Projektafslutning for Opgradering af skabeloner

Den 24. april 2017 blev AU’s Microsoft Office skabelonløsning opgraderet. Løsningen er afløseren for den tidligere SkabelonDesign, og den nye løsning hedder Templafy. - Ja, vi tror nok, at det er en sammentrækning af template og simplify. Det er i hvert fald meget sigende for den nye skabelonløsning.

I starten af 2016 påbegyndte projektet Opgradering af skabeloner. Projektet har bestået af udbud, indkøb, udvikling og implementering af Microsoft Office-skabeloner med AU’s grafiske profil. De kendte Word og PowerPoint skabeloner skulle blandt andet integreres med en ny teknologi i den SaaS-løsning (Software as a service), som Templafy er. Derudover skulle der ske nogle grafiske opdateringer, som i praksis vil sige, at vi har fået en ny AU og BSS PowerPoint skabelon, og der er blevet ryddet op i Word-skabelonerne, så de har et mere ensartet udtryk.

Templafy giver nogle nye muligheder for brugertilpasning. Der er blandet andet en biblioteksfunktion, som giver mulighed for at uploade billeder, tekstbidder og skabeloner til brug på tværs af en enhed. BSS har lavet et billedbibliotek til hvert institut, som tilbyder fagspecifikke billeder til brug i deres materiale. Det giver et professionelt visuelt indtryk af det materiale, der nu produceres på institutterne. HR området, på tværs af hele af AU, samarbejder om fælles skabeloner, dokumenter og tekstelementer til brug i over 300 typer af ansættelseskontrakter med flere tusinde tekstkombinationer, og benytter Templafy integreret med Workzone. Det letter i høj grad arbejdsgangen for de mange HR medarbejdere på området. Der er et lignende samarbejde på hele området for studieadministration, hvor der er udarbejdet områdespecifikke dokumenter med integration til Workzone.

Vi har i processen fået nogle gode tilbagemeldinger fra vores testbrugere på selve skabelonløsningen. Vi har dog været udfordret af udrulningen, da ikke alle PC’ere er på UNI-domænet, da en del brugere har forældet hardware og software, og da vi oplevede en fejl på vores ADFS-login i relation til Templafy. Vi har i tæt samarbejde med Generelle applikationer haft fejlkilder og –løsninger under lup, og de største udfordringer er nu løst. Udfordringen med UNI-domænet er imødegået ved, at PC’ere, der endnu ikke er på UNI-domænet, tilgår AU’s Office-skabeloner via office.au.dk.

Vi har én udgangsbøn fra projektet. Oplever du, eller hører du om kolleger, der oplever problemer med Templafy eller brug af integrationen til Office-skabelonerne, så henvis dem til support. 90% af vores supporthenvendelser er i relation til forældet hardware eller software eller generelle indstillinger i Office-produkterne og det løses hos IT-supporten.

Du kan læse mere om Templafy og se vejledningsvideoer på Medarbejderservice.