Målbillede AU IT

Afrunding af arbejdet med AU ITs målbillede for de seneste to år

 

AU IT har i perioden siden 2016 arbejdet med et målbillede der har skabt fokus i de forandringer der har været prioriteret i perioden. Og vi har benyttet tavlen på gangen ved sekretariatet til at hjælpe med at bevare overblikket over de mange aktiviteter. I juni 2002 har vi gennemgået de sidste aktiviteter og besluttet at tavlen som helhed kan lukkes, og dette er en kort opsamling på resultaterne af arbejdet.

Målbilledet har i den seneste periode været opdelt i 5 pejlemærker, og for hver af disse har der været en række indsatser som igen har været ramme om en eller flere konkrete aktiviteter. Disse aktiviteter har alle været selvstændige opgaver der ikke har været del af projekter eller andre rammesatte opgaver, men hvor tavlen har været en måde at synliggøre disse, og skabe fokus på de resultater der er opnået.

Pejlemærke: AU IT er den foretrukne og naturlige samarbejdspartner på it-området for forskning, uddannelse og administration

Der har under dette pejlemærke i den seneste periode været en indsats.

Indsats: Styrke relation til forretningen

At styrke relationen mellem AU IT og forretningsområder gennem etablering af mødefora på alle relevante niveauer og ved at arrangere besøg i og fra forretningen.

Undervejs i arbejdet med denne indsats er aktiviteten ”Katalog for besøg” blevet fravalgt.

Aktivitet: Besøg i forretningen/fra forretningen

Fastholde besøg på institutter 1 gang årligt. PBN og it-supportchefen fra adm. center på fakultetet deltager. Supportchefen afdækker hvilke institutter der skal deltage i besøgene, og beder disse udarbejde punkter til en dagsorden.

PBN vil besøge fakulteterne på fakultetsmøder

Aktivitet: Besøg fra forretningen og oplæg i Eat’N’Learn

Der etableres et udvalg til at lave et katalog til aktiviteter i Eat’N’Learn.

Eat’N’Learn Besøg ”udefra” giver AU IT et indblik i, hvad man arbejder med i deres del af forretningen og hvordan de oplever AU’s it-organisation. Der skal ligeledes arrangeres Eat’N’Learn, hvor AU IT medarbejdere laver oplæg til kolleger og medarbejdere i supporten

Pejlemærke: AU IT har en stærk leveranceevne på projekter, opgaver og it-support

Der har under dette pejlemærke i den seneste periode været seks individuelle indsatser.

Indsats: Styrke processer i integrationsprojekter

Målet er at øget forudsigelighed, produktivitet og kvalitet gennem forbedring af processer i integrationsprojekter fra idé til indkøring.

Aktivitet: Erfaringsopsamling

Der er oprettet et Confluence-site med erfaringstal for forskellige typer af integrationskomponenter af forskellig kompleksitet. Dette site skal promoveres – både for at høste flere data hertil fra projekterne, og for at konsultere det ved estimering af nye opgaver/projekter.
Sitet skal derfor præsenteres for udviklere, arkitekter og projektledere.
Der tages stilling til, om det kræver særlig standardisering af JIRA-issues i projekter, og om dette kan ske uden at forstyrre opgavestyringsformålet i JIRA.
Det vurderes, om det er meningsfuldt at beregne gennemsnitstal til en egentlig kalkulationsmodel, eller denne ide skal bortfalde.

Indsats: Arkitektur

Målet med denne indsats er at sikre arkitekturmæssig koordinering både strategisk og på tværs af hele projektporteføljen i realiseringen af Digitaliseringsstrategien.

Undervejs i arbejdet med denne indsats er aktiviteten ”Visionsarkitektur for studieområdet” blevet flyttet til at være en projektaktivitet.

Aktivitet: AS-IS dokumentation

Alle systemer og applikationer, datasamlinger og integrationer skal opsamles i Visual Paradigm vha. Archimate modelsproget. Hermed kan en række lister på Sharepoint (systemlisten mv) udfases.
Desuden skal servere og relationen mellem systemer/applikationer og servere dokumenteres for alle produktionssystemer.
Udvalgte dele offentliggøres på hjemmesiden, og alle interessenter informeres, herunder specielt arkitekturforum, it-arkitekturudvalget og systemchefgruppen.

