Så er årsafslutningen igen nært forestående, og i den forbindelse er der ganske få, men vigtige deadlines vi gerne vil have, I overholder og videreformidler til relevante parter på jeres institut/enhed. Det er blandt andet i forhold til dokumentationskrav i forbindelse med hjemskrivning af eksterne midler, det er vigtigt, at deadlines overholdes.
I finder de frister, der kan være relevante for jer i nedenstående oversigt.
Vær OBS på periodiseringen, så vi sikrer, at alle fakturaer vedr. 2022 varemodtages i IndFak, og alle rejseafregninger vedr. 2022 oprettes og sendes til kontrol m.v., så vi får dem i 2022-regnskabet.
| System/emne | Opgave | Deadline | Bemærkninger |
|---|---|---|---|
| Salgsfakturaer | Besked og grundlag til Nat-Tech Økonomi om at udarbejde en salgsfaktura | Onsdag den 14. december | Gælder kun fakturaer hvor udsendelse forventes inden d. 6. januar for regnskabsåret 2022. Der udsendes ikke fakturaer i perioden d. 7. januar - d. 12. januar (begge dage inkl.). Fakturaer, der afleveres efter d. 14. december men inden d. 9. januar, kan forventes udsendt i perioden d. 13. januar - d. 19. januar. BEMÆRK: For nye projekter går der op til 14 dage fra modtagelse af kontrakt, til der kan udskrives en faktura. |
| Manuelle rejse- og udgiftsafregninger i REEX | Frist for udfyldelse af REEX-link for samarbejdspartnere. | Fredag den 23. december | Alle afregninger tastet inden fristen medtages i regnskabet for 2022. OBS: Der kan ikke oprettes nye eksterne mellem d. 6. januar og d. 18. januar. |
| RejsUd, rejseafregninger (og forskud) med startdato i 2022 | Garanteres med i regnskabet for 2022, hvis oprettet og sendt til kontrol senest på denne dato. | Mandag den 2. januar | Alle rejseafregninger/forskud med startdato i 2022 tages med i regnskabet for 2022. |
| RejsUd, udgiftsafregninger vedr. 2022 | Kommer automatisk med i regnskabet for 2022, hvis sendt til kontrol senest på denne dato. | Mandag den 2. januar | Alle udgiftsafregninger sendt til kontrol inden fristen tages med i regnskabet for 2022. |
| Udenlandske fakturaer og kreditnotaer | Maile udenlandske fakturaer til kreditorhotline@au.dk (husk angivelse af fakultet og institut i emnefelt, f.eks. NS-CHEM 2022). | Tirsdag den 3. januar | Udenlandske fakturaer sendes herefter til varemodtagelse i IndFak hos rette rekvirent. |
| ProMark tidsregistrering | Tidsregistrering skal være foretaget og alle måneder signet off. | Tirsdag den 3. januar | Hvis det på nogen måde er muligt at taste sit ferie/fravær og signe off før jul, vil det være en stor hjælp. |
| Leverandørers fakturaer til AU (almindeligt flow) | Leverandører har frist for fremsendelse af fakturaer vedr. 2022 til AU. | Mandag den 9. januar | Bed meget gerne leverandørerne fremsende fakturaer inden juleferien. Fakturaer sendes herefter til varemodtagelse i IndFak hos rette rekvirent. |
| Salgsfakturaer | Besked og grundlag til Nat-Tech Økonomi om at udarbejde en salgsfaktura. | Mandag den 9. januar | Gælder kun fakturaer for regnskabsåret 2022. Se øverste punkt. Bemærk fakturaer kan forventes udsendt senest d. 19. januar. |
| Interne driftsomposteringer mellem hovedområder | Besked til Nat-Tech Økonomi om at foretage ompostering. | Torsdag den 12. januar | Fordeling af driftsudgifter/indtægter til andre fakulteter. |
| IndFak, fakturaer og kreditnotaer | Rekvirenter: Varemodtagelse af fakturaer. | Fredag den 13. januar | Hvis det på nogen måde er muligt at varemodtage tidligere, sætter vi stor pris herpå. |
| mTEMPUS, indberetning af timer | Indberetning af timer i mTEMPUS til godkendelse vedr. timelønsudbet. for 2022. | Onsdag den 18. januar | Til efterfølgende godkendelse hos projekt-/forretningscontroller |
| Lønomposteringer (ikke tidsregistrerende enheder) samt driftsomposteringer inden for Nat-Tech | Besked til Nat-Tech Økonomi om at foretage ompostering. | Mandag den 23. januar | Har du kendskab til løn eller drift, der skal omposteres, så send en mail til din projekt-/forretningscontroller. |