Nyttige tips til din planlægning

På denne side finder du nyttige tips til planlægningen af din konference eller dit arrangement. Husk også at du kan fremsøge gode råd i vores konferencehåndbog A-Z.

Brug af frivillige til dit arrangement

Ved brug af frivillige til afvikling af konferencer eller andre arrangementet gælder følgende i forbindelse med forsikring af disse:

Aarhus Universitet er selvforsikret, hvilket betyder, at AU ikke tegner forsikringer, men i stedet er forpligtet i henhold til arbejdsskadesikringslovens regler i tilfælde af medarbejdere kommer ud for en arbejdsulykke. Ifølge arbejdsskadesikringsloven er personkredsen følgende:

Personer der ansættes til at udføre arbejde her i landet, under følgende betingelser:

  • Der skal være indgået en arbejdsaftale (skriftlig eller mundtlig).
  • Arbejdsaftalen kan være varig, midlertidig eller forbigående.
  • AU har den direkte nytte af den pågældende persons arbejde.
  • Der skal være tale om en arbejdsindsats, som helt eller delvist erstatter anden ellers nødvendig arbejdskraft, eller som under alle omstændigheder bidrager til AU’s arbejdsopgaver/projekter.
  • AU har instruktionsbeføjelse overfor den pågældende person. AU kan altså bestemme arten og omfanget af arbejdet, samt tid og sted for arbejdet.
  • Arbejdet kan være både lønnet og ulønnet.

Frivillige, der rekrutteres og lånes fra andre er omfattet af AU’s forpligtigelser i henhold til arbejdsskadesikringsloven, når de udfører arbejde for AU. Bemærk, at AU ikke har en forsikring der dækker studerende, når de opholder sig på universitetet, men hvis en studerende ansættes til at udføre arbejde (lønnet eller ulønnet), er vedkommende, som alle andre ansatte, dækket i tilfælde af en arbejdsskade, i den periode vedkommende udfører arbejde for AU.

Har du brug for frivillige, kan du kontakte Ulla Svenningsen Lund ved Visit Aarhus på e-mail: ul@visitaarhus.com

Læs mere om Aarhus som Frivillighovedstad 2018

Få hjælp hos Visit Aarhus

Det kan være nyttigt for dig i forbindelse med planlægningen af din konference at besøge Visit Aarhus' hjemmeside. Se også Visit Aarhus' billeddatabase. Kontakt Visit Aarhus, hvis du forsøger at få en konference til AU og Aarhus by og skal have hjælp til bl.a. udbudsmateriale og sitevisit. 

Gæsteparkering i parken ved større konferencer

I tillæg til de nye regler for parkering i parken, er det nu blevet muligt at få oprettet særlige link eller tilladelser til konferencegæster, så de undgår bøder. Dette er ikke ensbetydende med, at de er garanteret plads (og vi ved, at det er svært at finde plads f.eks. i parken), men det er en mulighed.

Når du afholder store konferencer eller arrangementer på campus, har du følgende muligheder ift. parkering for dine gæster:

  • I Søauditorierne findes en ParkZone iPad, der efter aftale med personalet fra HE bygningsservice kan opsættes i f.eks. foyeren, så deltagerne i forbindelse med konferenceregistrering selv kan oprette en 1-dags parkeringstilladelse gældende for dagen (fra oprettelsestidspunktet og frem til midnat). ParkZone iPads findes desuden på flere institutter og kan på dagen flyttes til den bygning, hvor konferencen afholdes.
  • En AU-medarbejder kan ved fremmøde oprette en 1-dags parkeringstilladelse til gæsten via hjemmesiden for medarbejderparkering (der logges på under ”Registrér din bil” og registreringsnummeret indtastes under fanen ”Gæster”). Bemærk, der kan oprettes et ubegrænset antal tilladelser.
  • Hvis et arrangement løber over flere dage, kan en medarbejder via Lars Bo Nørgaard få adgang til at oprette tilladelser med valgfri start- og slutdato.
  • Arrangør kan få adgang til at oprette en periodetilladelse med et link, der på forhånd kan udsendes i mail til deltagerne, så deltager selv opretter en parkeringstilladelse. Kontakt Lars Bo Nørgaard for yderligere information.
  • Ved store arrangementer er det desuden muligt at aflyse ParkZone kontrol af parkeringsarealer. Kontakt Lars Bo Nørgaard for yderligere information.

