Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering af udgifter, dvs. indgåelse af forpligtigelse m.v., der medfører eller kan medføre udgifter for AU, og dels godkendelse af udgiftsbilag.
Som eksempler herpå kan nævnes (listen er ikke udtømmende):
Universitetets daglige ledelse varetages af rektor inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat. Den øvrige ledelse varetager sine opgaver efter bemyndigelse fra rektor, jf. universitetslovens § 14.
Rektor kan endvidere bemyndige andre ansatte til på særlige områder at handle på rektors vegne, jf. AU’s vedtægt §32 stk. 3. Disse bemyndigelser (delegationer) er udmøntet i fuldmagter.
Der henvises til en uddybende beskrivelse af fuldmagter i afsnittet Godkendelse af udgiftsbilag - ansvars- og kompetencefordeling.
For godkendelse af eksterne midler findes der særlige delegationsbestemmelser.
Disponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskuddene er givet, samt under hensyntagen til de bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets retningslinjer, herunder Budgetvejledning, Økonomisk Administrativ Vejledning og den Personaleadministrative Vejledning.
Disponering foretages endvidere under hensyntagen til gældende lovgivning, herunder bestemmelser vedrørende anskaffelser inden for det offentlige område, og med hensyntagen til reglerne som fremgår i Medarbejder og Kompetencestyrelsens cirkulære om God adfærd i det offentlige, Kap. 9.
AUs indkøb er omfattet af udbudsreglerne for den offentlige forvaltning. Det betyder, at AU skal udbyde indkøbsaftaler, når forbruget af en varekategori overstiger de tærskelværdier, der er fastsat i den danske tilbudslov og EU’s udbudsdirektiv.
Da AU bliver betragtet som én enhed både juridisk og indkøbsmæssigt, skal man ved vurdering af udbudspligt ikke kun se på det enkelte indkøb, men på AUs samlede årlige indkøb over 4 år af den omhandlede varekategori.
Opmærksomheden henledes på AUs indkøbspolitik samt universitetets hjemmeside om indkøb, hvor de gældende indkøbsaftaler er oplistet.
På baggrund af EUs kontroldirektiv er der i Danmark indført håndhævelsesloven, hvorfor indkøb der ikke er foretaget på baggrund af et udbud eller i aftaler, der har været i udbud, kan medføre økonomiske sanktioner.
Det skal præciseres, at alle varekøb, der er betalt af AU, er AUs ejendom. Det gælder også når flere indkøbte varer, apparatur og tjenesteydelser bliver sammenbygget/sammenføjet. Varer, der indkøbes til private formål, og som er ansættelsen på AU uvedkommende, må ikke betales via AUs regnskabssystem, ligesom AUs navn og brand ikke må anvendes ved køb af varer og tjenesteydelser, der er uden relation til AU.
En bevilling må ikke – uden forudgående godkendelse af bevillingsgiver – anvendes til andet formål end det, som bevillingen er givet til.
Ved køb af konsulentydelser og tjenesteydelser, der afregnes på timebasis, skal det påses, at der foreligger nøjagtig dokumentation for de erlagte timer – udspecificeret med datoer og timetal knyttet til de enkelte datoer.
Ved indgåelse af dispositioner er det vigtigt at sikre sig, at habilitetsreglerne i forvaltningslovens kapitel 2 bliver overholdt.
Ved disponering skal der tages skyldige økonomiske hensyn, så man sikrer sig, at udgiften er rimelig i forhold til den merværdi, den forventes at bidrage til i forhold til AUs formål.
Kompetence til godkendelse af udgiftsbilag er generelt tillagt de dispositionsansvarlige, jfr. Afsnit Forvaltning af udgifter. De dispositionsansvarlige kan videredelegere deres bemyndigelse til en eller flere af deres medarbejdere. Delegationen fritager imidlertid ikke bemyndigelsesgiver for ansvar for de økonomiske handlinger, som de bemyndigede foretager.
Godkendelse af bilag af dispositionsansvarlig/anvisningsberettiget omfatter:
1. Kontrol med bilagets materielle og økonomiske indhold
2. Kontering i overensstemmelse med AU’s kontoplan.
Rektor kan endvidere bemyndige andre ansatte til på særlige områder at handle på rektors vegne, jf. AU's vedtægt §32 stk. 3. Disse bemyndigelser (delegationer) er udmøntet i forskellige typer af fuldmagter.
En række medarbejdere har en stillingsfuldmagt, hvor de i medfør af deres stilling har en anvisningsret. Det betyder, at rektor, prorektor, universitetsdirektør har anvisningsret for samtlige stedkoder under AU. Vicedirektørerne, erhvervsdirektøren, leder af Universitetsledelsen Stab og leder af erhvervsstaben kan disponere inden for det fastlagte budget for deres respektive område. Tilsvarende kan direktørerne for hhv. AIAS og SDC i kraft af deres stilling disponere inden for deres respektive enheder.
Dekaner, erhvervsdirektør, prodekaner og administrationschefer har anvisningsret for samtlige stedkoder under det pågældende fakultet / Erhverv og Innovation. Institutlederen har i kraft af sin stilling anvisningsret for alle indtægter og udgifter for instituttet. Nogle centre har samme status som institutter, og på disse centre sidestilles centerleder med institutleder.
Indehavere af en stillingsfuldmagt kan give anvisningsfuldmagt til en medarbejder ansat inden for det samme stedkodeområde, som stillingsfuldmagten omfatter.
Indehaver af en stillingsfuldmagt kan skriftligt videregive bemyndigelse på ét eller flere udvalgte områder, som er retten til at godkende ansøgning om kreditkort til instituttets medarbejdere, godkende udgifter ifm. rejseforsikring til instituttets medarbejdere, og godkende kørselstilladelse til studerende.
