Regnskabsinstruks for Aarhus Universitet

I henhold til §§ 20-23 i regnskabsbekendtgørelsen påhviler det hver regnskabsførende institution at udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks, samt at kontrollere overholdelse af instruksens beskrivelse af Aarhus Universitets (AU) regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af AU’s regnskabsopgaver samt de hertil knyttede ansvars- og kompetenceregler.

Regnskabsinstruksen har til formål at beskrive den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af institutionens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordeling og de regelsæt, der skal følges ved udførelsen af regnskabsopgaverne.

AU Økonomi har ansvaret for, at instruksen vedligeholdes løbende og videreformidles til relevante medarbejdere.

Instruksen er gyldig fra den 1. september 2021.

Instruksen er godkendt af institutionens ledelse og sendt til orientering til Rigsrevisionen og institutionsrevisor.

Regnskabsinstruksen er udarbejdet i overensstemmelse med

  • Finansministeriets bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen m.v.
  • Bekendtgørelse nr. 1021 af 24. juni 2020 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne
  • Økonomistyrelsens vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstruks af juni 2021.
  • Universitetsloven LBK nr. 778 af 7. august 2019 med senere ændringer.

Formål

Aarhus Universitet er en statsfinansieret selvejende institution inden for den offentlige forvaltning under tilsyn af uddannelses- og forskningsministeren.

Aarhus Universitet modtager tilskud i henhold til:

  • Uddannelses- og Forskningsministeriets Bekendtgørelse nr. 1021 af 24. juni 2020 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne.

Aarhus Universitet har hjemsted og værneting i Aarhus Kommune.

Aarhus Universitets vedtægt er fastsat i henhold til § 13 i Universitetsloven LBK nr. 778 af 7. august 2019. Vedtægten er vedtaget af Aarhus Universitets bestyrelse den 25. maj 2018 og godkendt af Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte den 18. juni 2018.

Aarhus Universitets ledelse og virke er fastsat i den godkendte vedtægt.

Aarhus Universitets overordnede formål er ifølge vedtægtens § 2:

Aarhus Universitet har til opgave at drive forskning, give forskningsbaseret uddannelse og yde forskningsbaseret myndighedsbetjening indtil det højeste internationale niveau, udbrede kendskab til videnskabens metoder og resultater samt udveksle viden og kompetencer med det omgivende samfund.

Den regnskabsmæssige organisering og principper

  • 2.1 Organisatoriske tilhørsforhold og opdeling generelt

    • 2.1 Organisatoriske tilhørsforhold og opdeling generelt

      Aarhus Universitet har hovedadresse på Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C.

      Aarhus Universitet er registreret med følgende identifikationsnumre:

    • CVR-nummer: 31 11 91 03

    • EAN-numre

      AU er herudover registreret ved følgende numre:

    • Bogføringskreds 28026

    • Delregnskab 1 Almindelig virksomhed

    • Delregnskab 2 Kommerciel indtægtsdækket virksomhed

    • Delregnskab 3 Retsmedicinske undersøgelser

    • Delregnskab 4 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed

    • Delregnskab 5 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter

    • Delregnskab 6 Uddannelsesforskning

    • Løngruppenummer 1 og 864

    • AU Nemkonto til modtagelse af tilskud m.v.: Danske Bank reg.nr. 0216 kontonr.4069053238

      Der henvises til AU’s hjemmeside med yderligere bankoplysninger.

      Aarhus Universitets bevillinger er optaget på Finansloven under hovedkonto § 19.22.05.

      Aarhus Universitet udfører tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed samt andre tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed efter de generelle regler i gældende Budgetvejledning.

      Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet, der skaber og deler viden. Gennem samarbejde med myndigheder og erhvervsliv har AU et stærkt engagement i samfundsudviklingen.

      AU har som mål at bidrage til at løse de globale og komplekse udfordringer, som verden står over for. Derfor tilstræber universitetet at forene forskernes høje faglighed med samarbejde på tværs af faggrænser for at kombinere forskning på nye måder.

      Det sker i tæt kontakt med verden omkring os og skaber grundlag for, at universitetet er internationalt konkurrencedygtigt inden for forskning, uddannelser, talentudvikling og videnudveksling.

      Aarhus Universitet er udpeget som administrator og fører derfor regnskab for:

    • IT-Vest

    • Sino-Danish Center for Education and Research (SDC)

      Rigsrevisionen har ansvaret for den samlede revision af universitetet i henhold til rigsrevisorloven, mens den valgte institutionsrevisor har ansvaret for den samlede interne revisionsindsats på universitetet over for universitetets bestyrelse.


  • 2.2 Organisation

    • 2.2 Organisation

      • Oganisation

        Organisationen er opbygget ud fra følgende organisationsdiagram:


        Organisationsdiagram Aarhus Universitet

        Bestyrelsen er Aarhus Universitets øverste myndighed og har ansvaret for den overordnede og strategiske ledelse af universitetet. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at universitetet driver forskning og giver forskningsbaseret uddannelse indtil højeste internationale niveau inden for sine fagområder m.v. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at universitetets forskning og uddannelser udvikles løbende. Bestyrelsen skal forvalte universitetets midler effektivt og til størst mulig gavn for samfundet jf. universitetslovens § 10.


    • 2.2.1 Ledelsen

      • 2.2.1 Ledelsen

        Ledelsen på AU består af Bestyrelsen, Universitetsledelsen, Prodekaner og Institutledere samt ledere i Enhedsadministrationen.

        Universitetsledelsen består af rektor, prorektor, universitetsdirektøren, erhvervsdirektøren samt dekanerne for de fem fakulteter ved Aarhus Universitet.

        Rektor varetager universitetets daglige ledelse inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat. De øvrige medlemmer af universitetsledelsen varetager deres opgaver efter bemyndigelse fra rektor.

        Universitetsledelsen betjenes af Universitetsledelsens stab.

        Den øvrige ledelse udgøres af prodekaner samt institutledere, der alle varetager deres opgaver efter bemyndigelse fra rektor.

        Universitetets kerneydelser – forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelse – foregår ved institutter, afdelinger, centre og andre faglige enheder på de fem fakulteter:

      • Faculty of Arts

      • Aarhus BSS

      • Faculty of Health

      • Faculty of Natural Sciences

      • Faculty of Technical Sciences

        Til at understøtte erhvervsudvalget i at realisere AU’s erhvervssatsning blev der pr. 1. februar 2020 ansat en erhvervsdirektør. Erhvervsdirektøren er leder af enheden Erhverv og Innovation, der er inddelt i to grupper Erhvervsstaben og The Kitchen.

        Den 1. oktober 2020 samlede AU alle sine universitetspædagogiske kræfter i et fælles center kaldet Centre for Educational Development (CED). CED tilbyder sparring om universitetspædagogik til alle fagmiljøer på AU. CED arbejder ambitiøst forskningsbaseret og eksperimenterende praksisnært, og de samarbejder både lokalt, nationalt og internationalt med andre innovative miljøer.

        Fælles Administrationen på Aarhus Universitet består af seks vicedirektørområder, fire administrative centre på fakulteterne, Universitetsledelsens Stab, Erhverv og Innovation samt CED.

    • 2.2.2 Enhedsadministrationen

      • 2.2.2 Enhedsadministrationen

        Enhedsadministrationen består af de seks vicedirektørområder samt de fire administrative centre. De seks vicedirektørområder er: AU Bygninger, AU HR, AU IT, AU Økonomi, AU Uddannelse samt AU Forskning og Eksterne Relationer. De seks vicedirektørområder kaldes Fællesadministrationen og betjener hele AU på tværs og refererer til universitetsdirektøren.

        De 4 administrative centre betjener de 5 fakulteter og ledes af en administrationschef, som referer til universitetsdirektøren og fakultetets dekan. Fakulteterne ARTS og BSS deler økonomicenter.

    • 2.2.3 Fakulteter, institutter samt studienævn

      • 2.2.3 Fakulteter, institutter samt studienævn

        Rektor ansætter dekaner, der efter bemyndigelse fra rektor repræsenterer fakultetet udadtil og varetager ledelsen af fakultetet. Dekanen kan ansætte en eller flere prodekaner, der skal godkendes af rektor. En prodekan bistår dekanen i den daglige ledelse efter aftale med dekanen.

        Ved hvert fakultet nedsættes et akademisk råd, der har til opgave at sikre fakultetets akademiske frihed og sikre medbestemmelse og medinddragelse om akademiske forhold.

        Dekanen ansætter og afskediger institutledere. Institutlederen repræsenterer instituttet udadtil og varetager efter bemyndigelse fra rektor og dekan instituttets faglige, økonomiske og personalemæssige ledelse, herunder planlægning og fordeling af instituttets arbejdsopgaver.

        Studienævn oprettes og nedlægges af vedkommende dekan efter høring af de berørte institutter. Der kan oprettes studienævn, der dækker en eller flere uddannelser, ligesom der kan oprettes studienævn på forskellige niveauer. Studienævnets opgaver fremgår af universitetslovens § 18, stk. 4.

        Dekanen udpeger og afsætter studieledere efter indstilling fra studienævnene og fastlægger studieledernes ansvarsområder i relation til studienævnsstrukturen. Studielederens opgaver fremgår af universitetslovens § 18 stk. 5.
        Nærmere regler om ansættelse m.v. fremgår af Aarhus Universitets vedtægt.

    • 2.2.4 AU’s interne organisering


      • 2.2.4 AU’s interne organisering

        Rektor fastlægger universitetets interne organisering inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat, jf. universitetslovens § 14, stk.7.

        AU’s administrative og regnskabsmæssige ansvar varetages af rektor. Rektor er blandt andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse på universitetet. En nærmere beskrivelse af rektors ansvarsområder fremgår af vedtægt for Aarhus Universitet.

        Rektor udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivningen og øvrige retningslinjer.

        Under rektor varetager AU HR og HR-funktionerne ved administrationscentrene personaleadministrative opgaver, mens AU Økonomi og administrationscentrenes Økonomicentre varetager AU’s økonomiopgaver.

        Regnskabsføringen sker primært centralt i Regnskab for alle AU enheder. Betalingsforretningerne varetages af Kreditorgruppen. Den detaljerede beskrivelse af opgaver i Regnskab findes på AU’s hjemmeside.


  • 2.3 Aarhus Universitets regnskabsmæssige opgaver

    • 2.3 Aarhus Universitets regnskabsmæssige opgaver

      AU’s regnskabsmæssige opgaver er detaljeret beskrevet i kapitel 3 i denne regnskabsinstruks. I det efterfølgende angives overordnede oplysninger om universitetets regnskabsmæssige opgaver.

      En videre præcisering af ansvarsfordelingen i forbindelse med de respektive regnskabsmæssige opgaver er nærmere beskrevet i medarbejderportalens økonomiportal, hvor der findes uddybende instrukser og vejledninger samt processer og arbejdsgangsbeskrivelser.