Bemærk, at parkeringstilladelser udelukkende gælder til parkeringsarealer omfattet af Aarhus Universitet medarbejderparkering, der er markeret med sorte skilte fra ParkZone. I Nobelparken (Jens Chr. Skous Vej) gælder tilladelsen til de parkeringsområder, der tilhører Aarhus Universitet og er markeret med sorte ParkZone-skilte med grøn eller hvid ramme.

Tilladelsen gælder ikke til parkeringsbåse på offentlig veje i Universitetsparken, hvor vilkår for parkering fremgår af skiltning, samt parkeringsarealerne ved Steno Museet og Naturhistorisk Museum.

Der findes yderligere information om medarbejderparkering – herunder de omfattede pladser – på http://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/medarbejderparkering/

Se i øvrigt den almindelige offentlige gæsteparkering på denne kort:
https://auinstallation40.cs.au.dk/fileadmin/www.au.dk/personer_og_bygninger/kort/Parken_Offentlig_parkering.jpg
Husk at formidle relevant information til dine gæster. Gæsterne bedes generelt være obs på skiltning ved områder og indfaldsveje.

Hent generisk tekst til dit arrangement eller website

Vidste du, at du har mulighed for at hente og copy-paste engelsk tekst om Aarhus by, om Aarhus Universitet samt tekster om praktiske turistinformationer og rejsevejledning m.v., som du kan bruge i forbindelse med dit arrangement eller på dit konferencewebsite. Hent teksterne her: www.conferences.au.dk 
Bemærk teksterne om Aarhus og om AU findes som de eneste også på dansk.

Hotel- og statsaftaler

Her finder du den gældende hotelaftale, som Aarhus Universitets ansatte skal benytte, når de enten selv booker værelser eller booker værelser til gæster, som universitetet betaler for: https://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/indkoebsaftaler/hotelaftaler/

Statens konferencestedsaftale er gældende, men suppleres af Aarhus Universitets egen konferencestedsaftale, der er gældende fra 1. september, 2019 til 31. december, 2022.Den supplerende rammeaftale indeholder både 3 større konferencesteder i Aarhus (inklusiv overnatning), 3 større konferencesteder i Aarhus (eksklusiv overnatning) og 10 konferencesteder i udvalgte kommuner omkring Aarhus. Begge aftaler kan benyttes.
Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/indkoebsaftaler/konferenceaftalen/

Håndtering af indbetalinger fra PCO

AU Økonomi har lavet retningslinjer for, hvordan man skal håndtere fakturaer og indbetalinger, hvis man – når man arrangerer en konference – får hjælp til at håndtere tilmeldinger, hotelbookinger mv. af en PCO (f.eks. Kongreskompagniet). Det er f.eks. de typer opgaver, man kan købe Kongreskompagniet til at hjælpe med. Det vigtigste er

  • At fakturaer ALTID skal udstedes til Aarhus Universitet, også selvom f.eks. Kongreskompagniet bestiller på vegne af AU. Hvis fakturaen ikke er udstedt til AU, har AU svært ved at få løftet momsen af, og det betyder, at varen bliver dyrere.
  • At fakturaer som udgangspunkt bør sendes direkte til AU-arrangørens EAN-nummer, så den kommer direkte ind i Indfak og dér håndteres på normal vis.

Retningslinjerne – som du kan læse her – er naturligvis også sendt til Kongreskompagniet og til økonomiafdelingerne på fakulteterne. Spørgsmål om retningslinjerne rettes til den lokale økonomicontroller eller Debitorgruppen, AU Økonomi.

Ny restaurantguide med 74 aarhusianske spisesteder

En ny Aarhus-restaurantguide har set dagens lys. Guiden er et samarbejde mellem Aarhus Update og Sputnik Design. Du finder online oversigten over de udvalgte 74 restauranter og spisesteder her. Bemærk guiden kan også bestilles i bogform.

Præsentationsmateriale på engelsk

Skal du præsentere AU over for en international målgruppe, kan du benytte dig af en række engelsksprogede præsentationsmaterialer.