Medarbejdere med en anvisningsfuldmagt har hjemmel til at godkende alle former for indtægter og udgifter for den stedkode, som der er givet fuldmagt til.
Udvalgte indkøbere har fået prokura i indkøbsmodulet E-handel, så de har fuldmagt til at godkende ordrer op til den prokuragrænse, som de er tildelt.
Medarbejdere med fuldmagt til at anvise timeløn kan godkende timeløn for den pågældende stedkode.
Medarbejdere med fuldmagt til at anvise fakturaer i STADS kan udstede fakturaer i STADS for den pågældende stedkode.
Medarbejdere med fuldmagt i Conference Manager og Magento kan anvise indtægter og udgifter for den pågældende stedkode.
Bankbetalinger: Se afsnittet
Ansvars- og kompetencefordeling for betalingsforretninger.
Controllere i Økonomisekretariatet, AU Økonomi har anvisningsfuldmagter for alle stedkoder og godkender i samarbejde med regnskabsmedarbejdere i Servicegruppen, Regnskab på vegne af vicedirektørerne alle indtægter og udgifter inden for Vicedirektør-området.
Tilsvarende er der på fakulteterne ansat controllere, som godkender alle indtægter og udgifter på vegne af hhv. dekaner og institutledere, mens projektcontrollerne godkender indtægter og udgifter for de eksterne projekter på vegne af projekthaverne.
Der er ikke behov for en anvisningsfuldmagt ved internt køb i AU Webshop, da det kun er muligt at foretage et internt køb hvis man logger ind i AU Webshop med sit AU ID via SSO (single sign on). Det betyder, at redaktører og administratorer af AU Webshop altid kan se, hvem der har købt hvad i webshoppen. Det er kun muligt at vælge en valid kombination af aktive sager og sagsopgaver, som sikres af en natlig integration mellem Navision og AU Webshop.
Ved internt køb, som ikke sker gennem AU Webshop, skal købet godkendes af en medarbejder med en anvisningsfuldmagt til stedkoden.
Hos Regnskab forefindes et ajourført fuldmagtskartotek over de medarbejdere og deres stedfortrædere, der er bemyndiget med en anvisningsfuldmagt.
Servicegruppen i Regnskab har ansvaret for fuldmagtskartoteket, så det i samarbejde med fakulteterne sikres, at fuldmagtskartoteket løbende er opdateret og kvalitetssikret, og at fuldmagtskartoteket er fuldstændigt i forhold til den gældende organisering og bemanding.
Medarbejdere med kassefuldmagt har hjemmel til at foretage kasseekspeditioner samt modtage og kvittere for beløb i.h.t. fuldmagtens bestemmelser for de stedkoder, som der er givet fuldmagt til.
De medarbejdere, der kan disponere og godkende indtægts- og udgiftsbilag (anvisningsfuldmagt), kan ikke foretage kasseekspeditioner og føre kasserapporter. Ligeledes kan de medarbejdere, der kan føre kasserapporter, ikke disponere og godkende indtægtsbilag og udgiftsbilag.
Der henvises i øvrigt til universitetsloven og til AU’s vedtægt.
Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer eller andet specificeret materiale fra leverandørerne.
Leverandørfakturaer behandles som udgangspunkt i det elektroniske workflow-system IndFak, hvor der opereres med følgende roller: fakturafordeler, rekvirent og disponent.
Fakturafordeler udfylder artskonto i henhold til konteringsinstruksen på hjemmesiden og påfører momskode. Endvidere tilføjer fakturafordeler en bemærkning, hvis der er særlige krav til fakturaen. Det kan f.eks. være krav om anledning og deltagerkreds, krav om anlægsregistrering eller andre forhold, som rekvirenten og disponenten skal være opmærksom på.
Rekvirenten udfylder normalt sag og sagsopgave samt varemodtager fakturaer. Der er udarbejdet vejledninger og kvik-guides med en nærmere beskrivelse af rekvirentens opgaver.
Ved rekvirentens varemodtagelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal det kontrolleres:
Rekvirenten skal endvidere forholde sig til de bemærkninger, som fakturafordeler har påført fakturaen.
Når rekvirenten har varemodtaget bilagene, sendes de normalt elektronisk videre til disponenten.
Udvalgte indkøbere har imidlertid fået prokura i indkøbsmodulet E-handel, så de har fuldmagt til at godkende ordrer op til den prokuragrænse, som de er tildelt i systemet. Der er udarbejdet en særlig vejledning til indkøber.
Disponenten skal sikre sig, at bilagene er konteret på rette sag og rette sagsopgave, som er i overensstemmelse med det formål, som projektet har. Disponenten skal godkende bilagene som bekræftelse på, at de elektronisk kan videresendes til bogføring og betaling.
Bestilles der varer ved en udenlandsk leverandør, opfordres leverandøren til at fremsende fakturaen til kreditorhotline@au.dk. Leverandøren kan også vælge at sende en papirfaktura til bestilleren, som derefter scanner og mailer den til kreditorhotline@au.dk. Servicegruppen sørger for at oprette fakturaen manuelt i IndFak. Herefter er behandlingen af en udenlandsk faktura den samme som ved en dansk faktura.
Den udenlandske leverandør kan endvidere vælge at sende en elektronisk faktura i PEPPOL-format via IndFak. Behandlingen af fakturaen vil være den samme som ved en dansk faktura.
Afregning vedrørende tjenesterejser og afregning af udlæg behandles i RejsUd.
Den rejsende eller en sekretær opretter en rejseafregning eller en udgiftsafregning i RejsUd og uploader dokumentation for de afholdte udgifter. Regler for tjenesterejser er nærmere beskrevet på hjemmesiden. Når afregningen er færdig sendes den automatisk videre til kontrol i Rejsegruppen.
