Smitteberedskab på Aarhus BSS

Guide til medarbejdere på Aarhus BSS i tilfælde af smitte blandt studerende eller medarbejdere


Fakultetsledelsen har nedsat et lokalt smitteberedskab på Aarhus BSS, der skal sikre smidig og effektiv håndtering af smittetilfælde blandt fakultetets studerende i tæt samarbejde med de administrative afdelinger og institutterne.

Her kan du læse mere om, hvem der har ansvar for hvad i smittehåndteringsprocessen.



Sådan håndterer du smittesituationer blandt studerende

Hvis en studerende har mistanke om smitte

Hvis du som medarbejder bliver kontaktet af en studerende, som har mistanke om corona-smitte, skal du gøre følgende:

  1. Bede den studerende blive hjemme fra campus, indtil vedkommende er rask. I forhold til corona-virus betragtes man som rask, når der er gået 48 timer, efter symptomerne er ophørt.
  2. Opfordre den studerende at følge de sundhedsmæssige retningslinjer for isolation, test og smitteopsporing
  3. Opfordre den studerende til at orientere studieadministrationen via AU’s corona-blanket, hvis den studerende testes positiv for corona. Dette er meget vigtigt, så der kan iværksættes smitteforebyggelse på universitetet.
  4. Fortsætte dine undervisnings- eller eksamensaktiviteter som normalt. Du vil få besked fra instituttet, hvis den studerende har testet positiv, hvorefter processen ved konstateret smitte går i gang (se nedenfor).
  5. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal forholde dig i tilfælde af mistanke om smitte blandt de studerende, så kontakt smitteberedskabsgruppen.

Hvis en studerende bliver smittet

Det er først, når den studerende udfylder AU’s corona-blanket, at smittehåndteringsprocessen på Aarhus BSS går i gang.
Hvis du bliver kontaktet af en studerende, som er testet positiv, er det derfor meget vigtigt, at du opfordrer ham eller hende til at udfylde blanketten.

  • Så snart den studerende har udfyldt blanketten, videresendes den automatisk til Aarhus BSS Studier, som informerer smitteredskab, institutter, ledelse og relevante administrative afdelinger.
  • Instituttet kontakter underviseren for at orientere om omfanget af smitten på holdet, og om det i den forbindelse er nødvendigt midlertidigt at ændre på undervisnings- eller eksamensformatet eller ej.
    Som underviser skal man med andre ord ikke selv gøre noget aktivt, før man bliver kontaktet.
  • Bemærk, at Studier informerer via en mail med afsenderen COVID19, Aarhus BSS. Modtager du en mail fra denne afsender, skal du derfor reagere med det samme, så vi kan sætte gang i smitteberedskabsprocessen hurtigst muligt.

Ansvarsfordeling – hvem gør hvad?

Aarhus BSS Studier

  • Sender information om smittetilfældet til det lokale smitteredskab, institutter, ledelse og relevante administrative afdelinger fra funktionsmailen COVID19, Aarhus BSS.
  • Kontakter øjeblikkeligt den smittede studerende mht. yderligere smittesporing på AU.
  • Kontakter Bygningsservice for straks-rengøring af lokaler    

Institutterne

  • Instituttet kontakter underviseren for at orientere om omfanget af smitten på holdet, og om det i den forbindelse er nødvendigt midlertidigt at ændre på undervisnings- eller eksamensformatet eller ej.
  • Institutleder, studieleder eller institutsekretariatsleder informerer underviseren om, at en studerende er smittet og, at der skal ske straks-rengøring af lokaler, som underviseren har planlagt undervisning eller eksamen i. Her aftales sammen med underviseren, hvorvidt undervisningen skal aflyses eller ændres til online format i det tidsrum, hvor rengøringen finder sted. Er der tale om en eksamenssituation, skal instituttet vurdere, hvilke muligheder der er for gennemførsel af eksamenen.
  • Instituttet sørger for at de relevante øvelseshold orienteres via Blackboard, såfremt der er konstateret smittetilfælde på et øvelses- eller eksamenshold. Her skal de studerende, der har deltaget i undervisning med en smittet person, opfordres til at få foretaget en screeningtest – dvs. at få taget en corona-test uden at gå i selvisolation iht. retningslinjerne fra Sundhedsstyrelsen.
  • Ved udbrud (smitte blandt flere studerende i samme gruppe) orienterer studieleder eller institutsekretariatsleder hele årgangen om konstateret smitte ifm. allerede afholdt undervisning eller eksamen.
  • Studieleder/underviser/institutsekretær tager initiativ til senere erstatningsundervisning i tilfælde af aflysning af undervisningen.

