Proces for forskudsanmodning

RejsUd proces

Formålet er at vise processen, hvor et forskud tjekkes og godkendes af kontrollanten i henhold til AU's interne regler for kontant forskud, for herefter at blive sendt til endelig godkendelse hos projektøkonomen/forretningscontrolleren.

Procesdiagram

Nedenstående diagram viser de aktiviteter, der er forbundet med kontrol af et forskud.

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • Modtagelse af forskud

    • Modtagelse af forskud

      Kontrollanten modtager forskudsanmodningen til kontrol i RejsUd.

  • Kontrol af faner i RejsUd

    • Kontrol af Stamdata

      • Kontrol af Stamdata

        Her får kontrollanten en samlet oversigt over det anmodede forskud.

        Anledning og evt. forklaring skal være udfyldt. Der skal være oplyst en begrundet anmodning af forskuddet.

    • Kontrol af Kontostreng

      • Kontrol af Kontostreng

        Kontrollanten tjekker om kontostrengen er udfyldt.

        Kontrollanten kan udfylde kontostrengen, hvis projekt og aktivitet er oplyst i afregningen.

    • Krævede valutaer

      • Krævede valutaer

        Et forskud udbetales kun i DKK, kontrollanten tjekker om det er korrekt angivet og om der evt. er angivet en forklaring til hvorfor forskud ønskes.

    • Brugt/tilbagebetalt

      • Brugt/tilbagebetalt

        Når forskuddet bliver udlignet på en rejse- eller udgiftsafregning, kan det udlignede beløb med henvisning til rejse- eller udgiftsafregningen ses i denne fane.

    • Kontrol af Bilag

      • Kontrol af Bilag

        Det ønskede forskud skal stemme overens med beløbet på det vedhæftede budget.

        Dette skal være i overensstemmelse med AU's vejledning om kontant forskud.

    • Kontrol af Kommentarer

      • Kontrol af Kommentarer

        Er der noteret kommentarer til det ønskede forskud, skal der ageres efter dette.

    • Kontrol af Afregnes

      • Kontrol af Afregnes

        Beløbet skal stemme med det anmodede forskud.

    • Kontrol af Posteringer

      • Kontrol af Posteringer

        Oplysninger om udgifternes debitering på udgiftstyper og kontostreng.

    • Kontrol af Historik

      • Kontrol af Historik

        Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang dokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse.

        Ikke alle forskud oprettes af den rejsende, så ved spørgsmål kan det være en anden person der skal kontaktes.

        Giver et overblik over hvor langt dokumentet er i processen.

  • Kan forskud godkendes?

    • Ja, forskud kan godkendes

      • Ja, forskud kan godkendes

        Kontrollanten godkender og bekræfter afregningen, der herefter sendes til godkendelse hos projektøkonomen/forretningscontrolleren.

    • Nej, forskud kan ikke godkendes

      • Nej, forskud kan ikke godkendes

        Afregningen returneres til den rejsende med forklaring til afvisningen. Når afregningen kommer retur til kontrollanten skal hele afregningen kontrolleres på ny, da den rejsende kan have lavet ændringer i afregningen.

  • Er forskud godkendt af projektøkonomen/forretningscontrolleren?

    • Ja, forskud er godkendt

      • Ja, forskud er godkendt

        Sendes til bogføring i Navision og udbetaling til den rejsendes Nemkonto.

    • Nej, forskud er ikke godkendt

      • Nej, forskud er ikke godkendt

        Projektøkonomen/forretningscontrolleren kan vælge enten at sende afregningen retur til den rejsende eller kontrollanten.

        Hvis afregningen sendes retur til den rejsende skal hele afregningen tjekkes på ny.

        Hvis afregningen sendes retur til kontrollanten, skal denne forholde sig til begrundelsen og efterfølgende tilrette afregningen efter projektøkonomen/forretningscontrollerens anvisning.

Har du spørgsmål...


....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til: