Ved brug af frivillige til afvikling af konferencer eller andre arrangementet gælder følgende i forbindelse med forsikring af disse:

Aarhus Universitet er selvforsikret, hvilket betyder, at AU ikke tegner forsikringer, men i stedet er forpligtet i henhold til arbejdsskadesikringslovens regler i tilfælde af medarbejdere kommer ud for en arbejdsulykke. Ifølge arbejdsskadesikringsloven er personkredsen følgende:

Personer der ansættes til at udføre arbejde her i landet, under følgende betingelser:

• Der skal være indgået en arbejdsaftale (skriftlig eller mundtlig).
• Arbejdsaftalen kan være varig, midlertidig eller forbigående.
• AU har den direkte nytte af den pågældende persons arbejde.
• Der skal være tale om en arbejdsindsats, som helt eller delvist erstatter anden ellers nødvendig arbejdskraft, eller som under alle omstændigheder bidrager til AU’s arbejdsopgaver/projekter.
• AU har instruktionsbeføjelse overfor den pågældende person. AU kan altså bestemme arten og omfanget af arbejdet, samt tid og sted for arbejdet.
• Arbejdet kan være både lønnet og ulønnet.

Frivillige, der rekrutteres og lånes fra andre er omfattet af AU’s forpligtigelser i henhold til arbejdsskadesikringsloven, når de udfører arbejde for AU. Bemærk, at AU ikke har en forsikring der dækker studerende, når de opholder sig på universitetet, men hvis en studerende ansættes til at udføre arbejde (lønnet eller ulønnet), er vedkommende, som alle andre ansatte, dækket i tilfælde af en arbejdsskade, i den periode vedkommende udfører arbejde for AU.

Har du brug for frivillige, kan du kontakte Ulla Svenningsen Lund ved Visit Aarhus på e-mail: ul@visitaarhus.com 

I forbindelse med planlægningen af din konference, kan det være nyttigt at kende til VisitAarhus' gratis konferencehjælp. VisitAarhus tilbyder gratis, personlig hjælp i forbindelse med tiltrækning af konferencer og hjælper blandt andet med at sammensætte budmateriale, tjekke ledighed og indhente tilbud fra venues, hoteller, restauranter osv. samt koordinere sitevisit. Derudover har VisitAarhus et stærkt lokalt kendskab og et godt samarbejde med lokale aktører.

Desuden har VisitAarhus en stor billeddatabase, som du frit kan benytte dig af. Besøg VisitAarhus’ hjemmeside, hvor du finder hjælp og inspiration til planlægning og koordinering. Vil du vide mere kan du kontakte Andreas Grønnebæk Horn, Chef for Erhvervsturisme ved VisitAarhus, på agh@visitaarhus.com

I tillæg til de nye regler for parkering i parken, er det nu blevet muligt at få oprettet særlige link eller tilladelser til konferencegæster, så de undgår bøder. Dette er ikke ensbetydende med, at de er garanteret plads (og vi ved, at det er svært at finde plads f.eks. i parken), men det er en mulighed.

Når du afholder store konferencer eller arrangementer på campus, har du følgende muligheder ift. parkering for dine gæster:

Vidste du, at du har mulighed for at hente og copy-paste engelsk tekst om Aarhus by, om Aarhus Universitet samt tekster om praktiske turistinformationer og rejsevejledning m.v., som du kan bruge i forbindelse med dit arrangement eller på dit konferencewebsite. Hent teksterne her: www.conferences.au.dk 
Bemærk teksterne om Aarhus og om AU findes som de eneste også på dansk.

Her finder du den gældende hotelaftale, som Aarhus Universitets ansatte skal benytte, når de enten selv booker værelser eller booker værelser til gæster, som universitetet betaler for: https://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/indkoebsaftaler/hotelaftaler/

Statens konferencestedsaftale er gældende, men suppleres af Aarhus Universitets egen konferencestedsaftale, der er gældende fra 1. september, 2019 til 31. december, 2022.Den supplerende rammeaftale indeholder både 3 større konferencesteder i Aarhus (inklusiv overnatning), 3 større konferencesteder i Aarhus (eksklusiv overnatning) og 10 konferencesteder i udvalgte kommuner omkring Aarhus. Begge aftaler kan benyttes.
Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/indkoebsaftaler/konferenceaftalen/

AU Økonomi har lavet retningslinjer for, hvordan man skal håndtere fakturaer og indbetalinger, hvis man – når man arrangerer en konference – får hjælp til at håndtere tilmeldinger, hotelbookinger mv. af en PCO (f.eks. Kongreskompagniet). Det er f.eks. de typer opgaver, man kan købe Kongreskompagniet til at hjælpe med. Det vigtigste er

• At fakturaer ALTID skal udstedes til Aarhus Universitet, også selvom f.eks. Kongreskompagniet bestiller på vegne af AU. Hvis fakturaen ikke er udstedt til AU, har AU svært ved at få løftet momsen af, og det betyder, at varen bliver dyrere.