Rejsegruppen foretager legalitetskontrol af rejseafregningerne for at sikre, at regler og procedurer bliver overholdt. Kontrollanten afstemmer bilagene med oplysninger om evt. udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttidspunkter, afholdte udgifter ifølge dokumentation, samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelt andre oplysninger, der har betydning for korrekt afregning. Når kontrol er foretaget, sendes afregning automatisk videre til godkendelse.
Denne legalitetskontrol foretages kun i form af stikprøver for rejse- og udlægsafregninger under 700 kr., idet Rejsegruppen sender disse afregninger direkte videre til godkendelse.
Forretningscontrollere/projektcontrollere skal godkende, at rejseafregningen ligger inden for det aftalte budget, og at projektets kontering er korrekt. Når afregningen er godkendt sendes den automatisk videre til bogføring og betaling.
Retningslinjer for intern handel og omposteringer inden for samme hovedområde og på tværs af hovedområder er beskrevet på økonomiportalen.
Fra den 1. december 2020 blev der indført mulighed for at anvende 1-brugerprofil i forbindelse med bogføring af finansomposteringer for både resultatposter og balanceposter i sagsfinanskladder i Navision. Prokuragrænsen for anvendelse af 1-brugerprofilen afgrænses til poster på beløb på +/- 5.000 kr. pr. post i bogføringskladden og er gældende for alle delregnskaber. Som sikkerhed for, at prokuragrænsen ikke overskrides, foretages i Regnskab en regelmæssig kontrol af bogførte sagsfinanskladder. Alle kladder med mindst én post som overskrider prokuragrænsen er fortsat underlagt kravet om ”2 sæt øjne”, hvor én person danner kladden, og en anden foretager bogføringen.
Fra samme tidspunkt er der indført en ændret procedure for omposteringer mellem hovedområder, hvor sælger indtaster hele omposteringen direkte i en sagsfinanskladde og sender kladden til godkendelse ved køber. Køber underskriver kladden og sender den til bogføring i Regnskab.
Intern handel for STADS og Conference Manager sker via salgsfakturaer.
Intern handel i Magento (AU Webshop) sker ved betaling for et produkt med sag og sagsopgave. Transaktionen overføres fra Magento til Navision via en integration og bogføres som en ompostering.
Nogle udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal fornødent underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene.
Ved godkendelse af bilagene foretages følgende kontroller:
Disponenten skal sikre sig, at de interne bilag er konteret på rette sag og sagsopgave, som er i overensstemmelse med det formål, som projektet har. Disponenten skal godkende de interne bilag som bekræftelse på, at de kan videregives til bogføring.
Såfremt AU modtager rykkere fra leverandører (kreditorer), foretages der en nærmere undersøgelse af årsagen til den manglende betaling, og problemet søges løst. Rykkere fra kreditorer håndteres af medarbejdere i Kreditorgruppen i Regnskab. Rykkerbehandlingen foregår dagligt, og samme procedure er gældende for alle kreditorer både danske og internationale.
Forvaltning af indtægter omfatter disponering, sikring af fuldstændighed, fakturering, godkendelse af indtægtsbilag, samt debitorforvaltning.
AU’s indtægter stammer primært fra følgende kilder:
AU bruger det studieadministrative system STADS til registrering af alle oplysninger om de studerende, og STADS danner grundlag for indberetning af tilskudsudløsende studieaktiviteter.
Proces for salgsfakturering på hjemmesiden beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med salgsfakturering, herunder hjemskrivning af eksterne midler. Processen omfatter således alle de indtægtsformer, som institutter og fakulteter er involveret i.
Som beskrevet i afsnittet Intern handel er retningslinjer for intern handel inden for samme hovedområde og på tværs af hovedområder beskrevet på økonomiportalen under intern handel.
Priserne i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed (IV) fastsættes efter Finansministeriets gældende Budgetvejledning afsnit 2.6.8 samt Vejledning om prisfastsættelse, som er optaget i ØAV. Der udarbejdes en kalkule, som ajourføres én gang årligt. Priserne i forbindelse med supplerende mindre virksomhed fastsættes ligeledes efter Finansministeriets retningslinjer.
I øvrigt gælder følgende:
Disponering skal ske i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder AUs bevillinger er givet. Disponering skal desuden ske under hensyntagen til de bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets retningslinjer herunder Budgetvejledning og Økonomisk Administrativ Vejledning. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler herunder godkendelse og udstedelse af salgsfakturaer. Dette gælder for både selve instituttet og de områder, der administreres af instituttet.
Indtægter skal dokumenteres ved indtægtsbilag i form af en faktura, følgesedler, kopier af skrivelser m.v. udarbejdet i institutionen eller i form af en indtægtsanvisning til institutionen.
Den ansvarlige leder (f.eks. rektor, dekan, erhvervsdirektør, institutleder, administrationschef og vicedirektør) er ansvarlig for at sikre, at universitetet kun modtager indtægter, som der er hjemmel til at oppebære, jf. punkt 2.3 i Budgetvejledningen.
Den ansvarlige leder skal også sørge for at opbygge en betryggende organisering, og derigennem sikre fuldstændighed og nøjagtighed på indtægtsområdet.
Indtægter i forbindelse med opkrævning af deltagerbetaling for arrangementer og konferencer skal som hovedregel foregå via AUs arrangements-tilmeldingssystem Conference Manager.
AU har pr. 1. maj 2020 implementeret Magento (AU Webshop) til salg af fysiske og digitale produkter, samt til betaling af deposita.
Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, skal det økonomiske og materielle indhold af bilagene kontrolleres. Det skal i den forbindelse kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, jf. vejledninger på økonomiportalen.
Lederne for enhederne er ansvarlige for, at der er en procedure med tilhørende kontrol, som sikrer at alle optjente indtægter bliver faktureret/opkrævet. Kontrollen udføres ikke af en medarbejder, der selv foretager udstedelse af salgsfakturaer.