      Såfremt AU udlåner medarbejdere til andre institutioner, skal reglerne for udlån følges.

      Aarhus Universitet er registreringspligtig i henhold til momsloven og har indeholdelsespligt i henhold til kildeskatteloven.

      Aarhus Universitet udfører indtægtsdækket virksomhed efter reglerne i den til enhver tid gældende Budgetvejledning.

      Aarhus Universitets forvaltning af ikke-statslige aktiver og passiver omfatter midler m.v., som modtages fra anden side end bevillingslovene. Det drejer sig om gaver og tilskud fra private herunder forsknings- og fondsmidler, der administreres efter reglerne om tilskudsfinansierede aktiviteter.


  • 2.4 Aarhus Universitets brug af IT-systemer

    • 2.4 Aarhus Universitets brug af IT-systemer

      Aarhus Universitet bruger økonomisystemet Navision Stat til alle regnskabs- og budgetmæssige registreringer.


      Derudover anvender Aarhus Universitet følgende it-systemer:

    • IndFak til håndtering af elektroniske ordreafsendelser og fakturaer

    • Statens Lønsystem (SLS) til alle lønregistreringer

    • Statens Koncern Betaling (SKB) hvorigennem alle ind- og udbetalinger foretages

    • RejsUd til håndtering af rejseafregninger og øvrige udlæg

    • Conference Manager til håndtering af tilmelding og betaling for arrangementer og konferencer

    • AU webshop (Magento) til salg af fysiske samt digitale produkter

    • STADS

    • Promark til tidsregistrering på projekter (anvendes kun på dele af AU)


      Der henvises i øvrigt til kapitel 4 i denne regnskabsinstruks samt til AU’s sikkerhedsinstruks.

Aarhus Universitets regnskabsopgaver

  • 3.1 Forvaltning af udgifter

    • 3.1 Forvaltning af udgifter

      • Forvaltning af udgifter

        Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering af udgifter, dvs. indgåelse af forpligtigelse m.v., der medfører eller kan medføre udgifter for AU, og dels godkendelse af udgiftsbilag.


        Som eksempler herpå kan nævnes (listen er ikke udtømmende):

      • Ansættelse og afskedigelse af personale og ændring af personalelønninger

      • Aftale om ydelse af vederlag og særlige ydelser

      • Iværksættelse af overarbejde/merarbejde

      • Tjenesterejser

      • Aftale om køb af varer, materiel, apparatur, tjenesteydelser m.v.

      • Aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder

      • Aftaler om bygge- og anlægsarbejder

      • Afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud m.v.

      • Medfinansiering af eksterne projekter

      • Udstedelse af garantier


        Universitetets daglige ledelse varetages af rektor inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat. Den øvrige ledelse varetager sine opgaver efter bemyndigelse fra rektor, jf. universitetslovens § 14.
        Rektor kan endvidere bemyndige andre ansatte til på særlige områder at handle på rektors vegne, jf. AU’s vedtægt §32 stk. 3. Disse bemyndigelser (delegationer) er udmøntet i fuldmagter.


        På AU anvendes følgende typer af fuldmagter:

      • Anvisningsfuldmagt (fuldmagt I), der giver hjemmel til at godkende (anvise) alle former for indtægter og udgifter vedr. de stedkoder, som der er givet fuldmagt til.

      • Kassefuldmagt (fuldmagt II), der giver hjemmel til at foretage kasseekspeditioner samt modtage og kvittere for beløb i.h.t. fuldmagtens bestemmelser inden for de stedkoder, der er givet fuldmagt til.

      • Stillingsfuldmagt, der i medfør af pågældende stilling giver hjemmel til at godkende (anvise) alle former for indtægter og udgifter inden for de stedkoder, som stillingen omfatter.

      • Videredelegering af beføjelser, der er en stillingsfuldmagtshavers mulighed for at videredelegere en eller flere af sine beføjelser til en anden medarbejder ansat ved AU.


        Der henvises til en uddybende beskrivelse af fuldmagter i afsnit 3.1.6.

        For godkendelse af eksterne midler findes der særlige delegationsbestemmelser.



    • 3.1.1 Disponering

      • 3.1.1 Disponering

        Disponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskuddene er givet, samt under hensyntagen til de bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets retningslinjer, herunder Budgetvejledning, Økonomisk Administrativ Vejledning og den Personaleadministrative Vejledning.

        Disponering foretages endvidere under hensyntagen til gældende lovgivning, herunder bestemmelser vedrørende anskaffelser inden for det offentlige område, og med hensyntagen til reglerne som fremgår i Medarbejder og Kompetencestyrelsens cirkulære om God adfærd i det offentlige, Kap. 9.

        Aarhus Universitets indkøb er omfattet af udbudsreglerne for den offentlige forvaltning. Det betyder, at AU skal udbyde indkøbsaftaler, når forbruget af en varekategori overstiger de tærskelværdier, der er fastsat i den danske tilbudslov og EU’s udbudsdirektiv.

        Da AU bliver betragtet som én enhed både juridisk og indkøbsmæssigt, skal man ved vurdering af udbudspligt ikke kun se på det enkelte indkøb, men på AU’s samlede årlige indkøb over 4 år af den omhandlede varekategori.

        Opmærksomheden henledes på AU’s indkøbspolitik samt universitetets hjemmeside om indkøb, hvor de gældende indkøbsaftaler er oplistet.

        På baggrund af EU’s kontroldirektiv er der i Danmark indført håndhævelsesloven, hvorfor indkøb der ikke er foretaget på baggrund af et udbud eller i aftaler, der har været i udbud, kan medføre økonomiske sanktioner.

        Det skal præciseres, at alle varekøb, der er betalt af AU, er AU’s ejendom. Det gælder også når flere indkøbte varer, apparatur og tjenesteydelser bliver sammenbygget/sammenføjet. Varer, der indkøbes til private formål, og som er ansættelsen på AU uvedkommende, må ikke betales via AU’s regnskabssystem, ligesom AU’s navn og brand ikke må anvendes ved køb af varer og tjenesteydelser, der er uden relation til AU.

        En bevilling må ikke – uden forudgående godkendelse af bevillingsgiver – anvendes til andet formål end det, som bevillingen er givet til.

        Ved køb af konsulentydelser og tjenesteydelser, der afregnes på timebasis, skal det påses, at der foreligger nøjagtig dokumentation for de erlagte timer – udspecificeret med datoer og timetal knyttet til de enkelte datoer.

        Ved indgåelse af dispositioner er det vigtigt at sikre sig, at habilitetsreglerne i forvaltningslovens kapitel 2 bliver overholdt.

        Ved disponering skal der tages skyldige økonomiske hensyn, så man sikrer sig, at udgiften er rimelig i forhold til den merværdi, den forventes at bidrage til i forhold til AU’s formål.

    • 3.1.2 Enhedsadministrationen

      • 3.1.2 Enhedsadministrationen

        Rektor giver vicedirektørerne bemyndigelse til at disponere inden for givne bevillinger.

        Vicedirektørerne kan opslå stillinger internt og eksternt efter de til enhver tid gældende generelle regler og de specifikke regler på AU.

        Vicedirektørerne er bemyndiget til at ansætte og afskedige personale. Dog træffes beslutning om uanmodet afskedigelse af en medarbejder først efter aftale med rektor.
        Vicedirektørerne indstiller og prioriterer i forbindelse med lokallønsforhandlinger inden for en vejledende ramme. Forhandlingen forestås af vicedirektørerne i samarbejde med deres HR-partner.

        Vicedirektørerne kan i øvrigt foretage driftsdispositioner inden for deres årlige budget på baggrund af de styringsprincipper, som er vedtaget på Fællesområdet.

        Universitetsdirektøren disponerer over bevillinger til bygge- og anlægsarbejder, husleje samt over bevillinger til drift og vedligeholdelse af bygninger, tekniske installationer og inventar. Huslejeaftaler, hvor den samlede husleje i uopsigelsesperioden overstiger 20 mio. kr., skal godkendes af rektor.

        Vicedirektørerne kan videredelegere deres bemyndigelse, men det indebærer ikke, at vicedirektøren fritages for ansvaret for de afgørelser, der træffes i medfør af en sådan delegation.

        Administrationscheferne disponerer over de bevillinger til de administrative centre, der er givet inden for de respektive områder.

        Administrationscheferne er bemyndiget til at ansætte og afskedige personale. Dog træffes beslutning om uanmodet afskedigelse af en medarbejder først efter aftale med rektor.
        Administrationscheferne indstiller og prioriterer i forbindelse med lokallønsforhandlinger inden for en vejledende ramme. Forhandlingen forestås af administrationscheferne i samarbejde med deres HR-partner.

        Administrationscheferne kan videredelegere deres bemyndigelse, men det indebærer ikke, at administrationschefen fritages for ansvaret for de afgørelser, der træffes i medfør af en sådan delegation.

    • 3.1.3 Fakulteterne

      • 3.1.3 Fakulteterne

        Dekaner eller de medarbejdere, som de bemyndiger hertil, disponerer over de bevillinger til fakultetet, der ikke er viderefordelt til institutterne.

    • 3.1.4 Institutter

      • 3.1.4 Institutter

        Institutlederen varetager instituttets daglige ledelse efter bemyndigelse fra rektor og efter retningslinjer godkendt af dekanen. Institutlederen administrerer instituttets bevillinger og ressourcer. Institutlederen udarbejder instituttets budgetforslag inden for de rammer, der er fastsat af dekanen.

    • 3.1.5 Studieadministration

      • 3.1.5 Studieadministration

        Studielederen forestår efter bemyndigelse fra dekanen den praktiske tilrettelæggelse af den pågældende uddannelse (herunder undervisning og eksamen) inden for uddannelsesbekendtgørelsens, studieordningens og undervisningsplanens rammer.

    • 3.1.6 Godkendelse af udgiftsbilag - ansvars- og kompetencefordeling

      • 3.1.6 Godkendelse af udgiftsbilag - ansvars- og kompetencefordeling

        Kompetence til godkendelse af udgiftsbilag er generelt tillagt de dispositionsansvarlige, jfr. Afsnit 3.1. De dispositionsansvarlige kan videredelegere deres bemyndigelse til en eller flere af deres medarbejdere. Delegationen fritager imidlertid ikke bemyndigelsesgiver for ansvar for de økonomiske handlinger, som de bemyndigede foretager.

        Godkendelse af bilag af dispositionsansvarlig/anvisningsberettiget omfatter:

        1. Kontrol med bilagets materielle og økonomiske indhold
        2. Kontering i overensstemmelse med AU’s kontoplan.

        Rektor kan endvidere bemyndige andre ansatte til på særlige områder at handle på rektors vegne, jf. AU's vedtægt §32 stk. 3. Disse bemyndigelser (delegationer) er udmøntet i forskellige typer af fuldmagter.

