4 vigtige krav til afregning

På din faktura skal følgende altid fremgå:

1. Aarhus Universitet
2. Adresse (enten enhedens adresse eller ’Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C’)
3. CVR (31 11 91 03)

Hvis ikke bilaget indeholder disse tre oplysninger, kan AU ikke få momsfradrag:

Herudover skal fakturaen også indeholde følgende oplysninger:

• Dato
• Navn på den, der har haft udgiften
• Beløb (samt angivelse af moms)
• Specifikation af køb (produkt/ydelse)

Du kan kun afregne kilometergodtgørelse* (foretaget i egen husstands bil) udover den afstand , du dagligt kører til og fra dit arbejdssted på AU.

---

* jf. §9 i Tjenesterejsecirkulæret

Hvis du har betalt for andres bespisning, skal du oplyse følgende i RejsUd:

• Fulde navn på alle deltagere
• Deres ansættelsessted
• Anledning

Når du afregner hotelovernatninger, skal faktura/kvittering – udover de obligatoriske oplysninger ovenfor - også indeholde:

• Opdeling af beløbet i overnatning og bespisning (fx morgenmad)
• Gæstens navn

Hvis bilaget ikke er opdelt i overnatning og bespisning (og AU ikke står som køber), kan AU ikke få momsfradrag. Du skal derfor kontakte hotellet og få en ny faktura for at kunne færdiggøre afregningen.

OBS: Når du afregner hotelovernatninger, så vær opmærksom på de aktuelle satser for hoteldispositionsbeløb og begrund evt. overskridelse.