Delegationsbestemmelser vedrørende eksterne midler af november 2010.
(Erstatter delegationsbestemmelser af 13. april 2000)
0. Reglernes anvendelsesområde
1. Generelt for alle former for eksterne midler
2. Statslige fonds- og programmidler m.v. til forskningsaktiviteter
5. Kommerciel indtægtsdækket virksomhed
0. Reglernes anvendelsesområde
Ifølge Universitetslovens § 20, stk. 2 har universitetet mulighed for at modtage tilskud og gaver fra anden side end bevillingslovene. Universitetet har endvidere iflg. Universitetslovens § 20 st. 3 mulighed for at drive indtægtsdækket virksomhed og tilskudsfinansierede aktiviteter.
I det følgende fastsættes i hovedtræk dels de forudsætninger, der skal være opfyldt for at etablere eksternt finansierede aktiviteter på Aarhus Universitet, dels ansvarsfordelingen i forbindelse hermed.
De nærmere administrative retningslinjer er fastsat i Instruks om eksterne midler, der vil blive revideret og udsendt af Budgetkontoret, når der er behov herfor.
Aarhus Universitets Retningslinjer af 13. april 2000 for samarbejdsaftaler mellem Aarhus Universitet og eksterne partnere skal følges, når der er tale om samarbejdsaftaler eller andre aftaler om støtte til forskningsprojekter, hvor bevillingsgiver stiller betingelser, som går ud over en rapportering om bevillingens anvendelse.
1. Generelt for alle former for eksterne midler
1.1. Institutledere
Ifølge vejledningen Institutledelse fra Universitets- og Bygningsstyrelsen og bemærkningerne til universitetsloven skal institutlederen underrettes om og godkende medarbejdernes aftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter, idet det herunder bl.a. skal påses, at aktiviteten kan indpasses i instituttets forskningsplaner. Dette gælder alle former for gaver, tilskud, aftaler og kontrakter.
Institutlederens godkendelse sker ved underskrift på den relevante projektoprettelsesblanket i henhold til procesbeskrivelsen Projekt- og budgetregistrering.
Institutlederen kan med tilladelse fra dekanen og i nærmere bestemt omfang overlade til en forskningsleder eller en anden betroet medarbejder på sine vegne at godkende aftaler om eksternt finansierede forskningsprojekter.
Institutlederen kan fastsætte supplerende, lokale regler for ansøgning og aftale om samt anvendelse af eksterne midler inden for rammerne af de retningslinjer, der er fastsat for hovedområdet eller for universitetet som helhed.
Hvis en leder selv er part i en aftale skal aftalen godkendes af den nærmeste overordnede leder.
1.2. Centerledere
Retningslinjerne for institutlederens disponeringsadgang og ansvar gælder på tilsvarende måde for ledere af godkendte centre, medmindre andet er fastsat for det enkelte center i forbindelse med Aarhus Universitets godkendelse af centret.
1.3. Den kliniske sektor
Eksterne midler, der forvaltes af Aarhus Universitet for afdelinger under Klinisk Institut, følger samtlige de regler og procedurer, der er fastsat på Aarhus Universitet.
I henhold til aftale af 8. april 1999 om Den sygehusbaserede sundhedsvidenskabelige forskning ved Århus Universitetshospital er der mulighed for, at forskningsledelsen inden for Klinisk Institut kan uddelegeres til en klinisk professor, til indehaveren af et specifikt klinisk lektorat eller til en heltidsansat forsker i eksperimentel medicin eller kirurgi. Institutlederen kan med tilladelse fra dekanen og i nærmere bestemt omfang overlade til en sådan forskningsleder på sine vegne at godkende aftaler om eksternt finansierede forskningsprojekter.
Aarhus Universitets retningslinjer for procedurer for og indholdet af samarbejdsaftaler gælder i kraft af universitetets ansvar for forskningsledelsen for alle sådanne aftaler ved Klinisk Institut.
1.4. Dekaner
Dekanen er ansvarlig for overholdelse af skillelinjerne mellem samarbejdsaftaler og andre former for ekstern finansiering, herunder kommerciel indtægtsdækket virksomhed, når der er tale om private samarbejdspartnere og midler.
Dekanen skal føre tilsyn med, at institutlederne har indført betryggende procedurer til sikring af indberetning og godkendelse af eksternt finansierede forskningsprojekter, herunder procedurer til sikring af, at gældende kompetence- og indholdskrav er overholdt.
Dekanen kan tillade, at en institutleder i nærmere bestemt omfang overlader til en forskningsleder eller en anden betroet medarbejder på sine vegne at godkende aftaler om eksternt finansierede forskningsprojekter.
Dekanen er ansvarlig for fastlæggelse af procedurer for journalisering af aftaler og anden relevant korrespondance med eksterne tilskudsgivere.