      • 3.1.6.1 Stillingsfuldmagter

        • 3.1.6.1 Stillingsfuldmagter

          En række medarbejdere har en stillingsfuldmagt, hvor de i medfør af deres stilling har en anvisningsret. Det betyder, at rektor, prorektor, universitetsdirektør og erhvervsdirektør har anvisningsret for samtlige stedkoder under AU. Vicedirektørerne, leder af Universitetsledelsen Stab og leder af erhvervsstaben kan disponere inden for det fastlagte budget for deres respektive område. Tilsvarende kan direktørerne for hhv. AIAS og SDC i kraft af deres stilling disponere inden for deres respektive enheder.

          Dekaner, prodekaner og administrationschefer har anvisningsret for samtlige stedkoder under det pågældende fakultet. Institutlederen har i kraft af sin stilling anvisningsret for alle indtægter og udgifter for instituttet. Nogle centre har samme status som institutter, og på disse centre sidestilles centerleder med institutleder.

          Indehavere af en stillingsfuldmagt kan give anvisningsfuldmagt til en medarbejder ansat inden for det samme stedkodeområde, som stillingsfuldmagten omfatter.

      • 3.1.6.2 Anvisningsfuldmagter

        • 3.1.6.2 Anvisningsfuldmagter

          Hos Regnskab forefindes et ajourført fuldmagtskartotek over de medarbejdere og deres stedfortrædere, der er bemyndiget med en fuldmagt.

          Servicegruppen i Regnskab har ansvaret for fuldmagtskartoteket, så det i samarbejde med fakulteterne sikres, at fuldmagtskartoteket løbende er opdateret og kvalitetssikret, og at fuldmagtskartoteket er fuldstændigt i forhold til den gældende organisering og bemanding.

          Medarbejdere med en anvisningsfuldmagt har hjemmel til at godkende alle former for indtægter og udgifter for den stedkode, som der er givet fuldmagt til.

          Udvalgte indkøbere har fået prokura i indkøbsmodulet E-handel, så de har fuldmagt til at godkende ordrer op til den prokuragrænse, som de er tildelt.

          Medarbejdere med fuldmagt til at anvise timeløn kan godkende timeløn for den pågældende stedkode.

          Medarbejdere med fuldmagt til at anvise fakturaer i STADS kan udstede fakturaer i STADS for den pågældende stedkode.

          Medarbejdere med fuldmagt i Conference Manager og AU webshop (Magento) kan anvise indtægter og udgifter for den pågældende stedkode.

          Bankbetalinger: se afsnit 3.8.1.

          Controllere i Økonomisekretariatet, AU Økonomi har anvisningsfuldmagter for alle stedkoder, og blandt andet godkender de på vegne af vicedirektørerne alle indtægter og udgifter indenfor VD-området.

          Tilsvarende er der på fakulteterne ansat controllere, som godkender alle indtægter og udgifter på vegne af hhv. dekaner og institutledere, mens projektøkonomer godkender indtægter og udgifter for de eksterne projekter på vegne af projekthaverne.

          Der er ikke behov for en anvisningsfuldmagt ved internt køb i AU Webshop, da det kun er muligt at foretage et internt køb hvis man logger ind i AU Webshop med sit AU ID via SSO (single sign on). Det betyder, at redaktører og administratorer af AU Webshop altid kan se, hvem der har købt hvad i AU Webshop. Det er kun muligt at vælge en valid kombination af aktive sager og sagsopgaver, som sikres af en natlig integration mellem Navision og AU Webshop.

          Ved internt køb, som ikke sker gennem AU Webshop, skal købet godkendes af en medarbejder med en anvisningsfuldmagt til stedkoden.

      • 3.1.6.3 Kassefuldmagter

        • 3.1.6.3 Kassefuldmagter

          Medarbejdere med kassefuldmagt har hjemmel til at foretage kasseekspeditioner samt modtage og kvittere for beløb i.h.t. fuldmagtens bestemmelser for de stedkoder, som der er givet fuldmagt til.

          De medarbejdere, der kan disponere og godkende indtægts- og udgiftsbilag (anvisningsfuldmagt), kan ikke foretage kasseekspeditioner og føre kasserapporter. Ligeledes kan de medarbejdere, der kan føre kasserapporter, ikke disponere og godkende indtægtsbilag og udgiftsbilag.

          Der henvises i øvrigt til universitetsloven og til AU’s vedtægt.

      • 3.1.6.4 Videredelegeringsfuldmagter


        • 3.1.6.4 Videredelegeringsfuldmagter

          Indehaver af en stillingsfuldmagt kan skriftligt videregive bemyndigelse på et eller flere udvalgte områder, som er retten til at godkende ansøgning om kreditkort til instituttets medarbejdere, godkende udstedelse af forsikringskort til instituttets medarbejdere, godkende kørselstilladelse til studerende m.v. Videregivelsen af beføjelsen fritager ikke stillingsfuldmagthaver for sit ansvar for de beslutninger, der bliver truffet i forbindelse med beføjelsen.

    • 3.1.7 Eksterne købsbilag

      • 3.1.7 Eksterne købsbilag

        Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer eller andet specificeret materiale fra leverandørerne.

        Leverandørfakturaer behandles som udgangspunkt i det elektroniske workflow system IndFak, hvor der opereres med følgende roller: Fakturafordeler, Rekvirent og Disponent.

        Fakturafordeler udfylder artskonto i henhold til konteringsinstruksen på hjemmesiden og påfører momskode. Endvidere tilføjer fakturafordeler en bemærkning, hvis der er særlige krav til fakturaen. Det kan f.eks. være krav om anledning og deltagerkreds, krav om anlægsregistrering eller andre forhold, som rekvirenten og disponenten skal være opmærksom på.

        Rekvirenten udfylder normalt sag og sagsopgave samt varemodtager fakturaer. Der er udarbejdet vejledninger og kvik-guides med en nærmere beskrivelse af rekvirentens opgaver.

        Ved rekvirentens varemodtagelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal det kontrolleres:

      • At de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret

      • At leverancer og tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister

      • At eventuelle kontantrabatter benyttes i det omfang dette er fordelagtigt

      • At leverandørernes betalingsbetingelser svarer til det aftalte.

        Rekvirenten skal endvidere forholde sig til de bemærkninger, som fakturafordeler har påført fakturaen.

        Når rekvirenten har varemodtaget bilagene, sendes de normalt elektronisk videre til disponenten.

        Udvalgte indkøbere har imidlertid fået prokura i indkøbsmodulet E-handel, så de har fuldmagt til at godkende ordrer op til den prokuragrænse, som de er tildelt i systemet. Der er udarbejdet en særlig kvik-guide til indkøber.

        Disponenten skal sikre sig, at bilagene er konteret på rette sag og rette sagsopgave, som er i overensstemmelse med det formål, som projektet har. Disponenten skal godkende bilagene som bekræftelse på, at de elektronisk kan videresendes til bogføring og betaling.

        Bestilles der varer ved en udenlandsk leverandør, kan leverandøren vælge at sende en papirfaktura, som skal scannes og mailes til kreditorhotline@au.dk. Servicegruppen sørger for at oprette fakturaen manuelt i IndFak. Herefter er behandlingen af en udenlandsk faktura den samme som ved en dansk faktura.

        Den udenlandske leverandør kan endvidere vælge at sende en elektronisk faktura i Peppol format via IndFak. Behandlingen af fakturaen vil være den samme som ved en dansk faktura.

    • 3.1.8 Rejse- og udgiftsafregninger

      • 3.1.8 Rejse- og udgiftsafregninger

        Afregning vedrørende tjenesterejser og afregning af udlæg behandles i RejsUd.

        Den rejsende eller en sekretær opretter en rejseafregning eller en udgiftsafregning i RejsUd og uploader dokumentation for de afholdte udgifter. Regler for tjenesterejser er nærmere beskrevet på hjemmesiden. Når afregningen er færdig sendes den automatisk videre til kontrol i Rejsegruppen.

        Rejsegruppen foretager legalitetskontrol af rejseafregningerne for at sikre, at regler og procedurer bliver overholdt. Kontrollanten afstemmer bilagene med oplysninger om evt. udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttidspunkter, afholdte udgifter ifølge dokumentation, samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats m.v. og eventuelt andre oplysninger, der har betydning for korrekt afregning. Når kontrol er foretaget, sendes afregning automatisk videre til godkendelse.

        Denne legalitetskontrol foretages kun i form af stikprøver for rejse- og udlægsafregninger under 700 kr., idet Rejsegruppen sender disse afregninger direkte videre til godkendelse.

        Controllere/projektøkonomer skal godkende, at rejseafregningen ligger inden for det aftalte budget, og at projektets kontering er korrekt. Når afregningen er godkendt sendes den automatisk videre til bogføring og betaling.

    • 3.1.9 Interne bilag

      • 3.1.9 Interne bilag

        Retningslinjer for intern handel og omposteringer inden for samme hovedområde og på tværs af hovedområder er beskrevet på økonomiportalen.

        Fra den 1. december 2020 blev der indført mulighed for at anvende 1-brugerprofil i forbindelse med bogføring af finansomposteringer for både resultatposter og balanceposter i sagsfinanskladder i Navision. Prokuragrænsen for anvendelse af 1-brugerprofilen afgrænses til poster på beløb på +/- 5.000 kr. pr. post i bogføringskladden og er gældende for alle delregnskaber. Som sikkerhed for, at prokuragrænsen ikke overskrides, foretages i Regnskab en regelmæssig kontrol af bogførte sagsfinanskladder. Alle kladder med mindst én post som overskrider prokuragrænsen er fortsat underlagt kravet om ”2 sæt øjne”, hvor én person danner kladden, og en anden foretager bogføringen.

        Fra samme tidspunkt er der indført en ændret procedure for omposteringer mellem hovedområder, hvor sælger indtaster hele omposteringen direkte i en sagsfinanskladde og sender kladden til godkendelse ved køber. Køber underskriver kladden og sender den til bogføring i Regnskab.

        Intern handel for STADS og Conference Manager sker via salgsfakturaer.
        Intern handel i AU Webshop sker ved betaling for et produkt med sag og sagsopgave. Transaktionen overføres fra AU Webshop til Navision via en integration og bogføres som en ompostering.

        Nogle udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal fornødent underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene.


        Ved godkendelse af bilagene foretages følgende kontroller:

      • Bilag vedrørende betaling af tilskud og lån, samt andre udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser: Det påses, at betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til at disponere på det pågældende område.

      • Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer i arbejdstid eller andre ændringer af tidligere afgivne oplysninger: Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation.

