Fravær i Økonomi og Bygninger

Fravær i Økonomi og Bygninger

Fravær relateret til sygdom

  • Egen sygdom
    (hvis du er uarbejdsdygtig på grund af egen sygdom),

  • Delvis sygdom
    (egen sygdom - antal sygetimer skal registreres i fraværssystemet)

  • Lægehenvist behandling i sundhedssystemet
    Medarbejdernes egen lægeordinerede behandling hos f.eks. speciallæge, psykolog, fysioterapeut, på sygehus eller genoptræningscenter, bør som udgangspunkt søges tilrettelagt uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt aftales det med nærmeste leder, at man får fri med løn, idet det forudsættes, at fraværet finder sted i arbejdstiden med mindst mulig gene for arbejdets udførelse.
    HR retningslinjer

  • Læge- og tandlægebesøg
    Medarbejdernes læge og tandlægebesøg bør som udgangspunkt søges tilrettelagt uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt aftales det med nærmeste leder, at man får fri med løn, idet det forudsættes, at fraværet finder sted i arbejdstiden med mindst mulig gene for arbejdets udførelse.
    HR retningslinjer

Sygdom i din familie

Planlagt fravær (dvs. ferie, omsorgsdage mv.)

Formål

  • AU-ØB ønsker at skabe de bedst mulige vilkår for, at vicedirektørområdets medarbejdere kan afholde den berettigede ferie.
  • Ferie og omsorgsdage planlægges med henblik på at sikre det bedst mulige match mellem medarbejderens ønsker og arbejdspladsens behov.

Retningslinjer

  • Ferie afholdes som udgangspunkt i uger eller hele enkeltdage.
  • Ferie, herunder særlige feriedage, og afvikling af flex planlægges og aftales med lederen, så afdelingen kan varetage sine funktioner tilfredsstillende.
    Hovedferien drøftes og aftales med kollegerne i afdelingen. Medarbejdernes ønsker om planlægning af hovedferie skal så vidt muligt fremsættes inden d. 15. januar i året for ferieårets påbegyndelse, og lederens tilbagemelding skal foreligge senest 14 dage efter. Endelig ferieplan forventes senest medio februar. Senere fremførte ønsker om planlægning eller ændring af hovedferie kan kun forventes imødekommet, hvis ferieplanlægningen i afdelingen tillader det. Lederens tilbagemelding vedr. restferie gives snarest muligt og senest inden 14 dage.
  • Senest 1. maj sikrer nærmeste leder, at medarbejderne har planlagt hovedferien i det aktuelle ferieår, og senest 15. januar i året efter, at medarbejderne har planlagt afholdelse af restferie i det aktuelle ferieår.
  • Ferieafholdelse kan ikke påregnes, før det er aftalt med nærmeste leder.

Læs mere herom i ØB's retningslinjer for arbejdstid

Andet fravær

  • Bloddonation

    • Bloddonation
      HR's retningslinjer

      Bloddonorer kan med nærmeste leder aftale frihed med løn til bloddonation, hvis bloddonation ikke kan finde sted uden for arbejdstiden. Der kan også aftales frihed til at give blod i arbejdstiden, hvis bloddonoren bliver anmodet om at give blod.

  • Eksamen og eksamensforberedelse

    • Eksamen og eksamensforberedelse
      HR's retningslinjer

      Der kan med nærmeste leder aftales frihed med løn én dag til eksamen (eksamensdagen) og én dag før eksamen til eksamensforberedelse ved arbejdspladsrelateret uddannelsesaktivitet.

  • Fridage med løn

    • Fridage med løn
      HR's retningslinjer

      Ud over de almindelige danske helligdage er følgende dage fridage med løn på Aarhus Universitet:

    • Juleaftensdag den 24. december

    • Nytårsaftensdag den 31. december

    • Grundlovsdag den 5. juni

      De tre nævnte feriedage er ikke overenskomstbestemte fridage, men på Aarhus Universitet har vi besluttet, at alle medarbejdere kan holde fri med løn de pågældende tre dage, og at universitetet er lukket. Dog må enheder, hvor der er behov for aktiviteter, f.eks. pasning af mennesker, dyr, forsøg og teknik, holde åbent, og det nødvendige antal medarbejdere være på arbejde. Medarbejdere, der er på vagt disse dage, får kompensation i form af frihed på andre dage efter gældende arbejdstidsregler.

      1. maj er ikke en fridag med løn
      Såfremt arbejdet tillader det, kan medarbejdere anmode om fri med løn, hvis de skal deltage i et fagligt arrangement.
      Gives der fri med løn er det ikke en hel dag, medmindre det faglige arrangement varer en hel dag. Det forventes således at medarbejdere efter det faglige arrangement genoptager arbejdet eller anvender flex/afspadsering de resterende timer af dagen, såfremt arbejdet tillader det.

  • Orlov med henblik på beskæftigelse uden for AU

  • Særlige private anledninger (Frihed ved bryllup, dødsfald og begravelse)

    • Særlige private anledninger (Frihed ved bryllup, dødsfald og begravelse)
      HR's retningslinjer

      Der gives frihed med løn efter aftale med nærmeste leder i følgende anledninger:

    • 1 fridag i forbindelse med eget bryllup, enten på bryllupsdagen eller en dag i tilknytning til bryllupsdagen.

    • 1 fridag ved barns bryllup, hvis brylluppet falder på en arbejdsdag.

    • Fri ved dødsfald og til begravelse i nærmeste familie eller ved nærtstående pårørende. Omfanget aftales konkret.

