Tjenesterejser over 28 dage kaldes også udstationering. Udstationering finansieres som regel via dit institut eller en ekstern bevillingsgiver.
Nedenfor finder du informationer om økonomien forbundet med udstationering.
Bemærk: Ved udstationering i en kortere eller længere periode skal AU’s generelle rejseregler altid følges. Konkret betyder det, at du ikke kan få refunderet udgifter, som AU ikke dækker jf. rejsereglerne. Heller ikke selvom en ekstern bevillingsgiver godkender udgiften.
Download folder om udstationering.
Søger du praktiske informationer vedrørende udstationering - besøg FER's going abroad side.
Booking af fly
Når du skal rejse i AU-regi, kan du med fordel overveje, hvilket transportmiddel er mest hensigtsmæssigt for din rejseplanlægning ud fra et klimamæssigt, økonomisk og tidsmæssigt perspektiv. Eksempelvis kan du overveje, om det er nødvendigt at flyve? Kan du benytte et alternativt og mere klimavenligt transportmiddel som fx tog, langtursbus eller samkørsel med kollegaer - eller en kombination af ovenstående?
Hvis en flyrejse er den bedste løsning, så opfordres du til at købe dine billetter hos CWT (Carlson Wagonlit Travel). Find link til CWT portalen m.m. på siden om flyrejser.
Booking af hotel
Når du booker et hotel, skal du være opmærksom på, at der i nogle lande er et max beløb, som man må bruge pr. overnatning. I den aktuelle udgave af cirkulæret om satsregulering for tjenesterejser, kan du finde de gældende takster (side 15). Er du i tvivl, så kontakt Rejsegruppens support.
For lande, hvor der ikke er fastsat et hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden passende indkvartering. Med ”passende” indkvartering menes værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Du skal selvfølgelig huske at gemme bilag til dokumentation, når du efterfølgende afregner i RejsUd.
Nedsættelse af beløb til hotel fra og med den 29. dag
Hoteldispositionsbeløbet i udlandet og Grønland nedsættes med 1/4 under udstationering fra og med den 29. dag, jf. § 35, stk. 2, i Cirkulære om Tjenesterejseaftalen.
Europæiske håndterer rejseforsikring på vegne af AU.
Afbestillingsforsikring
Du må ikke tilkøbe afbestillingsforsikring, da AU/Staten er selvforsikret. Det betyder at statsinstitutioner, herunder AU, ikke må tegne forsikringer, men sidestilles med at have tegnet forsikringer. AU hæfter derfor selv for eventuelle skader, som universitetet måtte blive ansvarlige for, og fungerer derfor også som sit eget forsikringsselskab. AU er således både arbejdsgiver og forsikringsselskab. Dette følger af selvforsikringscirkulæret CIR nr. 9783 af 9. december 2005.
Afregn løbende
Ved udstationering anbefales det, at du afregner løbende via RejsUd. Fordelene ved løbende afregning:
Hvilke bilag skal du gemme?
Alt der skal refunderes, skal der gemmes bilag på.
Dankortkvitteringer er ikke tilstrækkelig dokumentation.
Hvad der er købt og hvor stor en del af beløbet udgør momsen, skal fremgå af dokumentationen.
Tag evt. billeder af bilag/kvitteringer undervejs på din rejse.
Hvis du har mistet et eller flere bilag
Hvis det ikke er muligt at fremskaffe en kvittering, kan du anvende en tro og love erklæring, mail eller kommentar i afregningen, der beskriver købet, beløb, moms og dato.
Hvis købet overstiger 130 DKK er det ikke nok med en mail eller kommentar - så skal du anvende en tro og love erklæring.
Godt råd: tag evt. billede af dine kvitteringer undervejs på din rejse.
Blanket: tro og love erklæring
Afregning efter du er blevet trukket i løn
Hvis du er blevet trukket i løn for kreditkorttransaktioner som vedrører AU, skal du afregne alle udgifterne som ”Kontante udlæg” i RejsUd.
Har du brug for hjælpe til afregning - så kontakt RejsUd-supporten.
Opbevaring/flytning af indbo
Flytning af dit nuværende indbo (bohave) er skattefrit, mens flytning af medrejsende families indbo er skattepligtigt.
Husk at få en godkendelse af såvel flytningen som opbevaringen af indbo fra institutledelsen eller tilsvarende, inden du tager afsted.
Overskud ved salg af indbo
Hvis indboet er anskaffet i forbindelse med udstationeringen, og det er finansieret af AU eller bevillingen, er det AU's ejendom. Overskuddet fra et eventuelt salg skal indbetales til AU. Du finder AU's bankoplysninger til brug for indbetalingen på denne side.
Hvis der ikke er udfærdiget en faktura på salget, skal du sende en mail til: indbetalinger@au.dk. I emnefeltet skrives beløbsafsender + beløb. Konteringen (art, sag og sagsnummer) samt ønsket tekst på indbetalingen skrives i mailen
Køb af transportmiddel er ikke tilladt, og skal afholdes som en privat udgift.
Leje af bil i udlandet kan være nødvendigt, hvis man du ikke kan komme frem – eller kun med besvær – til destinationen med offentlig transport. Eller hvis udgifter til transport på bestemmelsesstedet er betragteligt dyrere end almindeligvis, og dermed ikke dækkes af satsen for time- og dagpenge.
Udgift til billeje skal godkendes af institutledelsen eller tilsvarende, inden du tager på udstationering.