      • Bilag vedrørende betaling for overarbejde/merarbejde og timelønninger, samt lønindeholdelse: Bilagene afstemmes med godkendte ferielister, sygedagslister, tjenestelister eller andre kontrolnoteringer.

      • Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og a conto løn: Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter.


        Disponenten skal sikre sig, at de interne bilag er konteret på rette sag og sagsopgave, som er i overensstemmelse med det formål, som projektet har. Disponenten skal godkende de interne bilag som bekræftelse på, at de kan videregives til bogføring.


    • 3.1.10 Rykkerprocedure



      • 3.1.10 Rykkerprocedure

        Såfremt AU modtager rykkere fra leverandører (kreditorer), foretages der en nærmere undersøgelse af årsagen til den manglende betaling, og problemet søges løst. Rykkere fra kreditorer håndteres af medarbejdere i Kreditorgruppen i Regnskab. Rykkerbehandlingen foregår dagligt, og samme procedure er gældende for alle kreditorer både danske og internationale.


  • 3.2 Forvaltning af indtægter

    • 3.2 Forvaltning af indtægter

      • Forvaltning af indtægter

        Forvaltning af indtægter omfatter disponering, sikring af fuldstændighed, fakturering, godkendelse af indtægtsbilag, samt debitorforvaltning.


        AU’s indtægter stammer primært fra følgende kilder:

      • Tilskud fra finansloven, herunder taxameterindtægter for studerende.

      • Deltagerbetaling fra studerende under deltidsuddannelse

      • Myndighedsbetjening

      • Tilskud fra private og offentlige kilder til finansiering af forskningsaktiviteter

      • Indtægter i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed

      • Retsmedicinske undersøgelser i henhold til særlig hjemmel

      • Supplerende mindre virksomhed (f.eks. patientindbetalinger vedr. tandlægeklinik, salg af undervisningsmaterialer og publikationer, udleje/fremleje af boliger og øvrige lokaler, foredrag, kurser, konferencer samt forskningsformidling)

        AU bruger det studieadministrative system STADS til registrering af alle oplysninger om de studerende, og STADS danner grundlag for indberetning af tilskudsudløsende studieaktiviteter.

        Proces for salgsfakturering på hjemmesiden beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med salgsfakturering, herunder hjemskrivning af eksterne midler. Processen omfatter således alle de indtægtsformer, som institutter og fakulteter er involveret i.

        Som beskrevet på foregående side er retningslinjer for intern handel inden for samme hovedområde og på tværs af hovedområder beskrevet på økonomiportalen under intern handel.


    • 3.2.1 Priser og takster

      • 3.2.1 Priser og takster

        Priserne i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed (IV) fastsættes efter Finansministeriets retningslinjer, og der udarbejdes en kalkule, som ajourføres en gang årligt. Priserne i forbindelse med supplerende mindre virksomhed fastsættes ligeledes efter Finansministeriets retningslinjer.

        I øvrigt gælder følgende:

      • Priserne i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed fastsættes efter reglerne i Budgetvejledningen afsnit 2.6.8.

      • Priserne for retsmedicinske undersøgelser fastsættes efter særlig aftale.

      • Priserne i forbindelse med supplerende mindre virksomhed fastsættes efter reglerne i Budgetvejledningen.

      • Salg af undervisningsmaterialer sker til fremstillingsomkostninger. Ved kalkulation af salgsprisen skal der også tages højde for bl.a. Copydan afgift.

      • Salg af publikationer sker hovedsagelig i kommission hos boghandlere og forlag. Priserne fastsættes under hensyntagen til fremstillingsomkostninger, oplagenes størrelse og forventet efterspørgsel.

      • Aarhus Universitet yder i visse tilfælde tilskud til udgivelse af publikationer.

      • Udleje af tjenesteboliger, gæsteboliger og lejeboliger sker i overensstemmelse med de herom gældende cirkulærer.

      • Øvrige lejeindtægter fastsættes i overensstemmelse med det almindelige niveau på det pågældende område.


    • 3.2.2 Disponering (Indgåelse af aftaler der kan medføre indtægter)

      • 3.2.2 Disponering (Indgåelse af aftaler der kan medføre indtægter)

        Disponering skal ske i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder AU’s bevillinger er givet, samt under hensyntagen til de bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets retningslinjer herunder Budgetvejledning og Økonomisk Administrativ Vejledning. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler mv., der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen eller for områder, som institutionen administrerer, samt godkendelse af faktureringsgrundlag, udstedelse af salgsfakturaer og bilag.

        Indtægter skal dokumenteres ved indtægtsbilag i form af en faktura, følgesedler, kopier af skrivelser m.v. udarbejdet i institutionen eller i form af en indtægtsanvisning til institutionen.

        Den ansvarlige leder (f.eks. rektor, dekan, institutleder, administrationschef og vicedirektør) er ansvarlig for at sikre, at universitetet kun modtager indtægter, som der er hjemmel til at oppebære, jf. punkt 2.3 i Budgetvejledningen.

        Den ansvarlige leder skal også sørge for at opbygge en betryggende organisering, så den ansvarlige leder sikrer sig fuldstændighed og nøjagtighed på indtægtsområdet.

        Indtægter i forbindelse med opkrævning af deltagerbetaling for arrangementer og konferencer skal som hovedregel foregå via AU’s arrangements tilmeldingssystem Conference Manager.

        AU har pr. 1. maj 2020 implementeret AU Webshop til salg af fysiske og digitale produkter, samt til betaling af deposita.


    • 3.2.3 Salgsfakturaer og godkendelse af indtægtsbilag

      • 3.2.3 Salgsfakturaer og godkendelse af indtægtsbilag

        Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, skal det økonomiske og materielle indhold af bilagene kontrolleres. Det skal i den forbindelse kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, jf. økonomiportalen, hvor der under punktet salg og fakturering findes instrukser og vejledninger vedrørende indtægtsområdet.

        Lederne for enhederne er ansvarlige for, at der er en procedure med tilhørende kontrol, som sikrer at alle optjente indtægter bliver faktureret/opkrævet. Kontrollen udføres ikke af en medarbejder, der selv foretager udstedelse af salgsfakturaer.

        Godkendelse af indtægtsbilag foretages af personer med stillingsfuldmagt eller anvisningsfuldmagt jf. den nærmere beskrivelse af fuldmagter i afsnit 3.1.6.1 og 3.1.6.2.


    • 3.2.4 Ansvars- og kompetencefordeling

      • 3.2.4 Ansvars- og kompetencefordeling

      • Salg af undervisningsmaterialer: Disponering samt godkendelse varetages på den ansvarlige leders ansvar.

      • Kommissionsaftaler og direkte salg af publikationer varetages af de ansvarlige bevillingshavere eller deres dertil bemyndigede stedfortrædere.

      • Supplerende mindre virksomhed: Disponering og godkendelse varetages på den ansvarlige leders ansvar.

      • Eksterne midler: Den ansvarlige leder skal godkende alle aftaler om eksterne midler.

      • Indtægtsdækket virksomhed: Den ansvarlige leder skal godkende priskalkulation og aftaler om indtægtsdækket virksomhed.

      • Retsmedicinske undersøgelser: Institutlederen for Institut for Retsmedicin er ansvarlig for de retsmedicinske undersøgelser.


    • 3.2.5 Debitorstyring


      • 3.2.5 Debitorstyring

        For en nærmere beskrivelse af AU’s procedurer på debitorområdet henvises til økonomiportalen, hvor der under punktet ”Handel, kasse & likviditet” med underpunkt Salg og fakturering findes instrukser og vejledninger vedrørende håndtering af debitorer.

        Forhold, der kan påregnes at medføre indtægter, skal dokumenteres så tidligt som muligt. De kontrollerede bilag forsynes med kontering og godkendelse. Fakturagrundlaget sendes af en anvisningsberettiget person, som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.

        Såfremt man bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, anmelder Debitorgruppen fordringen til inddrivelse ved SKAT.

        Retningslinjer for behandling af løndebitorer, rejsekreditorer og restancer er beskrevet på hjemmesiden i økonomiportalen.


      • 3.2.5.1 Kreditgivningspolitik

        • 3.2.5.1 Kreditgivningspolitik

          Salg på kredit sker efter følgende principper:

        • Primært benyttes betalingsbetingelsen 30 dage netto, men der kan aftales alternativer. Disse alternativer godkendes af Teamleder.

        • Beløbene opkræves ved udsendelse af fakturaer

        • Ved forsinket betaling udsendes op til to rykkere. For uddybende beskrivelse af rykkerprocedure se afsnit 3.2.5.2.

          Salg på kredit skal begrænses til det mindst mulige


      • 3.2.5.2 Iværksættelse af rykkerprocedure

        • 3.2.5.2 Iværksættelse af rykkerprocedure

          Debitorgruppen under Regnskab kontrollerer, om der er poster, som ikke er blevet betalt på forfaldstidspunktet. Rykkerbehandlingen foregår centralt hos Debitorgruppen to gange om måneden. Rykkerproceduren er gældende for alle AU’s kunder bortset fra STADS-debitorer, INTSTUD-debitorer og eksterne bevillingsdebitorer (hjemskrivning af eksterne midler). For en nærmere beskrivelse af rykkerproceduren henvises til rykkerhåndtering, hvor der findes procesbeskrivelser vedrørende håndtering af rykkere.

          Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance.


      • 3.2.5.3 Restante fordringer


        • 3.2.5.3 Restante fordringer

          Såfremt de 2 fremsendte rykkerskrivelser ikke medfører en indbetaling fra debitor, vurderes det af en medarbejder i Debitor, om det udestående beløb skal sendes til inddrivelse ved SKAT for de danske tilgodehavender. For udenlandske fordringer sker der en individuel vurdering med henblik på inddrivelse.

          Hvis fordringen er mindre end omkostningerne ved at sende sagen til inkasso, skal udeståendet afskrives som tab af teamlederen for Debitorgruppen, der er bemyndiget hertil af regnskabschefen.

          Tab kan også skyldes forældede fordringer, der ikke kan inddrives. Debitorgruppen informerer det pågældende institut/fakultet om tabet.

          Hvis det drejer sig om afskrivning eller nedskrivning af fordringer over 100.000 kr., skal teamleder for Debitorgruppen indhente skriftlig godkendelse fra regnskabschefen inden afskrivning. Tabet indtastes og bogføres i Navision af regnskabsmedarbejder eller teamleder for Debitorgruppen



  • 3.3 Regnskabsmæssig registrering

    • 3.3 Regnskabsmæssig registrering

      • Regnskabsmæssig registrering

        I henhold til kapitel 8 i Finansministeriets Bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv. skal der med henblik på aflæggelse af regnskaber foretages en regnskabsmæssig registrering, jf. kapitel 6 i samme bekendtgørelse.

        AU’s kontoplan og økonomisystem danner rammen for fremstilling af økonomiinformation til interne styringsformål og til aflæggelse af årsrapport efter reglerne i kapitel 4 i Bekendtgørelse nr. 1021 af 24. juni 2020 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne.