Underviser

  • Hvis du som underviser kontaktes af studerende, som er testet positiv med COVID-19, skal du bede den studerende om hurtigst muligt at orientere AU via denne online-formular.
  • Når den studerende har indsendt formularen, får fakultetets beredskabsgruppe besked og håndterer sagen. Du vil som underviser automatisk blive kontaktet for at hjælpe med at vurdere omfang af smitten, og om det er nødvendigt at ændre på undervisningsformatet eller ej. Du skal med andre ord ikke selv gøre noget aktivt, før du bliver kontaktet.
  • Den lokale beredskabsgruppe inddrager institutledelsen i en vurdering af sagen, bl.a. i forhold til at beslutte på hvilke præmisser undervisningen kan forsætte.
  • Den lokale beredskabsgruppe orienterer herefter relevante medstuderende, så de får de nødvendige informationer i forhold til deres færden på campus.

Smitteberedskabsgruppen

  • Afklarer og kommunikerer en tydelig procesgang ved tilfælde af corona-smitte blandt studerende og medarbejdere ud til medarbejdere på Aarhus BSS.     
  • Orienterer smitteberedskabet på de relevante fakulteter omgående i tilfælde af smitte på tværs af fakulteter
  • Tager i tilfælde af udbrud - efter samråd med dekan og institutledelse og i samarbejde med universitetsledelsen - stilling til en eventuel hjemsendelse af studerende og nedlukning af lokaler. 

Ved udbrud: Smitte blandt flere studerende i samme gruppe

Hvis flere studerende smittes inden for samme gruppe, kan det være tegn på et smitteudbrud, der kræver yderligere foranstaltninger. Her gælder, at:

  • Vurderingen og beslutningen af de forebyggende tiltag er forankret i det lokale smitteberedskab på BSS i samråd med dekanen
  • Eventuelle tiltag koordineres med den lokale linjeledelse, rektor/prorektor samt Kommunikation og Presse i Universitetsledelsens Stab
  • Smittesituationer, der går på tværs af fakulteter (fx ved fælles brug af lokaler, fælles kurser m.v.), løftes til rektor/prorektor, der træffer beslutning i samråd med de involverede dekaner

Sundhedsmyndighederne vurderer, at der er tale om et udbrud, hvis der opstår mindst tre tilfælde af smitte inden for et øvelseshold. I sådanne tilfælde vurderes den konkrete situation og udgangspunktet er, at det pågældende hold hjemsendes i én uge. Holdet får direkte besked og kan følge undervisningen online i perioden.

Hele årgangen på uddannelsen orienteres endvidere hurtigst muligt om, at et øvelseshold er hjemsendt og, at de bedes være særligt opmærksomme på symptomer på smitte. Det er studielederen for den berørte uddannelse, der i samråd med smitteberedskabet har ansvaret for orientering om hjemsendelse af hold.

Særligt for eksamen

Hvis en studerende får konstateret corona-virus ifm afviklingen af eksamener, skal den procesgang, som er beskrevet for konstateret smitte oven for følges.

Hvis den studerende henvender sig før eksamen pga. mistanke om smitte, isolation som nær relation til en smittet eller som studerende i særlig risikogruppe, følges vejledningen på Corona FAQ for Aarhus BSS-studerende.

Hvis en studerende er konstateret smittet efter at have deltaget i eksamensaktiviteter, gælder følgende som udgangspunkt:

Eksamener, der afvikles som hjemmeprøve eller online

Hvis eksamensaktiviteten, som den smittede studerende har deltaget i, afholdes online eller som skriftlig hjemmeprøve, skal instituttet rutinemæssigt orientere den studerendes øvelseshold om, at der er et tilfælde af corona-smitte.

Dette gælder kun, hvis den studerende oplyser, at vedkommende har haft fysisk kontakt til sit øvelseshold inden for 48 timer før symptomer.

