Nyt fra Digitaliseringsstrategi og Porteføljestyring: Masterplanen er godkendt!

Universitetsledelsen godkendte i marts investeringsplanen for digitaliseringsstrategien. I april igangsatte vi så i AU IT arbejdet med at konkretisere planerne og herunder flette listen af projekter i digitaliseringsstrategien sammen med den aktuelle portefølje af projekter.   Dette arbejde er nu afsluttet, og LEA har på møde d. 19. september godkendt den såkaldte Masterplan. Det er en vigtig milepæl for realiseringen af digitaliseringsstrategien og for vores porteføljestyring.

02.10.2019 | Karen Bjorholm Viberg

Hvad er Masterplanen?

Masterplanen er en plan, der går spadestikket dybere end investeringsplanen i forhold til, hvordan vi kan gennemføre projekterne. Masterplanen stiller spørgsmålet: hvilke typer it-kompetencer kræves i hvilket omfang og hvornår til hvert enkelt projekt, og planen besvarer spørgsmålet med et bud på en konkret allokering af personer/kompetenceprofiler, der er afstemt med den kapacitet af medarbejdere, vi råder over, så overbooking og flaskehalse minimeres. Se udsnit nedenfor for at få et indtryk af niveauet i planlægningen.

Hvordan er Masterplanen blevet til?

Masterplanen er udarbejdet af en arbejdsgruppe under SLG. Vi har tygget os igennem både de igangværende projekter i porteføljen, de kendte, kommende SKAL-projekter samt alle de projekter i digitaliseringsstrategien, der er tænkt til at starte i 2019 eller 2020. (Dem, der først skal starte i 2021 eller 2022 venter vi lidt med). Vi er for hvert projekt kommet med bedste gæt på, hvor meget projektledelse, arkitekturbistand, integrationsarbejde, web-udvikling, UX-arbejde og driftsbistand fra Infrastruktur, AdmApps og GenApps, der skal til i hvilke faser af projekterne, og hvor meget projekterne kommer til at trække på it-supportenhederne. Derefter har vi skubbet rundt med projekterne i kalenderen indtil kabalen gik nogenlunde op. Undervejs har vi gjort antagelser om, hvordan de nye tilførte midler kunne styrke holdet, og sat det ind i planen også. Peter Bruun meldte ud om de nye stillinger d. 6. september, og intern og ekstern rekruttering i forhold hertil er, som I ved, i proces. Vi har også forholdt os til behovet for forvaltningsressourcer.

Da det jo ikke dur, at vi ensidigt ser på projekterne fra et AU IT perspektiv, har vi også vendt planen med de øvrige VD-områder ved at behandle den i Systemchefgruppen og på bilaterale møder med de VD-områder, der har mange projekter. Dermed har vi afstemt forventninger til den overordnede tidsplan med projekt-ejerne og afstemt, hvornår de selv stiller med projektleder, og hvornår vi leverer én fra AU IT. Vi har ikke brugt navne på medarbejdere, men kun kompetenceprofiler i det materiale, vi har delt med LEA og andre uden for AU IT.

Hvad har LEA’s godkendt

Undervejs har vi opsamlet de forudsætninger, vi har bygget på, og til sidst har vi lavet en risikoanalyse på porteføljeniveau. To af de største risici er risikoen for at der kommer til at mangle ressourcer på fakulteter og institutter til at bidrage ind i projekterne og efterfølgende implementere løsningerne organisatorisk, samt risikoen for at Kopernikus–projektet vælter alle planer. Derudover er der blandt andet risici, der knytter sig til, om estimaterne holder, og om projekterne kan undgå at tage ressourcerne fra hinanden, så der sker ”kaskade-påvirkninger” imellem dem.

LEA har som sagt godkendt planen og har tilsluttet sig forudsætningerne, risikoanalysen og de tiltag, vi har foreslået til at dæmme op for de identificerede risici.

Hvad sker der så nu?

Vi er dermed nået frem til den milepæl, at vi igen har én samlet portefølje, der nu skal håndteres med den velkendte beslutningsmodel som styringsramme. Den kan man læse om på hjemmesiden som hidtil:

https://medarbejdere.au.dk/administration/it/projekter/

Og porteføljen vil fortsat blive vedligeholdt på hjemmesiden, hvor den opdateres månedligt efter hvert møde i Porteføljeudvalget (PFU): https://medarbejdere.au.dk/administration/it/projekter/prioriterede-projekter/

Scroll ned på siden og bemærk, at projekterne til enhver tid står i prioriteringsrækkefølge. De kan udfoldes for yderligere information, og efter den aktuelle portefølje står ”backloggen” af de projekter, der efter planen starter op i hhv. 2019 og 2020.

Og forvent ændringer! Det er alle forberedt på, så derfor taler vi fortsat om ”agil porteføljestyring”. Verden går ikke i stå mens vi udfører vores plan, men vi tror alligevel på, at vi er bedre rustet til at eksekvere digitaliseringsstrategien med en plan, vi løbende tilpasser, end uden nogen plan!

I parallel med udarbejdelsen af masterplanen er flere af projekterne allerede igangsat, og der er vedtaget en proces for, hvordan de bevilligede midler i investeringsplanen kan udmøntes konkret i takt med at projekterne modnes og igangsættes. Her er aftalt spilleregler, der sikrer, at nogle midler kan tildeles tidligt, dedikeret til at få udarbejdet projektets styringsgrundlag, mens øvrige midler til gennemførelse af projektet og den efterfølgende forvaltning først udmøntes, når styringsgrundlaget er klar. Formålet er konstant at holde fokus på de effekter og gevinster, som hvert projekt skal levere, og sikre den målrettede anvendelse af midlerne.

 

Venlig hilsen

Kristine Stougård Thomsen

AU IT