    • 3.3.1 Tilrettelæggelse af registrering

      • 3.3.1 Tilrettelæggelse af registrering

        Det er regnskabschefen, der har ansvaret for den regnskabsmæssige registrering, som skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingsfunktionen, jf. § 24 i regnskabsbekendtgørelsen.

        Den regnskabsmæssige registrering skal omfatte indtrufne økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af AU’s aktiviteter. De økonomiske hændelser skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at hændelserne er indtruffet og en økonomisk opgørelse kan finde sted, jf. § 25 i regnskabsbekendtgørelsen.

        Den regnskabsmæssige registrering skal tilrettelægges således, at alle registreringer kan følges til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet).

        Enhver registrering skal kunne dokumenteres ved bilag som en nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet (dvs. dokumentere registreringens rigtighed), herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb, jf. § 27 i regnskabsbekendtgørelsen.



    • 3.3.2 Registrering af bilag

      • 3.3.2 Registrering af bilag

        Den regnskabsmæssige registrering skal som minimum omfatte registrering af bilag vedrørende ind- og udbetalinger, indtægter, udgifter, afskrivninger, aktiver og passiver, afgivne tilsagn og lønmæssige dispositioner. Registreringer kan endvidere efter behov omfatte bilag vedrørende stamdata, dispositioner og interne budgetter.

        Købsfakturaer behandles som hovedregel i workflow systemet Indfak, hvor købsfakturaerne bliver varemodtaget, konteret og godkendt af de ansvarlige personer. Når fakturaerne er blevet godkendt i Indfak, vil de efterfølgende automatisk blive overført til Navision Stats elektroniske indbakke. Herved dannes der automatiske købsfakturalinjer i Navision Stat, og der sker en automatisk klarmelding. Medarbejdere i Kreditorgruppen udsøger de klarmeldte købsfakturaer og massebogfører dem en gang om dagen.

        Salgsfakturaerne dannes via kontraktlinjer i Navision Stat. DR1- og DR2-fakturaer indtastes af en projektøkonom/forretningscontroller eller af Debitorgruppen. Hvis Debitorgruppen taster DR1- og DR2-fakturaer, sker dette på grundlag af fakturagrundlag sendt fra en anvisningsberettiget. DR4- og DR5-fakturaer indtastes udelukkende af projektøkonomer/forretningscontrollere. Debitorgruppen foretager et kvalitetstjek af alle salgsfakturaer, herunder at artskonto og moms er korrekt. Hvis salgsfakturaen er i orden, sørger Debitorgruppen for at bogføre og udsende den enten elektronisk eller i papirform.



    • 3.3.3 Hovedregler for registrering

      • 3.3.3 Hovedregler for registrering

        Registreringen af udgifter og indtægter m.v. skal foretages under hensyntagen til følgende hovedregler:

      • At den regnskabsmæssige registrering sker som et selvstændigt funktionsområde i forhold til AU’s betalingsfunktion. Medarbejdere, der varetager registreringsfunktioner, kan således ikke samtidig frigive betalinger.

      • At enhver registrering dokumenteres ved bilag. Bilagene skal indeholde nødvendige oplysninger til identifikation af kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb.

      • At der forefindes et intakt transaktionsspor, så alle registreringer kan følges til regnskaber m.v. Ligeledes skal regnskaber kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat.

      • Udgifter og indtægter, der vedrører levering af varer og tjenesteydelser, skal registreres, når levering har fundet sted.

      • I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registrering ske, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet.

      • De elektroniske købsfakturaer indlæses dagligt i IndFak, hvor fakturaerne bliver behandlet. Når fakturaerne er blevet godkendt, bliver de bogført i Navision Stat.

      • Ud- og indbetalinger – herunder forudbetalinger - der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, skal registreres på statuskonti, indtil endelig registrering kan finde sted.

      • At alle transaktioner registreres nøjagtigt og så vidt muligt i den rækkefølge transaktionerne foretages i.

      • At registreringer foretages i overensstemmelse med bevillingslove og i overensstemmelse med AU’s kontoplan og konteringsinstruks.

        Vedligeholdelse af kontoplan og udarbejdelse af konteringsinstruks sker i Budgetenheden. Opdatering af kontoplan i Navision sker i Systemenheden. Nærmere beskrivelse vedr. konteringsinstruks samt ændringer til artskontoplan er beskrevet på hjemmesiden.

        Tilgang af hensatte forpligtelser registreres i det øjeblik en forpligtende begivenhed har fundet sted, og forpligtelsen er sandsynlig.
        Registreringen foretages, selvom tidspunkt for betaling samt beløbets endelige størrelse er uvist.
        Forbrug af hensatte forpligtelser opgøres når tidspunkt for betaling samt beløbsstørrelse kendes. Her foretages en regulering af den realiserede forpligtelse.

        Den regnskabsmæssige registrering foretages i overensstemmelse med Økonomistyrelsens regler om hensatte forpligtelser. Registreringen og de dertil knyttede afstemninger, fejlrettelser, kontroller m.v. sker i Regnskab.



    • 3.3.4 Proces vedr. købsfakturaer

      • 3.3.4 Proces vedr. købsfakturaer

        Den registreringsmæssige proces vedr. købsfakturaer består af tre faser:
        1. Fakturafordeler
        2. Rekvirentens varemodtagelse
        3. Disponentens godkendelse

        En nærmere beskrivelse af de tre faser findes under punktet eksterne købsbilag i afsnit 3.1.7.
        Udvalgte indkøbere har fået prokura i indkøbsmodulet E-handel, så de har fuldmagt til at godkende ordrer op til den prokuragrænse, som de er tildelt i systemet. Der er udarbejdet en særlig kvik-guide til indkøber.

        Efter at ovenstående er gennemført foretages selve registreringen (bogføringen) i Navision.

        Forudbetalinger kan forekomme, hvor der er kutyme for dette f.eks. service abonnementer, husleje mv. Ved forudbetalinger ifm. med køb af f.eks. større anlæg, er der som udgangspunkt krav om sikkerhedsstillelse, som er på anfordring, uigenkaldelig, og som udstedes via en A-klassificeret bank. Indkøbschefen er bemyndiget til at dispensere fra krav om sikkerhedsstillelse under hensyntagen til beløbsstørrelse og leverandørforhold.



    • 3.3.5 Kontrol

      • 3.3.5 Kontrol

        Der foretages stikprøvevis kontrol af registreringerne med hensyn til at:

      • Registreringer foretages på de rigtige konti

      • Indtægter/udgifter reelt er relateret til institutionen

      • Godkendelse af transaktionen er sket af korrekt bemyndigede medarbejdere

      • Korrekt momsbehandling iht. momslovens bestemmelser og gældende vejledninger.

        Der henvises i øvrigt til økonomiportalen, hvor der under de respektive punkter findes instrukser og vejledninger.



    • 3.3.6 Periodisering af udgifter og indtægter

      • 3.3.6 Periodisering af udgifter og indtægter

        Udgifter og indtægter registreres, når levering har fundet sted og senest på betalingstidspunktet. I forbindelse med årsafslutningen skal der senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende det gamle finansår, såfremt levering af vare eller ydelse har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden regnskabsårets udløb.



  • 3.4 Ansvars- og kompetencefordeling

    • Ansvars- og kompetencefordeling

    • 3.4.1 Enhedsadministrationen

      • 3.4.1 Enhedsadministrationen

        Består af de seks vicedirektørområder, de fire administrative centre på fakulteterne, Universitetsledelsens Stab samt Erhverv og Innovation. De seks vicedirektørområder er: AU HR, AU IT, AU Økonomi, AU Bygninger, AU Uddannelse samt AU Forskning og Eksterne Relationer, som betjener hele AU på tværs. De administrative centre betjener de enkelte fakulteter og ledes af en administrationschef, som refererer til universitetsdirektøren og fakultetets dekan.



    • 3.4.2 Økonomi på fakulteterne

      • 3.4.2 Økonomi på fakulteterne

        På hvert af de fem fakulteter (hovedområder) er der etableret en økonomifunktion, der ledes af en økonomichef. Der er 3 økonomicentre:

        ARTS-BSS
        NAT-TECH
        HE

        Disse økonomifunktioner står for den overordnede økonomistyring for deres respektive fakulteter, og deres primære opgave er at servicere fakultetet og fakultetets enheder (institutter, centre og medarbejdere).
        Økonomifunktionerne varetager to hovedopgaver for fakulteterne: forretningscontrolling og projektøkonomi.

        Forretningscontrolling fungerer som et bindeled mellem enhederne og økonomistyringen, idet de har indblik i det enkelte områdes forretningsvilkår på den ene side, og universitetets økonomi på den anden side. Forretningscontrollerne varetager opgaver såsom at:

        1. Udarbejde budget og budgetopfølgning for fakulteter og institutter
        2. Yde rådgivning til organisationen i anvendelse af ledelsesinformation og data
        3. Sparre med organisationen og udarbejde økonomiske analyser af institutternes virkelighed samt sparring med institutternes ledelse.
        4. Varetage de forretningsmæssige controlling-aktiviteter, der sikrer, at universitetet efterlever de udarbejdede politikker og forretningsprocedurer.
        5. Anviserrolle for de stedkoder de har fuldmagt til at anvise på.

        Projektøkonomerne varetager de økonomiopgaver, der vedrører eksterne projekter, eksempelvis budgettering og budgetopfølgning, økonomisk planlægning og rapportering. Projektøkonomerne varetager en bred vifte af økonomiopgaver. Fælles for opgaverne er, at de alle er centreret omkring håndtering af de eksterne projekter, som gennemføres i universitetets regi. Opgaverne omfatter:

        1. Projektadministration i forhold til internt og eksternt fastsatte regler, eksempelvis udarbejdelse af projektbudgetter for direkte og indirekte omkostninger og finansiering
        2. Budgetopfølgninger
        3. Intern og ekstern rapportering
        4. Overholdelse af konkrete bevillingsbetingelser.
        5. Anviserrolle for de stedkoder de har fuldmagt til at anvise på.



    • 3.4.3 AU Økonomi


      • 3.4.3 AU Økonomi

        AU Økonomi varetager overordnede fællesfunktioner inden for økonomiområdet. Vicedirektørområdet består af fire enheder: Økonomisekretariatet, Regnskab, Indkøb samt Business Intelligence enheden.

        Økonomis kerneopgave er at yde en beslutningsunderstøttende, kompetent og proaktiv økonomistyring, der er sparrende, holdningsbaseret og hvor medarbejderne har en forpligtigelse til at undre sig – det vil sige, at forholde sig til processerne og det faktiske output heraf.

