IT-behandlingen i forbindelse med regnskabsføringen

Anvendelse af generelle statstilpasninger, der er foretaget af Økonomistyrelsen, er beskrevet og udgivet som tilføjelser til standarddokumentationen for Navision Attain. Disse tilføjelser vedligeholdes og dokumenteres af Økonomistyrelsen, jf. den generelle beskrivelse af Navision Stat.

Dokumentation af Danske Banks betalingssystem findes i brugervejledning om dette. Dokumen­ta­tion af Danske Banks betalingssystem vedligeholdes af Danske Bank.

AUs Navision Stat opkobles til følgende IT-systemer:

1. Statens Koncernbanksystem (SKB)
2. Statens Lønsystem (SLS)
3. Indkøbs- og fakturahåndteringssystem (IndFak)
4. Rejse- og udlægsafregningssystem (RejsUd)
5. Det studieadministrative system (STADS)
6. Online salg (Magento)
7. Konferencer og events (Conference Manager)
8. Personalesystem (mitHR)
9. Boligsystem (EG Bolig)
10.  Tidsregistreringssystem (ProjektTid)

Oplysninger om indtægtsudløsende studieaktiviteter genereres i det studieadministrative system STADS.

AU anvender elektronisk faktureringshåndtering, og der henvises til AU’s økonomiportal for vejledning i forbindelse med køb og salg.

Der er herudover en opkoblingsmulighed til Det Centrale Personregister.

Ansvarsfordelingen mellem parterne i forbindelse med anvendelsen af Navision Stat er nærmere beskrevet i idriftsættelsesaftalen samt i Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat.

 AUs opgaver i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende hovedgrupper:

1) Opgaver, der vedrører regnskabsføringen og betalingsforretningerne, herunder også opgaver, der vedrører dataudvekslingen med banksystemet.

2) Opgaver, der vedrører institutionens IT-behandling (system- og sikkerhedsopgaver).

Disse opgaver varetages af AU IT og er nærmere beskrevet i institutionens sikkerhedsinstruks.

AU ITs ansvarsområde i relation til Navision Stat kan opdeles i følgende arbejdsfunktioner:

1. Opgaver, der vedrører den fysiske sikkerhed.
2. Systemopgaver, der forudsætter særlig brugeradgang til Navision Stat. Systemopgaverne omfatter bl.a. overførsel af nye programversioner til drift, suppleret med konsulenthjælp fra MDC Nordic, administration af overordnede adgangsforhold til netværksressourcer m.v. Ansvaret for systemopgaverne varetages af AU IT-afdelingens system- og sikkerhedsadministrator.
3. Driftsopgaver i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering og genindlæsning af sikkerhedskopier, når det kræves. Varetagelsen af driftsopgaverne er personmæssigt adskilt, således af den medarbejder, som har ansvaret for backup/sikkerhedskopiering mv. ikke varetager systemopgaver og ikke har direkte brugeradgang til Navision Stat. Ansvaret for driftsafviklingen påhviler AU ITs driftsmedarbejder. Af sikkerhedsmæssige grunde kan den driftsansvarlige ikke have adgang til anbringelse og afhentning af sikkerhedskopier fra eksternt arkiv. Disse opgaver varetages i stedet af en datamediebibliotekar.
4. Jævnlig kontrol af den daglige driftsafvikling, som skal sikre, at sikkerhedskopiering er foretaget og at kopierne er anvendelige, således at det kørende regnskabssystem kan genskabes med mindst muligt tab.
   Kontrolopgaven må ikke varetages af driftsmedarbejderen. Det fremgår af institutionens sikkerhedsinstruks, hvem der har ansvaret for denne kontrolopgave.

Den nærmere tilrettelæggelse af ovenstående opgaver fremgår af sikkerhedsinstruksen.

AU anvender personalesystemet mitHR.

mitHR indeholder funktioner til personaleadministration, fraværshåndtering, lønbehandling og personaleudvikling (MUS).  

En nærmere beskrivelse af personalesystemet mitHR samt vejledninger til brugen af systemet findes på hjemmesiden. 

AU har udarbejdet en systemforvaltningsaftale for Navision Stat.

Systemforvaltningsaftalen anvendes som vejledning for at optimere procedurerne omkring driften af Navision Stat.

Systemforvaltningsaftalen er den praktiske udmøntning af Service Level Agreements mellem systemejer/systemforvalter som er AU Økonomistyring, og systemansvarlig som er AU IT.

Overordnet kan ansvaret mellem systemejer/systemforvalter og systemansvarlig i relation til drift og support af Navision Stat defineres således:

1. Systemejer/systemforvalter har ansvaret for applikation og applikationssupport
   • Klienter
   • Data
   • Afvikling af og resultatet af batchkørsler og jobs
   • Systemfunktionalitet
   • Rettigheder via applikationerne
   • Applikationssupport
   • Rapportindhold
   • Rapportudarbejdelse

1. Systemansvarlig har ansvaret for drift og driftssupport.
   • Hardware
   • Systemsoftware
   • Driftsafvikling
   • Platforms arkitektur
   • Koordinering til basale it-ydelser beskrevet i servicekataloget for AU IT
   • Understøttende it-services f.eks. netværk og backup
   • Systemadgange og rettigheder via database
   • Overvågning af batchkørsler og jobs
   • Databaser

For en nærmere uddybning af ovenstående punkter henvises der til Systemforvaltningsaftalen.