Godkendelse af indtægtsbilag foretages af personer med stillingsfuldmagt eller anvisningsfuldmagt jf. den nærmere beskrivelse af fuldmagter i afsnittene Stillingsfuldmagter og Anvisningsfuldmagter.
Disponering samt godkendelse er den enkelte leders ansvar.
Disponering og godkendelse er den enkelte leders ansvar.
Den enkelte leder skal godkende alle aftaler om eksterne midler.
Dog er det institutlederen, der skal godkende selve sags oprettelsen, da det er institutlederen, der har det økonomiske ansvar.
For en nærmere beskrivelse af AUs procedurer på debitorområdet henvises til økonomiportalen, hvor der under punktet ”Handel, kasse & likviditet” med underpunkt Salg og fakturering findes instrukser og vejledninger vedrørende håndtering af debitorer.
Forhold, der kan påregnes at medføre indtægter, skal dokumenteres så tidligt som muligt.
De kontrollerede bilag forsynes med kontering og godkendelse. Fakturagrundlaget sendes af en anvisningsberettiget person, som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.
Såfremt man bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, anmelder Debitorgruppen fordringen til inddrivelse ved SKAT. Ved konkurser eller rekonstruktioner anmeldes fordringen til kurator i boet.
Retningslinjer for behandling af løndebitorer, rejsekreditorer og restancer er beskrevet på hjemmesiden i økonomiportalen.
Salg på kredit sker efter følgende principper:
Salg på kredit skal begrænses til det mindst mulige.
Debitorgruppen under Regnskab kontrollerer, om der er poster, som ikke er blevet betalt på forfaldstidspunktet. Rykkerbehandlingen foregår centralt hos Debitorgruppen to gange om måneden. Rykkerproceduren er gældende for alle AUs kunder bortset fra STADS-debitorer, INTSTUD-debitorer og eksterne bevillingsdebitorer (hjemskrivning af eksterne midler). For en nærmere beskrivelse af rykkerproceduren henvises til rykkerhåndtering, hvor der findes procesbeskrivelser vedrørende håndtering af rykkere for de specifikke debitorkategorier.
Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance.
Såfremt de 2 fremsendte rykkerskrivelser ikke medfører en indbetaling fra debitor, vurderes det af en medarbejder i Debitor, om det udestående beløb skal sendes til inddrivelse ved SKAT for de danske tilgodehavender. For udenlandske fordringer sker der en individuel vurdering med henblik på inddrivelse.
Hvis fordringen er mindre end omkostningerne ved at sende sagen til inkasso, skal udeståendet afskrives som tab af teamlederen for Debitorgruppen, der er bemyndiget hertil af regnskabschefen.
Tab kan også skyldes forældede fordringer, der ikke kan inddrives. Debitorgruppen informerer det pågældende institut/fakultet om tabet.
Hvis det drejer sig om afskrivning eller nedskrivning af fordringer over 100.000 kr., skal teamleder for Debitorgruppen indhente skriftlig godkendelse fra regnskabschefen inden afskrivning. Tabet indtastes og bogføres i Navision af regnskabsmedarbejder eller teamleder for Debitorgruppen.
I henhold til kapitel 8 i Finansministeriets Bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv. skal der med henblik på aflæggelse af regnskaber foretages en regnskabsmæssig registrering, jf. kapitel 6 i samme bekendtgørelse.
AUs kontoplan og økonomisystem danner rammen for fremstilling af økonomiinformation til interne styringsformål og til aflæggelse af årsrapport efter reglerne i kapitel 4 i Bekendtgørelse nr. 1957 af 15. oktober 2021 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne.
Det er regnskabschefen, der har ansvaret for den regnskabsmæssige registrering, som skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingsfunktionen, jf. § 24 i regnskabsbekendtgørelsen.
Den regnskabsmæssige registrering skal omfatte indtrufne økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af AUs aktiviteter. De økonomiske hændelser skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at hændelserne er indtruffet og en økonomisk opgørelse kan finde sted, jf. § 25 i regnskabsbekendtgørelsen.
Den regnskabsmæssige registrering skal tilrettelægges således, at alle registreringer kan følges til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet).
Enhver registrering skal kunne dokumenteres ved bilag som en nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet (dvs. dokumentere registreringens rigtighed), herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb, jf. § 27 i regnskabsbekendtgørelsen.
Den regnskabsmæssige registrering skal som minimum omfatte registrering af bilag vedrørende
ind- og udbetalinger, indtægter, udgifter, afskrivninger, aktiver og passiver, afgivne tilsagn og lønmæssige dispositioner. Registreringer kan endvidere efter behov omfatte bilag vedrørende stamdata, dispositioner og interne budgetter.
Købsfakturaer behandles som hovedregel i workflow-systemet IndFak, hvor købsfakturaerne bliver varemodtaget, konteret og godkendt af de ansvarlige personer. Når fakturaerne er blevet godkendt i IndFak, vil de efterfølgende automatisk blive overført til Navision Stats elektroniske indbakke. Herved dannes der automatiske købsfakturalinjer i Navision Stat, og der sker en automatisk klarmelding. Medarbejdere i Servicegruppen udsøger de klarmeldte købsfakturaer og massebogfører dem en gang om dagen.
Salgsfakturaerne dannes via kontraktlinjer i Navision Stat. DR1- og DR2-fakturaer indtastes af en projektcontroller/forretningscontroller eller af Debitorgruppen. Hvis Debitorgruppen taster DR1- og DR2-fakturaer, sker dette på baggrund af fakturagrundlag sendt fra en anvisningsberettiget. DR4- og DR5-fakturaer indtastes udelukkende af projektcontrollere/forretningscontrollere. Debitorgruppen foretager et kvalitetstjek af alle salgsfakturaer, herunder at artskonto og moms er korrekt. Hvis salgsfakturaen er i orden, sørger Debitorgruppen for at bogføre og udsende den enten elektronisk eller i papirform.
