Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Overgang til Statens artskontoplan

Overgang til Statens artskontoplan

  • Overgang til Statens artskontoplan

  • Informationer om projektet

I maj 2019 overgår AU til Statens artskontoplan. Det skyldes, at alle institutioner under Uddannelses- og Forskningsministeriet skal have fælles kontoplan fra 2021 for at gøre dem mere sammenlignelige.

Konteringsinstruks og kontobro

Konteringsinstruks

Via nedenstående links finder du konteringsinstrukserne til den nye artskontoplan. Der er en separat instruks for driftskonti (resultatopgørelse) med og uden løn samt en instruks for balancen.

Via nedenstående link finder du den samlede konteringsinstruks i Excel. I Excelfilen kan du finde oplysninger om kontotype, gruppering i det nye artskontohierarki samt om kontoen er en indtægts/omkostningskonto.

Samlet konteringsinstruks

Kontobro

Via nedenstående link finder du kontobroen, som kobler den nye artskontoplan med den gamle.

Det er vigtigt, at du anvender konteringsinstruksen og ikke udelukkende anvender kontobroen, når du bruger de nye artskonti i konteringen, da instruksen er ændret for flere artskonti.

Der er oprettet nye artskonti, som ikke kan kobles til den gamle artskontoplan. Disse konti er angivet med ”Ingen konvertering” i kontobroen.

Kontobro

Materiale til informationsmøder

I løbet af maj afholder økonomienhederne i administrationscentrene samt i Økonomi og Bygninger informationsmøder om den nye artskontoplan for relevante medarbejdere. På møderne vil der være en gennemgang af væsentlige ændringer i forhold til den gamle artskontoplan samt andre vigtige opmærksomhedspunkter i forhold til anvendelsen af den nye.

Du finder materialet til møderne via nedenstående link.

Materiale til informationsmøder

Tidsplan og proces

Overgangen til Statens artskontoplan får betydning for flere systemer på AU. Du kan se konsekvenserne for de enkelte systemer via nedenstående links.

Den nye artskontoplan kan først findes på hjemmesiden den 1. maj 2019.

I forbindelse med overgangen til Statens artskontoplan ændres ikke ved delregnskab, sted, projekt og aktivitet. Ressourcer i sagsmodulet, bilagsnumre samt antal poster vil også være uændret, da der konverteres på postniveau. Det er dermed kun artskontonummeret, der ændres.

  • RejsUd

    • RejsUd

      Tidsplan for RejsUd i forbindelse med overgangen til Statens artskontoplan:

    • 2. maj: Sidste dag hvor du kan oprette en ny afregning indtil der åbnes igen
      Ansvarlig: Den rejsende/udgiftshaver

    • 14. maj kl. 14.00: Alt skal være kontrolleret og sendt til godkendelse
      Ansvarlig: Rejseenheden

    • 15. maj: Alt skal være godkendt
      Ansvarlig: Økonomienhederne

    • 16. maj kl 14.00: Alt skal være bogført og betalt
      Ansvarlig: Kreditorgruppen

    • 21. maj: Åbning for at der kan laves nye afregninger
      Ansvarlig: Systemenheden

    • 22. maj: Bogføring og betaling af de første af de nye afregninger
      Ansvarlig: Kreditorgruppen

      Alle afregninger som ligger i RejsUd, når vi indfører ny kontoplan 16.-21. maj skal have indlæst alle omkostningstyper, time/dagpenge og kørsler igen. Vi har derfor lavet ovenstående plan for at få tømt systemet for afregninger

      Hvis en afregning ikke er korrekt og kræver rettelser, så er det ikke sikkert at den når igennem hele flowet, selvom den er oprettet før d. 3. maj. Rejseenheden og økonomicentrene vil sørge for at få så mange afregninger igennem som muligt, men hvis en afregning skal køre frem og tilbage i flowet, så er der en risiko for at den ikke når at blive godkendt inden deadline.

