få tilladelse.
• Nogle deltagere kan have brug for et 'Letter of attendance'. AU har ikke en fast skabelon for dette, så det skal du selv sørge for at producere og få den konferenceansvarlige til at underskrive.

• SKI-aftalen gælder, når du (AU) selv køber og betaler hotelværelser, ikke når du forhåndsbooker et større antal værelser til konferencegæster, som gæsterne selv betaler ved afrejse. Du kan dog godt i sidstnævnte tilfælde nævne hotelaftalen, når du laver aftaler om block-booking af et større antal værelser til konferencegæster.
• Husk ved booking at lave aftale med hotellet/hotellerne om, hvornår værelserne automatisk skal frigives, hvis de ikke er blevet booket af konferencegæster. AU hæfter som arrangør for hotelværelser, der er bookede, men som ikke bliver anvendt, hvis de ikke er frameldt i tide.

• Danhostel Aarhus City
• CABINN Hotel Aarhus
• Wakeup Aarhus

• Forhåndsreservér det påkrævede antal hotelværelser i meget god tid, gerne måneder eller år før konferencen. Der afholdes mange konferencer i Aarhus, og der er mange om buddet.
• Gør det klart for dem, der har deres partner med, at de selv skal afregne med hotellet for eventuel prisforskel mellem et enkeltværelse og et dobbeltværelse.
• Forhør dig om muligheden for grupperabat, og referer evt. til statsaftalen for hoteller.
• Lav en klar aftale om seneste tidspunkt for afbestilling, uden at det koster noget.

Hvis deltageren booker og betaler:

• Informér deltagerne om en vifte af hotelværelser i forskellige priskategorier. Anbefal et eller flere udvalgte hotelværelser til deltagerne. Informér om priskategori, kontaktoplysninger, adresse og afstand til konferencestedet.
• Fortæl deltagerne tydeligt, at de selv er ansvarlige for betaling og eventuel afbestilling og depositum.

Hvis arrangøren booker, og deltageren betaler:

• Forhåndsreservér det påkrævede antal hotelværelser i meget god tid, gerne måneder eller år før konferencen. Der afholdes mange konferencer i Aarhus, og der er mange om buddet.
• Forhør dig om muligheden for grupperabat, og referér til eventuel statsaftale. Dette er dog ikke et must, når deltageren selv betaler.
• Fortæl deltagerne tydeligt, at de selv er ansvarlige for betaling og eventuel afbestilling og depositum.
• Husk at notere dig fristerne for frasigelse af værelser, så du ikke ender med at 'hænge' på nogle værelser. Deltagerne skal have at vide, at efter en vis dato kan du ikke længere garantere dem værelser på bestemte hoteller. AU hæfter som arrangør for hotelværelser, der er booket, men som ikke bliver anvendt.

Fakturering – betaling fra arrangør til hotel:

• Anmod hotellet om elektronisk faktura. De følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen: præcis faktureringsadresse, EAN-nummer, rekvirentens navn.
• Tjek, at pris og antal af værelser og overnatninger stemmer, når du modtager fakturaen.

• Lav aftaler med relevante betjente om opstilling, og bed dem om at kode arrangørernes AU-nøglekort, så du og andre involverede kan få adgang til bygningen/lokalerne. Informér dem om brug af storskærm, brug af infoskærme i bygningen, placering af garderobe osv. Lav aftaler om, at eventuelle alarmer er slået fra, hvis I er i bygningen uden for normal åbningstid.
• Spørg betjentene om bygningens normale åbningstider. Lav præcise aftaler vedrørende arrangementer, der ligger uden for normal åbningstid. Husk kontakttelefonnumre begge veje. Bemærk, at lange åbningstider betyder ekstra lønudgifter til betjente. Det er en fordel at lave en telefonliste til alle involverede, hvor numre på AU IT, betjente m.v. figurerer.
• Overvej, om følgende skal bruges, og reservér det: computer, projektor, overhead, flipover, whiteboard, video, fjernsyn osv. Bemærk dog, at noget af det findes som standardudstyr i mange lokaler.
• Tjek, om opstillingerne følger de standardopstillinger, der allerede er godkendt af brandmyndighederne. Kontakt relevante bygningsbetjent eller AU Campus Service på mailadressen TEK@au.dk, hvis der ønskes andre opstillinger.

