Varekøb - FAQ

Når du som medarbejder køber varer på vegne af AU, er der forskellige regler og politikker, som du skal overholde.

Mange varer/services, der anvendes på Aarhus Universitet, kan købes via AU's indkøbsaftaler. Hvis den påtænkte vare er omfattet af en indkøbsaftale, skal købet foregå via aftalen - og de tilknyttede betalings- og leveringsbetingelser.
FAQ'en nedenfor er relateret til vareindkøb, som ikke er omfattet af AU's indkøbsaftaler!
FAQ'en giver svar på vareindkøb, samt hvad du skal være opmærksom på, når du efterfølgende afregner vareindkøbet.

Bestilling

  • Er der regler for, hvor man må handle? (fx indkøbsaftaler)?

    • Er der regler for, hvor man må handle? (fx indkøbsaftaler)?

      Svar:
      Det kommer an på, hvad det er, du skal købe, og i hvor store mængder. Undersøg altid om der findes en indkøbsaftale for det pågældende produkt. Det kan være AU´s egne indkøbsaftaler, eller indkøbsaftaler AU har tilsluttet sig via SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S) eller Statens Indkøb. Der hvor der ikke er aftaler, kan du købe direkte ved leverandøren.

      AU's indkøbsaftaler

      AU's indkøbspolitik

  • Er der en beløbsgrænse?

  • Må jeg handle hos webshops som Wish, Amazon og Alibaba?

    • Må jeg handle hos webshops som Wish, Amazon og Alibaba?

      Svar:
      Ja, men husk at få en faktura/kvittering på købet.

Betaling

  • Betalinger med kreditkort

    • Betalinger med kreditkort

    • Jeg ønsker ikke selv at lægge pengene ud. Kan jeg få et AU kreditkort?

      • Jeg ønsker ikke selv at lægge pengene ud. Kan jeg få et AU kreditkort?

        Svar:
        Et AU kreditkort kræver en godkendelse fra din enheds ledelse, fx institutledelsen. Når du har fået den, kan du bestille kortet hos den lokale økonomicontroller ved at udfylde blanketten 'Ansøgning og bemyndigelseserklæring' (i kort form omtalt som kreditkort blanket), som du finder på side for AU's kreditkortpolitik

    • Må jeg hæve kontanter på mit kreditkort?

      • Må jeg hæve kontanter på mit kreditkort?

        Svar:
        Der må hæves i udlandet og internationale lufthavne, som hovedregel maks. 2000,-. I RejsUd skal transaktionen altid oprettes som en "Privatudgift", og efterfølgende oprettes de udgifter, hvor du har brugt kontanterne som "Kontantudlæg"

        Læs mere i AU's kreditkortpolitik

    • Må jeg tilknytte mit AU-kort til Mobilepay?

      • Må jeg tilknytte mit AU-kort til Mobilepay?

        Svar:
        Ja, men vær opmærksom på, hvilket kort du bruger til at betale med. I tilfælde af, at du får refunderet en udgift, kommer de tilbage på dit primærkort, som i udgangspunkt et er dit private kort.

    • Må jeg låne mit kreditkort ud?

      • Må jeg låne mit kreditkort ud?

        Svar:
        Nej. Et AU kreditkort udstedt til dig, må kun benyttes af dig personligt.

        Læs mere i AU's kreditkortpolitik

    • Jeg har ved en fejl foretaget et privat indkøb på AU kortet - hvad gør jeg?

      • Jeg har ved en fejl foretaget et privat indkøb på AU kortet - hvad gør jeg?

        Svar:
        Transaktionen skal afregnes i RejsUd, hvor du anvender omkostningstypen "Privatbrug af kreditkort".

        Hvis afregningen medfører, at du kommer til at skylde AU penge, skal det negative beløb indbetales til AU. Når Rejsegruppen kontrollerer din afregning, vil der blive sendt en mail med informationer om, hvordan du laver en indbetaling til AU.

        Læs mere i AU's kreditkortpolitik

    • Leverandør/webshop har trukket beløbet for en vare 2 gange på mit kreditkort – hvad gør jeg?

      • Leverandør/webshop har trukket beløbet for en vare 2 gange på mit kreditkort – hvad gør jeg?

        Svar:
        Forretningen eller virksomheden, hvor du har handlet, er ansvarlig for eventuelle fejl. Derfor skal du starte med at kontakte dem. Hvis din henvendelse til forretningen/webshoppen ikke hjælper, kan du reklamere over fejlen til AU’s kreditkortudsteder SEB Kort.

        Du kan finde kontaktoplysninger til SEB i AU's kreditkortpolitik

    • Jeg har ikke modtaget de varer, jeg har bestilt – hvad gør jeg?

