Fra konference til webinar
Hvordan kan man formidle sin forskning og være i dialog med omverdenen, når coronakrisen har sat en stopper for fysiske arrangementer? På Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse har man omdannet centerets årlige ledelseskonference til en otte ugers-webinarrække. Her får du deres bedste råd til, hvordan man laver webinarer.
I maj skulle forskere fra Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse have mødtes med ca. 400 offentlige ledere og medarbejdere fra hele landet til centerets årlige heldags-konferencer i Aarhus og København.
Da coronakrisen i marts lukkede landet ned, var centeret som så mange andre nødsaget til aflyse den fysiske konference. Og så gjaldt det ellers om at få omdannet konferencen til et andet format så hurtigt som muligt, fortæller centerleder Lotte Bøgh Andersen:
”Hele centerets formål er at styrke den offentlige ledelse i tæt og løbende dialog med ledere i den offentlige sektor. Derfor var det meget vigtigt for os at kunne fortsætte denne dialog, også selvom vi ikke kunne mødes ansigt til ansigt.”
Efter grundige overvejelser og en god dialog med målgruppen, valgte centeret at omdanne ledelseskonferencen til en række af i alt otte webinarer, som hver behandler temaet ”Ledelse i en krisetid” fra et nyt perspektiv. Se webinarrækken her.
Dialog og inddragelse
Dialog og inddragelse er vigtige ingredienser i de otte webinarer, som alle er lavet i Zoom. De er bygget op som en samtale mellem en eller to af centerets forskere og en vært, som rammesætter emnet og løbende samler op på væsentlige pointer. Derudover har deltagerne mulighed for at stille spørgsmål undervejs via Zooms Q&A-funktion.
”I webinarerne omsætter vi vores forskning til den konkrete virkelighed, som lederne står i lige nu,” fortæller Lotte Bøgh Andersen. ”Vi tager fx fat på, hvordan man udfører god ledelse og bevarer medarbejdernes motivation på distancen. Det er spørgsmål, som fylder meget hos ledere i denne krisetid, og som vi kan give et forskningsbaseret bud på.”
Centrets AC-medarbejder Christian Nyvang Qvick er vært og står også for den praktiske udførsel af webinaret. Han havde ingen tidligere erfaring med webinarer, men efter at have set et Zoom-webinar om netop dét at lave webinarer, var han godt på vej. Han står også for den indholdsmæssige planlægning i tæt samarbejde med de deltagende forskere:
”Samtaleformatet fungerer supergodt,” fortæller han. ”Det kræver selvfølgelig en grundig forberedelse fra alle parter, men det gør webinaret langt mere dynamisk. Det er i det hele taget vigtigt for os, at vi kommunikerer i øjenhøjde med deltagerne, og at vi også er handlingsorienterede, så de vil kunne bruge den viden, de får, i praksis.”
Vigtigt at følge op
Alle webinarer er live, men optages via Zoom og redigeres derefter af en af centrets medarbejdere, så de kan lægges på centerets hjemmeside og LinkedIn-profil. De første to webinarer havde dermed hele 539 liveseere, og har siden da haft mange hundrede visninger.
Efter hvert webinar lægger centeret en kort video op på LinkedIn, hvor en praktiker diskuterer det konkrete emne sammen med Lotte Bøgh Andersen. Centeret udsender også en tak-for-deltagelsen mail via Zoom, hvor folk også kan tilmelde sig centrets nyhedsbrev og følge dets LinkedIn-side. Det har indtil videre resulteret i en hel del nye abonnenter og følgere, fortæller Christian Nyvang Qvick.
Gode råd, hvis I vil lave webinarer
Her giver Lotte Bøgh Andersen og Christian Nyvang Qvick deres bedste råd til jer, der overvejer at bruge webinarer.
Inden I går i gang:
- Stik fingeren i jorden hos målgruppen og hør, om de har interesse i et webinar
- Sammensæt fra starten et team med klare ansvarsområder. Hvem gør hvad?
- Inddrag forskerne i planlægningen fra starten
- Se Zooms eget webinar om webinarer (besøg Zooms support-side)
- Promover webinaret til jeres målgruppe – evt. på jeres egen LinkedIn-kanal
Form
- Overvej at bruge samtalekonceptet. Det fungerer godt, hvis blot man forbereder sig grundigt på emner og spørgsmål inden
- Hold webinaret på max 30 minutter
- Inddrag live-seerne via Zooms Q&A-funktion i stedet for chatfunktionen: I Q&A kan deltagerne ”like” de spørgsmål, de helst vil have svar på.
Indhold
- Gør jeres forarbejde grundigt. Lav gerne en drejebog, hvis I bruger samtaleformatet, hvor I fastlægger de overordnede temaer og spørgsmål
- Tydeliggør fra starten, hvad webinaret kommer til at handle om
- Understøt indholdet visuelt vha. PowerPoint-slides. Brug som minimum en indledende rammesætningsslide og et afrundende slide, der opsummerer de vigtigste pointer. Brug også gerne slides i løbet af webinaret.
- Opsummér de væsentligste pointer i løbet af webinaret.
Teknik
- Optag webinaret via Zoom og få en grafiker/videomand til at redigere med startskilt og slutskilt og få det lagt på jeres hjemmeside eller andetsteds.
- Sørg for et godt, naturligt lysindfald, når I optager webinaret og fjern forstyrrende elementer i baggrunden.
- Brug høretelefoner. Det giver deltagerne den bedste lydoplevelse og optagelsen en bedre lydkvalitet.
- Sørg for at jeres webcam er i ”øjenhøjde”. Stil fx 2-3 tykke bøger under jeres bærbare pc, så I kigger lige ud og ikke ned i computeren.
- Brug Zooms autogenererede mailsystem til at sende en ”tak for, at du deltog”-mail til deltagerne. Her kan I også reklamere for jeres nyhedsbreve og lign. og evt. næste webinar.