Eksternt og internt salg
AU har behov for et nyt system, der kan håndtere salg af varer fordi det nuværende system, AU Webshop, er forældet og har en del mangler, som både gør det svært for brugerne at løse deres opgaver, og kræver rigtig meget administration i regnskabsafdelingen.
Formålet med projektet er at implementere et standardsystem, der kan benyttes til eksternt og internt varesalg på AU, så AU Webshop kan lukkes. Samtidig vil man sigte efter et system, der kan understøtte flere opgaver end AU Webshop kan i dag, f.eks. mulighed for lagerstyring, internt salg og automatisk fakturering.
Projektet er gået i gang i februar 2019, og forventes at være færdigt i efteråret 2020.
På denne side kan du læse mere om projektet, samt holde dig opdateret om projektets fremdrift.
Kravene til det nye system udformes på baggrund af workshops med referencegruppen, der afholdes i maj 2019.
Hvis man ikke er med i projektets referencegruppe, men har behov som AU’s kommende webshop system gerne skal kunne understøtte, kan man i løbet af maj 2019 sende en beskrivelse af behovene til projektlederen Birgitte Ballebye på bib@au.dk.
Projektgruppen analyserer og prioriterer de indmeldte behov i løbet af juni 2019 og udformer kravene til det nye system.
Kravene til systemet skal godkendes af projektets styregruppe.
April 2019
Styregruppen har godkendt PID version 1 og tidsplanen for projektet. Projektet er overgået til næste fase: Foranalysen.
Projektgruppen planlægger workshops med referencegruppen.
AI forbindelse med projekt 617 – Nyt arrangementtilmeldingssystem blev det identificeret, at den eksisterende AU webshop løser to behov: arrangementtilmeldinger og salg af varer. I projekt 617 blev der valgt et arrangementtilmeldingssystem, Conference Manager, som løser behovet for systemunderstøttelse af arrangementtilmeldinger. Conference Manager egner sig ikke til varesalg, og denne leverance blev derfor scopet ud af projekt 617. For at kunne optimere og digitalisere processen for internt og eksternt varesalg af både fysiske og elektroniske varer er der således brug for et nyt system, så AU webshop kan lukkes.
Systemet, der bruges til varesalg i dag, AU webshop, er en løsning, der er udviklet af DPU. I forbindelse med universitetssammenlægningerne i 2007 og 2008 blev webshoppen implementeret som en samlet AU løsning. Webshopløsningen er forældet, da den ikke opdateres i takt med browseropdateringer. Det er uhensigtsmæssigt for brugeroplevelsen, at webshoppen ikke er kompatibel med nyere browser-versioner, som kræves af andre AU systemer.
Webshoppen håndterer i dag salg af varer og leje af udstyr, f.eks. leje af bogskabe, hvorimod arrangementstilmeldinger er migreret til systemet, Conference Manager, som en del af projekt 617. I webshoppen foregår salg af varer ved at en vare oprettes med en kort beskrivelse og en pris, hvorefter køberen får et link tilsendt via mail. Via linket kan køberen bestille og betale for varen enten via kreditkort eller faktura.
AU webshop har ikke funktionalitet til internt salg. I dag håndteres internt salg ved, at AU Regnskab har håndholdte lister over, hvad der er solgt til hvilke enheder, og der skal udfyldes lange omposteringslister, som efterfølgende skal sendes rundt mellem afdelinger på AU. Derudover er der ingen integration til AU’s økonomisystem, Navision, hvilket har den konsekvens, at der bliver brugt mange ressourcer i regnskabsafdelingen på at udstede fakturaer til kunder, der ønsker at betale på baggrund af faktura. Der er mange fejlkilder, da data indtastes manuelt grundet manglende stamdata i AU webshop, eksempelsvis kontostreng. Desuden understøtter og overholder den nuværende webshop ikke alle punkter i moms- og forbrugerbeskyttelseslovgivningen og GDPR.
Projektets mål er at udvælge og implementere et standardsystem, der
Projektets startdato er: 01.02.2019
Projektets forventede slutdato er: 30.09.2020
AR
ST
HE
Aarhus BSS
FA
Har du spørgsmål til projektet, kan du kontakte: