Tjenesterejser under 28 dage dækker alt fra et endagsmøde i en anden by, til en konference, et uddannelsesophold eller et seminar af flere dages varighed.
På tjenesterejser skal AU’s generelle rejseregler altid følges. Konkret betyder det, at du ikke kan få refunderet udgifter, som AU ikke dækker jf. rejsereglerne. Heller ikke selvom en ekstern bevillingsgiver godkender udgiften.
Hvis din deltagelse i en konference eller lign. skal betales af et projekt, skal det godkendes hos din bevillingshaver eller administrator på dit projekt, inden du tilmelder dig.
Nedenfor finder du informationer om økonomien forbundet med tjenesterejser under 28 dage.
Booking af fly
Når du skal rejse i AU-regi, kan du med fordel overveje, hvilket transportmiddel der er mest hensigtsmæssigt for din rejseplanlægning ud fra et klimamæssigt, økonomisk og tidsmæssigt perspektiv. Eksempelvis kan du overveje, om det er nødvendigt at flyve? Kan du benytte et alternativt og mere klimavenligt transportmiddel som fx tog, langtursbus eller samkørsel med kollegaer - eller en kombination af ovenstående? Hvis en flyrejse er den bedste løsning, så opfordres du til at købe dine billetter hos CWT (Carlson Wagonlit Travel).
Find link til CWT portalen m.m. på siden om flyrejser.
Booking af hotel
Når du booker et hotel, skal du være opmærksom på, at der i nogle lande er et max beløb, som man må bruge pr. overnatning. I den aktuelle udgave af cirkulæret om satsregulering for tjenesterejser, kan du finde de gældende takster (side 15). Er du i tvivl, så kontakt Rejsegruppens support.
For lande, hvor der ikke er fastsat et hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden passende indkvartering. Med ”passende” indkvartering menes værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Du skal selvfølgelig huske at gemme bilag til dokumentation, når du efterfølgende afregner i RejsUd.
Du er som AU-ansat dækket af Europæiske rejseforsikring. AU dækker derfor ikke udgifter til forsikringer herudover, da vi er selvforsikret.
Vær opmærksom på, at AU's forsikring ikke dækker, hvis du holder ferie før eller efter det arbejdsmæssige ophold. Du skal derfor kontakte dit eget forsikringsselskab eller Europæiske/AU's forsikringsselskab for evt. at tilkøbe forsikringsdækning i ekstra dage.
Læs mere generelle forsikringsregler på HR's side om forsikring.
Betalte måltider skal fratrækkes i time- og dagpenge
Ved rejser over 24 timer, hvor du modtager time- og dagpenge, skal måltider (morgenmad, frokost og aften), der er betalt af andre eller indgår i hotelregningen, fratrækkes din godtgørelse af time- og dagpenge. Dette gøres, når du efter hjemkomsten afregner dine udgifter i RejsUd.
Læs mere om time- og dagepenge her
Hvilke bilag skal du gemme?
Alt der skal refunderes, skal der gemmes bilag på.
Dankortkvitteringer er ikke tilstrækkelig dokumentation.
Hvad der er købt og hvor stor en del af beløbet udgør momsen, skal fremgå af dokumentationen.
Tag evt. billeder af bilag/kvitteringer undervejs på din rejse.
Hvis du har mistet et eller flere bilag
Hvis det ikke er muligt at fremskaffe en kvittering, kan du udfylde en tro og love erklæring, mail eller kommentar i afregningen, der beskriver købet, beløb og dato.
Hvis købet overstiger 130 kr. er det ikke nok med en mail eller en skriftlig kommentar - så skal du vedhæfte en udfyldt tro og love erklæring, når du afregner i RejsUd.
Godt råd: tag evt. billede af dine kvitteringer undervejs på din rejse.
Du skal i første omgang anmelde mistet/manglende bagage hos flyselskabet, du fløj med - og sørge for at få en kvittering på den manglende bagage. Kvitteringen skal bruges, når du opretter en "skadessag" via Europæiske rejseforsikring.
Bagageforsinkelse: Hvis din indskrevne bagage er forsinket mere end 3 timer i forhold til forventet ankomst til et bestemmelsessted uden for hjemlandet, giver forsikringen mulighed for at indkøbe toiletsager og tøj for max 3.000 kr.
Bagage (bortkomst): Erstatningssum på 15.000 kr. (dette beløb forhøjes dog til 30.000 kr. hvis rejseperioden overstiger 3 mdr.).
https://www.europaeiske.dk/statens-tjenesterejseforsikring/om-din-forsikring2/betingelser/
Kørsel i Danmark skal som udgangspunkt ske i AU’s tjenestebiler eller i egen bil (mod kørselsgodtgørelse).
Kan dette ikke lade sig gøre, kan der lejes bil via AU’s indkøbsaftale.
Leje af bil i udlandet kan være nødvendigt, hvis du ikke kan komme frem – eller kun med besvær – til destinationen med offentlig transport. Eller hvis udgifter til transport på bestemmelsesstedet er betragteligt dyrere end almindeligvis, og dermed ikke dækkes af satsen for time- og dagpenge.
Husk at udgiften til billeje skal godkendes fra institutleder eller tilsvarende inden påbegyndelse af tjenesterejsen.