Registreringen af udgifter og indtægter m.v. skal foretages under hensyntagen til følgende hovedregler:
Vedligeholdelse af kontoplan og udarbejdelse af konteringsinstruks sker i Budgetenheden. Opdatering af kontoplan i Navision sker i Systemenheden. Nærmere beskrivelse vedr. konteringsinstruks samt ændringer til artskontoplan er beskrevet på hjemmesiden. AU anvender Statens Kontoplan, der er opdelt efter den firecifrede økonomiske artsopdeling. AU har tilføjet yderligere to cifre efter de første fire, der yderligere præciserer typen af postering.
Tilgang af hensatte forpligtelser registreres i det øjeblik en forpligtende begivenhed har fundet sted, og forpligtelsen er sandsynlig.
Registreringen foretages, selvom tidspunkt for betaling samt beløbets endelige størrelse er uvist.
Forbrug af hensatte forpligtelser opgøres når tidspunkt for betaling samt beløbsstørrelse kendes. Her foretages en regulering af den realiserede forpligtelse.
Den regnskabsmæssige registrering foretages i overensstemmelse med Økonomistyrelsens regler om hensatte forpligtelser. Registreringen og de dertil knyttede afstemninger, fejlrettelser, kontroller m.v. sker i Regnskab.
Den registreringsmæssige proces vedr. købsfakturaer består af tre faser:
En nærmere beskrivelse af de tre faser findes i afsnittet Eksterne købsbilag.
Udvalgte indkøbere har fået prokura i indkøbsmodulet E-handel, så de har fuldmagt til at godkende ordrer op til den prokuragrænse, som de er tildelt i systemet. Der er udarbejdet en særlig kvik-guide til indkøber.
Efter at ovenstående er gennemført foretages selve registreringen (bogføringen) i Navision.
Forudbetalinger kan forekomme, hvor der er kutyme for dette f.eks. service abonnementer, husleje mv. Ved forudbetalinger ifm. med køb af f.eks. større anlæg, er der som udgangspunkt krav om sikkerhedsstillelse, som er på anfordring, uigenkaldelig, og som udstedes via en A-klassificeret bank. Indkøbschefen er bemyndiget til at dispensere fra krav om sikkerhedsstillelse under hensyntagen til beløbsstørrelse og leverandørforhold.
Der foretages stikprøvevis kontrol af registreringerne med hensyn til at:
Der henvises i øvrigt til økonomiportalen, hvor der under de respektive punkter findes instrukser og vejledninger.
Udgifter og indtægter registreres, når levering har fundet sted og senest på betalingstidspunktet.
I forbindelse med årsafslutningen skal der senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende det gamle finansår, såfremt levering af vare eller ydelse har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden regnskabsårets udløb.
På hvert af de fem fakulteter er der etableret en økonomifunktion, der ledes af en økonomichef. Der er 3 økonomicentre:
ARTS-BSS
NAT-TECH
HE
Disse økonomifunktioner står for den overordnede økonomistyring for deres respektive fakulteter, og deres primære opgave er at servicere fakultetet og fakultetets enheder (institutter, centre og medarbejdere).
Økonomifunktionerne varetager to hovedopgaver for fakulteterne: forretningscontrolling og projektcontrolling.
Forretningscontrolling fungerer som et bindeled mellem enhederne og økonomistyringen, idet de har indblik i det enkelte områdes forretningsvilkår på den ene side, og universitetets økonomi på den anden side. Forretningscontrollerne varetager opgaver såsom at:
Projektcontrollerne varetager de økonomiopgaver, der vedrører eksterne projekter, eksempelvis budgettering og budgetopfølgning, økonomisk planlægning og rapportering. Projektcontrollerne varetager en bred vifte af økonomiopgaver. Fælles for opgaverne er, at de alle er centreret omkring håndtering af de eksterne projekter, som gennemføres i universitetets regi. Opgaverne omfatter:
AU Økonomi varetager overordnede fællesfunktioner inden for økonomiområdet. Vicedirektørområdet består af fire enheder: Økonomisekretariatet, Regnskab, Indkøb samt Business Intelligence enheden.
AU Økonomis kerneopgave er at yde en beslutningsunderstøttende, kompetent og proaktiv økonomistyring, der er sparrende, holdningsbaseret og med en kritisk tilgang til processerne og det faktiske output heraf.
AU Økonomi understøtter fakulteterne og administrationen med transaktions- og bogholderimæssige opgaver, regler/politikker inden for økonomistyring, økonomistyringssystemer, ledelsesinformation, indkøbsaftaler og meget mere.
AU fordeler lønomkostninger med udgangspunkt i ressourcemodellen. Modellen bygger på en række månedlige kørsler, som indgår i månedshjulet. Der skal ligeledes laves løbende opfølgning, der skal sikre korrekt omkostningsfordeling af lønomkostningerne.
Medarbejderne i Økonomisekretariatet er grupperet omkring tre teams:
Økonomisekretariatet er en central og strategisk enhed, som sikrer AUs økonomimodel, AUs budget- og budgetopfølgning, de overordnede regler og politikker inden for økonomiområdet, ressourceallokerings- og kostprismodel, projektledelse, drift og implementering af økonomi-systemerne. Økonomisekretariatet varetager opgaver omkring beslutningsstøtte, servicering og rådgivning af bestyrelsen, universitetsledelsen og Fællesadministrationen i økonomirelaterede spørgsmål på AU.
For en nærmere uddybning af afdelingens opgaver henvises der til beskrivelserne af Økonomisekretariatet på hjemmesiden.
Regnskab varetager transaktions- og bogholderimæssige opgaver for hele AU. Regnskabschefen varetager den overordnede ledelse af Regnskab.
Regnskab består af fire underenheder:
For en nærmere beskrivelse af de enkelte ansvarsområder henvises der til beskrivelsen af Regnskab på hjemmesiden.
