Under henvisning til statens samarbejdsaftale af 2013 fastsættes nedenstående forretningsorden for det lokale samarbejdsudvalg (LSU).
§ l. LSU udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, for tiden Cirkulære af 27. august 2013 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (herefter kaldet Samarbejdsaftalen).
§ 2. LSU's opgaver fremgår af Samarbejdsaftalens § 2, 3, 4 og 5. Der henvises endvidere til samarbejdsaftale for Aarhus Universitet.
§ 3. LSU består af ledelses- og medarbejderrepræsentanter.
Stk 2. Antallet af pladser fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationsrepræsentanter. Det blev aftalt via interimmøde den 27. april 2020, at
Stk 3. Er der flere forhandlingsberettigede organisationer, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse.
Stk 4. Erhvervsdirektøren er formand for LSU og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt eventuelle suppleanter for disse blandt de medarbejdere, der har ledelsesbeføjelser.
Stk 5. Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer, så vidt muligt blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Det meddeles skriftligt til ledelsen, hvem der er udpeget.
Stk 6. LSU's næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne for en periode på 2 år. Første gang for perioden fra den 27. april 2020 til den 28. februar 2022. Ved forfald over 3 måneder skal der udpeges ny næstformand.
Stk 7. Medlemmerne og suppleanterne udpeges ligeledes for en periode på 2 år. Første gang for perioden fra den 9. juni 2020 til den 28. februar 2022. En udpegning bortfalder, når grundlaget for udpegningen ikke længere er til stede.
§4. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne.
Stk 2. Medarbejderrepræsentanterne meddeler inden 14 dage før 1. møde efter nyvalg, hvem de har valgt til næstformand.
§ 5. Møderne ledes af formanden - i dennes fravær af næstformanden. Er såvel formand som næstformand fraværende, aflyser sekretæren mødet, og et nyt møde berammes.
Stk 2. Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem, og at der bliver konkluderet på punkterne.
§ 6. Der holdes 4 ordinære møder om året.
Stk 2. På det sidste møde i året fastlægges der en plan for arbejdet i LSU i det kommende år.
Stk 3. Møderne holdes i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed.
Stk 4. Ekstraordinære møder holdes, når formanden finder det fornødent, eller hvis næstformanden eller mindst halvdelen af medarbejderrepræsentanterne fremsætter begæring herom til formanden med redegørelse for hvilken/hvilke sag/sager, der ønskes behandlet.
Stk 5. Der holdes formøder efter behov på henholdsvis medarbejder- og ledelsesside.
Stk 6. Der kan etableres et kontaktudvalg efter nærmere aftale. Kontaktudvalget virker vejledende og rådgivende for medarbejderrepræsentanterne i LSU. Kontaktudvalget består af LSU's medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i LSU. Endvidere kan suppleanter deltage i kontaktudvalgets møder. Næstformand for LSU er formand for kontaktudvalget.
§ 7. LSU modtager - fra henholdsvis formand og næstformand - 2-3 uger før mødet en indkaldelse af punkter til dagsordenen. Forslag til dagsordenspunkter skal ledsages af en motivering af punktet samt præcisering af, om punktet er til orientering eller til drøftelse.
Stk. 2. Dagsordenen drøftes i formandskabet ca. 10 dage før mødet og udsendes med nødvendige bilag til medlemmerne senest 7 dage før mødet. I formandsskabets møde deltager sekretæren. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig.
Stk. 3. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden efter aftale med næstformanden bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel.
Stk. 4. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora i forbindelse med udsendelse.
Stk. 5. Dagsordenen godkendes endeligt ved mødestart.
§ 8. LSU har besluttet, at der skrives beslutningsreferat, hvor hovedlinjer i drøftelsen fremgår. Og at chefsekretær fungerer som sekretær inkl. referentrollen.
Stk. 2. Sekretæren udarbejder referat og sender det til medlemmerne inden 1 uge og gerne snarest muligt.
Stk. 3. Medlemmerne sender snarest muligt - senest i løbet af 1 uge eventuelle kommentarer til referenten.
Stk. 4. Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med formand og næstformand er indarbejdet, sender sekretæren referatet i sin endelige form til LSU. Sekretæren gør referatet tilgængeligt på relevante elektroniske fora.
§ 9. LSU kan nedsætte permanente eller midlertidige underudvalg til behandling af bestemte opgaver. Underudvalg sammensættes af både ledelses- og medarbejderrepræsentanter.
Stk. 2. Medlemmer til underudvalg udpeges af LSU.
Stk. 3. LSU fastsætter et klart beskrevet kommissorium for sådanne underudvalg.
§ 10. Ved behandling i LSU af specielle spørgsmål der kræver særlig ekspertise eller indsigt, kan hver af parterne anmode om, at der tilkaldes særligt sagkyndige på det pågældende område fra institutionen for at besvare spørgsmål og rådgive. Det forudsætter imidlertid, at der er enighed i LSU.
Stk. 2. Samarbejdsudvalget kan endvidere indhente bistand og vejledning fra HSU, de berørte faglige organisationer og aftalens centrale partnere.
§ 11. Møderne i LSU og arbejdsmiljøudvalg (LAMU) søges koordineret tidsmæssigt, eller sammenlægges.
Stk. 2. Erhvervsdirektøren er også mødeleder, ift. LAMU-delen, hvis møderne er sammenhængende.
Stk. 3. De to udvalg kan efter behov og nærmere aftale arrangere fælles seminarer om temaer, som går igen i begge udvalg.
§ 12. Det er ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse sker parallelt til ledelses og beslutningsstrukturen samt, at information og drøftelse etableres mellem den ledelse, der har kompetencen og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres.
Stk. 2. Medarbejderrepræsentanterne skal informere LSU om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet.
Stk. 3. Det påhviler LSU at sikre, at samtlige medarbejdere løbende holdes orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde.
Stk. 4. Ledelsen skal informere om de emner, der nævnes i Samarbejdsaftalens § 3, stk. 2, og informationen skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i LSU, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning.
§ 13. Nyudpegede medlemmer skal tilbydes et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer inden for de første 6 måneder efter deres udpegning. Udgiften betales af EogI.
§ 14. LSU's medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til universitetet eller private interesser.
Stk 2. Bortset fra de tilfælde, der er omfattet af tavshedspligten, har medlemmerne pligt til at bidrage til at orientere universitetets øvrige medarbejdere om arbejdet i LSU.
§ 15. Uoverensstemmelse om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser kan af hver af parterne kræves behandlet i HSU.
Stk 2. Opnås der ikke enighed her, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet.
§ 16. Ledelse og medarbejdere kan for at udbygge samarbejdet lokalt indgå aftale om nedsættelse af et medindflydelsesorgan i stedet for samarbejdsudvalget. Der henvises i øvrigt til Samarbejdsaftalens §7.
§ 17. For at styrke arbejdsmiljøarbejdet kan der aftales en anden organisering af dette arbejde for eksempel ved at sammenlægge samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget. Der henvises i øvrigt til denne forretningsordens § 11 og Samarbejdsaftalens § 8.
Stk 2. Ved en sammenlægning skal der udarbejdes en skriftlig aftale, der skal være tilgængelig for de ansatte.
§ 18. LSU evaluerer sit arbejde hvert 2. år.
Stk 2. Evaluering kan ske ved at anvende et af de værktøjer, som Samarbejdssekretariatet har udarbejdet til formålet.
Stk 3. Evaluering sker på et møde i LSU.
Stk 4. Der udarbejdes en opfølgningsplan efter evalueringen.
§ 19. Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor LSU har fastsat den.
Stk. 2. Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til LSU mindst 1 måned før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet.
Stk. 3. Såfremt der sker ændringer i Samarbejdsaftalen, rettes denne forretningsorden i overensstemmelse hermed.
Stk. 4. Hver af parterne kan opsige forretningsordenen med 3 måneders varsel til den første i en måned, hvis forhandling om en ny har fundet sted inden for denne periode. Aftalen erstatter tidligere indgåede aftaler.
Vedtaget på LSU-mødet den 22. juni 2020 og opdateret med enkelte præciseringer på mødet den 21. juni 2021