’Vision for AU’s it-organisering’

Kære alle, hermed nyt fra mig om arbejdet med ’Vision for AU’s it-organisering’

05.03.2018 | Karen Bjorholm Viberg

Godt fra land

Vi er kommet rigtig godt fra land med de indsatser, vi har besluttet at igangsætte under initiativet ’Vision for AU’s it-organisation om 5 år’. Der er nedsat arbejdsgrupper for indsatserne ”Innovation”, ”Besøg i og fra forretningen”, ”Tidsoptimering” og der er allerede igangsat en række konkrete aktiviteter, blandt andre oprettelse af en visitationsgruppe, som skal fremme løsning af mindre udviklingsopgaver med stor værdi for forretningen, og vi har afsat 4000 timer til løsning af disse opgaver

Besøg på team og afdelingsmøder

Jeg vil i den kommende tid komme på besøg på teammøder/afdelingsmøder for at drøfte, hvordan vi bedst muligt fastholder momentum, og hvordan vi sammen sikrer, at I som medarbejdere får de bedste muligheder for at påvirke processen, som skal føre til en realisering af visionen. Som forberedelse til møderne må I meget genopfriske den udmelding, som kom på fællesmødet d. 19/12.

Der er nu for hver indsats under Visionen udarbejdet indsatsbeskrivelser med tilhørende aktivitetsplaner, som I kan læse om her. Indsatserne for de nye initiativer under ’Vision for AU’s it-organisation’ er således nu placeret under pejlemærkerne for vores målbillede. Vi har desuden oprettet en Kanban-tavle til opfølgning på indsatserne, som hænger over for mit kontor.

Jeg har allerede været på besøg hos administrative applikationer, infrastrukturteamet og i udviklingsafdelingen. Min oplevelse fra møderne er, at der er et stort engagement og stor spørgelyst, men også en usikkerhed over for, hvad en realisering af visionen vil betyde for den enkeltes jobindhold. Det er helt forståeligt. For det er svært på nuværende tidspunkt at fortælle mere præcist, hvordan arbejdsopgaverne bliver for hver af os fremover, når en større del af vores ydelser vil blive leveret via cloudløsninger og gennem eksterne leverandører, mens vi bruger en større del af vores egne ressourcer på at udvikle, tilpasse og integrere løsninger, så de giver mest mulig værdi for vores brugere. Men ét er sikkert, der bliver masser at lave!

Vi skal alle bidrage

Det vigtige er, at vi nu begynder at eksperimentere med cloud, igangsætter innovative tiltag, arbejder med agil systemudvikling, øger samarbejde med eksterne leverandører og bliver ved med at forbedre vores relationer til og forståelse af vores kunder, så vi imødekommer det stadigt stigende behov, der er på AU for it og digitalisering.

Men vi skal naturligvis løbende (både på MUS, 1-1’ere og i den daglige sparring) drøfte og afstemme, hvad der skal til for at både den enkelte, og hele it-organisationen, udvikler vores kompetencer i den rigtige retning. Her er det vigtigt, at den enkelte medarbejder også selv byder ind.

Den allervigtigste forudsætning for, at vi sammen får succes med at realisere vores vision, er alle i AU IT føler ejerskab over for visionen, og at man oplever at have indflydelse både på processen og resultatet. Så det er vigtigt, at I blander jer og siger til, når I oplever frustrationer eller ikke forstår, de udmeldinger, ledelsen kommer med. Så mød op på mit kontor, ring, send en mail eller skriv på bloggen, både hvis der er behov for at få noget uddybet, noget ændret eller hvis I har en god ide! Alle input tages imod med glæde.

Indsatsen Tidsoptimering – hjælp med at finde 1000 timer på mere fokuserede møder

Jeg er selv formand for indsatsen Tidsoptimering. Jeg har fået en række henvendelser vedrørende denne indsats og den opfattes af mange som kontroversiel. Som det fremgår af oplægget fra d. 19/12, så er formålet med indsatsen at frigive timer til, at vi kan arbejde med de øvrige indsatser under Visionen. Indtil videre har vi besluttet at afsætte 13.000 timer til diverse aktiviteter under indsatsområderne (Partnerskab, Innovation, Cloud, Agil systemudvikling og Samarbejde med eksterne leverandører).

Vi har et mål om at hente 3000 timer på færre og mere effektive møder. Indtil videre er det lykkedes at hente knap 2000 timer ved at reducere i antallet af møder/tiden for møderne, som afholdes på initiativ af ledelsen. Desuden planlægger vi at afholde et kursus i mere effektiv mødeafholdelse for ledere, projektledere og andre, som typisk har ansvaret for mange mødeaktiviteter.

Jeg tror, vi kan finde en del timer ved blot at have fokus på at være effektive til vores møder. Vi skal øve os i at holde os til dagsordenen og i det hele taget have en god mødedisciplin. For at fremme dette vil jeg give 10 kroner pr. sparet mødetime. Så hvis I er 6 mand, som holder møde og I slutter 10 minutter før tid, så giver det 10 kroner og så fremdeles. Indtægten går til et festligt formål. Der vil blive opstillet krukker på hver etage, hvor I kan putte en seddel i med angivelse af, hvor meget I har sparet.

Under indsatsen Tidsoptimering vil vi desuden se nærmere på, hvordan vi kan optimere vores arbejdsgange både gennem fokuserede LEAN-tiltag, men også gennem løbende arbejde i det daglige med ’småjusteringer’ af workflow og kritisk gennemgang af opgaveporteføljen. Men det kommer der mere om i et nyt blogindlæg.

Mvh Peter Bruun

AU IT