Se udvalget

Undgå snyd med falske hotelbooking ved konferencer

Desværre har konferenceafviklere på AU i flere tilfælde oplevet, at oplægsholdere/keynotes, der skal holde foredrag på AU, har været udsat for svindel udefra i forbindelse med deres deltagelse ved et arrangement på AU. Det drejer sig typisk om, at en foredragsholder, som er navngivet (med dato for oplæg og kontaktoplysninger) på AU's hjemmeside eller en konference-hjemmeside i forbindelse med et oplæg, bliver kontaktet og forsøgt svindlet, f.eks. ved at svindleren vil booke et hotel til dem i forbindelse med arrangementet. For foredragsholderen virker det umiddelbart plausibelt, at der er nogen som vil hjælpe med bookingen af et hotel, og der er derfor risiko for, at de siger ja til det og dermed bliver udsat for svindelen. Hvis der er aftalt refusion af denne slags udgifter vil universitetet så hænge på udgiften eller foredragsholderen vil selv risikere at hænge på udgiften. Under alle omstændigheder er det en ubehagelig og naturligvis ærgerlig oplevelse for oplægsholderen og noget, vi på AU skal være særligt opmærksomme på. 

Gode råd
Vi råder derfor alle, der laver aftaler med oplægsholdere/keynotes mv. - og hvor der eventuelt vil være et økonomisk mellemværende mellem denne person og AU - om at følge disse gode råd for håndtering af denne slags aftaler:

  • Vær altid tydelig overfor foredragsholderen om, hvem der bestiller hotel, fly mv. (enten foredragsholderen selv eller jer som arrangementsansvarlig).
  • Hvis du har mange foredragsholdere kan det være en god ide at lave et dokument, hvor du præcis beskriver processen (hvem bestiller hotel, hvordan får foredragsholderen oplysninger, hvem betaler, hvornår foregår bestillingen og betalingen etc.)
  • Angiv altid en bestemt kontaktperson og email-adresse som kontaktoplysninger ved spørgsmål af denne type, så foredragsholderen tydeligt kan tjekke, om vedkommende er på rette vej
  • Præcisér, at foredragsholderen IKKE må sige ja til hotelbooking, transportbooking mv. uden at have tjekket det med denne kontaktperson.

Det kan virke lidt bureaukratisk, men vil i virkeligheden blive oplevet som en klar og tydelig hjælp set fra foredragsholderens side - og du vil som arrangementsplanlægger undgå eventuelle problemer med forsøg på snyd, som - hvis det lykkes - vil give en masse ekstra arbejde og besvær.

Hvis I hører om andre forsøg på snyd, må I gerne sende en mail til Anders Frølund på af@au.dk og fortælle om det, så vi kan udbrede viden til alle konferenceafviklere.

Vær OBS på GDPR-reglerne

Hvis du planlægger konferencer på Aarhus Universitet, er der en række ting, du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesreglerne og -forordningen (GDPR). Det gælder blandt andet brug af fotos og videoer på dit konferencewebsite eller i trykt materiale, og det gælder fx også kravet om at informere deltagerne om, at du fotograferer eller optager video under arrangementet/konferencen. Det er derfor en god idé, at lægge denne passage ind i dit program eller på dit website: "Vær opmærksom på, at arrangementet fotograferes/videooptages og at materialet kan blive anvendt i sammenhæng med omtaler af dette arrangement". Også i forhold til fx offentliggørelse af deltagerlister, indhentning af samtykke til fremtidig kommunikation og invitationer samt behandling af data skal du være opmærksom. Læs mere om deltagerlister og databehandling her

Læs mere om GDPR-reglerne her

Vær OBS på servicevinduer

Da flere af AU’s IT-systemer kan være kortvarigt ude af drift eller berørte under AU IT’s servicevindue-arbejde, er det altid en god idé at sikre, at din kommende konference eller arrangement placeres på tidspunkter, hvor der ikke ligger servicevinduer. Du kan se oversigten over de 4 årlige servicevinduer for de kommende år her: https://medarbejdere.au.dk/administration/it/planlagte-it-driftsforstyrrelser/

Læs mere specifikt om planlagte Servicevinduer her: https://driftstatus.au.dk/Servicewindow/Details/11
Læs mere om, hvad du kan forvente ved et servicevindue?: https://serviceinfo.au.dk/da/Home/Page/3
Har du spørgsmål vedr. servicevinduer, skal du kontakte IT-supporten.