Dekanen kan fastsætte supplerende, lokale regler for ansøgning og aftale om samt anvendelse af eksterne midler inden for rammerne af de retningslinjer, der er fastsat for universitetet som helhed, herunder i dette regelsæt.
1.5. Opfindelser
Reglerne i Lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner (lovbekendtgørelse nr. 210 af 17. marts 2010) skal tages i betragtning, hvor det er relevant. Betingelser om hel eller delvis overdragelse af rettigheder til resultaterne fra et projekt skal på forhånd forelægges for Technology Transfer Office (TTO) til godkendelse.
Opfindelser, som gøres af universitetets ansatte som led i eksternt finansierede aktiviteter, skal indberettes til Technology Transfer Office (TTO) efter de retningslinjer, som universitetet har fastsat herfor. Retningslinjerne revideres af TTO efter behov.
1.6. Lokaler og infrastruktur
Ansøgninger, der indebærer ikke helt uvæsentlige træk på lokaler og anden infrastruktur, bør rumme særskilte poster til disse formål. Posterne bør godkendes af dekanen.
1.7. Overhead
Foruden poster til lokaler og infrastruktur skal ansøgningerne indeholde overhead efter gældende retningslinjer.
1.8. Særlige betingelser
Eventuelle særlige betingelser for tilskudsanvendelse eller regnskabsaflæggelse skal forelægges Budgetkontoret til godkendelse.
1.9. Underskudsdækning
Hvis et projekt slutter med regnskabsmæssigt underskud - uanset grunden hertil - bærer hovedområde, institut eller projekthaver ansvaret for evt. tab efter nærmere regler fastsat af dekanen.
1.10. Projektafslutning
Dekanen skal føre tilsyn med, at institutlederne efterlever de gældende processer for gennemgang og lukning af projektkonti.
2. Statslige fonds- og programmidler m.v. til forskningsaktiviteter
2.1. Forskningscentre
Kontrakter og aftaler om oprettelse af forskningscentre eller delcentre forelægges for og underskrives af rektor eller den rektor bemyndiger hertil.
2.2. Overhead
For statslige forskningsrådsbevillinger og alle andre statslige fonds- og programmidler m.v. til forskning skal ansøgninger indeholde 44 % overhead af de søgte direkte midler, medmindre andet er eksplicit fastsat af de bevilgende myndigheder inden for de muligheder, Finansministeriets Budgetvejledning giver.
2.3. Medfinansieringsforbud
For statslige fonds- og programmidler m.v., der indeholder forbud mod institutionernes medfinansiering, skal ansøgningerne forelægges Budgetkontoret på forhånd med henblik på at sikre, at ansøgningen indeholder poster, der muliggør overholdelsen af dette medfinansieringsforbud.
3. EU - forskningsprogrammer
3.1. Godkendelse i Forskningsstøtteenheden (FSE)
AU 8000 C-ansøgninger til EU's programmer for forskning og udvikling godkendes af Forskningsstøtteenheden på universitetets vegne, for så vidt angår de administrative og økonomiske bestemmelser. For EU-forskningsmidler følges EU's overheadregel Special Transitional Flat Rate 60 % eller andre projektspecifikke maksimum flat rates, og universitetet skal altid have status som beneficiary eller coordinator medmindre FSE i enkelte tilfælde har godkendt andet.
Grant agreement Preparation Forms (GPF) udfyldes og underskrives af Forskningsstøtteenheden efter inddragelse af projekthaver og evt. institut/fakultet.
3.2. Forhandlingskompetence
Forhandlingskompetencen i forhold til EU og andre kontraktparter er delegeret til dekanen, som kan videredelegere til institutleder eller den videnskabeligt ansvarlige for projektet. Forhandlingskompetencen indeholder kompetence vedr. projektets faglige indhold og omfang, herunder tilpasning af projektets faglige ambitionsniveau i forhold til den endelige budgetramme. De i GPF angivne overheadprincipper og -satser, kontraktstatus samt danske kollektive overenskomster skal overholdes.
3.3. Consortium Agreements
Technology Transfer Office (TTO) skal godkende og underskrive Consortium Agreements og kan fastsætte nærmere regler herfor samt for andre former for rettighedsoverdragelser.
3.4. Supplerende regler
Forskningsstøtteenheden, TechnologyTransfer Office og Budgetkontoret kan fastsætte yderligere administrative regler. Der henvises til Forskningsstøtteenhedens hjemmeside om EU-projektadministration på AU 8000 C (link: forskningsstoetteenheden/eu/projektadm8000c/).
4. Private tilskud
4.1. Generelt
4.1.1. Indbetaling af tilskud
Private gaver og tilskud samt eksterne midler i samarbejdsaftaler med private samarbejdspartnere skal indbetales forud, eller evt. løbende svarende til udgiftsafholdelsen, direkte fra tilskudsgiveren til universitetet.