  • Tjenestefrihed/orlov

Retninglinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger

  • Formål med Økonomi og Bygningers retningslinjer

    • Formål med Økonomi og Bygningers retningslinjer

      Retningslinjerne er udarbejdet for at drage omsorg om medarbejdere, der er ramt af sygdom. Retningslinjerne skal desuden være med til at fremme den gode dialog ved fravær. Samtidig kan retningslinjerne bidrage til sikker drift og en god tilrettelæggelse af opgaverne i fraværsperioden herunder hensyntagen til kollegaer mv.

  • Hvem kontakter hvem under sygdomsforløbet?

    • Hvem kontakter hvem under sygdomsforløbet?

      Nedenstående er udgangspunktet for dialogen mellem en sygemeldt medarbejder og nærmeste leder. Hvis det allerede tidligt i forløbet står klart, at der er tale om et længere sygefravær kan der laves andre aftaler om, hvorledes dialogen skal finde sted.

    • Dag 1

      • Dag 1

        Medarbejderen tager fra morgenstunden telefonisk kontakt til nærmeste leder. Ved behov kan medarbejderen sende en mail til nærmeste leder ligeledes fra morgenstunden og vente med telefonisk kontakt til senere på dagen. Lederen sørger for i samarbejde med medarbejderen at flytte/aflyse evt. møder eller andre aftaler. Medarbejderen sætter autosvar på sin mail og markerer dagen(e) med ”Ikke til stede” i Outlook-kalenderen (se nederste afsnit).

        Lederen drager omsorg for sygemeldte samt for nærmeste kolleger, herunder aftaler med medarbejderen om aflysning af møder, opgaveoverdragelse til kollegaer mv.

    • Dag 3

      • Dag 3

        Leder og medarbejder følger op på sygdommen. Udgangspunktet er, at medarbejderen tager telefonisk kontakt til nærmeste leder. En medarbejder er sygemeldt indtil andet meddeles arbejdspladsen.

    • Dag 4

      • Dag 4

        Har medarbejderen ikke kontaktet lederen på dag 3, ringer lederen til medarbejderen på dag 4. Samtalen er alene en omsorgssamtale og mulighederne og perspektivet for en tilbagevenden til arbejdet vurderes.

        Er det ikke muligt at aftale tilbagevenden på 3. eller 4. dagen, aftales som minimum næste telefoniske kontakt.

    • Efterfølgende kontakt

      • Efterfølgende kontakt

        Er det ikke muligt at aftale tilbagevenden på 3. eller 4. dagen bør der arbejdes for at opretholde dialog og senest på dag 7. tages telefonisk kontakt. Det aftales på 3. eller 4. dagen, om leder eller medarbejder tager kontakten.

    • Længerevarende sygdom (over 21 dage)

      • Længerevarende sygdom (over 21 dage)

        Hvis det forventes at sygedommen bliver længerevarende (over 21 dage) skal lederen indkalde til en fraværssamtale. Dette sker omkring 10.-14. fraværsdag.

        Er der ikke indkaldt til en fraværssamtale tages der kontakt senest på dag 14 og herefter dag 21. Sygefraværssamtalen skal afholdes inden for de første 4 uger fra første fraværsdag. Ved sygefraværssamtalen har medarbejderen ret til at tage sin tillidsrepræsentant eller anden bisidder med til samtalen.

        Lederen vurdere i løbet af fraværsperioden om der er behov for at indhente lægeerklæring.

        Ved sygefraværssamtalen udfylder leder og medarbejder skabelon til mulighedserklæring. Som udgangspunkt indhentes en mulighedserklæring efter samtalen.
        Der følges op på sygefraværssamtalen med nye samtaler med 2-4 ugers mellemrum.

    • Autosvar på e-mail ved sygdom

      • Autosvar på e-mail ved sygdom

        Der sættes autosvar på medarbejderens mail, som indeholder information om at medarbejderen ikke er til stede, evt. dato for tilbagevenden samt alternativ kontakt.
        Eksempel på autosvar for medarbejdere i Økonomi og Bygninger:

        Tak for din mail. Jeg er pt. ikke at træffe, men du er i stedet velkommen til at kontakte ”mailboks eller navn på anden medarbejder”. Jeg forventer at returnere den ”xx.xx.xxxx”.

        Venlig hilsen
        ”Medarbejderens navn”

Sygefraværssamtalen

HR's retningslinjer

Hvornår?

  • I forbindelse med længerevarende sygdom (over 21 dage) er AU senest 4 uger efter din første fraværsdag forpligtet til at indkalde dig til en sygefraværssamtale med et rimeligt varsel.
  • AU HR anbefaler, at sygefraværssamtalen bliver afholdt omkring den 10. til 14. sygefraværsdag.
  • Hvis fraværet fortsætter, skal der afholdes en samtale hver 2. til 4. uge.
  • Hvis du har haft flere fraværsperioder, vil du også blive indkaldt til en sygefraværssamtale.

Deltagere ved samtalen

  • Det er din nærmeste leder, der afholder sygefraværssamtalen.
  • Din leder kan evt. tage en repræsentant fra HR-afdelingen med til samtalen.
  • Du vil altid blive tilbudt at tage en bisidder med. Det kan fx være din tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller en anden bisidder.

Selve samtalen

  • Samtalen bliver afviklet i et forpligtende samarbejde mellem dig og din leder - og den gode dialog er i centrum.

Formålet med sygefraværssamtalen er, at:

  • drøfte status for dit sygefravær.
  • drøfte mulighederne for hel eller delvis genoptagelse af arbejdet.
  • afklare evt. skånebehov.

Din leder må ikke spørge ind til, hvad du specifikt fejler, men du kan altid vælge at fortælle det alligevel.

Der er notatpligt ved en sygefraværssamtale. Din leder sørger for, at der bliver skrevet et referat af samtalen og evt. indgåede aftaler. Referatet vil blive journaliseret på din personalesag.