Aktivitet: Reviderede arkitekturprincipper

AU’s arkitekturprincipper er under revision, idet de oprindeligt er formuleret for adskillige år siden og skal bringes ajour bl.a. ift. Digitaliseringsstrategien og nye compliance-krav.

Aktivitet: Ny version af målarkitektur-template

Målgruppe og formål med Målarkitekturer skal præciseres, og den nuværende skabelon trænger til revision.

Aktivitet: Strategisk arkitekturarbejde, skabelon for visionsarkitektur

For at kunne realisere en digital transformation er det nødvendigt at kunne levere arkitekturarbejde på 4 niveauer: til understøttelse af strategi, til understøttelse af portefølje, til understøttelse af det enkelte projekt og til understøttelse af leverance af løsninger. Vi er stærke på de to sidste, og mindre stærke på strategi og porteføljeniveau. Her vil vi sætte ind.
Vi vil afsætte ressourcer til at indgå i tidlige dialoger med forretningen, før initiativer er konkretiseret til projekter og når en række projekter inden for samme forretningsområde skal koordineres. Første gode eksempel er på ESDH, der er godkendt.

Aktivitet: Visionsarkitektur for CRM/Erhvervssamarbejde

Erhvervssamarbejde er som det seneste tema blevet tilføjet Digitaliseringsstrategiens roadmap og investeringsplan. Jf. ønsket om at styrke det strategiske arkitekturarbejde, vil vi i samarbejde med relevante interessenter udarbejde visionsarkitektur for området, der kan være rammesættende for kommende projekter.
Vi vil udvikle en egnet skabelon for visionsarkitekturer til formålet.

Aktivitet: Opstart af arbejdet i Arkitekturforum

Arkitekturforum skal etableres og første møde afholdes. Relevante emner: arkitekturprincipper, visionsarkitekturer og informationsmodel.

Indsats: Blive bedre til at teste

Målet med indsatsen er at få færre fejl i leverancer og flere og hurtigere tests med færre ressourcer.

Aktivitet: Test-enhed etableres

Etablering af testenhed, der har det overordnede ansvar for testretningslinjer i AU IT, både organisatorisk og teknisk samt identifikation af en gruppe af testambassadører, der brænder for test.

Aktivitet: Kortlægge eksisterende testmiljøer samt beskrive behovet for nye, herunder fastlægge procedurer for anvendelse af såvel eksisterende som kommende testmiljøer

For hvert af de kritiske systemer/eksisterende beskrives komponenter og hvordan miljøet kan (gen)etableres med korrekt dataindhold. Endvidere kortlægges, hvem der bruger det enkelte miljø til hvad ned henblik på etablering af klare retningslinjer. Behovet for yderligere testmiljøer på de kritiske systemer kortlægges og løsningsmuligheder undersøges.

Aktivitet: Udarbejdelse af kommende retningslinjer/anbefalinger for test i såvel projekter som forvaltning

Udarbejdelse af beskrivelser og skabeloner til test-artefakter i AU IT.

Aktivitet: Organisatorisk implementering og løbende forvaltning af testretningslinjer i AU IT

Præsentationer og kompetenceudvikling i projekter og systemer i forvaltning. Løbende forvaltning af testretningslinjer.

Indsats: Agilitet

Vi vil levere værdi til kunden gennem iterativ udvikling.
Der skal være fokus på ”Minimal viable products” og på løbende brugerinddragelse.
Vi skal udvikle større evne til prioritering sammen med forretningen.
Timeboxing med aftalt ressourceforbrug kan benyttes, når indholdet ikke kan fastlægges tilstrækkeligt på forhånd.

Undervejs i arbejdet med denne indsats er to af de beskrevne aktiviteter udgået: ”Product management eksperiment(er)” og ”Projektmodellen i komplekse projekter”.

Aktivitet: Selvstyrende DevOps team

DevOps-teamet er etableret og leverer til HR og SOA-forvaltning mm. Teamet vil i en periode være selvstyrende og har tilknyttet en ekstern agil coach og gennemfører regelmæssige retrospectives.
Der samles op på erfaringerne efterfølgende. Hvad vurderer teamet selv er mest kritisk for produktivitet og fremdrift?

Aktivitet: Planlægningsprojektet optimerer fælles leveranceevne

Projektgruppen er fysisk samlet på tværs af UDD og IT og kører fælles opgavestyring og retrospectives.

