Referat af Møde I BSS Personaleforeningens bestyrelse
9. Januar 2014 KL 12-14
Kim fortalte indledende om, at han havde nogle problemer med helt at få hul igennem, i forhold til en PF medlemsaftale med studenterbaren i Nobelparken (Rabat til PF-medlemmer ved fredagsbar sidste fredag i hver måned. Svend kender kontaktpersonen og vil prøve at følge op på det.
Ad 1- Godkendelse af dagsorden- Alle godkendte.
Ad 2- Status på personaleforeningen
a) Økonomien i foreningen
Jonas kunne berette, at økonomien ser godt ud. I December 2013 var der et overskud på 10000 kr. Der var enighed om, at det er fint med en buffer, så længe det ikke er en decideret opsparing, da personaleforeningens medlemmer skal have noget for deres kontingent.
b) Forslag om flytning af økonomi-support fra Studenterlauget til BSS økonomi
Forslag fra Andreas og Jonas om at forsøge at få flyttet PF regnskabsopgaver fra SL studentermedhjælpere til BSS Økonomi. Studenterlauget har gjort et godt stykke arbejde, men der kan være nogle administrative hurdler fx i forbindelse med udbetaling af løn. Svend foreslog, at proceduren blev forsimplet med en dags-dato blanket og B-skat. Jonas understregede, at forslaget om flytning til BSS økonomi også var tænkt som et led i, at BSS PF på sigt skal understøtte hele BSS mere. Der blev talt om, at Jonas skulle prøve at tale med Morten Grunnet vedrørende kontostreng og projektnummer og muligheden for, at få en fast kontaktperson fra BSS Økonomi, der kunne hjælpe os med regnskabet.
Dette gled over i en længere samtale om, at det burde være i Hylleberg og Per Henriksens interesse at PF medvirker til medarbejdernes trivsel, ikke mindst nu hvor vi har oplevet en meget dårlig APV og der er fyringer i sigte. Det blev nævnt, at BSS er det eneste hovedområde der har en personaleforening i traditionel forstand, mens det på andre dele af universitetet begrænser sig til kunst- og fitness foreninger osv. Indtil videre har BSS PF meget kørt videre som på det gamle ASB, men det er ikke et must, at vi skal køre foreningen helt på samme måde i den nye organisation.
Diskussionen ledte til enighed om, at det var en god idé at et par stykker fra PF tog et møde med Hylleberg og Per Henriksen, hvor de præsenterer vores forening lidt nærmere og får afstemt forventninger i forhold til dekanatets opbakning til PF herunder mulighederne for tilskud til større arrangementer. Her blev et forslag endvidere fremført om, at lade Svend give tilskud, således at alle medarbejdere automatisk er gratis medlemmer. Her blev der fremført forskellige argumenter i forhold til hvad det ville indebære at vi som forening knytter os tættere til ledelsen. Kendskabet til personaleforeningen ville potentielt blive større og den gode kultur der har været forbundet med PF på ASB kunne udbredes mere til BSS, hvis alle bliver medlem og ledelsen mere eksplicit bakker op. Omvendt skal det ikke blive på bekostning af den autonomi og frivillighed, som kendetegner og er en styrke i foreningen. Ligeledes blev det foreslået overfor dekanatet at præsentere udbredelsen af PF mere som et trivselsprojekt frem for at stå med hatten i hånden for at bede om tilskud. Jonas, Svend og Kim indvilgede i at tage et møde med Hylleberg og Per Henriksen. Ligeledes tilbød Andreas at deltage såfremt det var relevant. Jonas prøver at arrangere et møde hurtigst muligt (eventuelt med et formøde inden).
C og d) Antal medlemmer i PF og drøftelse af mulige tiltag for flere medlemmer
Disse punkter var allerede diskuteret lidt, og blev lidt nedtonet som selvstændige punkter, da det måske bliver i-relevant med tiltag for flere medlemmer såfremt alle medarbejdere automatisk bliver medlemmer (se punkt 2b)
e) Bestyrelsens sammensætning: Rette størrelse? Skal der nye kræfter ind?
Der var for og imod i forhold til udvidelse af bestyrelsens størrelse. Det blev fremført, at det ofte gør tingene mere besværlige hvis man er for mange til møder, og at det potentielt kan blive vanskeligere at koordinere, fordele opgaver og tage beslutninger. En model med ambassadører der står for events, som vi delvis anvender allerede blev foreslået. Det blev ikke helt foldet ud hvorledes en eventuel ambassadør model skulle fungere, og der blev ikke truffet nogen endelig afgørelse. Men da Amin har meddelt, at han ikke genopstiller, vil der under alle omstændigheder blive brug for én person mere.
Ad 3 Opsamling på aktiviteter i 2013
Punktet blev droppet pga. tidsnød, dog blev det kort nævnt, at der havde været vellykkede arrangementer siden sidste møde
Ad 4 Aktivitetsplan for 2014
a) Status på de faste aftaler (AROS, Tivoli friheden etc.)
Andreas kunne fortælle, at der havde været forholdsvis begrænset interesse for rabatten til Friheden, men, at det nok skyldtes, at ordningen kører for første gang i denne sæson. Folk skal lige blive opmærksom på det.
Svend kunne fortælle, at informationen er lukket på Fuglsangs Allé, så han mangler et sted til distribution af AROS kort. Han arbejder på en aftale med pedel-kontoret. Endvidere efterlyser han et sted i Nobelparken, så medarbejdere fra denne del af BSS ikke behøver skal til Fuglsangs Allé for at hente et kort.
b) Brainstorming og bruttoliste over arrangementer 2014
Andreas rundsender bruttoliste, så vi kan sætte navne på. Se bruttoliste nedenfor. Der er sat navne på de steder, hvor der var nogen der meldte sig på mødet til at stå for dem:
C) Drøftelse af tilskudsstørrelse til arrangementerne
150 kr. blev aftalt som vejledende maksimumbeløb pr deltager fra personaleforeningen (ud over deltagerbetaling). Det er ok lejlighedsvis at afholde arrangementer der koster mere, bare det ikke gælder for hver gang.