Vejledning til ledere om håndtering af ansøgninger og bilag

Her kan du finde en vejledning til, hvordan du håndterer ansøgninger på baggrund af stillingsopslag og uopfordrede ansøgninger. 


Ansøgninger på baggrund af stillingsopslag

Ansøgninger og bilag skal behandles fortroligt. Dette indebærer bl.a. at det udover administrative sagsbehandlere kun er medlemmer af ansættelsesudvalget og bedømmelsesudvalg, der må få kendskab til materialet.

Ansøgningsmaterialet må kun opbevares op til 6 måneder efter ansøgeren er meddelt afslag. Ansøgninger kan gemmes i op til 12 måneder efter afslag på betingelse af, at ansøgeren har meddelt udtrykkeligt samtykke hertil.


Forslag til samtykketekst

”Under henvisning til Persondataforordningens artikel 6. stk.1 litra a og artikel 9.stk. 2.litra a og Databeskyttelseslovens §§ 6.stk.1 og 7.stk.1 giver undertegnede hermed samtykke til, at min ansøgning med bilag til stillingen som [stillingsbetegnelsen på den søgte stilling] ved [enhedens navn] må gemmes i indtil 1 år, efter jeg blev meddelt afslag på stillingen. Jeg er bekendt med, at mit samtykke til enhver tid kan tilbagekaldes”.  


Ansøgningsmaterialet fra den medarbejder, der ansættes i stillingen gemmes af HR på personalesagen i workzone.

Du har pligt til at orientere de medarbejdere, der er en del af ansættelsesudvalget i, at de har pligt til at opbevare ansøgninger med bilag, så uvedkommende ikke får kendskab til disse samt at slette elektroniske dokumenter og makulere alt papirmateriale fra ansøgerne, umiddelbart efter stillingen er blevet besat.

Uopfordrede ansøgninger

Uopfordrede ansøgninger skal ikke videresendes til andre ledere på AU. Hvis du modtager en uopfordret ansøgning, som du mener kan være relevant for en anden leder, skal du opfordre den, der har sendt ansøgningen til selv at kontakte relevante ledere.  Dermed fastholdes, at den, der sender ansøgningen selv er ansvarlig for egne oplysninger, og du behøver ikke forholde dig til indhentelse af samtykke til videre sendelse.

a. Hvis du umiddelbart vurderer, at du ikke kan bruge ansøgningen til noget og du heller ikke forventer, at ansøgerens kompetencer vil være relevante:

Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:

”Kære [navn].

Tak for din fremsendte ansøgning. Vi har desværre ikke mulighed for at tilbyde dig ansættelse. Du er meget velkommen til at følge med i ledige stillinger på AU´ s hjemmeside. Din uopfordrede ansøgning er ikke og vil ikke blive videresendt og slettes med det samme.Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk. Du har ret til at klage over sletningen af dine oplysninger til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

b. Hvis du umiddelbart vurderer, at der ikke aktuelt er en mulighed for at tilbyde ansættelse, men gerne vil gemme ansøgningen, fordi du vurderer, at der kan blive en stilling inden for et halvt år:

Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:

”Kære [navn].

Tak for din fremsendte ansøgning. Vi har ikke for nuværende brug for dine kompetencer, men vi vil gerne beholde din ansøgning i op til 6 måneder i tilfælde af, at der opstår en jobmulighed. Din ansøgning med bilag bliver slettet senest efter 6 måneder fra dags dato, medmindre du anmoder om sletning på et tidligere tidspunkt. Din ansøgning bliver ikke videresendt fra mig til andre dele af AU. Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i Persondataforordningen artikel 6 stk.1 litra a, eventuelt artikel 9 stk.2a jf. Databeskyttelsesloven § 6 stk.1 og eventuelt § 7 stk.2. AUs  databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk. Du har ret til indsigt i oplysningerne, ret til at få rettet eller slettet urigtige oplysninger, samt ret til at klage over databehandlingen til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

Når du gemmer ansøgningen, skal den gemmes på et sikkert drev. Du bør også lave en ”huskeprocedure”, så du sikrer dig, at du får ansøgningen slettet senest efter 6 måneder.