IT-ressourcer til kommunikation mellem medarbejdere

Nu hvor arbejde på distancen er blevet en del af vores hverdag, har et stort antal medarbejdere behov for at arbejde hjemmefra. På denne side har vi samlet en række af de ressourcer, der kan bruges til at gøre det lettere.


Møder og samarbejde


Skype for business

Skype for business kan bruges af alle medarbejdere på AU. På de fleste maskiner er det allerede installeret og klar til brug. 

Skype for business er et godt værktøj til at afholde virtuelle møder i mindre grupper og kan derudover bruges til telefoni, chat og skærmdeling.

Teams

Microsoft Teams er en del af Office 365 og giver mulighed for holde møder og chatte/føre samtaler med hinanden.

Samtidig kan Teams anvendes til at arbejde sammen i afdelinger/projekter/grupper, hvor man chatte, føre samtaler, afholde virtuelle møder og dele filer og opgaver med hinanden.

Virtuelle møderum

I den aktuelle situation med øget pres på de virtuelle møderumsfaciliteter, tilrådes det at man afholder sig fra at anvende virtuelle møderum (Vmeet) medmindre man ikke har andre muligheder.

Vi anbefaler at benytte Skype for business til at afholde virtuelle møder,da vi ingen kapacitetsbegrænsninger har på denne, når deltagerantallet ved de enkelte møder holdes under 250.


Adgang til AU's services


VPN-forbindelse

Med en VPN-forbindelse kan du tilgå nogle af AU's services hjemmefra, som ellers kun er tilgængelige, når du er på universitetets netværk.

Når du logger på VPN, har du samme beskyttelse, som hvis du sidder fysisk på Aarhus Universitet. Det vil sige, at din internetforbindelse er krypteret og dermed ’usynlig’, så den ikke kan aflures af andre. 

Til videnskabelige medarbejdere

  • Du skal i videst muligt omfang bruge VPN, når du arbejder hjemmefra.
  • Vær dog opmærksom på, at du kun må benytte VPN, hvis du arbejder på AU-udstyr, dvs. udstyr, som du har fået udleveret af AU, fx din arbejdscomputer.
  • Hvis du ikke har mulighed for at arbejde på AU-udstyr, men i stedet arbejder fra en privat computer, må du ikke installere eller logge på VPN af sikkerhedsmæssige årsager.
  • Hvis du pt. bruger din private computer, men har en (stationær) AU-computer på universitetet, må du som medarbejder gerne hente dit udstyr.
  • Hvis du laver fjernundervisning, bør du midlertidigt logge af VPN for at sikre den bedste brugeroplevelse. Vær desuden opmærksom på ikke at dele følsomme personoplysninger og fortrolige oplysninger, da data ikke er krypteret, når du ikke er logget på VPN.
  • Hvis du oplever problemer med fx online møder, kan det skyldes, at du er logget på VPN. Log af midlertidigt og log på igen, når mødet er slut.   

Til administrative medarbejdere

  • Du skal i videst muligt omfang bruge VPN, når du arbejder hjemmefra.
  • Vær dog opmærksom på, at du kun må benytte VPN, hvis du arbejder på AU-udstyr, dvs. udstyr, som du har fået udleveret af AU, fx din arbejdscomputer.
  • Hvis du ikke har mulighed for at arbejde på AU-udstyr, men i stedet arbejder fra en privat computer, må du ikke installere eller logge på VPN af sikkerhedsmæssige årsager.
  • Hvis du pt. bruger din private computer, men har en (stationær) AU-computer på universitetet, må du som medarbejder gerne hente dit udstyr.
  • Hvis du oplever problemer med fx online møder, kan det skyldes, at du er logget på VPN. Log af midlertidigt og log på igen, når mødet er slut.