Møder og arrangementer

Generelle retningslinjer for møder

Møder kan afholdes fysisk, hvis det vurderes, at de har væsentlig betydning og kan afvikles på betryggende vis med overholdelse af sundhedsmyndighedernes retningslinjer for afstand og hygiejne. Dette gælder både for møder på universitetet med kolleger fra samme bygning – og for møder med kolleger fra andre bygninger og/eller eksterne, herunder studerende.

Det er den lokale ledelses beslutning, om et fysisk møde er hensigtsmæssigt ud fra en samlet vurdering af fx mødets væsentlighed, deltagerantal, samt hvorvidt det er forsvarligt at bringe folk sammen fra mange forskellige steder. Ellers skal møder afvikles virtuelt.


Faglige arrangementer 

Faglige arrangementer kan afholdes med fysisk fremmøde i dagtimerne (kl. 8-20), hvis det vurderes, at de har væsentlig betydning og kan afvikles på betryggende vis med overholdelse af sundhedsmyndighedernes retningslinjer for afstand og hygiejne.

Arrangøren skal aftale med nærmeste leder, om det er hensigtsmæssigt at planlægge og afvikle det faglige arrangement ud fra en samlet vurdering af fx arrangementets væsentlighed, deltagerantal, om det er et siddende arrangement, samt hvorvidt det er forsvarligt at bringe folk sammen fra mange forskellige steder. Alternativt vurderes om arrangementet kan afvikles online.

Det er muligt at samle op til 500 personer til et fagligt arrangement – dog vil deltagerantallet blive taget i betragtning i vurderingen af, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at afholde arrangementet.

Faglige arrangementer kan afholdes i dagtimerne (kl. 8-20), og der kan kun undtagelsesvis afholdes faglige arrangementer med overnatning, hvis det sker i for arrangørerne vante rammer, og hvis arrangørerne kan sikre, at arrangementet opfylder sundhedsmyndighedernes anbefalinger.

Hvad er et fagligt arrangement?

Faglige arrangementer skal her forstås som arrangementer, som i bred forstand relaterer sig til universitetets kerneaktiviteter. Arrangementet kan have undervisnings- eller forskningslignende karakter såsom ph.d.-forsvar, adjunktkurser, forskningslederkurser mv. Det kan også være en workshop eller et debatarrangement, som er af faglig karakter.

Bemærk: Studenterforeninger kan også afholde faglige møder og arrangementer, hvis de har væsentlig betydning og kan afvikles på betryggende vis. Se retningslinjer for studenterforeningernes arrangementer


Sociale arrangementer 

Der kan ikke afholdes sociale arrangementer – hverken for medarbejdere eller studerende. Det gælder foreløbig frem til 2. januar 2021.

Se også retningslinjer for studenterforeningernes arrangementer


Uanset hvilken type møde eller arrangement, man afholder på AU, skal man leve op til gældende retningslinjer om afstand, og hygiejne. Herunder gælder:

  • Myndighedernes vejledning om minimum 1 meters afstand mellem personer i det offentlige rum, skal følges.
  • I situationer, hvor der kan være øget risiko for dråbesmitte, eller hvor et forsigtighedsprincip tilsiger et særligt hensyn, skal der holdes mindst 2 meters afstand.
  • Ved regulering af afstand for siddende personer skal der måles fra centrum til centrum af stolesæderne, og ved regulering af stående/gående personer skal der afstandsmarkeres på væg, bord, gulv eller lignende, fx ved indgangspartier og andre steder med kødannelse.

Afholdelse af møder og arrangementer skal i øvrigt ske i overensstemmelse med retningslinjer for anvendelse af mødelokaler og fællesarealer, samt i overensstemmelse med krav om mundbind.

Det er arrangørens ansvar, at deltagerne ved møder og arrangementer har mulighed for at overholde disse retningslinjer.