Projektet RejsUd
RejsUd
Informationer om projektet
Den 21. august skiftede Aarhus Universitet rejseafregningssystem.
Det nye system, RejsUd, kan bl.a. selv beregne afstande via google maps, og kan bruges både fra mobil og tablet.
Tidsplan for overgangen fra AURUS til RejsUd
- RejsUd tages brug fra den 21. august 2018
- Alle medarbejdere bedes håndtere uafsluttede rejseafregninger og kreditkorttransaktioner inden de går på ferie, dog senest op til 1. august.
- 1. august stopper kreditkortransaktioner med at blive afregnet i AURUS, og transaktioner i juli måned skal afregnes i AURUS hurtigst muligt.
- Rejser foretaget i perioden 1.-21. august 2018 skal ikke afregnes, før RejsUd åbner den 21. august
- Nuværende brugere i AURUS får tilsendt nyt brugernavn og adgangskode i ugen op til 21. august.
- Intromøder og evt. efterfølgende webinar finder sted fra medio august
Kommunikationsplan
| Nyhed på medarbejdere.au.dk, som efterfølgende bliver delt på relevante (fakultets)platforme og interne nyhedsbreve. | Ultimo maj |
| Opslag i administrationens nyhedsbrev | Ultimo maj |
| Infoboks på AURUS forside | Juni |
| Popup-besked ved logon på AURUS | Juni |
| Reminder-mail til alle ansatte om at afslutte transaktioner inden ferie | Juni |
| Mail med nyt brugernavn og adgangskode til nuværende AURUS-brugere | Uge 33 |
| Mail til alle om lukning af AURUS | Uge 34 |
Projektets organisering
-
Projektet er organiseret med en styregruppe, projektejer, projektleder, projektgruppe og referencegrupper.
Styregruppe
Styregruppe
Styregruppen er ansvarlig for projektets gennemførelse. Der afholdes månedlige styregruppemøder, hvortil der skrives beslutningsreferater. Styregruppen har udpeget en projektejer, der har det daglige ledelsesmæssige ansvar for projektet.
Styregruppens medlemmer er:
AU Økonomi og Bygninger:
Niels Jørgen Rasmussen, Vicedirektør
Anette Svejstrup, Sekretariatschef
Arne N. Skov, Regnskabschef
Health Økonomi:
Inger Rønde Jeppesen, Økonomichef
Science & Technology – Økonomi:
Karin Sutherland, Kst. Økonomichef
Arts &BSS Økonomi:
Mathias Madsen, Kst. Økonomichef
AU-IT:
Kristine Stougaard Thomsen, Udviklingschef
Styregruppeformand: Niels Jørgen Rasmussen, Vicedirektør
Projektejer: Anette Svejstrup, Sekretariatschef
Projektledelse
-
Projektledelse
Projektlederen refererer til projektejeren og forestår den daglige ledelse af projektet. Projektlederen deltager i styregruppemøder som sekretariat.
Projektleder: Merete Foged, Systemkonsulent/projektleder
-
-
Projektgruppe
-
Projektgruppe
Projektgruppen refererer til projektlederen. Der holdes 1-times møder med 14 dages intervaller. Af projektgruppen kan der dannes arbejdsgrupper/referencegrupper, der adhoc arbejder med kommunikation, vejledningsmateriale, testdrejebøger, test mv.
Der skrives beslutningsreferater af projektmøderne. I forbindelse med arbejdsgruppernes opgaver udfærdiges arbejdsnotater.
Projektgruppen, der betragtes som en ”bruttogruppe” består af følgende medlemmer:
Økonomisekretariatet:
Mads Lundøer Madsen, systemkonsulent
Dorte Kondrup, systemkonsulent
Fællesadministrationen:
Vibeke Pedersen, VD-controller
NN, sekretær
Regnskab, Rejsegruppen:
Lise Mortensen, teamleder
Mette Brynolf Cáceres
Regnskab, Servicegruppen:
Bente Wissing Brøndum, teamleder
Bente D. Rasmussen
Regnskab, Betalingsgruppen:
Michael Krattet
ARTS-BSS Økonomi:
Paul Dyrberg
Stine Vindfeldt Tobiesen
ARTS-BSS Sekretærer:
Kate Andersen
Malene Poulsen (referencegruppe)
Health Økonomi:
Elsy Barutwanyo
Christina Bekhøi
Health Sekretærer:
Enette Berndt Knudsen
Linda Edge (referencegruppe)
Science & Technology Økonomi:
Susanna Holm Nielsen
Britta Breinbjerg
Science & Technology Sekretærer:
Birgitte Dahl
Marianne Sommer (referencegruppe)
-