Intern omkostningsfordeling af medarbejdernes løn foretages i økonomifunktionerne ved anvendelse af sags- og ressourcemoduler i Navision.
Indkøb foretager udbud af vare- og tjenesteydelseskontrakter samt vejleder om indkøb og kontraktindgåelse.
Indkøb analyserer på forbrug og aftaleoverholdelse, og Indkøb følger løbende op på AUs overholdelse af lovgivning og indkøbspolitik samt leverandørernes efterlevelse af indkøbsaftalerne.
Indkøb driver i samarbejde med Økonomisekretariatet AUs e-handelsløsning, hvor Indkøb varetager den organisatoriske implementering, kataloghåndtering samt indkøbssupport.
For en nærmere uddybning af afdelingens opgaver henvises der til beskrivelserne af Indkøb på hjemmesiden.
Business Intelligence-enheden udarbejder datawarehouse og business intelligence løsninger for hele AU, herunder grundlaget for beslutningsunderstøttende ledelsesrapportering, driftsunderstøttende rapporterings-løsninger og analyseværktøjer. BI-rapporter udarbejdes som hovedregel ikke af Business Intelligence-enheden, men derimod i de dele af organisationen, hvor ansvaret for et datadomæne er placeret, samt ved Administrationscentrene.
Business Intelligence-enheden arbejder desuden på at fremme fælles begrebsapparat og definitioner til brug for rapporteringsløsningerne.
AU Bygninger varetager overordnede fællesfunktioner inden for bygningsområdet.
AU Bygningers kerneopgave er at skabe rammer, der sikrer at nuværende og fremtidige arealbehov kan opfyldes under hensyntagen til en optimal arealudnyttelse og –udvikling. Alt arbejde sker i tæt dialog med blandt andet universitetsledelse og fakulteter i samarbejde med eksterne aktører.
AU Bygninger understøtter fakulteterne og administrationen med en kompetent og specialiseret rådgivning og projektgennemførelse inden for nybyggeri, ombygninger og indretninger, infrastrukturer, bygningsjura og –økonomi.
AU Bygninger understøtter fakulteterne og administrationen med en kompetent og specialiseret rådgivning og projektgennemførelse inden for nybyggeri, ombygninger og indretninger, infrastruktur, bygningsjura og bygningsøkonomi. AU Bygninger består af to underenheder: Campus Plan og Projekt samt Bygningssekretariatet. Campus Plan og Projekt er ansvarlig for implementering af masterplanen for universitetets fysiske udvikling frem til 2028 benævnt Campus 2.0.
AU HR i Fællesadministrationen arbejder for alle fakulteter, institutter og centre, og består af fem specialiserede enheder: HR-Data og Digitalisering, Løn, Personalejura, International Staff Office samt Udvikling & Arbejdsmiljø. AU HR understøtter desuden HR på de administrative centre med rådgivning og vejledning.
Løn beskæftiger sig med vejledning, rådgivning, controlling og hjælp til beregning og udbetaling af samtlige lønninger ved AU, samt lønbogføring og afstemning af alle lønrelaterede konti.
Enheden sikrer vejledning og formidling om nye regler og brug af lønsystemet, samt vejledning af institutter i processen vedr. forskerbeskatning og efterfølgende ansøgning til SKAT. Løn sørger desuden for håndtering af feriepenge.
HR-Data og Digitalisering står for udvikling, vedligeholdelse og opfølgning ift. AU systemer med tilknytning til løn. Enheden understøtter desuden HR på de administrative centre med rådgivning og vejledning, herunder ferieregistrering.
For en nærmere uddybning af opgaverne i AU HR henvises der til beskrivelsen på hjemmesiden.
mitHR er det personaleadministrative HR-system ved AU, og det går i luften i Q1 2023.
mitHR vil i løbet af 2023 indeholde funktioner til:
For alle dele af universitetet er månedslønnede ansattes personsag elektronisk og findes i ESDH-systemet Workzone.
Der skal løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af de regnskabsmæssige registreringer. Disse forhold er nærmere beskrevet i bl.a. månedshjulet.
Afstemninger og kontroller skal ses som en sikring af, at de grundlæggende registreringer er pålidelige, og at AU har et sikkert grundlag at foretage økonomistyring ud fra og aflægge regnskab på baggrund af. Datagrundlaget skal således være pålideligt i forhold til aflæggelse af regnskab til eksterne bevillinger, interne økonomirapporter for institutter, fakulteter og for hele AU samt danne grundlag for årsrapporten.
De systemunderstøttede kontroller i IT-systemerne nævnt i afsnittet Aarhus Universitets brug af IT-systemer og de processer, der er beskrevet under punktet Regnskabsmæssig registrering er en vigtig del af denne kvalitetssikring. Daglige, ugentlige, månedlige og årlige manuelle rutiner har til formål at gøre kvalitetssikringen tilstrækkelig ud fra et væsentlighedskriterie og ud fra en risikovurdering af de enkelte kontroller.
Kontrollerne har endvidere til formål at minimere risikoen i forbindelse med fravalg af de gængse principper for godkendelsesflowet i afsnittet Regnskabsmæssig registrering. Dette gælder f.eks. e-handel i forbindelse med IndFak, tildeling af administrationsrettigheder samt vedtagelse af bagatelgrænse for kontrol af rejseafregninger m.v.
Stikprøvekontroller foretaget i Regnskab har til formål at sikre korrekt momsbehandling af transaktioner samt sikre, at der er en konsekvent og entydig forståelse af konteringsinstruks og dermed sikre, at der er de fornødne kompetencer til stede for at forvalte kontrollantrollen.
Ansvaret for varetagelse af denne kvalitetssikring er fordelt på Økonomicentrene, Økonomisekretariatet og Regnskab. Lederne for disse afdelinger skal sikre, at der bliver foretaget de decentralt vedtagne kontroller. På lønområdet er der en række kontroller af løndata, som foretages i HR.