  • IndFak

    • IndFak

      Tidsplan for IndFak i forbindelse med overgangen til Statens artskontoplan:

    • 3. maj: Sidste dag for udsendelse af nye fakturaer - alle fakturaer udsendes til varemodtager
      Ansvarlig: Kreditorgruppen

    • 13. maj kl. 12: Deadline for varemodtagelse
      Ansvarlig: Rekvirent

    • 14. maj: Sidste dag for afsendelse af indkøbsordre
      Ansvarlig: Indkøber

    • 15. maj kl. 12: Deadline for godkendelse
      Ansvarlig: Økonomienhederne

    • 16. maj kl. 14.00: Alt skal være bogført og betalt
      Ansvarlig: Kreditorgruppen

    • 21. maj: Der sendes igen fakturaer i flow i IndFak, og der kan varemodtages og godkendes
      Ansvarlig: Alle

    • 22. maj: Bogføring og betaling af de første faktura på den nye kontoplan
      Ansvarlig: Kreditorgruppen

      Alle fakturaer som ligger hos varemodtager eller godkender, når vi indfører ny kontoplan 16.-21. maj, skal behandles af Kreditorgruppen igen før de kan overføres til Navision. Vi har derfor lavet ovenstående plan så der ikke ligger fakturaer i flow, når vi indfører den nye kontoplan.

      Det er vigtigt, at fakturaerne bliver behandlet løbende, så der ikke opstår en stor pukkel op mod deadline for varemodtagelse. Dermed kan vi undgå et unødigt stort pres på de sidste led i kæden.

  • Conference Manager

    • Conference Manager

      Conference manager vil ikke bliver berørt direkte. Opdateringen til den nye kontoplan vil blive håndteret i den interne opsætning i systemet uden at det påvirker brugerne.

  • Webshop

    • Webshop

      Igangværende betalingsarrangementer vil blive opdateret i forbindelse med overgangen til Statens artskontoplan. Debitorgruppen vil håndtere overgangen.

  • Navision

    • Navision

      Navision vil være lukket fra d. 16. maj kl. 14.00 og indtil d. 22. maj kl. 9.00. Alle regnskabsposter og budgetposter vil være pløjet, når Navision åbnes. Dvs. alle poster vil være på den nye kontoplan også alle bogførte poster fra tidligere perioder og år.

      Alle kladder skal være tomme, når vi gennemfører pløjningen til den nye kontoplan. I den forbindelse er der aftalt følgende deadlines med Regnskab, så de kan nå at bogføre kladder inden vi lukker Navision i forbindelse med overgang til Statens kontoplan:

    • 12. maj: Økonomienhederne + FA har frist for salgsgrundlag til Debitor

    • 12. maj: Økonomienheder+FA har indleveringsfrist for indsendelse af omposteringsbilag, driftposter, til Servicegruppen

    • 12. maj: Økonomienheder+FA har indleveringsfrist for interne handelsbilag ml. hovedområder til Servicegruppen

    • 15. maj kl. 12.00: Alle har frist for bogføring af omposteringer (ej ressourcer) i sagsfinanskladde

    • 16. maj kl. 14.00: Debitorgruppen har sidst frist for at bogføre salgsfaktura

    • 16. maj kl. 14.00: Kreditorgruppen har sidste frist for at bogføre købsbilag i Navision

    • 16. maj kl. 14.00: Alle har deadline for bogføring af alle kladder. Hvis der ligger poster i en kladde under pløjningen, så skal de laves forfra med ny konto før de kan blive bogført.

    • 16. maj kl. 14.00: Frist for afslutning af kontoafstemninger for april måned.

  • Økonomikuben

    • Økonomikuben

      Der vil være adgang til økonomikuben også mens Navision er lukket. Økonomikuben vil senest d. 27. maj overgå til den nye kontoplan og dermed blive opdateret daglig igen. Dette punkt bliver opdateret, når der ligger en plan for præcist, hvornår økonomikuben bliver opdateret med nye data fra Navision. Der arbejdes på at vi også overgår rent til den tabulare kube i forbindelse med overgang til den nye kontoplan.