• At fakturaer som udgangspunkt bør sendes direkte til AU-arrangørens EAN-nummer, så den kommer direkte ind i Indfak og dér håndteres på normal vis.

Retningslinjerne – som du kan læse her – er naturligvis også sendt til Kongreskompagniet og til økonomiafdelingerne på fakulteterne. Spørgsmål om retningslinjerne rettes til den lokale økonomicontroller eller Debitorgruppen, AU Økonomi.

Skal du præsentere AU over for en international målgruppe, kan du benytte dig af en række engelsksprogede præsentationsmaterialer.

Se udvalget

Desværre har konferenceafviklere på AU i flere tilfælde oplevet, at oplægsholdere/keynotes, der skal holde foredrag på AU, har været udsat for svindel udefra i forbindelse med deres deltagelse ved et arrangement på AU. Det drejer sig typisk om, at en foredragsholder, som er navngivet (med dato for oplæg og kontaktoplysninger) på AU's hjemmeside eller en konference-hjemmeside i forbindelse med et oplæg, bliver kontaktet og forsøgt svindlet, f.eks. ved at svindleren vil booke et hotel til dem i forbindelse med arrangementet. For foredragsholderen virker det umiddelbart plausibelt, at der er nogen som vil hjælpe med bookingen af et hotel, og der er derfor risiko for, at de siger ja til det og dermed bliver udsat for svindelen. Hvis der er aftalt refusion af denne slags udgifter vil universitetet så hænge på udgiften eller foredragsholderen vil selv risikere at hænge på udgiften. Under alle omstændigheder er det en ubehagelig og naturligvis ærgerlig oplevelse for oplægsholderen og noget, vi på AU skal være særligt opmærksomme på. 

Gode råd
Vi råder derfor alle, der laver aftaler med oplægsholdere/keynotes mv. - og hvor der eventuelt vil være et økonomisk mellemværende mellem denne person og AU - om at følge disse gode råd for håndtering af denne slags aftaler:

• Vær altid tydelig overfor foredragsholderen om, hvem der bestiller hotel, fly mv. (enten foredragsholderen selv eller jer som arrangementsansvarlig).
• Hvis du har mange foredragsholdere kan det være en god ide at lave et dokument, hvor du præcis beskriver processen (hvem bestiller hotel, hvordan får foredragsholderen oplysninger, hvem betaler, hvornår foregår bestillingen og betalingen etc.)
• Angiv altid en bestemt kontaktperson og email-adresse som kontaktoplysninger ved spørgsmål af denne type, så foredragsholderen tydeligt kan tjekke, om vedkommende er på rette vej
• Præcisér, at foredragsholderen IKKE må sige ja til hotelbooking, transportbooking mv. uden at have tjekket det med denne kontaktperson.

Det kan virke lidt bureaukratisk, men vil i virkeligheden blive oplevet som en klar og tydelig hjælp set fra foredragsholderens side - og du vil som arrangementsplanlægger undgå eventuelle problemer med forsøg på snyd, som - hvis det lykkes - vil give en masse ekstra arbejde og besvær.

Hvis I hører om andre forsøg på snyd, må I gerne sende en mail til Anders Frølund på af@au.dk og fortælle om det, så vi kan udbrede viden til alle konferenceafviklere.

Hvis du planlægger konferencer på Aarhus Universitet, er der en række ting, du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesreglerne og -forordningen (GDPR). Det gælder blandt andet brug af fotos og videoer på dit konferencewebsite eller i trykt materiale, og det gælder fx også kravet om at informere deltagerne om, at du fotograferer eller optager video under arrangementet/konferencen. Det er derfor en god idé, at lægge denne passage ind i dit program eller på dit website: "Vær opmærksom på, at arrangementet fotograferes/videooptages og at materialet kan blive anvendt i sammenhæng med omtaler af dette arrangement". Også i forhold til fx offentliggørelse af deltagerlister, indhentning af samtykke til fremtidig kommunikation og invitationer samt behandling af data skal du være opmærksom. Læs mere om deltagerlister og databehandling her

Læs mere om GDPR-reglerne her

Da flere af AU’s IT-systemer kan være kortvarigt ude af drift eller berørte under AU IT’s servicevindue-arbejde, er det altid en god idé at sikre, at din kommende konference eller arrangement placeres på tidspunkter, hvor der ikke ligger servicevinduer. Du kan se oversigten over de 4 årlige servicevinduer for de kommende år her: https://medarbejdere.au.dk/administration/it/planlagte-it-driftsforstyrrelser/

Læs mere specifikt om planlagte Servicevinduer her: https://driftstatus.au.dk/Servicewindow/Details/11
Læs mere om, hvad du kan forvente ved et servicevindue?: https://serviceinfo.au.dk/da/Home/Page/3
Har du spørgsmål vedr. servicevinduer, skal du kontakte IT-supporten.