Indsats: Udbud

AU skal være en professionel kunde, der gennem gode udbud formår på en omkostningseffektiv måde at gennemføre udbud, der sikrer valg af sunde leverandører og it-løsninger, der kan implementeres effektivt på AU og skabe den tiltænkte værdi.

Undervejs i arbejdet med denne indsats er to af de beskrevne aktiviteter blevet fravalgt: ”Etablering af permanent udbudsgruppe” og ”Kompetenceudvikling i leverandør- og kontraktstyring”. Og endeligt er den sidste aktivitet ”Udarbejdelse af standard-setup for it-anskaffelser”, flyttet til gennemførelse i projektregi.

Indsats: Ressourcefleksibilitet med leverandører

Vi vil etablere en eller flere samarbejdsmodeller med eksterne leverandører for at opnå ressourcefleksibilitet, så vi kan håndtere udsving i efterspørgslen og hurtigere levere løsning på flere opgaver. Vi skal have en professionel samarbejde med og styring af vores leverandører og konsulenter.

Aktivitet: Leverandørstyring (i forhold til konsulenter)

Processen for indgåelse af nye aftaler skal beskrives og kommunikeres.
Det skal være tydeligt, hvem der holder snor i den enkelte konsulent, og hvordan.

Aktivitet: Onboarding- og offboarding-processen for konsulenter strømlines

Vi er i dag langt hurtigere til at on-boarde end vi var for et år siden, og Karen har en udokumenteret, men velfungerende proces J
Vi mangler at dokumentere processen og sikre de sidste hjørner.
Off-boarding processen skal defineres, dokumenteres, kommunikeres og implementeres.

Indsats: Styrke processer i integrationsprojekter

Målet er at opnå en øget forudsigelighed, produktivitet og kvalitet gennem forbedring af processer i integrationsprojekter fra idé til indkøring.

Aktivitet: Informationsmodellens vigtighed kommunikeres yderligere

Web-afdelingen og det nye Arkitekturforum skal bibringes forståelse for vigtigheden, så det bliver almindelig praksis, at informationsmodellen udarbejdes på forkant og dokumenteres i alle projekter.

 Aktivitet: Erfaringsopsamling

Der er oprettet et Confluence-site med erfaringstal for forskellige typer af integrationskomponenter af forskellig kompleksitet. Dette site skal promoveres – både for at høste flere data hertil fra projekterne, og for at konsultere det ved estimering af nye opgaver/projekter.
Sitet skal derfor præsenteres for udviklere, arkitekter og projektledere.
Der tages stilling til, om det kræver særlig standardisering af JIRA-issues i projekter, og om dette kan ske uden at forstyrre opgavestyringsformålet i JIRA.
Det vurderes, om det er meningsfuldt at beregne gennemsnitstal til en egentlig kalkulationsmodel, eller denne ide skal bortfalde.

Pejlemærke: AU IT er garant for sikker og stabil it-drift

Der har under dette pejlemærke i den seneste periode været en indsatsen omkring at øge sikkerheden i forbindelse med it-driften på AU.

Indsats: Informationssikkerhed

Målet med indsatsen er at hæve informationssikkerheden på tværs af universitetet. Aktiviteterne udspringer af Digitaliseringsstrategien 2018 – 2022 Punkt 10, og skal ses som et supplement til denne.
Da der samtidigt har været stor projektaktivitet inden for dette område er følgende tre aktiviteter blevet flyttet til projekter: ”SIEM – Proaktiv monitorering”, ”Implementering af 802.1x” og ”Mobile Security Management”.

Aktivitet: Risikovurderinger

Der skal laves en ensartet og struktureret måde at lave risikovurderinger på. Dels en model for administrationen, og dels en model for forskningsområderne.

Aktivitet: DNS firewall

Ved at implementere en DNS firewall, kan man sikre sig mod at brugerne tilgår ”farlige” steder på internettet. En DNS firewall kan således beskytte brugerne mod at besøge steder, der f.eks. er kendt for at sprede malware og lignende.
Afklare teknologi og gennemførsel Specifik POC af valgt teknologi skal planlægges og påbegyndes i efterår 2019.

Pejlemærke: AU IT skabe sammenhængende brugeroplevelser

Der har under dette pejlemærke været gennemført tre indsatser.