        Økonomi understøtter fakulteterne og administrationen med transaktions- og bogholderimæssige opgaver, regler/politikker inden for økonomistyring, økonomistyringssystemer, ledelsesinformation, indkøbsaftaler og meget mere.

        AU fordeler lønomkostninger med udgangspunkt i ressourcemodellen. Modellen bygger på en række månedlige kørsler, som indgår i månedshjulet. Der skal ligeledes laves løbende opfølgning, der skal sikre korrekt omkostningsfordeling af lønomkostningerne.


      • 3.4.3.1 Økonomisekretariatet

        • 3.4.3.1 Økonomisekretariatetr

          Medarbejderne i Økonomisekretariatet er grupperet omkring tre teams:

        • Budgetenheden

        • Controllerenheden

        • Økonomisystemer

          Økonomisekretariatet er en central og strategisk enhed, som sikrer AU’s økonomimodel, AU’s budget- og budgetopfølgning, de overordnede regler og politikker inden for økonomiområdet, ressourceallokering- og kostprismodel, projektledelse, drift og implementering af økonomi-systemerne. Økonomisekretariatet varetager opgaver omkring beslutningsstøtte, servicering og rådgivning af bestyrelsen, universitetsledelsen og Fællesadministrationen i økonomirelaterede spørgsmål på AU.

          For en nærmere uddybning af afdelingens opgaver henvises der til beskrivelserne af Økonomisekretariatet på hjemmesiden.


      • 3.4.3.2 Regnskab

        • 3.4.3.2 Regnskab

          Regnskab varetager transaktions- og bogholderimæssige opgaver for hele AU. Regnskabschefen varetager den overordnede ledelse af Regnskab.

          Regnskab består af fire underenheder:

        • Debitorgruppen (salg)

        • Kreditorgruppen (køb)

        • Rejsegruppen

        • Servicegruppen

          For en nærmere beskrivelse af de enkelte ansvarsområder henvises der til beskrivelsen af Regnskab på hjemmesiden.

          Intern omkostningsfordeling af medarbejdernes løn foretages i økonomifunktionerne ved anvendelse af sags- og ressourcemoduler i Navision.


      • 3.4.3.3 Indkøb

        • 3.4.3.3 Indkøb

          Indkøb foretager udbud af vare- og tjenesteydelseskontrakter samt vejleder om indkøb og kontraktindgåelse.

          Indkøb analyserer på forbrug og aftaleoverholdelse, og Indkøb følger løbende op på AU’s overholdelse af lovgivning og indkøbspolitik samt leverandørernes efterlevelse af indkøbsaftalerne.

          Indkøb driver i samarbejde med Økonomisekretariatet AU’s e-handelsløsning, hvor Indkøb varetager den organisatoriske implementering, kataloghåndtering samt indkøbssupport.

          For en nærmere uddybning af afdelingens opgaver henvises der til beskrivelserne af Indkøb på hjemmesiden.


      • 3.4.3.4 Business Intelligence


        • 3.4.3.4 Business Intelligence

          Business Intelligence udarbejder datawarehouse og business intelligence løsninger for hele AU, herunder grundlaget for beslutningsunderstøttende ledelsesrapportering, driftsunderstøttende rapporterings-løsninger og analyseværktøjer. BI-rapporter udarbejdes som hovedregel ikke af Business Intelligence-enheden, men derimod i de dele af organisationen, hvor ansvaret for et datadomæne er placeret, samt ved Administrationscentrene.

          Business Intelligence arbejder desuden på at fremme fælles begrebsapparat og definitioner til brug for rapporteringsløsningerne.




  • 3.5 AU Bygninger

    • 3.5 AU Bygninger

      AU Bygninger varetager overordnede fællesfunktioner inden for bygningsområdet.
      Bygningers kerneopgave er at skabe rammer, der sikrer at nuværende og fremtidige arealbehov kan opfyldes under hensyntagen til en AU-optimal arealudnyttelse og –udvikling. Alt arbejde sker i tæt dialog med blandt andet universitetsledelse og fakulteter i samarbejde med eksterne aktører.

      Bygninger understøtter fakulteterne og administrationen med en kompetent og specialiseret rådgivning og projektgennemførelse inden for nybyggeri, ombygninger og indretninger, infrastrukturer, bygningsjura og –økonomi.

      AU Bygninger understøtter fakulteterne og administrationen med en kompetent og specialiseret rådgivning og projektgennemførelse inden for nybyggeri, ombygninger og indretninger, infrastruktur, bygningsjura og bygningsøkonomi. Bygninger består af to underenheder: Campus Plan og Projekt samt Bygningssekretariatet. Campus Plan og Projekt er ansvarlig for implementering af masterplanen for universitetets fysiske udvikling frem til 2028 benævnt Campus 2.0.


  • 3.6 AU HR

    • 3.6 AU HR

      • AU HR

        AU HR i Fællesadministrationen arbejder for alle fakulteter, institutter og centre, og består af fire specialiserede enheder: HR-IT, Løn, Personalejura samt Udvikling & Arbejdsmiljø. AU HR understøtter desuden HR på de fire administrative centre med rådgivning og vejledning.

        Løn beskæftiger sig med vejledning, rådgivning, controlling og hjælp til beregning og udbetaling af samtlige lønninger ved AU, samt lønbogføring og afstemning af alle lønrelaterede konti.

        Enheden sikrer vejledning og formidling om nye regler og brug af lønsystemet, samt vejledning af institutter i processen vedr. forskerbeskatning og efterfølgende ansøgning til SKAT. Løn sørger desuden for håndtering af feriepenge.

        HR-IT står for udvikling, vedligeholdelse og opfølgning ift. AU systemer med tilknytning til løn. Enheden understøtter desuden HR på de fire administrative centre med rådgivning og vejledning.

        For en nærmere uddybning af opgaverne i AU HR henvises der til beskrivelsen på hjemmesiden



    • 3.6.1 Registrering af øvrige data


      • 3.6.1 Registrering af øvrige data

        AUHRA er det personaleadministrative HR-system ved AU.

        AUHRA indeholder funktioner til:

      • Personaleadministration

      • Fraværsregistrering

      • Lønbehandling

      • Lønforhandling

      • Medarbejderudviklingssamtale (MUS)

        For alle dele af universitetet er månedslønnede ansattes personsag elektronisk og findes i ESDH-systemet Workzone.


  • 3.7 Afstemninger, kontroller m.v.

    • 3.7 Afstemninger, kontroller m.v.

      Der skal løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af de regnskabsmæssige registreringer. Disse forhold er nærmere beskrevet i bl.a. månedshjulet.

      Afstemninger og kontroller skal ses som en sikring af, at de grundlæggende registreringer er pålidelige, og at AU har et sikkert grundlag at foretage økonomistyring ud fra og aflægge regnskab på baggrund af. Datagrundlaget skal således være pålideligt i forhold til aflæggelse af regnskab til eksterne bevillinger, interne økonomirapporter for institutter, fakulteter og for hele AU samt danne grundlag for årsrapporten.

      De systemunderstøttede kontroller i systemerne nævnt i afsnit 2.4 og de processer, der er beskrevet under punkt 3.3 er en vigtig del af denne kvalitetssikring. Daglige, ugentlige, månedlige og årlige manuelle rutiner har til formål at gøre kvalitetssikringen tilstrækkelig ud fra et væsentlighedskriterie og ud fra en risikovurdering af de enkelte kontroller.
      Kontrollerne har endvidere til formål at minimere risikoen i forbindelse med fravalg af de gængse principper for godkendelsesflowet i afsnit 3.3. Dette gælder f.eks. E-handel i forbindelse med IndFak, tildeling af administrationsrettigheder samt vedtagelse af bagatelgrænse for kontrol af rejseafregninger m.v.

      Stikprøvekontroller foretaget i Regnskab har til formål at sikre korrekt momsbehandling af transaktioner samt sikre, at der er en konsekvent og entydig forståelse af konteringsinstruks og dermed sikre, at der er de fornødne kompetencer til stede for at forvalte kontrollantrollen.

      Ansvaret for varetagelse af denne kvalitetssikring er fordelt på Økonomicentrene, Økonomisekretariatet og Regnskab. Lederne for disse afdelinger skal sikre, at der bliver foretaget de decentralt vedtagne kontroller. På lønområdet er der en række kontroller af løndata, som foretages i HR.

      Disse decentrale kontroller skal være skriftliggjort og kan være i form af tjeklister, månedshjul eller andre procedurer, der sikrer at disse kontroller bliver udført. Den ansvarlige leder for en decentral kontrol har samtidig ansvar for at sikre, at det dokumenteres, at kontrollerne udføres


  • 3.8 Betalingsforretninger

    • 3.8 Betalingsforretninger

      • Betalingsforretninger

        Tilrettelæggelse af AU’s betalingsforretninger skal ske i overensstemmelse med reglerne i kapitel 7 i regnskabsbekendtgørelsen.

        Følgende generelle retningslinjer gælder i den forbindelse:

      • AU’s betalingsfunktion varetages som et selvstændigt funktionsområde i forhold til den regnskabsmæssige registrering. Medarbejdere, der varetager betalingsfunktionen, kan således ikke foretage regnskabsmæssige registreringer.

      • AU’s betalingsforretninger foretages som hovedregel ved anvendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutterne.

      • AU’s betalingsforretninger sker ved anvendelse af de af Økonomistyrelsen administrerede betalingssystemer, medmindre Finansministeriet har godkendt anvendelsen af andre betalingssystemer.

        Finansministeriet udstikker de juridiske rammer for anvendelse af kreditkort på AU. P.t. ved Cirkulære af 20. april 2010 om anvendelse af betalingskort i staten. AU kan jf. cirkulæret anvende kreditkort omfattet af Økonomistyrelsens aftaler om betalingskort. På baggrund heraf har AU udarbejdet et regelsæt for anvendelse af kreditkort til udgifter i forbindelse med tjenesterejser. Kreditkort kan også anvendes til mindre indkøb (udlæg) på vegne af AU samt til særlige indkøb på internettet, hvor betaling ikke kan gennemføres på normal måde ved en elektronisk faktura.



    • 3.8.1 Ansvars- og kompetencefordeling for betalingsforretninger.


      • 3.8.1 Ansvars- og kompetencefordeling for betalingsforretninger

        Kassereren har ansvaret for kassen, og kassereren sørger for den daglige administration af kassen herunder kasseoptælling.

        Oprettelse/ændring af rettigheder i banksystemet Business Online kan foretages af 2 betroede medarbejdere i Servicegruppen i forening.

        En betroet medarbejder A i Betalingsgruppen under Kreditorgruppen danner på baggrund af de åbne bogførte købsfakturaer og godkendte afregninger for RejsUd et betalingsforslag i en udbetalingskladde i Navision Stat.