      • Jeg har ikke modtaget de varer, jeg har bestilt – hvad gør jeg?

        Svar:
        Forretningen eller virksomheden, hvor du har handlet, er ansvarlig for eventuelle fejl. Derfor skal du starte med at kontakte dem. Hvis din henvendelse til forretningen/webshoppen ikke hjælper, kan du reklamere over fejlen til AU’s kreditkortudsteder SEB Kort.

        Du kan finde kontaktoplysninger til SEB i AU's kreditkortpolitik


    • Jeg har en transaktion på mit kort, jeg ikke kender til – hvad gør jeg?


      • Jeg har en transaktion på mit kort, jeg ikke kender til – hvad gør jeg?

        Svar:
        Undersøg hvem der har trukket pengene på kortet, og kontakt pågældende forretning eller virksomhed, da den er ansvarlig for eventuelle fejl. Hvis din henvendelse til forretningen ikke hjælper, skal du kontakte kreditkortudstederen SEB Kort og gøre opmærksom på de transaktioner, du ikke selv har foretaget.

        Du kan finde kontaktoplysninger til SEB i AU's kreditkortpolitik



  • Andre betalingsmidler (Paypal og MobilePay)

    • Andre betalingsmidler

    • Må jeg betale for varekøb via Paypal?

      • Må jeg betale for varekøb via Paypal?

        Svar:
        Ja, men vær opmærksom på, at de samme fakturakrav gælder, som for alle andre leverandører. Følgende skal stå på faktura:

        - AU's navn og adresse
        - CVR nummer
        - Dato
        - Specifikation af købet
        - Moms

        Hvis disse krav ikke er opfyldt, kan AU ikke få fradrag for momsen. Det betyder, at hvis varen er indkøbt til et projekt eller på en bevilling, vil disse blive belastet af det fulde beløb inklusiv moms.

        https://skat.dk/skat.aspx?oid=2068789 

    • Må jeg betale for varekøb via MobilePay?


      • Må jeg betale for varekøb via MobilePay?

        Svar:
        Ja, men vær opmærksom på, at de samme fakturakrav gælder som for alle andre leverandør. Der følger sjældent en faktura med, når du betaler via MobilePay, så her skal du særskilt bede leverandøren om at eftersende denne. Uden faktura skal du vedhæfte en udfyldt tro og love erklæring sammen med afregningen i RejsUd. Erklæringen finder du på siden med blanketter.

  • Må jeg betale for andres indkøb?

    • Må jeg betale for andres indkøb?

      Svar:
      Ja, men husk at oplyse fulde navn og ansættelsessted på den, du betaler for, når du afregninger. Og så er det en god ide at oplyse årsag og anledning.

  • Må jeg betale for abonnementer og medlemskaber?

    • Må jeg betale for abonnementer og medlemskaber?

      Svar:
      Ja, hvis det skal bruges i arbejdsmæssigt øjemål.

Levering

  • Må jeg få leveret varer indkøbt til AU til min private adresse?

    • Må jeg få leveret varer indkøbt til AU til min private adresse?

      Svar:
      Ja, men fakturaen skal være udstedt til AU. Leveringsadressen må gerne være privat, men der må ikke være tvivl om, hvorvidt varerne er indkøb til AU - eller til dig som privatperson.

  • En vare indkøbt til AU er ikke blevet leveret – hvad gør jeg så?

    • En vare indkøbt til AU er ikke blevet leveret – hvad gør jeg så?

      Svar:
      Du skal kontakte leverandøren. Det er dit ansvar at sikre at varen bliver leveret, når du indkøber på AU’s vegne.

Afregning

  • Hjælp til afregning

    • Hjælp til afregning

    • Hvordan afregner jeg et varekøb?

      • Hvordan afregner jeg et varekøb?

        Svar:
        Hvis du har købt en vare på vegne af AU, skal du afregne udgiften i RejsUd, uanset om du selv har betalt, eller om den er betalt med et AU kreditkort.

        Under systemsiden for RejsUd finder du vejledning til, hvordan du opretter en afregning i RejsUd.

    • Hvilke sagsnummer (projekt) og sagsopgave skal jeg bruge, når jeg laver en afregning?

      • Hvilke sagsnummer (projekt) og sagsopgave skal jeg bruge, når jeg laver en afregning?

        Svar:

      • Hvis du er ansat på et fakultet, skal du kontakte en institutsekretær eller projektøkonom/controller, hvis du er i tvivl om, hvor udgifter skal konteres

      • Hvis du er ansat i Fællesadministrationen (vicedirektørområder m.fl.), kan du finde konteringsvejledninger på denne side.

    • Hvordan afregner jeg en vare, der efterfølgende refunderes?

      • Hvordan afregner jeg en vare, der efterfølgende refunderes?

        Svar:
        Udgiften skal afregnes i RejsUd, hvor du anvender udgiftstype " udlæg til viderefakturering" i afregningen skriver du firmaets navn, adresse, CVR nummer og navn på kontaktperson vi skal sende en faktura til.

        Læs mere på siden om refusion og udlæg.

    • Hvordan deler jeg udgiften til et varekøb mellem flere projekter?

      • Hvordan deler jeg udgiften til et varekøb mellem flere projekter?

        Svar:
        Det skal ske, når du opretter udgiften i RejsUd.
        Under systemsiden for RejsUd finder du vejledning til opdeling af transaktioner.

        Kontakt RejsUd-supporten, hvis du er i tvivl om en afregning.

    • Hvordan afregner jeg kontanter, jeg ikke fik brugt, som er hævet på mit AU kreditkort?


      • Hvordan afregner jeg kontanter, jeg ikke fik brugt, som er hævet på mit AU kreditkort?

        Svar:
        Det hævede beløb skal oprettes med udgiftstypen ”Privat brug af kreditkort”. Herefter skal de brugte beløb oprettes som ”Kontantudlæg”.

        Kontakt RejsUd-supporten, hvis du er i tvivl om en afregning.

        Hvis afregningen medfører, at du kommer til at skylde AU penge, skal det negative beløb indbetales til AU. Når Rejsegruppen kontrollerer din afregning, vil der blive sendt en mail med informationer om, hvordan du laver en indbetaling til AU.

        Læs mere i AU's kreditkortpolitik

  • Krav til bilag/dokumentation af udgifter, der skal afregnes i RejsUd

    • Krav til bilag/dokumentation af udgifter, der skal afregnes i RejsUd:

    • Hvad skal der stå på fakturaen?

      • Hvad skal der stå på en faktura?

        Svar:
        Følgende skal stå på faktura:

        - AU's navn og adresse
        - CVR nummer
        - Dato
        - Specifikation af købet
        - Moms

        Hvis disse krav ikke er opfyldt, kan AU ikke få fradrag for momsen. Det betyder, at hvis varen er indkøbt til et projekt eller på en bevilling, vil disse blive belastet af det fulde beløb inklusiv moms.

        https://skat.dk/skat.aspx?oid=2068789

    • Fakturaen er ikke udstedt til AU, men til mig eller en anden - Hvad gør jeg?

      • Fakturaen er ikke udstedt til AU, men mig eller en anden - Hvad gør jeg?

        Svar:
        Start med at kontakte leverandøren og forsøge at få fakturaen ændret. Hvis dette ikke er muligt, kan AU desværre ikke få fradrag for momsen. Det betyder, at hvis varen er indkøbt til et projekt eller på en bevilling, vil disse blive belastet af det fulde beløb inklusiv moms.

    • Kan en ordrebekræftelse accepteres som dokumentation for en udgift?

      • Kan en ordrebekræftelse accepteres som dokumentation for en udgift?

        Svar:
        Hvis varens betegnelse, pris, moms og leverandør fremgår, samt at varen er betalt, kan en ordrebekræftelse til nød accepteres. Mangler en af disse oplysninger vil den ikke gå igennem systemet.

    • Kan en MobilePay kvittering accepteres som dokumentation for en udgift?

      • Kan en MobilePay kvittering accepteres som dokumentation for en udgift?

        Svar:
        Nej. Der skal sammen med kvitteringen vedhæftes en faktura eller et bilag fra leverandøren/butikken, der indeholder følgende oplysninger:

        - AU's navn og adresse
        - CVR nummer
        - Dato
        - Specifikation af købet
        - Moms

        Læs mere om fakturakrav på SKATs hjemmeside: https://skat.dk/skat.aspx?oid=2068789.

    • Jeg har mistet kvitteringen for en udgift/et indkøb – hvad gør jeg?


      • Jeg har mistet kvitteringen for en udgift/et indkøb – hvad gør jeg?

        Svar:
        Som udgangspunkt er det nødvendigt med en form for kvittering eller bilag, der dokumenterer købet – for at kunne afregne udgiften i RejsUd. Det er derfor vigtigt at huske at gemme bilag - eller tage billeder af dem løbende.

        Hvis der ikke kan fremskaffes en kvittering, kan du anvende en tro og love erklæring, mail eller kommentar i afregningen, der beskriver købet, beløb og dato. Hvis købet overstiger 130 DKK er det ikke nok med en mail eller kommentar - så skal du anvende en tro og love erklæring.

        Under siden med blanketter finder du tro og love erklæringen i boksen for RejsUd.