Indsats: Øge UI-konsistens på tværs af systemer

Brugerens oplevelse af et system og vurderingen af systemets værdi, relevans og troværdighed afhænger bl.a. af udseendet på dets user interface. Opleves det som brugervenligt? Er det konsistent i forhold til UI-patterns som brugeren kender fra andre AU-systemer og web i det hele taget?
For at øge troværdigheden og brugervenligheden i AU’s systemer er målet at opnå en højere grad af UI-konsistens på tværs af systemer end der er i dag. Dette gælder både egenudvikledes systemer og købte systemer. Med hensyn til sidstnævnte bør dog i hvert tilfælde laves en vurdering af i hvor høj grad designtilpasning er både muligt og ønskeligt.

Aktivitet: Delphinus Design System: Fastlæggelse af principper for interaktivitet

Der skal fastlægges en række grundlæggende principper for interaktion med elementer, der er opbygget efter designsystemet. Herunder:

·       Hvordan skelner systemet i mellem interaktive og statiske elementer? (ting der kan trykkes på vs. ting der ikke kan).

·       Hvordan angiver systemet at et element er valgt eller markeret?

·       Hvordan angiver systemet at et element er interaktivt (f.eks. klikbart) og hvordan angiver elementet sin funktion (feedforward og affordance).

Hvordan anvendes ikoner o.l. konsistent til at angive funktion og konsekvens af interaktion.

Aktivitet: Delphinus Design System: POC på anvendelse i eksisterende løsning

Med udgangspunkt i designsystemet designes og udvikles en statisk HTML+CSS prototype på hvordan en af AU IT’s eksisterende løsninger kan se ud med en Delphinus frontend.
Det udviklede design implementeres som ny frontend på den eksisterende løsning.

Aktivitet: Delphinus Design System: Afklaring af systemunderstøttelse

Det skal analyseres hvordan og med hvilke(t) værktøj(er) vi bedst understøtter workflows for anvendelse af designsystemet hos både UX’ere, frontendere, webudviklere og eksterne leverandører/løsninger. Det kan være opensource løsninger som patternlab.io, købesystemer som f.eks. InVision Design System Manager, et bibliotek af egenudviklede kodeeksempler o.l. Målet er at det skal være muligt at hente designsystemet ind i f.eks. designværtøjer og udviklingsmiljøer på en måde, hvor designsystemets kodebase kan fungere som en ”single source of truth” og at opdatering kan distribueres herfra til de anvendte værktøjer og miljøer.

Indsats: Øge fokus på brugervenlighed og brugeroplevelse i AU’s it-systemer

Målet med indsatsen er at bidrage til at systemer ved indkøb/udvikling har høj brugervenlighed, sådan at vi mindsker spildtid og frustration for brugere, samt negativ påvirkning af AU’s brand og goodwill.

Aktivitet: UX arkitekturprincipper

Der udarbejdes UX arkitekturprincipper. Dvs. principper der skal overholdes i udvikling og systemindkøb på AU, som har til hensigt at øge brugervenligheden i disse systemer. Principperne skal bl.a. medvirke til, at der ved indkøb af standardsystemer stilles krav til leverandørens ux-kompetencer, at der laves vurderinger af brugerrejser i og omkring systemer, at der benyttes kvantitative og/eller kvalitative brugerinddragelsesmetoder til at afdække og prioritere krav osv.
Principperne skal reviewes af både AU’s arkitekter og AU IT’s arkitekturkoordinering inden de fremlægges i AU’s architectural board.

Indsats: Benytte ux-metode til at øge sandsynligheden for projektsucces

UX-metoder kan være med til at sikre, at det er de rette brugervendte features, der lægges vægt på i et systemindkøb, og at sådanne features er udformet på en måde, som gør dem anvendelige og skaber værdi for brugeren. Derfor bør ux’ere inddrages tidligt i alle projekter, hvor der er en brugerflade vendt mod medarbejdere, studerende eller eksterne.

Undervejs i arbejdet med denne indsats er aktiviteten ”Evaluering af ux-inddragelse” blevet fravalgt.

Aktivitet: Idekatalog over ux-metoder

Udarbejdelse af et idekatalog over ux-metoder, som kan bruges i forskellige faser af et projekt med systemindkøb. Herunder både brugerresearch, prototypedesign, usabilitytest og ux-ekspert-vurderinger. Idekataloget udarbejdes på baggrund af erfaringsudveksling mellem UX’ere og projektledere. Idekataloget kan bruges i dialogen mellem ux’er og projektleder, når der skal tilrettelægges et projekt og skrives PID, sådan at ux-metoder tænkes med fra starten i et projekt.

