Intern handel

Intern handel og Omposteringer

Procesbeskrivelse

Når interne midler flyttes fra ét sted/projekt til et andet, kan der være tale om enten en ompostering eller en intern handel. Procesbeskrivelsen illustrerer hvilke aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med intern handel og ompostering – dvs. køb og salg på tværs af stednumre.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • Definition af intern handel og ompostering

    • Definition af intern handel og ompostering

      En ompostering er en omfordeling af en omkostning fra ét område til et andet, som ikke nødvendigvis er direkte knyttet op på hverken en vare eller en tjenesteydelse. En ompostering kan ske både inden for samme fakultet og mellem to fakulteter

      En intern handel er betaling for en vare/tjenesteydelse, der er udvekslet mellem to fakulteter eller mellem to institutter på det samme fakultet.

  • Baggrundsmateriale

    • Baggrundsmateriale

    • Prislister (disse skal udarbejdes decentralt)

    • forhandling

    • Andre aftaler

      Bortset fra i STADS og Conference Manager udstedes der ikke egentlige fakturaer ved intern handel, som i stedet håndteres og bogføres på baggrund af intern handels-bilag og finanskladder. Til al intern handel/ompostering skal der udarbejdes bilag til transaktionen i Navision, således at dokumentationen er fuldstændig iht. bogføringsloven. Dette er særligt vigtigt i forbindelse med eksterne projekter, hvor der er en række dokumentationskrav.

  • Typer af intern handel og ompostering på tværs af stednumre 

    • Typer af intern handel og ompostering på tværs af stednumre:

      A) Intern handel inden for eget fakultet
      (220821 – Internt køb af varer og tjenesteydelser fra andre fakulteter. Modpost til konto 220921)

      B) Intern handel på tværs af fakulteter
      (220822 – Internt køb af varer og tjenesteydelser inden for eget fakultet. Modpost til konto 220922)

      Ved førstnævnte foretages bogføring som udgangspunkt på fakultetet af en projektøkonom/forretningscontroller i økonomicentret (igen henvises til anden procedure for omposteringer af anlæg). Ved sidstnævnte varetages bogføring derimod af Servicegruppen i Regnskab.

      Processen fokuserer primært på ansvarssplittet mellem købende og sælgende sted samt Servicegruppen i Regnskab. Proceduren er gældende for alle fakulteter. Herefter bruges betegnelsen omposteringsbilag om begge blanketter til både intern handel og omposteringer.

  • Udarbejde omposteringsbilag og den fornødne dokumentation

    • Udarbejde omposteringsbilag og den fornødne dokumentation

      Projektøkonom/forretningscontroller i fakultetets økonomicenter (eller anden hertil bemyndiget ved sælgende sted) udfylder et omposteringsbilag med kontostreng for eget sted og medsender den fornødne dokumentation for omposteringen..

  • Godkende salg

    • Godkende salg

      En anvisningsberettiget fra den sælgende enhed anviser det udarbejdede omposteringsbilag og dokumentationen (godkendelse sker i henhold til fuldmagthierarkiet). Dernæst fremsendes disse til det købende sted.

  • Godkende køb og påføre restkontering

    • Godkende køb og påføre restkontering

      Er købet inden for eget fakultet?

    • Ja:
      En anvisningsberettiget fra den købende enhed godkender bilaget og dokumentationen, hvorefter materialet mailes til enten projektøkonom/forretningscontroller i fakultetets økonomicenter eller til Servicegruppen i Regnskab (omposteringer@au.dk).

    • Nej:
      En hertil bemyndiget godkender fra den købende enhed godkender bilaget og den medsendte dokumentation samt påfører restkontering i form af projekt- og aktivitetsnummer. Herefter mailes materialet til Servicegruppen (omposteringer@au.dk).

  • Bogføring (uden moms og anlæg)

    • Bogføring af intern handel/omposteringer uden for eget fakultet

      • Bogføring af intern handel/omposteringer uden for eget fakultet

        En projektøkonom/forretningscontroller i fakultetets økonomicenter foretager ompostering (bogføring) af de fremsendte omposteringsbilag i Navision. Følgende finanskonti anvendes til kontering.

        Følgende finanskonti anvendes til kontering af intern handel/ompostering inden for samme fakultet:

      • Salg: 220922 (Internt salg af varer og tjenesteydelser inden for eget fakultet. Modpost til konto 220822)

      • Køb: 220822 (Internt køb af varer og tjenesteydelser inden for eget fakultet. Modpost til konto 220922)

        Eller inden for eget institut:

      • Salg: 220923 (Internt salg af varer og tjenesteydelser inden for eget institut. Fakultetsbestemt anvendelse – ikke alle fakulteter anvender kontoen. Modpost til konto 220823)

      • Køb: 220823 (Internt køb af varer og tjenesteydelser inden for eget institut. Fakultetsbestemt anvendelse – ikke alle fakulteter anvender kontoen. Modpost til konto 220923)

    • Bogføring af intern handel/omposteringen inden for eget fakultet

      • Bogføring af intern handel/omposteringen inden for eget fakultet

        En medarbejder i Servicegruppen i Regnskab, AU Økonomi foretager ompostering (bogføring) af de fremsendte omposteringsbilag i Navision.

        Følgende finanskonti anvendes til kontering af intern handel/ompostering inden for samme fakultet:

      • Salg: 220922 (Internt salg af varer og tjenesteydelser inden for eget fakultet. Modpost til konto 220822)

      • Køb: 220822 (Internt køb af varer og tjenesteydelser inden for eget fakultet. Modpost til konto 220922)

        Eller inden for eget institut:

      • Salg: 220923 (Internt salg af varer og tjenesteydelser inden for eget institut. Fakultetsbestemt anvendelse – ikke alle fakulteter anvender kontoen. Modpost til konto 220823)

      • Køb: 220823 (Internt køb af varer og tjenesteydelser inden for eget institut. Fakultetsbestemt anvendelse – ikke alle fakulteter anvender kontoen. Modpost til konto 220923)

        Følgende finanskonti anvendes til kontering af ompostering/intern handel på tværs af fakulteter:

      • Salg: 220921 (Internt salg af varer og tjenesteydelser fra andre fakulteter. Modpost til konto 220821)

      • Køb: 220821 (Internt køb af varer og tjenesteydelser fra andre fakulteter. Modpost til konto 220921)

  • Digital arkivering

    • Digital arkivering

      Lokalt bogførte bilag inkl. dokumentation sendes til arkivering i omposteringer@au.dk, hvorfra begge dele gemmes på arkivdrev, hvortil kun Regnskab har adgang.

Har du spørgsmål...


....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1394506 / i40