Disse decentrale kontroller skal være skriftliggjort og kan være i form af tjeklister, månedshjul eller andre procedurer, der sikrer at disse kontroller bliver udført. Den ansvarlige leder for en decentral kontrol har samtidig ansvar for at sikre, at det dokumenteres, at kontrollerne udføres.
Tilrettelæggelse af AU’s betalingsforretninger skal ske i overensstemmelse med reglerne i kapitel 7 i regnskabsbekendtgørelsen.
Følgende generelle retningslinjer gælder i den forbindelse:
Finansministeriet udstikker de juridiske rammer for anvendelse af kreditkort på AU. P.t. ved Cirkulære af 20. april 2010 om anvendelse af betalingskort i staten. AU kan jf. cirkulæret anvende kreditkort omfattet af Økonomistyrelsens aftaler om betalingskort. På baggrund heraf har AU udarbejdet et regelsæt for anvendelse af kreditkort til udgifter i forbindelse med tjenesterejser. Kreditkort kan også anvendes til mindre indkøb (udlæg) på vegne af AU samt til særlige indkøb på internettet, hvor betaling ikke kan gennemføres på normal måde ved en elektronisk faktura.
Kassereren har ansvaret for kassen, og kassereren sørger for den daglige administration af kassen herunder kasseoptælling.
Oprettelse/ændring af rettigheder i banksystemet Business Online kan foretages af 2 betroede medarbejdere i Servicegruppen i forening.
En betroet medarbejder i Rejsegruppen klargør og bogfører RejsUd købskladden.
En betroet medarbejder A i Betalingsgruppen under Kreditorgruppen danner på baggrund af de åbne bogførte købsfakturaer og godkendte afregninger for RejsUd et betalingsforslag i en udbetalingskladde i Navision Stat.
Udbetalingskladden skal herefter 1. godkendes af medarbejder A og derefter 2. godkendes af medarbejder B i Betalingsgruppen. Betalingsforslaget sammenholdes med de modtagne betalingsoplysninger og gennemgås for fejl/mangler.
Den tilrettede udbetalingskladde skal herefter 1. godkendes af medarbejder A og derefter 2. godkendes af medarbejder B i Betalingsgruppen. Medarbejder A sender herefter betalingerne til banken.
Når betalingerne er registreret i banken, bogføres udbetalingskladden i Navision Stat. Der signeres i forening på bogføringsmaterialet for, at proceduren er overholdt. Dette sker i betalingsgruppen.
Udenlandske checks modtages i receptionen. Receptionen registrerer de modtagne checks i et elektronisk arkiv med angivelse af dato, checkudsteders navn, beløb og valuta. Derudover noteres initialer for den, der registrerer checken. De udenlandske checks sendes herefter til Debitorgruppen, som forsyner alle checks med endossementsstempel til AUs bankforbindelse, hvorefter checks sendes videre til banken. Debitorgruppen sørger for registrering herunder udligning af checkindbetalingen i Navision.
AUs regnskab omfatter et eksternt regnskab og et internt regnskab.
Det eksterne regnskab omfatter årsregnskabet (årsrapporten), der udarbejdes efter den afsluttede regnskabsmæssige supplementsperiode for det pågældende kalenderår. Årsrapporten udarbejdes efter BEK nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen og BEK nr. 1957 af 15. oktober 2021 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne.
Årsrapporten består af følgende elementer:
Universitetsledelsens stab er ansvarlig for delelementerne beretning og målrapportering for udviklingskontrakten. Økonomisekretariatet er ansvarlig for udarbejdelse af selve årsregnskabet inklusiv regnskabspraksis, formålsfordelt regnskab, aktivitetsberegninger m.v. Afdelingen Events og Kommunikationsstøtte sammenkæder alle ovenstående data til en samlet AU årsrapport.
Årsrapporten revideres og påtegnes af institutionsrevisor, som udarbejder et revisionsprotokollat om den udførte revision. Årsrapporten underskrives af bestyrelse, rektor, prorektor og universitetsdirektør.
I forbindelse med godkendelsen af årsregnskabet påses det, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet. Derved giver årsregnskabet et retvisende billede af indtægter og omkostninger i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.
Som statsfinansieret selvejende institution kan AU ifølge budgetvejledningen frit videreføre over- eller underskud til anvendelse inden for institutionens formål i følgende regnskabsår. Eventuelle over- eller underskud indgår i AUs egenkapital.
Formålet med det interne regnskab er at fremstille hovedområdernes andel af det samlede regnskabsresultat. Det interne regnskab, der er opdelt i forhold til organisationen på AU, genereres på grundlag af økonomikuben, som indeholder kildedata fra Navision Stat. De budgetansvarlige har ansvaret for den løbende budgetopfølgning, som skal foretages efter de fastsatte retningslinjer på området.
Økonomisekretariatet er ansvarlig for at sikre, at såvel det eksterne som det interne årsregnskab er afstemt til universitetets økonomisystem Navision Stat. Regnskab er ansvarlig for, at samtlige statuskonti er afstemt og kvalitetskontrolleret, inden revisionen af årsrapporten påbegyndes.
Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som regnskabsmateriale:
I Navision Stat opbevares den elektroniske del af universitetets regnskabsmateriale (transaktions- og stamdata) i Navision databasen, som forefindes på en server på universitetet. Elektroniske regnskabsdata for tidligere år opbevares ligeledes i databasen, og slettes ikke, undtagen hvor opbevaring af disse data er i strid med gældende GDPR regler.
I henhold til kapitel 9 i regnskabsbekendtgørelsen skal alt regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører med mindre en længere tidsfrist fremgår af andre bestemmelser.
