info om studiestart

Denne side er primært målrettet russekretærer og rusansvarlige ved institutterne.

For at sikre en god og overskuelig kommunikationsproces til de nye studerende op mod studiestart, har vi samlet et overblik over indhold, kanaler, proces og tisdplan herunder.


Studiestartsiden


Studiestartsiden: proces og indhold

Studiestartsiden er det officielle sted, hvor de nye studerende lander. Her samler vi alt information om studiestart, rusarrangementer, intro til Aarhus BSS, intro til instituttet og campus, uddannelsen mv. Til mange af disse afsnit er det russekretærer/rusansvarlige, som skal levere institutspecifikt indhold (som godkendes af studielederen/instituttet).

Studiestartsiden ligger på studieportalen, hvor der i forvejen ligger meget relevant information om studiet, studielivet mv. Derfor er det oplagt at lave korte introtekster og linke til den relevante indholdsside på studieportalen (fx om foreningerne o.l.). Henvis gerne altid nye studerende til studiestartsiden og studieportalen generelt, så de lærer at bruge platformen fra start.

Til studiestartsiden skal rusansvarlige levere følgende:

  • Evt. velkomsttekst fra studieleder eller underviser
  • Evt. velkomsttekst fra russekretærer (hvor relevant)
  • Alt info om rusuge/introdage/hyttetur (tid, sted, program, praktisk info)
  • Kontaktoplysninger på rusansvarlige (mail)
  • Evt. link til sekundær platform (facebook, foreningsside o.l., som handler om studiestart)
  • Tekst om boghandel på studieretningen
  • Relevante infotekster om uddannelsen, studiet, mv. (se konkrete forslag på studiestartsiden)
  • Relevante tekster om livet på campus (se konkrete forslag på studiestartsiden).

Centralt obligatorisk indhold
Aarhus BSS Kommunikation står for alt centralt indhold som går på tværs af hele fakultetet. Så de ting skal I ikke koncentrere jer om. Dette gælder alt indhold under overskriften: Kom godt i gang på Aarhus BSS (bl.a. studievejledning, student services, bibliotek, IT, studieadministrative systemer mv.). Vi står også for dekanens velkomsthilsen!

Særligt for 2021
Tidligere år har vi i samarbejde udarbejdet en ruspjece – en pdf, som også lå på studiestartsiden (og i meget få tilfælde blev trykt). Fra og med 2021 går vi væk fra pdf-filen og samler alt relevant information ét sted – på studiestartsiden. Dette vil have flere klare fordele som bl.a. at sikre konstant opdateret indhold; undgå redundans mellem pdf og studieportal; gøre indholdet responsivt, så det kan læses fra mobile enheder; forbedre arbejdsprocessen og undgå faldgruber ved at have indhold liggende flere steder; skabe en bedre og mere overskuelig brugeroplevelse for målgruppen; sikre webtilgængelighed mv.

I 2021 får de rusansvarlige tilsendt sidste års ruspjece, som man kan tage udgangspunkt i – i forhold til opdatering og justering af indhold til web - i de forskellige afsnit nævnt ovenfor. Det er ikke meningen, at alt indhold fra pjecen skal overføres 1:1 til websitet. Det er hensigten at få ryddet op i gammelt indhold, skære indholdet til og gøre det mere aktuelt og overskueligt.

Hvis I har spørgsmål til studiestartsiden, udfordringer med konkret indhold eller er i tvivl om noget, kan I kontakte Didde Trolle (trolle@au.dk), så kigger vi på det sammen og finder en løsning.

Se studiestartssiderne:

Studiestartsiden: tidsplan

Tidsplan

Vi har udarbejdet en tidsplan, som vi vil bede jer om at overholde, så vi i samarbejde kan få studiestartsiderne gjort klar til de nye studerende.   

  • 16. april: Vi holder et fælles intromøde om forløbet og alle rusansvarlige modtager mail om proces, levering af indhold, links mv.
  • Senest d. 19. maj:
    Rusansvarlige sender opdateret indhold til studiestartsiden til godkendelse/korrektur hos studielederen.
  • 19. maj-26. maj:
    Studieleder læser korrektur, godkender indholdet og sender tekstmaterialet tilbage til de rusansvarlige senest 26. maj.
  • Senest 27. maj
    Rusansvarlige sender de tilrettede tekster til Didde Trolle (trolle@au.dk) fra kommunikationsafdelingen.
    • Teksterne sendes i en Word-fil, som er struktureret efter opbygningen på studiestartssiden med tydelige overskrifter og opdateret afsnit. Hvis bestemte billeder skal sættes ind ved bestemte afsnit skal dette stå i teksten (indsæt: billedfilens navn).
    • Hvis afsnit på studiestartssiden er som de skal være, skriver I bare "OK" under de overskrifter.
    • Billeder til bestemte afsnit sendes separat som jpg-filer.
  • 28. maj- 30. juni:
    Teksterne bliver korrekturlæst, oversat hvor det er nødvendigt og alt det nye indhold implementeres på studiestartsiden.
  • 30. juni:
    Studiestartsiderne sendes til godkendelse ved de rusansvarlige.
  • 1. juli-30. juli:
    Eventuelle smårettelser – fx til program eller mødetidspunkt kan løbende sendes til Didde Trolle.


