Kommunikationsplan for studiestart

Denne side er primært målrettet russekretærer og rusansvarlige ved institutterne og administrationen.

For at sikre en god og overskuelig kommunikationsproces til de nye studerende op mod studiestart, har vi samlet et overblik over indhold, kanaler, proces og tidsplan herunder.


Studiestartsiden


Studiestartsiden: proces og indhold

Studiestartsiden er det officielle sted, hvor de nye studerende lander. Her samler vi alt information om studiestart og rusarrangementer. Til mange af disse afsnit er det russekretærer/rusansvarlige, som skal levere institutspecifikt indhold (som godkendes af studielederen/instituttet).

Studiestartsiden ligger på studieportalen for den pågældende uddannelse, hvor der i forvejen ligger forskelligt relevant information om selve studiet og studielivet. Derfor er det relevant at holde indholdet fokuseret på selve studiestarten på studiestartssiden. Henvis gerne altid nye studerende til studiestartsiden og studieportalen generelt, så de lærer at bruge platformen fra start.

Til studiestartsiden skal rusansvarlige levere følgende:

  • Evt. velkomsttekst fra studieleder eller underviser
  • Evt. velkomsttekst fra russekretærer
  • Alt info om rusuge/introdage/hyttetur (tid, sted, program, praktisk info)
  • Kontaktoplysninger på rusansvarlige (mail)
  • Evt. link til sekundær platform "til studerende fra studerende" (facebook, foreningsside o.l., som handler om studiestart)
  • Tekst om boghandel på studieretningen

OBS: Alt information ligger i forvejen på studiestartssiden, som er opdateret året før. Tag derfor altid udgangspunkt i den eksisterende studiestartsside. Rettelser er ikke nødvendige i alle afsnit (fx information om uddannelsen eller studielivet), mens andet indhold skal opdateres hvert år (fx program for rusuge, hyttetur o.l.)

Centralt obligatorisk indhold står Kommunikationsafdelingen for
Aarhus BSS Kommunikation står for alt centralt indhold som går på tværs af hele fakultetet. Så de ting skal de rusansvarlige ikke koncentrere sig om. Dette gælder alt indhold under overskriften: Systemer, vejledning og support – og omhandler bl.a. information om studievejledning, student services, bibliotek, IT, studieadministrative systemer mv.

_________

Hvis I har spørgsmål til studiestartsiden, udfordringer med konkret indhold eller er i tvivl om noget, kan I kontakte Didde Trolle (trolle@au.dk), så kigger vi på det sammen og finder en løsning.

Se studiestartssiderne:

Studiestartsiden: tidsplan

Tidsplan

For at vi kan nå i mål med studiestartssiden for hver uddannelse, er det vigitigt, at I overholder tidsplanen for indlevering af information til siden.  

  • Midt april: Vi holder et intromøde om forløbet og alle rusansvarlige modtager mail om proces, levering af indhold, links mv. (Russekretærer og ansvarlige på SL bliver indkaldt til et møde)
  • Senest 31. maj: Rusansvarlige sender rettelser til indhold til studiestartssiden til Didde Trolle (trolle@au.dk). Husk, at tekster/rettelser skal være godkendt af instituttet - typisk studielederen.
    • Teksterne/rettelserne sendes i en Word-fil, som er struktureret efter opbygningen på studiestartssiden med tydelige overskrifter og opdateret afsnit.
    • De afsnit, der ikke er opdateringer til, kan I bare skrive "OK" ud fra overskriften på afsnittet.
    • Evt. billeder til bestemte afsnit sendes separat som jpg-filer.
  • 31. maj- 30. juni: Teksterne bliver korrekturlæst, oversat hvor det er nødvendigt og alt det nye indhold implementeres på studiestartsiderne.
  • 30. juni: Studiestartsiderne sendes til godkendelse ved de rusansvarlige.
  • 1. juli-30. juli: Eventuelle smårettelser – fx til program eller mødetidspunkt kan løbende sendes til Didde Trolle.


Kontakt
Hvis der er spørgsmål eller uklarheder eller behov for at vende konkrete ting, så kontakt gerne Didde Trolle (trolle@au.dk).



Vigtige datoer

Vigtige datoer for russekretærer og tutorer
Rusintroduktionen for bachelorstuderende foregår i de to sidste uger af august alt efter, hvilket studie du er tilknyttet. Undervisningen starter typisk sidste uge i august eller første uge af september. 

Klargøring af studiestartsiden for nye studerende
Fra april-juni samarbejder de rusansvarlige med Studier og Kommunikation om at gøre studiestartssiden klar til de nye studerende. (se proces og tidsplan ovenfor)

Kommunikation til de ny-optagne
Senest den 3. august skal alle ansøgere, der bliver tilbudt optagelse på AU, bekræfte om de ønsker pladsen. Først derefter bliver deres data sendt ind i de systemer, som vi kan trække informationer ud fra.

Mailadresser på nye studerende
Vi forventer at kende kontaktoplysningerne på vores nye studerende i uge 32. Herefter sender vi disse kontaktoplysninger videre til jer, hvorefter I også selv kan sende dem information.

Fra midt i august vil de nye studerende være fordelt på deres hold, og I vil herefter modtage holdlister.

Vigtige datoer for nye studerende
For info om optagelse, bekræftelse af studiepladser mv. se: http://bachelor.au.dk/optagelse/frister/

Datasikkerhed

  • VEST leverer lister med de nye studerendes navne, AU mail og private mail-adresser til de rusansvarlige. Listerne sendes kun til sikre mailadresser, altså AU-mails.
  • De private mail-adresser må kun bruges til den første velkomstmail med rus-informationer, derefter skal AU mail altid benyttes.
  • Der må kun sendes lister med cpr. nr. (til brug ved udsendelse via e-boks) til fastansatte AU medarbejdere.
  • Lister med navne og mail-adresser må ikke udleveres til hold/studerende i løbet af rusdagene.
  • Filerne må aldrig opbevares på memory sticks eller deles med udenforstående.
  • Filerne med listerne skal slettes, så snart de ikke længere skal bruges og senest 30 dage efter modtagelsen.
  • Hvis man vil oprette adresse-/kontaktlister, f.eks. holdlister, skal der godkendelse til fra alle dem der fremstår af listen.

Find mere information på AUs websider om datasikkerhed:


Kontakt


Spørgsmål i forhold til studiestartssiderne kan sendes til Didde Trolle på trolle@au.dk