Kravene til det nye system udformes på baggrund af workshops med referencegruppen, der afholdes i maj 2019.

Hvis man ikke er med i projektets referencegruppe, men har behov som AU’s kommende webshop system gerne skal kunne understøtte, kan man i løbet af maj 2019 sende en beskrivelse af behovene til projektlederen Birgitte Ballebye på bib@au.dk.  

Projektgruppen analyserer og prioriterer de indmeldte behov i løbet af juni 2019 og udformer kravene til det nye system.

Kravene til systemet skal godkendes af projektets styregruppe.

Februar 2020
Styregruppen valgte i december at tegne kontrakt om en webshopløsning fra firmaet HØKS. Løsningen er standardsystemet MAGENTO.

Den nye AU webshop implementeres i foråret 2020 og skal i drift fra 1. maj 2020. På sammen tid lukker den nuværende webshop.

Den nye AU webshop er et ægte webshop system til salg af varer og digitale produkter. Alle arrangementer skal håndteres i Conference Manager.

Baggrund

AI forbindelse med projekt 617 – Nyt arrangementtilmeldingssystem blev det identificeret, at den eksisterende AU webshop løser to behov: arrangementtilmeldinger og salg af varer. I projekt 617 blev der valgt et arrangementtilmeldingssystem, Conference Manager, som løser behovet for systemunderstøttelse af arrangementtilmeldinger. Conference Manager egner sig ikke til varesalg, og denne leverance blev derfor scopet ud af projekt 617. For at kunne optimere og digitalisere processen for internt og eksternt varesalg af både fysiske og elektroniske varer er der således brug for et nyt system, så AU webshop kan lukkes.

Systemet, der bruges til varesalg i dag, AU webshop, er en løsning, der er udviklet af DPU. I forbindelse med universitetssammenlægningerne i 2007 og 2008 blev webshoppen implementeret som en samlet AU løsning. Webshopløsningen er forældet, da den ikke opdateres i takt med browseropdateringer. Det er uhensigtsmæssigt for brugeroplevelsen, at webshoppen ikke er kompatibel med nyere browser-versioner, som kræves af andre AU systemer.

Webshoppen håndterer i dag salg af varer og leje af udstyr, f.eks. leje af bogskabe, hvorimod arrangementstilmeldinger er migreret til systemet, Conference Manager, som en del af projekt 617. I webshoppen foregår salg af varer ved at en vare oprettes med en kort beskrivelse og en pris, hvorefter køberen får et link tilsendt via mail. Via linket kan køberen bestille og betale for varen enten via kreditkort eller faktura.

AU webshop har ikke funktionalitet til internt salg. I dag håndteres internt salg ved, at AU Regnskab har håndholdte lister over, hvad der er solgt til hvilke enheder, og der skal udfyldes lange omposteringslister, som efterfølgende skal sendes rundt mellem afdelinger på AU. Derudover er der ingen integration til AU’s økonomisystem, Navision, hvilket har den konsekvens, at der bliver brugt mange ressourcer i regnskabsafdelingen på at udstede fakturaer til kunder, der ønsker at betale på baggrund af faktura. Der er mange fejlkilder, da data indtastes manuelt grundet manglende stamdata i AU webshop, eksempelsvis kontostreng. Desuden understøtter og overholder den nuværende webshop ikke alle punkter i moms- og forbrugerbeskyttelseslovgivningen og GDPR.

Mål

Projektets mål er at udvælge og implementere et standardsystem, der

• understøtter processen for internt og eksternt varesalg på AU, så manuelle arbejdsgange i forbindelse med omposteringer, kontering, godkendelse af kontostrengen og fakturering elimineres. Varesalget omfatter både fysiske varer, download af elektroniske artikler, abonnementer, f.eks. opkrævning af husleje, samt leje af udstyr, herunder deposita hvor penge skal kunne returneres til lejer efter endt lejeperiode.
• kan danne fakturaer automatisk
• har funktionalitet til lagerstyring af varesalg
• er brugervenligt for AU brugere samt eksterne og interne kunder
• følger leverandørens opdateringer og opgraderes løbende
• kan integreres med Navision og andre systemer på AU
• understøtter og overholder moms- og forbrugerbeskyttelseslovgivningen
• understøtter og overholder GDPR
• erstatter funktionaliteten i den eksisterende AU webshop, så den kan udfases. Herunder slukning og sletning af de AD’er og domæner, der holdes kørende af hensyn til den eksisterende webshop.