Eksamener med fysisk fremmøde på AU

  • Ved eksamener med fysisk fremmøde (mundtlige eksamener eller forsvar og skriftlige stedprøver) skal instituttet orientere alle studerende og medarbejdere, der har deltaget i eksamensaktiviteten, om smittetilfældet med en opfordring til at være opmærksom på udvikling af symptomer og forebyggelse af smitte.
  • Hvis den studerende har deltaget i en skriftlig stedprøve eller mundtlig eksamen/forsvar på campus inden for 48 timer før konstateret smitte, igangsættes straks-rengøring af berørte lokaler og den evt. fortsat igangværende eksamensaktivitet flyttes til andre lokaler.
  • Hvis den studerende har deltaget i en mundtlig eksamen på campus inden for 48 timer før konstateret smitte, orienteres eksaminator, censor og de studerende som har deltaget i den mundtlige eksamen. Her skal alle, der har deltaget i samme eksamensaktivitet som en smittet person, opfordres til at få foretaget en screeningtest – dvs. at få taget en corona-test uden at gå i selvisolation iht. retningslinjerne fra Sundhedsstyrelsen

Såfremt alle anbefalinger og retningslinjer ifm. smitteforebyggelse og smitteinddæmning er blevet overholdt under afviklingen af eksamenen, kan resterende eksamensaktiviteter gennemføres som planlagt.

Ved udbrud

Hvis mindst tre studerende er konstateret smittet inden for samme eksamensaktivitet eller øvelseshold, kan det være tegn på et smitteudbrud, der kræver yderligere foranstaltninger.

Her gælder, at vurderingen og beslutningen af de forebyggende tiltag er forankret i det lokale smitteberedskab på BSS i samråd med dekanen. Her kan der blive tale om, at mundtlige eksamener, såfremt de strækker sig over flere dage, bør omlægges til et andet format.

Smitte på tværs af fakulteter

Hvis det vurderes, at en studerende har deltaget i aktiviteter på tværs af fakulteter (f.eks. ved gæstefag, tilvalg, tværfaglige uddannelser mm), er det smitteberedskabets opgave at orientere smitteberedskabet på de relevante fakulteter omgående.

Sådan håndteres smittesituationer blandt medarbejdere

Hvis en medarbejder har mistanke om smitte

  • Hvis en medarbejder har symptomer på sygdom, også milde symptomer, skal medarbejderen blive hjemme, indtil vedkommende er rask. I forhold til corona-virus betragtes man som rask, når der er gået 48 timer, efter symptomerne er ophørt.
  • Hvis en medarbejder får sygdomssymptomer på arbejdspladsen, skal medarbejderen hurtigst muligt tage hjem og blive der, indtil 48 timer efter de sidste symptomer eller en negativ corona-test.

Hvem skal du kontakte, hvis du er smittet?

Hvis en medarbejder bliver testet positiv med corona-virus, opfordres medarbejderen til straks at informere nærmeste leder om dette med henblik på information til eventuelle nære kontakter på AU.

Lederen afklarer sammen med medarbejderen hvilke kolleger og studerende, medarbejderen har haft tæt kontakt med.

Ansatte på institutterne, som smittes med covid-19, opfordres til straks at informere den relevante institutleder og institutsekretariatsleder.

Ansatte ved administrationscenteret opfordres til straks at informere deres funktionschef samt stedfortræder for administrationschefen, Margrethe Vejs-Petersen.

Nærmeste leders ansvar

  • at afklare, sammen med medarbejderen og Styrelsen for Patientsikkerhed, hvilke kolleger og studerende, medarbejderen har haft tæt kontakt med på universitetet
  • at der straks gives besked til de kolleger og studerende, der har været i nær kontakt med den corona-smittede. Lederen skal gøre de nære kontakter opmærksom på følgende:
    • at der er konstateret smitte hos en, de har været i kontakt med (uden angivelse af identitet)
    • at de bør selvisolere sig og få foretaget en corona-test
    • at de derfor skal være særligt opmærksomme på sygdomstegn
    • at de derfor i endnu højere grad skal følge de generelle råd om god hygiejne
    • at de bør orientere sig i sundhedsstyrelsens materiale for nære kontakter
  • at der hurtigt bliver iværksat en grundig rengøring af medarbejderens arbejdsstation og tilhørende områder
  • at orientere sin institutleder/administrationschef/vicedirektør, som dernæst orienterer dekan/direktør om situationen hurtigst muligt at orientere Lea Sofie Staunsager, lss@au.dk og Sys Christina Vestergaard, kommunikations- og pressechef, scv@au.dk om situationen hurtigst muligt
  • at informere øvrige relevante kolleger (som ikke er nære kontakter) om, at ”en medarbejder er sygemeldt eller hjemsendt pga. (risiko for) corona-virus, at kolleger i risiko for smitte er orienteret, og at arbejdspladsen er rengjort”. Specifikke medarbejderes konkrete sygdom bør principielt ikke nævnes (jf. GDPR)