• Reserver AU-tjenestebiler til f.eks. transport af VIP-personer/keynotes til og fra lufthavnen.
• Tjenestebiler udlejes bl.a. fra Institut for Biologi. Kontakt Tove Nyholm Bager på  tnb@bio.au.dk, tlf.  2076 3120 
  eller Jesper Riedel Voetmann på jesper.voetmann@bio.au.dk, tlf. 4076 3895.
  Ved bookingen skal følgende oplysninger opgives: projekt- og aktivitetsnummer (dette skrives også i kørebogen, når man låner bilen), EAN-nummer, navn og mobilnummer på føreren af bilen. For yderligere informationer om brugen af tjenestebiler, se her. Bemærk at bookingen tidligst kan foretages 1 uge før brug af tjenestebilen.  
• Se i øvrigt retningslinjer for brugen af universitetets tjenestebiler og AU’s aftaler om autoassistance.
• Udpeg en ansvarlig, som altid ved, hvor bilen er, hvem der kører i den, og hvem der afleverer den igen.
• Lav aftaler med taxaselskab om f.eks. taxaboner til eksempelvis keynote speakers. AU-ansatte bedes anvende deres firma-Mastercard ved transportudlæg. 
• Bestil busser til transport af store grupper deltagere fra hotel til konferencested.
• Billeje – se information under AU’s indkøbsaftaler.

Når du afholder store konferencer eller arrangementer på campus, har du følgende muligheder ift. parkering for dine gæster:

• I Søauditorierne findes en ParkZone-iPad, der efter aftale med personalet fra HE Bygningsservice kan opsættes i f.eks. foyeren, så deltagerne i forbindelse med konferenceregistrering selv kan oprette en 1-dags parkeringstilladelse gældende for dagen (fra oprettelsestidspunktet og frem til midnat). ParkZone-iPads findes desuden på flere institutter og kan på dagen flyttes til den bygning, hvor konferencen afholdes.
• En AU-medarbejder kan ved fremmøde oprette en 1-dags parkeringstilladelse til gæsten via hjemmesiden for medarbejderparkering (der logges på under 'Registrér din bil', og registreringsnummeret indtastes under fanen 'Gæster'). Bemærk, at der kan oprettes et ubegrænset antal tilladelser.
• Hvis et arrangement løber over flere dage, kan en medarbejder via Lars Bo Nørgaard få adgang til at oprette tilladelser med valgfri start- og slutdato.
• Arrangør kan få adgang til at oprette en periodetilladelse med et link, der på forhånd kan udsendes i mail til deltagerne, så deltager selv opretter en parkeringstilladelse. Kontakt Lars Bo Nørgaard for yderligere information.
• Ved store arrangementer er det desuden muligt at aflyse ParkZone-kontrol af parkeringsarealer. Kontakt Lars Bo Nørgaard for yderligere information.

Bemærk, at parkeringstilladelser udelukkende gælder til parkeringsarealer omfattet af Aarhus Universitets medarbejderparkering, der er markeret med sorte skilte fra ParkZone. I Nobelparken (Jens Chr. Skous Vej) gælder tilladelsen til de parkeringsområder, der tilhører Aarhus Universitet og er markeret med sorte ParkZone-skilte med grøn eller hvid ramme.

Tilladelsen gælder ikke til parkeringsbåse på offentlige veje i Universitetsparken, hvor vilkår for parkering fremgår af skiltning, samt parkeringsarealerne ved Science Museerne og Naturhistorisk Museum.

Der findes yderligere information om medarbejderparkering – herunder de omfattede pladser – på http://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/medarbejderparkering. Husk at formidle relevant information til dine gæster. Gæsterne bedes generelt være opmærksomme på skiltning ved områder og indfaldsveje.   

I forbindelse med persondataforordningen, der trådte i kraft 25. maj 2018, er der nogle opmærksomhedspunkter, man som konferencearrangør især bør have for øje.

Offentliggørelse på deltagerliste

Hvis du ønsker at offentliggøre en deltagerliste, skal du altid indhente et samtykke fra dine deltagere. Det skal ligeledes være muligt for deltagerne at kunne sige nej til at komme på deltagerlisten – men stadig deltage i konferencen. Dette kan administreres i universitetets arrangementstilmeldingssystem Conference Manager.

Spørg efter samtykke til fremtidig kommunikation og invitationer

Din tilmeldingsblanket bør indeholde et punkt, der minder om: ”Må vi kontakte dig om lignende arrangementer i fremtiden?” Dermed indhenter du et samtykke, der sikrer, at du kan invitere dine deltagere til næste års arrangement eller et lignende fagligt arrangement i fremtiden.

Behandlingen af data

Det er ligeledes vigtigt, at du tænker over den måde, du behandler den data, du får ind på dine deltagere og andre i og omkring konferencen.

Du må opbevare data, så længe det har relevans i forbindelse med årsagen til, at deltagerne har indtastet information. Hvis deltagerne indtaster information, må du altså opbevare deres data, indtil arrangementet er overstået. Har du brug for at opbevare informationen på deltagerne, efter arrangementet er overstået, skal du journalisere det i Workzone. Hvis du modtager timesedler fra studentermedhjælpere, der har hjulpet, vil deres CPR-nummer typisk stå på sedlen. Scan derfor sedlen ind, så snart du er færdig med den, og journalisér den i Workzone.

