Nyheder fra ledelsen

Institutleder på distancen

Coronakrisen og den fysiske nedlukning vendte op og ned på hverdagen for både medarbejdere og ledelse. Nu åbnes der langsomt op for aktiviteterne igen, men hvordan har det egentligt været at lede et stort institut på distancen? Her deler institutleder Niels Haldrup fra Institut for Økonomi sine erfaringer.

Niels Haldrup
Niels Haldrup i sit hjemmekontor. Foto: Privat

itHvis du skal sætte et par ord på de sidste par måneder, hvad skulle det så være?

Først vil jeg nok sige, at vi ledelsesmæssigt har haft rigtig meget at lave. Vi har jo skulle løse en masse nye opgaver på et ukendt territorium oveni de mange andre projekter, som vi allerede havde gang i på instituttet. Vi har haft travlt, og jeg er taknemmelig over den fantastiske indsats den samlede ledelsesgruppe har leveret.

Samtidig er jeg dybt imponeret over, hvordan medarbejderne lynhurtigt omstillede sig til den nye situation og omlægningen til virtuel undervisning og eksamener. De har leveret et fantastisk stykke arbejde under vanskelige forhold.

Hvordan husker du d. 11. marts, da vi fik at vide, at Danmark lukkede ned?

Jeg sad faktisk og skrev sammen med nogle bekymrede medarbejdere lige inden statsministerens pressemøde.

Mange medarbejdere var utrygge ved hele coronasituationen, som jo allerede fyldte en del i vores hverdag fx i forhold til, hvordan forsamlingsforbuddet ville påvirke vores undervisningsaktiviteter, osv. Det var vi i fuld gang med at finde ud af. Med statsministerens melding fik vi så en form for afklaring, selvom det naturligvis satte gang i en masse nye diskussioner og beslutninger, der skulle træffes.

Da AU lukkede ned, skulle du pludselig være leder for over 270 mennesker på distancen. Hvordan gør man det?

Meget kan lade sig gøre ved afholdelse af virtuelle møder og den uddelegering, der følger af instituttets organisering. Jeg har en række center- og sektionsledere, som har haft den tætte daglige kontakt med medarbejderne i de forskellige sektioner. Vi har været meget opmærksomme på ikke at tabe nogle medarbejdere på gulvet. Det gælder i høj grad også de mere ”sårbare” personalegrupper fx vores ph.d.-studerende, ikke fastansatte medarbejdere samt mange nyansatte. Det er ikke nemt at starte i et nyt job op – måske i et helt nyt land – uden at kunne møde kollegaer ansigt til ansigt.

På ledelsesplan har der været mange ugentlige møder af varierende omfang i institutledelsen, ligesom der har været afholdt møder i LSU og Institutforum som oprindelige planlagt. Erfaringen med virtuelle møder er, at de fungerer bedst, når der ikke er for mange deltagere; afkodning af synspunkter og holdninger er nemmere, når man kan se hinanden i øjnene.

Som institutleder har jeg forsøgt at kommunikere løbende og være synlig i forhold til de udmeldinger, der har været. Jeg har jævnligt udsendt nyhedsbreve og orienterende emails ud, hvor jeg har taget fat på nogle af de konkrete problemstillinger. Jeg har samtidig forsøgt at give moralsk opbakning til medarbejderne ift. de usikkerheder, som de måtte have. Al relevant kommunikation og institutrelevant information har vi samlet på instituttets eget coronasite, der har linket til øvrige relevante informationer på universitetets og Aarhus BSS’ coronasites.

Det må have været svært at kommunikere i en tid, hvor der hele tiden sker ændringer?

Ja, kommunikation og krisehåndtering er ikke nemt, når tingene konstant udvikler sig, og hvor vi ikke har haft et erfaringsgrundlag til at understøtte processen. Derfor var det vigtigt, at vi fik koordineret principielle beslutninger og den efterfølgende kommunikation på tværs af fakultetet, hvilket var baggrunden for nedsættelsen af Aarhus BSS beredskabsgruppen.

Som fakultet og institut er vi naturligvis altid afhængige af de beslutninger, der træffes politisk og på AU-niveau. Under nedlukningen har det jo været meget komplekse beslutninger, som har haft stor betydning for mange mennesker, studerende og medarbejdere. Samtidig har tingene udviklet sig lynhurtigt og hurtig kommunikation og nødvendig koordination kan være udfordrende, så det har virkelig været en balance.

Hvad har for dig været den største udfordring under nedlukningen?

Det har været usikkerheden omkring, hvor længe situationen ville vare. Jeg tror, at det er en naturlig menneskelig reaktion. Hvis vi havde kendt en slutdato på forhånd, så ville det nok være nemmere at håndtere. Præmisserne for mange beslutninger har løbende ændret sig. Dette gælder især i forhold til vores studerende, som jo også har stået og stadig står i en svær og uvant situation.

Nu har vi jo så åbnet mange af vores aktiviteter op igen, men vi har stadig ikke det fulde overblik over, hvordan vi kan tilrettelægge studiestarten, og hvordan vi bliver klar til næste semester. Hvad må vi og hvad må vi ikke?

For mig er studiestarten virkelig noget, som vi skal prioritere allerhøjest. En god studiestart lægger grobunden til et godt fællesskab og oplevelsen af det at være studerende, hvilket er en forudsætning for god læring. Der er stadig mange usikkerheder også i forhold til efterårssemesteret og undervisningsplanlægningen. Og hvad gør vi, hvis der kommer en coronabølge nummer to? I det mindste har vi nu nogle erfaringer.

Hvad kan vi lære af de sidste to måneder?

Vi skal helt klart drage nytte af de erfaringer, vi har gjort os ift. anvendelsen af digitale værktøjer i undervisningen. Der er både fordele og ulemper. Vi har jo virkeligt måtte tænke nyt og hurtigt, men mange har måske også fået øjnene op for de store muligheder, der ligger i de virtuelle undervisningsværktøjer.

Det vil være oplagt at udnytte fordelene ved digitale værktøjer i vores måde at arbejde på fremover – fx i form af blended learning, hvor vi kombinerer virtuel og traditionel undervisning. Det kan måske endda løse nogle af de andre problemer, vi har med begrænset lokale- og auditoriefaciliteter og samtidig skabe bedre undervisningsskemaer for både studerende og undervisere.

Hvad har du savnet allermest under nedlukningen?

Helt klart kollegerne og det at kunne mødes uformelt på gangene i de enkelte miljøer og ved kaffemaskinen. Ikke altid at skulle se hinanden gennem en skærm, men kunne mødes ansigt til ansigt. Det glæder jeg mig meget til at komme tilbage til.