Kontakt
Hvis der er spørgsmål eller uklarheder eller behov for at vende konkrete ting, så kontakt gerne Didde Trolle (trolle@au.dk).


Information til rusugen og studiestart


Vigtige datoer

Vigtige datoer for russekretærer og tutorer
Rusintroduktionen for bachelorstuderende foregår i de to sidste uger af august alt efter, hvilket studie du er tilknyttet. Undervisningen starter typisk sidste uge i august eller første uge af september. 

Klargøring af studiestartsiden for nye studerende
Fra april-juni samarbejder de rusansvarlige med Studier og Kommunikation om at gøre studiestartssiden klar til de nye studerende. Senest den 27. maj sender de rusansvarlige opdateret indhold til studiestartsiden til Didde (trolle@au.dk). (se mere konkret om proces og tidsplan ovenfor)

Kommunikation til de ny-optagne
Senest den 3. august skal alle ansøgere, der bliver tilbudt optagelse på AU, bekræfte om de ønsker pladsen. Først derefter bliver deres data sendt ind i de systemer, som vi kan trække informationer ud fra.

Mailadresser på nye studerende
Vi forventer at kende kontaktoplysningerne på vores nye studerende i uge 32. Herefter sender vi disse kontaktoplysninger videre til jer, hvorefter I også selv kan sende dem information.

Fra midt i august vil de nye studerende være fordelt på deres hold, og I vil herefter modtage holdlister.

Vigtige datoer for nye studerende
For info om optagelse, bekræftelse af studiepladser mv. se: http://bachelor.au.dk/optagelse/frister/

Datasikkerhed

VEST leverer lister med de nye studerendes navne, AU mail og private mail adresser til de rusansvarlige. Listerne sendes kun til sikre mailadresser, altså AU mails.

De private mail adresser må kun bruges til den første velkomst mail med rus-informationer, derefter skal AU mail altid benyttes.

Der må kun sendes lister med cpr. nr. (til brug ved udsendelse via e-boks) til fastansatte AU medarbejdere.

Lister med navne og mail adresser må ikke udleveres til hold/studerende i løbet af rusdagene.

Filerne må aldrig opbevares på memory sticks eller deles med udenforstående.

Filerne med listerne skal slettes, så snart de ikke længere skal bruges og senest 30 dage efter modtagelsen.

Hvis man vil oprette adresse-/kontaktlister, f.eks. holdlister, skal det ske på frivillig basis.

Find mere information på AUs websider om datasikkerhed:

Husk at book en aftale med studievejlederne i rusugen

I skal lave en aftale med studievejledningen i forbindelse med rusintroen.

Studenterstudievejledernes oplæg for de nye studerende

Vores nye studerende skal introduceres til de vigtigste studieregler og oplyses om, hvor de kan søge hjælp. Derfor er studenterstudievejledernes oplæg et obligatorisk punkt i rusugen. Sørg for også at lave en aftale i god tid. I kan her finde kontaktinformationer på studenterstudievejlederne.

OBS: studenterstudievejlederne kan pt ikke træffes pr. telefon i øjeblikket, så det er mailen, der skal benyttes frem til en genåbning for medarbejderne.

Alkoholpolitik for studiestarten

Studiestarten forstås bredt set som aktiviteter for nye studerende gennem det første halve studieår. Alkoholpolitikken, som er beskrevet herunder, relatere sig til introdagene og hytteturen.

  1. Tutorer er underlagt Aarhus Universitets alkoholpolitik, når de udfører arbejde på vegne af universitetet.
  2. Det er ikke tilladt for tutorer eller de nye studerende at drikke alkohol før og under faglige arrangementer både til de dele af studiestarten, som foregår på AU campus og uden for AU campus. Det vil sige, at alkohol er forbudt mellem kl. 8-16 som en del af rusintroduktionen. Dog kan der gives særligt tilladelse til visse arrangementer af studielederen.
  3. Den enkelte tutorgruppe skal sikre, at der under alle arrangementer er tutorer til stede, som ikke indtager alkohol
  4. Der skal være en passende balance mellem studiestartens faglige og sociale aktiviteter. Alle nye studerende skal føle sig velkomne til alle aktiviteter, uanset om man drikker alkohol eller ej. At sige nej til alkohol må aldrig resultere i at den nye studerende skal sige nej til at deltage i en aktivitet.
  5. Tutorerne har ansvaret for at sikre, at alle aktiviteter afvikles i en form, der ikke forudsætter indtagelse af alkohol
  6. Tutorerne har ansvaret for at nye studerende ikke udsættes for aktiviteter, der kan virke grænseoverskridende for eller stødende på den enkelte.

Kontakt


Hvor kan du få hjælp?

Rettelser til studiestartssiderne sendes til:
Didde Trolle, Aarhus BSS Kommunikation (trolle@au.dk, 87153574)

Lokalespørgsmål:
Aarhus BSS Studieplan

Lister med kontaktinformationer til nye studerende:
Dennis Karlsen (dennisk@au.dk)

​Spørgsmål til optagelse:
optagelse@au.dk.

​Hjælp til studiet:
Henvis til dit fags studievejledning

Medarbejdere ved institutterne:
Se oversigt over institutter ved Aarhus BSS

Er du i tvivl om, hvem du skal henvende sig til:​​
Kontakt Aarhus BSS Studieservice