Du kan ligeledes anvende universitetets arrangementstilmeldingssystem Conference Manager. Her indtaster deltagerne deres informationer, og du kan herefter sikkert opbevare deres data i systemet i op til 2 år, efter arrangementet er overstået.

Du skal være opmærksom på, hvem der kan få adgang til deltagernes data og information. Du skal derfor tænke over, hvem du sender eksempelvis deltagerlister til; det er dit ansvar at sikre dig, at de ikke bruger informationen til andet, end det oprindelig var tiltænkt.

Du skal i særdeleshed være opmærksom på ovenstående, hvis det drejer sig om følsomme personoplysninger såsom religiøse tilhørsforhold, helbredsoplysninger og lignende. Du kan finde definitioner på særligt følsomme personoplysninger her: http://www.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/generel-information/fortroligeinformationer     

Conference Manager kan anvendes til at give sikker adgang til eksterne samarbejdspartnere, der har behov for at tilgå den indtastede information. På den måde kommer man udenom at sende personoplysninger til hinanden over e-mail.

GDPR, fotografering og videooptagelse

Grundet GDPR-reglerne skal det informeres til deltagerne, hvis der er en fotograf (eller videofotograf) til stede ved dit arrangement. Derfor skal du i invitationen, bekræftelsen, på en powerpoint eller i en eventuelt informationsmail inden arrangementet indsætte nedenstående formulering, hvis der er fotografer til stede ved arrangementet.

DK: ”Der vil ved arrangementet være en fotograf til stede. På grund af GDPR-reglerne skal vi oplyse, at billederne kun vil blive brugt i AU-sammenhæng og som PR for arrangementet. Kontakt fotografen på dagen, hvis du ikke ønsker at blive fotograferet.”

UK: ”A photographer will be present at the event. To comply with the GDPR, we must inform you that the photos will only be used in AU-related contexts and as PR for the event. Contact the photographer on the day of the event if you do not wish to be photographed.”

Når du holder en konference med eksterne deltagere, kan du gratis bestille navneskilte eller bordnavneskilte med AU- eller BSS-logo. Dette gøres vha. denne bestillingsseddel og kan forventes leveret 14 dage efter, du har sendt bestillingen afsted til kommunikation@au.dk.

Du kan her finde skabeloner til navneskilte og bordnavneskilte samt vejledninger til at flette deltagernavne ind på navneskilte. 

Bordnavneskilte

Der anvendes ofte bordnavneskilte til speakers og paneldeltagere. Opstil disse, inden I går i gang. 

Placér eventuelt 'Reserveret'-skilte eller navneskilte på de forreste rækker til særligt inviterede eller til speaker, der skal på scenen i løbet af dagen. Hvis I skal være i et stort auditorie, kan det være en god idé at lave et PowerPoint-slide med navne på folk i panelet eller på scenen, da navneskiltene ikke kan ses på lang afstand. Det er en god idé også at reservere pladser til pressen, hvis den er inviteret. Du kan hente en skabelon til 'Reserveret'-bordnavneskilt her.

Se her for vejledning og skabeloner til fletning af deltagernavne ind på navneskilte. 

Læs med om beredskab på AU her: http://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/beredskab/

Ved du, hvor nærmeste hjertestarter findes på AU? Det kan være nyttigt at orientere sig om dette, inden man er vært ved et stort arrangement med mange gæster. Læs om AU's 60 hjertestartere, og find nærmeste hjertestarter.

Husk altid, at det også er en god idé at medbringe en førstehjælpskasse til dit arrangement.

• Bestil vand/danskvand, og stil glas frem til hver oplægsholder.
• Bestil blomster eller planter, der kan genbruges, hvis der er budget til det. Tag imod dem, og aftal allerede ved bestilling, om de eksempelvis ved levering er sat i vaser. Du kan ofte også bestille blomster gennem kantinerne, hvis du ønsker det.
• Tjek, at alle lokaler, fællesarealer og toiletter er rengjorte.
• Fællesarealerne bør bemandes med studentermedhjælpere samt eventuelt tjenerpersonale. Forud for hver pause gøres stedet klar ved at rydde op, fylde fade osv.
• Sæt vejvisere og andre former for skiltning (f.eks. A-skilte) op på relevante steder.
• Opstil diverse borde, skillevægge, postervægge m.v. Betjentene i den pågældende bygning kan muligvis hjælpe med at stille borde op.

Forbered evalueringen på forhånd. Overvej indhold, form og de elektroniske muligheder. Vær opmærksom på indholdsmæssige krav fra bevillingsgiverne. Hvornår udleveres og afvikles evalueringen? Ryk for ikke-afleverede/ikke-besvarede skemaer.

• Arrangør i Aarhus
• City Brand Aarhus
• Aarhus er blandt verdens 100 mest populære kongresbyer