Regnskabsmateriale vedrørende EU-projekter skal opbevares i op til 12 år, da materialet skal gemmes i 7 år efter projektets afslutning.
Følgende generelle retningslinjer gælder for opbevaring af regnskabsmateriale:
Konkret betyder det, at transaktioner, der er håndteret i de beskrevne IT-systemer i afsnittet Samspil mellem Navision Stat og andre IT-systemer, forbliver i disse systemer i opbevaringsperioden eller i en data opbevaringsløsning.
Transaktioner, der ikke er håndteret i disse IT-systemer, eller hvis der er underliggende grundbilag, som ikke kan findes i disse IT-systemer, skal arkiveres særskilt. Dette har været foretaget i fysisk arkiv frem til udgangen af 2018. I 2019 blev der påbegyndt en digitalisering af processen, og alle regnskabsbilag på nær manuelle rejsebilag blev digitaliseret. Manuelle rejsebilag er efterfølgende blevet digitaliseret trinvis, hvor alle udenlandske manuelle afregninger er digitaliseret pr. 1/1-2021 og alle danske manuelle afregninger er digitaliseret pr. 1/6-2021. Dermed er arkivering af alle regnskabsbilag digitaliseret i 2021. Servicegruppen under Regnskab varetager kontrollen af procedurerne vedr. arkivering.
Det fysiske bilagsarkiv er placeret på Trøjborgvej 82-84, 8000 Aarhus C. Det er endvidere kun udvalgte medarbejdere tilknyttet AU Økonomi, der har adgang til disse bilag.
Vicedirektørerne og administrationscheferne har ansvaret for, at reglerne i databeskyttelsesloven nr. 502 af 23. maj 2018 overholdes inden for deres respektive områder. Der henvises til Instruks om behandling af personoplysninger, som gælder alle ansatte indenfor økonomiområdet på AU og for alle ansatte i AU Økonomi.
Regnskabschefen har det endelige ansvar for opbevaring og kassation af regnskabsmateriale.
Vicedirektøren for AU HR har ansvaret for aflevering af materiale til Rigsarkivet efter de herom fastsatte regler.
Lønchefen har ansvaret for opbevaring og kassation af lønbilag samt uddata fra SLS.
Vicedirektøren for AU IT har i samarbejde med systemejer ansvaret for opbevaring af IT-systemer, således at der til enhver tid kan udskrives i klarskrift fra de tidligere og nuværende IT-systemer.
Der henvises endvidere til kapitlet IT-behandlingen i forbindelse med regnskabsføringen i denne regnskabsinstruks samt til sikkerhedsinstruksen.
AU fører kvantitative fortegnelser over beholdning af stambesætninger og foderbeholdninger. I forbindelse med regnskabsafslutningen foretages der stikprøvevis kontrol af varebeholdningens tilstedeværelse, og varebeholdningen værdiansættes til de aktuelle priser.
På Institut for Odontologi og Oral Sundhed fører man nøje regnskab med instituttets guldbeholdning, men beholdningen registreres som et almindeligt varekøb, da der er tale om en forbrugsvare.
Der udarbejdes ikke fortegnelser over kontorholdslagre og andre forbrugsvarer, idet værdien af disse lagre anses for beskedent. Kontorholdslagre og forbrugslagre bør imidlertid ikke overstige, hvad der anses for nødvendigt under hensyntagen til den uforstyrrede drift samt til forsvarlig indkøbsøkonomi.
AU har indgået porteføljeplejeaftaler med 3 eksterne kapitalforvaltere. Aftalerne indebærer, at der løbende købes og sælges værdipapirer inden for rammerne for AU’s investeringspolitik, som er fastlagt af bestyrelsen. Handlerne foretages via en særlig porteføljekonto, og værdipapirerne indlægges i et særligt depot under hver portefølje.
AU modtager månedlige opgørelser over afkastet af investeringerne samt den aktuelle beholdning i porteføljeplejeaftalerne. Disse opgørelser danner grundlag for bogføringen af månedens afkast. I forbindelse med regnskabsafslutningen foretages der en kursregulering af værdipapirbeholdningen svarende til de officielle børskurser pr. 31. december.
AU varetager ikke udlånsforvaltning.
For en uddybende beskrivelse af dette område - herunder ansvars- og kompetencefordelingen henvises der til vejledningerne i økonomiportalen på hjemmesiden, hvor der findes uddybende beskrivelser under de respektive punkter:
Regnskabsregistreringen er tilrettelagt således, at der via registreringen i Navision Stat tillige foretages registrering af de øvrige væsentlige aktiver.
AU sikrer, at der føres fortegnelser over andre væsentlige aktiver, og at der, hvor det vurderes nødvendigt, sker mærkning af de enkelte aktiver.
Regnskabschefen og øvrige relevante medarbejdere er for deres respektive ansvarsområder ansvarlige for, at der foretages periodisk kontrol med aktiverne, herunder kontrol med værdiernes tilstedeværelse samt udnyttelse.
AU har implementeret særskilte forretningsgange vedrørende salg af anlægsaktiver.
AU forvalter forskellige mindre legater.
AUs forvaltning af ikke-statslige aktiver og passiver omfatter midler m.v., som modtages fra anden side end bevillingslovene. Det drejer sig f.eks. om gaver og tilskud fra private herunder forsknings- og fondsmidler.
Processerne følger de generelle regler for statens regnskabsvæsen og reglerne nævnt i regnskabsinstruksen både for løn og øvrig drift.
AU foretager løbende kontrol af disse aktiver og passivers tilstedeværelse og størrelse. Det påses tillige, at der sker en rimelig udnyttelse af disse.
For en uddybende beskrivelse af området henvises der til instrukser og vejledninger vedrørende
eksterne midler på AUs hjemmeside.
AU har i henhold til universitetslovens § 28, stk. 3 valgt at antage Deloitte til institutionsrevisor for årsregnskaberne 2022 og fremover.