        Udbetalingskladden skal herefter 1. godkendes af medarbejder A og derefter 2. godkendes af medarbejder B i Betalingsgruppen. Betalingsforslaget sammenholdes med de modtagne betalingsoplysninger og gennemgås for fejl/mangler.

        Den tilrettede udbetalingskladde skal herefter 1. godkendes af medarbejder A og derefter 2. godkendes af medarbejder B i Betalingsgruppen. Medarbejder A sender herefter betalingerne til banken.

        Når betalingerne er registreret i banken, bogføres udbetalingskladden i Navision Stat. Der signeres i forening på bogføringsmaterialet for, at proceduren er overholdt. Dette sker i Indbetalingsgruppen.


  • 3.9 Registrering af værdipost

    • 3.9 Registrering af værdipost

      Udenlandske checks modtages i receptionen. Receptionen registrerer de modtagne checks i en checkbog ”Indgående checks” med angivelse af dato, checkudsteders navn, beløb og valuta. Derudover noteres initialer for den, der registrerer checken. De udenlandske checks sendes herefter til Debitorgruppen, som forsyner alle checks med endossementsstempel til Aarhus Universitets bankforbindelse, hvorefter checks sendes videre til banken. Debitorgruppen sørger for registrering herunder udligning af checkindbetalingen i Navision.


  • 3.10 Aflæggelse af regnskab

    • 3.10 Aflæggelse af regnskab

      Aarhus Universitets regnskab omfatter et eksternt regnskab og et internt regnskab.

      Det eksterne regnskab omfatter årsregnskabet (årsrapporten), der udarbejdes efter den afsluttede regnskabsmæssige supplementsperiode for det pågældende kalenderår. Årsrapporten udarbejdes efter BEK nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen og BEK nr. 1021 af 24. juni 2020 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne.

      Årsrapporten består af følgende elementer:
      1. Beretning
      2. Målrapportering
      3. Finansiel rapportering
      4. Påtegning

      Universitetsledelsens stab er ansvarlig for delelementerne beretning og målrapportering for udviklingskontrakten. Økonomisekretariatet er ansvarlig for udarbejdelse af selve årsregnskabet inklusiv regnskabspraksis, formålsfordelt regnskab, aktivitetsberegninger m.v. Afdelingen Events og Kommunikationsstøtte sammenkæder alle ovenstående data til en samlet AU årsrapport.

      Årsrapporten revideres og påtegnes af institutionsrevisor, som udarbejder et revisionsprotokollat om den udførte revision. Årsrapporten underskrives af bestyrelse, rektor, prorektor og universitetsdirektør.

      I forbindelse med godkendelsen af årsregnskabet påses det, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at årsregnskabet giver et retvisende billede af indtægter og omkostninger i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.

      Som statsfinansieret selvejende institution kan AU ifølge budgetvejledningen frit videreføre over- eller underskud til anvendelse inden for institutionens formål i følgende regnskabsår. Eventuelle over- eller underskud indgår i AU’s egenkapital.

      Formålet med det interne regnskab er at fremstille hovedområdernes andel af det samlede regnskabsresultat. Det interne regnskab, der er opdelt i forhold til organisationen på AU, genereres på grundlag af økonomikuben, som indeholder kildedata fra Navision Stat. De budgetansvarlige har ansvaret for den løbende budgetopfølgning, som skal foretages efter de fastsatte retningslinjer på området.

      Økonomisekretariatet er ansvarlig for at sikre, at såvel det eksterne som det interne årsregnskab er afstemt til universitetets økonomisystem Navision Stat. Regnskab er ansvarlig for, at samtlige statuskonti er afstemt og kvalitetskontrolleret, inden revisionen af årsrapporten påbegyndes.



  • 3.11 Opbevaring af regnskabsmateriale

    • Opbevaring af regnskabsmateriale

    • 3.11.1 Regnskabsmateriale

      • 3.11.1 Regnskabsmateriale

        Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som regnskabsmateriale:

      • Registreringer, herunder transaktionssporet.

      • Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.

      • Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger.

      • Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen og aftaler om elektronisk dataudveksling.

      • Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale.

      • Revisionsbemærkninger og revisionsberetninger.


    • 3.11.2 Opbevaring

      • 3.11.2 Opbevaring

        I Navision Stat opbevares den elektroniske del af universitetets regnskabsmateriale (transaktions- og stamdata) i Navision databasen, som forefindes på en server på universitetet. Elektroniske regnskabsdata for tidligere år opbevares ligeledes i databasen, og slettes ikke, undtagen hvor opbevarelse af disse data er i strid med gældende GDPR regler.

        I henhold til kapitel 9 i regnskabsbekendtgørelsen skal alt regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører med mindre en længere tidsfrist fremgår af andre bestemmelser.

        Regnskabsmateriale vedrørende EU-projekter skal opbevares i op til 12 år, da materialet skal gemmes i 7 år efter projektets afslutning.

        Følgende generelle retningslinjer gælder for opbevaring af regnskabsmateriale:

      • Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende regnskabsmateriale.

      • Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift.

      • Udstedte eller modtagne elektroniske bilag til brug for regnskabsføringen skal opbevares i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser, uanset om data opbevares hos AU eller hos en tredjepart.

      • Papirbilag, der er omdannet til elektronisk form med henblik på opbevaring på elektronisk medie, mikrofilm eller lignende, kan destrueres.

      • Regnskabsmaterialet skal normalt opbevares her i landet.

        Konkret betyder det, at transaktioner, der er håndteret i de beskrevne IT-systemer i afsnit 1.3, forbliver i disse systemer i opbevaringsperioden eller i en data opbevaringsløsning.

        Transaktioner, der ikke er håndteret i disse IT-systemer, eller hvis der er underliggende grundbilag, som ikke kan findes i disse IT-systemer, skal disse arkiveres særskilt. Dette har været foretaget i fysisk arkiv frem til udgangen af 2018. I 2019 blev der påbegyndt en digitalisering af processen, og alle regnskabsbilag på nær manuelle rejsebilag blev digitaliseret. Manuelle rejsebilag er efterfølgende blevet digitaliseret trinvis, hvor alle udenlandske manuelle afregninger er digitaliseret pr. 1/1-2021 og alle danske manuelle afregninger er digitaliseret pr. 1/6-2021. Dermed er arkivering af alle regnskabsbilag digitaliseret i 2021. Servicegruppen under Regnskab varetager kontrollen af procedurerne vedr. arkivering.

        Det fysiske bilagsarkiv er placeret på Trøjborgvej 82-84, 8000 Aarhus C. Det er endvidere kun udvalgte medarbejdere tilknyttet AU Økonomi, der har adgang til disse bilag.


    • 3.11.3 Ansvars- og kompetencefordeling


      • 3.11.3 Ansvars- og kompetencefordeling

        Vicedirektørerne og administrationscheferne har ansvaret for, at reglerne i databeskyttelsesloven nr. 502 af 23. maj 2018 overholdes inden for deres respektive områder. Der henvises til Instruks om behandling af personoplysninger, som gælder alle ansatte indenfor økonomiområdet på AU og for alle ansatte i AU Økonomi.

        Regnskabschefen har det endelige ansvar for opbevaring og kassation af regnskabsmateriale.

        Vicedirektøren for AU HR har ansvaret for aflevering af materiale til Rigsarkivet efter de herom fastsatte regler.

        Lønchefen har ansvaret for opbevaring og kassation af lønbilag samt uddata fra SLS.

        Vicedirektøren for AU IT har i samarbejde med systemejer ansvaret for opbevaring af IT-systemer, således at der til enhver tid kan udskrives i klarskrift fra de tidligere og nuværende IT-systemer.

        Der henvises endvidere til kapitel 4 i denne regnskabsinstruks samt til sikkerhedsinstruksen.


  • 3.12 Forvaltning af varebeholdninger

    • 3.12 Forvaltning af varebeholdninger

      AU fører kvantitative fortegnelser over beholdning af stambesætninger og foderbeholdninger. I forbindelse med regnskabsafslutningen foretages der stikprøvevis kontrol af varebeholdningens tilstedeværelse, og varebeholdningen værdiansættes til de aktuelle priser.

      På Institut for Odontologi og Oral Sundhed fører man nøje regnskab med instituttets guldbeholdning, men beholdningen registreres som et almindeligt varekøb, da der er tale om en forbrugsvare.

      Der udarbejdes ikke fortegnelser over kontorholdslagre og andre forbrugsvarer, idet værdien af disse lagre anses for beskedent. Kontorholdslagre og forbrugslagre bør imidlertid ikke overstige, hvad der anses for nødvendigt under hensyntagen til den uforstyrrede drift samt til forsvarlig indkøbsøkonomi.


  • 3.13 Værdipapirforvaltning

    • 3.13 Værdipapirforvaltning

      AU har indgået porteføljeplejeaftaler med 3 eksterne kapitalforvaltere. Aftalerne indebærer, at der løbende købes og sælges værdipapirer inden for rammerne for AU’s investeringspolitik, som er fastlagt af bestyrelsen. Handlerne foretages via en særlig porteføljekonto, og værdipapirerne indlægges i et særligt depot under hver portefølje.

      AU modtager månedlige opgørelser over afkastet af investeringerne samt den aktuelle beholdning i porteføljeplejeaftalerne, og disse opgørelser danner grundlag for bogføringen af månedens afkast. I forbindelse med regnskabsafslutningen foretages der en kursregulering af værdipapirbeholdningen svarende til de officielle børskurser pr. 31. december.


  • 3.14 Udlånsforvaltning

    • 3.14 Udlånsforvaltning

      AU varetager ikke udlånsforvaltning.


  • 3.15 Forvaltning af andre væsentlige aktiver

    • 3.15 Forvaltning af andre væsentlige aktiver

      For en uddybende beskrivelse af dette område - herunder ansvars- og kompetencefordelingen henvises der til vejledningerne i økonomiportalen på hjemmesiden, hvor der findes uddybende beskrivelser under de respektive punkter:

    • Anlægsaktiver

    • Eksterne projekter (projekthåndtering)

    • Debitorer (salg og fakturering)

      Regnskabsregistreringen er tilrettelagt således, at der via registreringen i Navision Stat tillige foretages registrering af de øvrige væsentlige aktiver.

      AU sikrer, at der føres fortegnelser over andre væsentlige aktiver, og at der, hvor det vurderes nødvendigt, sker mærkning af de enkelte aktiver.

      Regnskabschefen og øvrige relevante medarbejdere er for deres respektive ansvarsområder ansvarlige for, at der foretages periodisk kontrol med aktiverne, herunder kontrol med værdiernes tilstedeværelse samt udnyttelse.

      AU har implementeret særskilte forretningsgange vedrørende salg af anlægsaktiver.


  • 3.16 Legatforvaltning

    • 3.16 Legatforvaltning

      AU forvalter forskellige mindre legater.