  • Rapporter i AURAP

    • Rapporter i AURAP

      Rapporterne i AURAP vil bliver opdaterede så de afspejler den nye kontoplan. De vil blive opdaterede senest d. 27. maj. Dette punkt bliver opdateret, når der ligger en plan for præcist, hvornår rapporterne bliver opdateret med den nye kontoplan og dermed igen bliver opdateret med nye data fra Navision.

Kommunikationsplan

Mail til administrationschefer, vicedirektører og institutsekretariatsledere med generel information om den nye artskontoplan samt konsekvenser for systemernePrimo april
Information på systemhjemmesiderne og på Serviceinfo om lukkeperioderPrimo april
Nyhed på ØkonomiportalenPrimo april
Orientering i administrationens nyhedsbrevUltimo april
Mail til administrationschefer, vicedirektører og institutsekretariatsledere om lukkeperioder og konsekvenserUltimo april
Mail til brugerne af de enkelte systemer om lukkeperioder og konsekvenser samt beskeder i de enkelte systemerUltimo april
Mail til økonomicheferne om, at den nye konteringsinstruks, kontobro og kontoplan ligger klar på hjemmesidenPrimo maj
Afholdelse af informationsmøder i økonomicentrene samt AU Økonomi og Bygninger for medarbejdere, der anvender artskontoplanenMaj
Beskeder i de enkelte systemer og information på systemhjemmesiderne om status på konverteringenUltimo maj

Projektets organisering

  • Projektet er organiseret med en styregruppe, projektgruppe og arbejdsgrupper.

  • Styregruppe

    • Styregruppe

      LGØ fungerer som styregruppe for projektet

  • Projektgruppe

    • Projektgruppe

      Projektgruppen står for den overordnede koordinering og sikrer overholdelse af tidplanen. Projektgruppen består af deltagere fra AU ØB og de administrative centre. Deltagerne har specialistkompetencer og bred indsigt i AU’s økonomistyring, systemanvendelse og interne/eksterne regnskabsrapporteringsbehov.

      Deltagere i projektgruppen:

      Økonomisekretariatet:
      Stine Østergaard Sørensen (projektleder)
      Morten Vils Sørensen
      Mads Lundøer Madsen

      ARTS-BSS Økonomi:
      Morten Grunnet

      Health Økonomi:
      Tine Jørgensen

      Science & Technology Økonomi:
      Thomas Eikeland

  • Arbejdsgrupper

    • Arbejdsgrupper

      Der er nedsat 4 arbejdsgrupper til at arbejde mere konkret med den nye artskontoplan

    • Arbejdsgruppe 1 - Regnskab

      Tovholder:
      Morten Vils Sørensen, Økonomisekretariatet

      Deltagere:
      Vibeke Pedersen, Økonomisekretariatet
      Anette Andersen, Regnskab/Kreditorgruppen
      Mariann Houen, Regnskab/Kreditorgruppe
      Henriette S. Stær, Regnskab/Debitorgruppen
      Bodil Richter, Regnskab/Debitorgruppen
      Milla Scott,Regnskab/Rejsegruppen
      Yadigar Akbulut, Økonomi AR/BSS
      Jakob Steen Olesen, Økonomi ST

    • Arbejdsgruppe 2 - Økonomistyring

      Tovholder:
      Morten Lyberth Grunnet, Økonomi AR/BSS

      Deltagere:
      Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet
      Mads Toftelund Jensen, Bygninger
      Thomas Eikeland, Økonomi ST
      Helle Simonsen, Økonomi ST
      Tine Jørgensen, Økonomi HE
      Andreas Villadsen, Økonomi HE
      Stine Vindfeldt Tobiesen, Økonomi AR/BSS

    • Arbejdsgruppe 3 - Systemer

      Tovholder:
      Mads Lundøer Madsen, Økonomisekretariatet

      Deltagere:
      Systemenheden, Økonomisekretariatet

    • Arbejdsgruppe 4 - Rapportering/BI-understøttelse

      Tovholder:
      Mads Lundøer Madsen, Økonomisekretariatet

      Deltagere:
      Allan Madsen (Business Intelligence)
      Petko Tsutsumanov (Business Intelligence)

Har du spørgsmål..

..kan du sende dem til

Informationsmails


1446120 / i40