Projektets startdato er: 01.02.2019

Projektets forventede slutdato er: 30.09.2020

Den overordnede projektplan kan ses her.

Styregruppe

• Niels Damgaard Hansen, Administrationschef ST, Styregruppeformand
• Anette Svejstrup, Sekretariatschef Ø&B, Projektejer
• Kristine Stougård Thomsen, IT-udviklingschef, AU IT
• Inger Rønde Jeppesen, Økonomichef Health
• Ketty Svarre Christensen, Teamleder Ø&B – Debitor
• Carsten Dalsager, Institutssekretariatsleder Psykologisk Institut
• Morten Pless, Institutssekretariatsleder, Institut for Biomedicin

Projektgruppe

• Merete Foged, Projektleder Ø&B - Økonomisekretariatet
• Zarema Rottenburg, Systemadministrator Ø&B - Økonomisekretariatet
• Ketty Svarre Christensen, Teamleder Ø&B – Debitorgruppen
• Xenia Nørgård Christensen, Regnskabsmedarbejder, Ø&B - Debitorgruppen
• Britta True, Regnskabsmedarbejder, Ø&B – Debitorgruppen

Udvidet projektgruppe

• Dorte Kondrup, Systemadministrator Ø&B
• Søren Juhl, AU IT – Arkitekturteamet, systemarkitektur
• Daniel Jalal Grolin, AU IT – Arkitekturteamet, enterprisearkitektur

Referencegruppe grupperet efter hovedområde
AR

• Anette Eriksen, DPU, (salg af bøger m.m.)
• Michael Møltorp, Administrationscenter Arts – IT support, (formand for indkøbsfagruppen, som styrer de 5 it webshops og systemejer på Bifrost)
• Susanne Bilde, Administrationscenter Arts, (STADS-integration fra procesvinkel)

ST

• Carsten Pedersen, Institut for Kemi, (internt salg af laboratorieudstyr)
• Henning Gregers Jensen, Administrationscenter ST – ST Økonomi, forretningscontroller
• Jørgen Dahlgaard, Redaktør Aktuel Naturvidenskab, (abonnementsordning som pt. håndteres eksternt)
• Karl-Martin Vagn Jensen, Institut for Agroøkologi – Entomologi og Plantepatologi, (salg af elektroniske artikler)
• Maria Kragelund, Interdisciplinary Nanoscience Center, (deposita)
• Maria Svenstrup Harder, Administrationscenter ST, (kantinehåndtering)

HE

• Elsy Barutwanayo, Projektøkonom, Administrationscenter Health – HE Økonomi
• John Albertsen, AU Tryk, (omposteringer)
• Kim Sørensen, Institut for Odontologi og Oral Sundhed, brugerrepræsentant
• Annette Kudahl Jensen, Institut for Biomedicin, (deposita på knoglekasser)
• Inge Korup, Institut for Retsmedicin, (lagerstyring)
• Sanne Rotvig Christensen, Institut for Retsmedicin, (lagerstyring)

Aarhus BSS

• Stine Vindfeldt Tobiesen, Forretningscontroller, Aarhus BSS
• Marianne Bjerregaard Christiansen, Psykologisk Institut, (salg af kompendier, Cool Kids)

FA

• Anders Frølund, Events og Kommunikationsstøtte, (AU Merchandise)
• Bente Wissing Brøndum, Servicegruppen AU Ø&B, (internt salg)
• Dag Amund Helstad, AU Uddannelse – Studiesystemer, (STADS integration)
• Mads Lundøer Madsen, Økonomisekretariatet, (STADS integration)

Pilotgruppe

• Health, Institut for Biomedicin – Deposita og undervisningsmaterialer ved Annette Kudahl Jensen
• Nat, Interdisciplinary Nanoscience (iNANO) – Deposita Ida Haugaard Sørensen
• Aarhus BSS, Psykologisk Institut – Salg af kompendier mm ved Marianne Bjerregaard Madsen
• Aarhus BSS, Administrationscenter BSS – Salg af licenser til studerende ved Andreas Okkels Overgaard Thomsen