Projekt RejsUd

RejsUd

Informationer om projektet

Den 21. august skiftede Aarhus Universitet rejseafregningssystem. 
Det nye system, RejsUd, kan bl.a. selv beregne afstande via google maps, og kan bruges både fra mobil og tablet.

Tidsplan for overgangen fra AURUS til RejsUd

  • RejsUd tages brug fra den 21. august 2018
  • Alle medarbejdere bedes håndtere uafsluttede rejseafregninger og kreditkorttransaktioner inden de går på ferie, dog senest op til 1. august.
  • 1. august stopper kreditkortransaktioner med at blive afregnet i AURUS, og transaktioner i juli måned skal afregnes i AURUS hurtigst muligt.
  • Rejser foretaget i perioden 1.-21. august 2018 skal ikke afregnes, før RejsUd åbner den 21. august
  • Nuværende brugere i AURUS får tilsendt nyt brugernavn og adgangskode i ugen op til 21. august.
  • Intromøder og evt. efterfølgende webinar finder sted fra medio august

Kommunikationsplan

Nyhed på medarbejdere.au.dk, som efterfølgende bliver delt på relevante (fakultets)platforme og interne nyhedsbreve.

Ultimo maj

Opslag i administrationens nyhedsbrev Ultimo maj
Infoboks på AURUS forside Juni
Popup-besked ved logon på AURUS Juni
Reminder-mail til alle ansatte om at afslutte transaktioner inden ferie Juni
Mail med nyt brugernavn og adgangskode til nuværende AURUS-brugere Uge 33
Mail til alle om lukning af AURUS Uge 34

Projektets organisering

  • Projektet er organiseret med en styregruppe, projektejer, projektleder, projektgruppe og referencegrupper.

  • Styregruppe

    • Styregruppe

      Styregruppen er ansvarlig for projektets gennemførelse. Der afholdes månedlige styregruppemøder, hvortil der skrives beslutningsreferater. Styregruppen har udpeget en projektejer, der har det daglige ledelsesmæssige ansvar for projektet.

      Styregruppens medlemmer er:

      AU Økonomi og Bygninger:
      Niels Jørgen Rasmussen, Vicedirektør
      Anette Svejstrup, Sekretariatschef
      Arne N. Skov, Regnskabschef

      Health Økonomi:
      Inger Rønde Jeppesen, Økonomichef

      Science & Technology – Økonomi:
      Karin Sutherland, Kst. Økonomichef

      Arts &BSS Økonomi:
      Mathias Madsen, Kst. Økonomichef

      AU-IT:
      Kristine Stougaard Thomsen, Udviklingschef

      Styregruppeformand: Niels Jørgen Rasmussen, Vicedirektør

      Projektejer: Anette Svejstrup, Sekretariatschef

  • Projektledelse

    • Projektledelse

      Projektlederen refererer til projektejeren og forestår den daglige ledelse af projektet. Projektlederen deltager i styregruppemøder som sekretariat.

      Projektleder: Merete Foged, Systemkonsulent/projektleder

  • Projektgruppe

    • Projektgruppe

      Projektgruppen refererer til projektlederen. Der holdes 1-times møder med 14 dages intervaller. Af projektgruppen kan der dannes arbejdsgrupper/referencegrupper, der adhoc arbejder med kommunikation, vejledningsmateriale, testdrejebøger, test mv.

      Der skrives beslutningsreferater af projektmøderne. I forbindelse med arbejdsgruppernes opgaver udfærdiges arbejdsnotater.

      Projektgruppen, der betragtes som en ”bruttogruppe” består af følgende medlemmer:

      Økonomisekretariatet:
      Mads Lundøer Madsen, systemkonsulent
      Dorte Kondrup, systemkonsulent

      Fællesadministrationen:
      Vibeke Pedersen, VD-controller
      NN, sekretær

      Regnskab, Rejsegruppen:
      Lise Mortensen, teamleder
      Mette Brynolf Cáceres

      Regnskab, Servicegruppen:
      Bente Wissing Brøndum, teamleder
      Bente D. Rasmussen

      Regnskab, Betalingsgruppen:
      Michael Krattet

      ARTS-BSS Økonomi:
      Paul Dyrberg
      Stine Vindfeldt Tobiesen

      ARTS-BSS Sekretærer:
      Kate Andersen
      Malene Poulsen (referencegruppe)

      Health Økonomi:
      Elsy Barutwanyo
      Christina Bekhøi

      Health Sekretærer:
      Enette Berndt Knudsen
      Linda Edge (referencegruppe)

      Science & Technology Økonomi:
      Susanna Holm Nielsen
      Britta Breinbjerg

      Science & Technology Sekretærer:
      Birgitte Dahl
      Marianne Sommer (referencegruppe)

Har du spørgsmål..

..kan du sende dem til projektleder


1444109 / i40