Aktivitet: UX-metoder i AUs projektmodel

Gennemgang af hvordan ux-metoder indgår i AUs projektmodel med henblik på at sikre at der i forbindelse med alle faser overvejes hvordan projektet skaber værdi for slutbrugeren. Det kan enten være i form af minimumsleverancer, opmærksomhedspunkter eller emner på tjeklisten.

Pejlemærke: AU IT er medskaber af innovation gennem samarbejde med de kreative miljøer

Aktiviteterne under dette pejlemærke har været samlet under en enkelt indsats.

Indsats: Styrket innovation

Der findes mange definitioner på innovation. I forhold til denne indsats tages udgangspunkt i en forståelse, hvor innovation defineres som en proces, hvor nye ideer eller nye teknologiske muligheder fører til at produkter eller services ny-udvikles, ændres eller nytænkes med henblik på at skabe en forøget forretningsværdi. Innovation er i denne forståelse noget der opstår i mødet mellem AU IT og vores brugere/samarbejdspartnere og især i dialogen med disse om konkrete løsninger og behov.
Der er to delmål for indsatsen:

1.       At medarbejderne i AU IT skal føle, at de er en del af et innovativt miljø, der skaber rum for innovative processer i og omkring de daglige drifts- og udviklingsopgaver.

2.       At vores brugere/samarbejdspartnere skal opleve/opfatte AU IT som en innovativ samarbejdspartner der er medskaber af forretningsmæssig værdi fordi vi kan tilføre ny viden, nye ideer, perspektiver, koncepter mv. ind i de opgaver vi løser for sammen med vores partnere.

Undervejs i arbejdet med denne indsats er to følgende to aktiviteter blevet indlejret i projekter, ”Opfølgning på IoT-platform 1” og ”Opfølgning på IoT-platform 2”, medens aktiviteterne ”Synliggørelse af resultater som følge af innovative processer” og ”Aktivering af teamledere i forhold til at tænke i innovative processer” blevet fravalgt.

Aktivitet: Afvikling af Hackatons

At videreudvikle hackertons som en måde at arbejde intensivt med løsning af udfordringer og udviklingsopgaver.

Aktivitet: Innovationsprojekter med eksterne interessenter

Arbejdsgruppen for innovation vil opsøge et forskningsmiljø med henblik på at indlede samarbejde om en opgave, der indebærer afprøvning af ny teknologi. Der sættes efterfølgende et team på tværs af AU IT med folk, der må og kan arbejde inden for området.

Pejlemærke: Kompetenceudvikling (tilføjet i 2019)

Kompetenceudvikling blev i 2019 tilføjet som et pejlemærke med en enkelt indsats, og med et overordnende mål om at styrke kompetenceudviklingen i AU IT, således at vi til stadighed der bedst muligt rustede til de udfordringer der møder os.

Indsats: Kompetenceudvikling

Målet er at arbejde systematiske og målrettet med kompetenceudvikling på alle niveauer i AU IT.

Aktivitet: Systematisk kompetenceudvikling - ikke færdiggjort pt.

Kompetenceudviklingsmodel og tilhørende værktøj udvalgt. Afdækning af samtlige medarbejderes kompetenceprofil og gap i forhold til fremadrettet rolle.

Aktivitet: Udbrede kendskab til Gartners værktøjer

Sikre at alle medarbejdere i AU’s it-organisation har kendskab til Gartner og øge anvendelsen af værktøjerne blandt AU it-medarbejdere.

Aktivitet: Forbedret ledelseskommunikation

Øge kommunikation om både strategiske indsatser (målbilledet/digitaliseringsstrategi mm) og mere praktiske emner. Kommunikationen skal foregå både skriftligt (eks blogindlæg) og ved face to face meetings. Der skal laves en kommunikationsplan. Desuden overvejes det om at lave en workshop for lederne om tip og tricks inden for kommunikation.

 

 

 

 

Styregruppe

Styregruppen består af Peter Bruun Nielsen, Steffen Longfors, Kristine Stougård Thomsen og Søren Christensen. Det er styregruppens ansvar at følge med i indsatsernes udvikling, og sørge for at de er på rette vej.