Overgangen til SDI
Nyheder
Administrationsledelsen har i forbindelse med implementering af SDI besluttet følgende ift. den fremtidige håndtering af ordrer og fakturaer på tværs af universitetet:
- Godkendelse af ordrer og fakturaer
Når SDI rulles ud, skal fakturaer uden e-ordrer fortsat godkendes i økonomicentrene Som en ny proces skal e-ordrer fremover godkendes i økonomicentrene, da der er krav om et fire øjne princip inden e-ordren kan afsendes digitalt til leverandøren. Det er de samme medarbejdere, som godkender fakturaerne. - Automatch af faktura indenfor godkendt tolerancegrænse
Når der er fire øjne på en ordre, kan systemet sættes op til automatch. Det betyder, at en faktura kører automatisk igennem, hvis den stemmer med ordren inden for en aftalt tolerancegrænse (250 kr. eller maks. 10 % afvigelse mellem ordre og faktura). Det sikrer, at der ikke bruges unødige ressourcer på små afvigelser. - Ens proces på tværs af AU
Når SDI går i luften, skal ordre- og godkendelsesflow standardiseres og fremover være ens på fakulteterne, E&I, Fællesadministrationen samt øvrige enheder.
Vigtige datoer
- 20. oktober: Nye fakturaer kommer ind i SDI i stedet for IndFak.
- 21. oktober er sidste dag, hvor der kan sendes ordrer via IndFak.
- 23. oktober: Når SDI går i luften, vil nuværende brugere af Indfak modtage en velkomstmail til det nye system.
- 7. november: I perioden 23. oktober til 7. november skal fakturaer fra før den 20. oktober behandles og afsluttes i IndFak.
Vigtigt ved SDI skiftet
Hvordan påvirkes RejsUd af overgangen til SDI?
I forbindelse med overgangen til SDI vil Aarhus Universitet fremover benytte to separate platforme til håndtering af henholdsvis indkøb/fakturaer og rejseafregning:
SDI bliver den nye platform til indkøb og fakturahåndtering og erstatter IndFak. RejsUd fortsætter som den eksisterende løsning til rejseafregning og udlæg.
Det betyder, at du som bruger skal logge ind på to forskellige systemer med hver sin URL, afhængigt af opgaven. Der vil være tydelig vejledning og links på AU’s intranet, så du nemt kan finde det rigtige system.
Skal jeg gøre noget for at blive klar til SDI?
Som udgangspunkt vil overgangen til SDI ske automatisk for de fleste brugere, og du vil få adgang via en ny platform, når systemet går i drift. Du skal dog være opmærksom på følgende:
Du får ny adgangsvej (URL) til SDI, og denne kommer i en velkomstmail til dig. Der vil være webinar og vejledninger, så du kan blive fortrolig med det nye system.
Hvor skal jeg logge ind?
23. oktober: SDI går i luften og du modtager en velkomstmail med adgang.
Du får adgang til SDI via Single Sign-On (SSO), som du kender det fra IndFak.
Arkivløsning.
Indfak lukker 31/12/2025. Når en arkivløsning er på plads, bliver det meldt ud.
