Agil porteføljestyring, proces-flow og ”MIU’er”

05.04.2018 | Karen Bjorholm Viberg

AGILE og LEAN er i fokus på AU. Det handler om optimering af procesflow og om hurtig levering af værdi til forretningen. Mange ledere og medarbejdere er eller har været på kursus i driftsledelse og procesoptimering, først hos Carve og nu hos HR’s egne proceskonsulenter. Også porteføljestyringen er påvirket.

Det begyndte på LEA’s prioriteringsmøde i november, hvor alle indmeldte projekter skulle prioriteres. Her har LEA tidligere prioriteret 20-30 nye projekter, som vi bagefter har forsøgt at putte ind i en samlet plan for det kommende år. Men denne gang gik det anderledes.

Vi fik talt om, at flow-effektivitet handler om at minimere ”work in progress” (WIP) og fokusere på at få mindre ting hurtigt igennem, der kan give værdi. Og at undgå at folk skal lave mere en én ting ad gangen, så de bedre kan fokusere og undgår for mange forstyrrende kontekstskift.

Nedenfor er en slide fra LEA’s møde. Hele LEA så den lille youtube-film om flow-effektivitet, der linkes til:

 

 

LEA besluttede kun at igangsætte ganske få nye projekter og i stedet fokusere på at få dem, der er i gang allerede, gjort færdige. Samtidig besluttede de, at vi skal lade være med at forsøge at planlægge hele året. Erfaringen viser, at der altid dukker noget vigtigt op undervejs – sidste år var det bla. Robotics. Derfor er det bedre at vente med at beslutte, hvad der skal sættes i gang, til der faktisk er ledig kapacitet til at starte noget nyt – fx når et andet projekt slutter. Dvs. en mere agil tænkning.

Det betyder, at vi nu taler om en lille ”backlog” af projekter. Altså en gruppe projekter, der er indbyrdes prioriteret og klar til at blive sat i gang, når der bliver tid. Der skal selvfølgelig være et match mellem de kompetencer projekterne kræver, og hvem det er, der har fået tid. Men altså – LEA vil nu løbende beslutte, hvad der skal sættes i gang.

Det sker på månedlige tavlemøder. Altså præcis ligesom man nu mange steder i driften holder tavlemøder over igangværende opgaver i enheden, holder LEA nu tavlemøder i 1430-021, hvor en tavle viser alle projekterne på et Kanban-board, så man kan se, hvilken fase i projektmodellen de er i. Og den enkelte vicedirektør og administrationschef redegør for fremdriften og eventuelle udfordringer i de projekter, de ejer. Hensigten er at sætte fokus på at få projekterne skubbet videre og gennemført i stedet for at sætte for meget nyt i gang.

Som mange ved, har vi også i AU IT introduceret begrebet en ”MIU” – for ”mindre udviklingsopgave”. Vi har set det på Peters visions-Powerpoint fra december om AU IT om 5 år, hvor han under ”Partnerskaber” skriver, at vi afsætter 5.000 timer til bla. opgavevisitation og løsning af mindre opgaver. Det har vi nu lagt ind i kapacitetsplanen og Frans er sat i spidsen for et visiteringsudvalg, der behandler alle henvendelser og afklarer, om de egner sig til at blive løst som en MIU med ressourcer fra puljen eller må ind i projekt-pipelinen og prioriteres af LEA. MIU’erne kan ses som en måde at kunne levere værdi hurtigt til forretningen og undgå, at også småting projektgøres. Hver MIU vil få sit eget JIRA-projekt til tidsregistrering. Så kan vi ved årets slutning samle op på, om vi er lykkedes med at bruge 5.000 timer til formålet, og hvor mange MIU’er vi har fået igennem.

Mvh Kristne Stougård Thomsen

 

 

 

 

AU IT