Aktiviteter finansieret af private midler kan først igangsættes, når bindende bevillingsskrivelse eller samarbejdsaftale er modtaget og beløbet - eller dele heraf - er indbetalt til universitetets regnskabskontor.
4.1.2. Bidrag/overhead til fællesudgifter
Der bør søges bidrag/overhead til dækning af universitetets, hovedområdets og instituttets fællesudgifter for private tilskud og gaver med betingelser.
Eventuelle tab på private gaver og tilskud samt samarbejdsaftaler vil normalt skulle dækkes af andre midler fra hovedområde, institut eller projekthaver, jf. afsnit 1.9.
4.1.3. Offentlighed
Ifølge § 7 i Retningslinjer for offentlighed om privat finansiering af forskning ved statslige forskningsinstitutioner (udstedt af Forskningsministeriet den 11. januar 2000) skal forskere ved statsligeforskningsinstitutioner give oplysning om eventuelle private finansieringskilder ved publicering af forskningsresultater, der sker som led i deres ansættelsesforhold.
Dekanerne skal føre tilsyn med, at institutlederne har indført betryggende procedurer til sikring heraf.
AU Kommunikation og AU Økonomi og Planlægning kan fastsætte yderligere regler til sikring af, at universitetet årligt kan udarbejde en oversigt over finansiering af forskning ved universitetet til samlet offentliggørelse på AU’s hjemmeside.
4.2. Specielt om samarbejdsaftaler
4.2.1. Aarhus Universitets retningslinjer
Den nærmere afgrænsning af begrebet samarbejdsaftale findes i AU’s Retningslinjer af 13. april 2000 for samarbejdsaftaler mellem Aarhus Universitet og eksterne partnere, som der henvises til.
4.2.2. Institutlederen
Institutlederen skal godkende og underskrive alle instituttets samarbejdsaftaler. Institutlederen skal blandt andet påse, at aktiviteten passer ind i instituttets forskningsplaner, at de fastsatte krav til aftalens indhold er overholdt, at de nødvendige godkendelser foreligger, at reglerne for indbetaling af tilskud overholdes og at journaliserings- og indberetningsprocedurer følges.
Institutlederen skal sikre, at der indsendes kopi af alle samarbejdsaftaler til Technology Transfer Office.
4.2.3. Dekanen
Dekanen skal normalt godkende samarbejdsaftaler, men kan vælge at delegere sin kompetence til en institutleder. Dekanen er i delegationstilfælde fortsat ansvarlig for, at alle regler og retningslinjer for indgåelse af samarbejdsaftaler overholdes.
Dekanen skal føre tilsyn med, at institutlederne har indført betryggende procedurer til sikring af, at samarbejdsaftaler indberettes og godkendes.
Dekanen skal endvidere:
4.2.4. Offentlige samarbejdspartnere
Samarbejdsaftaler med offentlige myndigheder eller institutioner skal forelægges for Technology Transfer Office til godkendelse.
4.2.5. Rettighedsoverdragelser
Samarbejdsaftaler skal forelægges for Technology Transfer Office hvis der indgår bestemmelser om hel eller delvis overdragelse af rettigheder til resultaterne fra et projekt, jf. afsnit 1.5.
4.2.6. Overhead
For samarbejdsaftaler bør der søges om mindst 20 % overhead som bidrag til instituttets, hovedområdets og universitetets fællesudgifter. Dekan og institutleder kan fastsætte supplerende, lokale regler om bidrag til hovedområde- og institutudgifter. Rektor skal orienteres om sådanne regler.
5. Kommerciel indtægtsdækket virksomhed
Aktiviteter, der falder ind under reglerne for kommerciel indtægtsdækket virksomhed, kan først iværksættes efter godkendelse af prisberegningerne og kontrakter i Budgetkontoret.
Dekanen skal normalt godkende aftaler om kommerciel indtægtsdækket virksomhed men kan vælge at delegere sin kompetence til en institutleder. Dekanen er ansvarlig for overholdelsen af skillelinjerne mellem kommerciel indtægtsdækket virksomhed og andre former for eksternt finansierede aktiviteter.
Aktiviteter under kommerciel indtægtsdækket virksomhed skal indeholde et generalomkostningstillæg til fuld omkostningsdækning af alle universitetets omkostninger ved virksomheden. Dette bidrag bør ikke være mindre end overhead på statslige forskningsmidler, dvs. pt. 44 % af de direkte udgifter ekskl. moms, svarende til 30,56 % af indtægten ekskl. moms.
Med venlig hilsen
Lauritz B. Holm-Nielsen / Jørgen Jørgensen
rektor universitetsdirektør
J. nr. AU-2002-160-002