  • 3.17 Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver og passiver

    • 3.17 Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver og passiver

      Aarhus Universitets forvaltning af ikke-statslige aktiver og passiver omfatter midler m.v., som modtages fra anden side end bevillingslovene. Det drejer sig f.eks. om gaver og tilskud fra private herunder forsknings- og fondsmidler.

      Processerne følger de generelle regler for statens regnskabsvæsen og reglerne nævnt i regnskabsinstruksen både for løn og øvrig drift.

      AU foretager løbende kontrol af disse aktiver og passivers tilstedeværelse og størrelse. Det påses tillige, at der sker en rimelig udnyttelse af disse.

      For en uddybende beskrivelse af området henvises der til instrukser og vejledninger vedrørende eksterne midler på AU’s hjemmeside.


  • 3.18 Valg af institutionsrevisor

    • 3.18 Valg af institutionsrevisor

      Aarhus Universitet har i henhold til universitetslovens § 28, stk. 3 valgt at antage PricewaterhouseCoopers (PwC) til institutionsrevisor for årsregnskaberne 2017-2021.



IT-behandlingen i forbindelse med regnskabsføringen

Aarhus Universitet anvender Navision Stat til økonomistyring. Betalinger afvikles gennem Payment Management og Danske Banks office banking-system og koncernbetalingsløsning. SLS-systemet anvendes til beregning og anvisning af løn til universitetets ansatte.

AU IT varetager driften af Navision Stat på AU.

Der henvises til Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat for en nærmere beskrivelse af opbygningen af Navision Stat, herunder en beskrivelse af de enkelte moduler, der indgår i Navision Stat.

  • 4.1 Systemdokumentation for Navision Stat

    • 4.1 Systemdokumentation for Navision Stat

      Anvendelse af generelle statstilpasninger, der er foretaget af Økonomistyrelsen, er beskrevet og udgivet som tilføjelser til standarddokumentationen for Navision Attain. Disse tilføjelser vedligeholdes og dokumenteres af Økonomistyrelsen, jf. den generelle beskrivelse af Navision Stat.

      Dokumentation af Danske Banks betalingssystem findes i brugervejledning om dette. Dokumentation af Danske Banks betalingssystem vedligeholdes af Danske Bank.


  • 4.2 Samspil mellem Navision Stat og andre IT-systemer

    • 4.2 Samspil mellem Navision Stat og andre IT-systemer

      Aarhus Universitets Navision Stat opkobles til følgende IT-systemer:

      1.   Statens Koncernbanksystem (SKB)
      2.   Statens Lønsystem (SLS)
      3.   Indkøbs- og fakturahåndteringssystem (IndFak)
      4.   Rejse- og udlægsafregningssystem (RejsUd)
      5.   Det studieadministrative system (STADS)
      6.   AU Webshop (varesalg)
      7.   Conference Manager (konferencer og events)
      8.   Personalesystem (AUHRA)
      9.   Boligsystem (EG Bolig)
      10. ProMark tidsregistreringssystem

      Oplysninger om indtægtsudløsende studieaktiviteter genereres i det studieadministrative system STADS.

      Aarhus Universitet anvender elektronisk faktureringshåndtering, og der henvises til AU’s økonomiportal for vejledning i forbindelse med køb og salg.

      Der er herudover en opkoblingsmulighed til Det Centrale Personregister.


  • 4.3 Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen

    • 4.3 Ansvarsfordeling mellem Økonomistyrelsen og institutionen

      Ansvarsfordelingen mellem parterne i forbindelse med anvendelsen af Navision Stat er nærmere beskrevet i idriftsættelsesaftalen samt i Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat.

      AU’s opgaver i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende hovedgrupper:

      1)
      Opgaver, der vedrører regnskabsføringen og betalingsforretningerne, herunder også opgaver, der vedrører dataudvekslingen med banksystemet. Opgaverne er nærmere beskrevet i kap. 2.

      2)
      Opgaver, der vedrører institutionens IT-behandling (system- og sikkerhedsopgaver).

      Disse opgaver varetages af AU IT og er nærmere beskrevet i institutionens sikkerhedsinstruks.

      AU IT’s ansvarsområde i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende arbejdsfunktioner:

      1.
      Opgaver, der vedrører den fysiske sikkerhed.

      2.
      Systemopgaver, der forudsætter særlig brugeradgang til Navision Stat. Systemopgaverne omfatter bl.a. overførsel af nye programversioner til drift, suppleret med konsulenthjælp fra MDC Nordic, administration af overordnede adgangsforhold til netværksressourcer mv. Ansvaret for systemopgaverne varetages af AU IT-afdelingens system- og sikkerhedsadministrator.

      3.
      Driftsopgaver i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering og genindlæsning af sikkerhedskopier, når det kræves. Varetagelsen af driftsopgaverne er personmæssigt adskilt, således af den medarbejder, som har ansvaret for backup/sikkerhedskopiering mv. ikke varetager systemopgaver og ikke har direkte brugeradgang til Navision Stat. Ansvaret for driftsafviklingen påhviler AU IT-afdelingens driftsmedarbejder. Af sikkerhedsmæssige grunde kan den driftsansvarlige ikke have adgang til anbringelse og afhentning af sikkerhedskopier fra eksternt arkiv. Disse opgaver varetages i stedet af en datamediebibliotekar.

      4.
      Jævnlig kontrol af den daglige driftsafvikling, som skal sikre, at sikkerhedskopiering er foretaget og at kopierne er anvendelige, således at det kørende regnskabssystem kan genskabes med mindst muligt tab.
      Kontrolopgaven må ikke varetages af driftsmedarbejderen. Det fremgår af institutionens sikkerhedsinstruks, hvem der har ansvaret for denne kontrolopgave.

      Den nærmere tilrettelæggelse af ovenstående opgaver fremgår af sikkerhedsinstruksen.

  • 4.4 Særligt vedrørende anvendelse af øvrige programmer

    • 4.4 Særligt vedrørende anvendelse af øvrige programmer

      Aarhus Universitet anvender personalesystemet AUHRA.

      AUHRA indeholder funktioner til personaleadministration, fraværshåndtering, lønbehandling og personaleudvikling (MUS).

      En nærmere beskrivelse af personalesystemet AUHRA samt vejledninger til brugen af systemet findes på hjemmesiden.

  • 4.5 Ansvars- og kompetencefordeling

    • 4.5 Ansvars- og kompetencefordeling

      Aarhus Universitet har udarbejdet en systemforvaltningsaftale for Navision Stat.
      Systemforvaltningsaftalen anvendes som vejledning for at optimere procedurerne omkring driften af Navision Stat.

      Systemforvaltningsaftalen er den praktiske udmøntning af Service Level Agreements mellem Systemejer/Systemforvalter som er AU Økonomistyring, og Systemansvarlig som er AU IT.

      Overordnet kan ansvaret mellem Systemejer/Systemforvalter og Systemansvarlig i relation til drift og support af Navision Stat defineres således:

      1. Systemejer/Systemforvalter har ansvaret for applikation og applikationssupport

    • Klienter

    • Data

    • Afvikling af og resultatet af batchkørsler og jobs

    • Systemfunktionalitet

    • Rettigheder via applikationerne

    • Applikationssupport

    • Rapportindhold

    • Rapportudarbejdelse


      2. Systemansvarlig har ansvaret for drift og driftssupport.

    • Hardware

    • Systemsoftware

    • Driftsafvikling

    • Platforms arkitektur

    • Koordinering til basale it-ydelser beskrevet i servicekataloget for AU IT

    • Understøttende it-services f.eks. netværk og backup

    • Systemadgange og rettigheder via database

    • Overvågning af batchkørsler og jobs

    • Databaser

      For en nærmere uddybning af ovenstående punkter henvises der til Systemforvaltningsaftalen.



AU’s interne kontrol- og risikostyring

Den ansvarlige Vicedirektør for et givet procesområde er ansvarlig for at tilrettelægge et kontrolmiljø, der er i overensstemmelse med gældende regler, og som sikrer et acceptabelt risikobillede.

  • 5.1 Vedligeholdelse af det interne kontrolsystem

    • 5.1 Vedligeholdelse af det interne kontrolsystem

      Der er etableret interne kontroller, hvoraf en del udføres i AU Økonomi, mens andre foretages i de respektive områder, som dataene vedrører.
      I AU Økonomi anvendes systemunderstøttende kontroller af eksterne købsbilag, rejse- og udgiftsafregninger, intern handel og salgsfakturaer. Behandling af eksterne købsbilag finder sted i IndFak og er nærmere beskrevet i afsnit 3.1.7, hvor funktionsadskillelse ligeledes er beskrevet. Legalitetskontrol af rejse- og udgiftsbilag i RejsUd er beskrevet i afsnit 3.1.8 og kontrol af intern handel er beskrevet i afsnit 3.1.9. Kontrol af salgsfakturaer behandles i afsnit 3.2.3. Både intern handel og salgsfakturaer behandles i Navision med tilhørende systemunderstøttet funktionsadskillelse.
      Nogle kontroller findes i form af stikprøvekontroller som beskrevet i afsnit 3.3.5. Der følges op på kontrollerne ved at medarbejderen, der har foretaget en kontrol, kvitterer for dette i et skema. Teamlederen følger op på dette og herefter revisionen.

      AU har også funktionsadskillelse, der sikrer at samme medarbejder ikke både kan foretage kassekontrol, betalinger samt bogføring. Se afsnit 3.8. Desuden skal der være to personer til at godkende betalinger i banken.

      Kontrol af løndata finder sted i HR, hvorefter Debitorgruppen tjekker at kontrollen har fundet sted.


  • 5.2 Ajourføring af regnskabsinstruksen

    • 5.2 Ajourføring af regnskabsinstruksen

      AU’s regnskabsinstruks ajourføres løbende og mindst en gang årligt af en medarbejder i Debitor. Regnskabsinstruksen uploades på hjemmesiden.


  • 5.3 Opfølgning på revisionsbemærkninger

    • 5.3 Opfølgning på revisionsbemærkninger

      AU forholder sig til Revisionsbemærkninger i forbindelse med den løbende revision i efteråret og ved årsafslutning. De overordnede ansvarlige for opfølgning er Regnskabschefen samt de Teamledere i Regnskab, som bemærkningerne vedrører. Bemærkningerne håndteres med det samme de er modtaget og løses hurtigst muligt derefter. Se afsnittene 3.10 og 3.11.1.

  • 5.4 Rapportering om regelbrud og besvigelser

    • 5.4 Rapportering om regelbrud og besvigelser

      Hvis en medarbejder i forbindelse med kontrol konstaterer en overskridelse og dette ikke bliver korrigeret, vil dette blive eskaleret til Institutledelse. Mindre overskridelser medtaget på den kvartalsmæssige opgørelse af observationer, som ligeledes sendes til Institutledelsen. Observationerne bliver på årlige møder drøftet med Institutsekretariatslederen.