Office 365-pilotprojekt

Fra december 2019 til februar 2020 gennemfører vi et Office 365-pilotprojekt i Universitetsledelsens Stab. Formålet med projektet er at identificere nogle arbejdsgange/-processer, der kan optimeres med tjenester fra Office 365.


Elementer i O365

Office 365 består af en lang række tjenester, som kan bruges til forskellige formål. Listen vokser hele tiden, så nedenstående er på ingen måder en udtømmende liste over de tilgængelige tjenester, men en oversigt over de mest oplagte at gøre brug af.

Office-online (Word, Excel, Powerpoint)

Anvendelse: De velkendte programmer der kan bruges til tekstbehandling, regneark og præsentationer. Den eneste forskel er, at programmerne nu er placeret online og altså ikke på din lokale computer.

Deling: Ved at benytte Office Online, bliver de dokumenter, som du arbejder på, automatisk gemt online. Dun slipper derfor for at huske at tage filer med dig, hvis du skifter til en anden computer, da filerne er knyttet til din bruger.

Sikkerhed: I og med login til Office 365 er beskyttet af totrinsbekræftelse, er sikkerheden i top. Du skal dog fortsat være forsigtig i forhold til at dele dokumenter - særligt med eksterne.

Backup: Alle data i Office 365 bliver automatisk sikkerhedskopieret. Derudover er det muligt at genskabe tidligere versioner af dokumentet, så du fx skal finde frem til et afsnit eller et slide, som du slettede tidligere.

Support: Under pilotprojektet skal du sende din henvendelser til typo3@au.dk 

Teams

Anvendelse: Teams er et samarbejdsværktøj, hvor medlemmer af en gruppe kan samarbejde. Teams tilbyder mulighed for samtaletråde (erstatning for mails), fildeling, virtuelle møder etc. I mange tilfælde vil Teams kunne bruges som udgangspunkt for det digitale samarbejde i en gruppe. 

Deling: Ved at benytte teams, bliver filer der placeres i teamet automatisk delt med samtlige medlemmer af det pågældende team. Derudover er der fuld backup på alt.

Sikkerhed: I og med login til Office 365 er beskyttet af totrinsbekræftelse, er sikkerheden i top. Ved at holde fildelingen inden for et Team er risikoen, for at filerne bliver delt med uønskede personer, minimeret. 

Backup: Alle data i Office 365 bliver automatisk sikkerhedskopieret. Derudover er det muligt at genskabe tidligere versioner af dokumentet, hvis du fx skal finde frem til et afsnit eller et slide, som du slettede tidligere.

Support: Under pilotprojektet skal du sende din henvendelse til typo3@au.dk 

OneDrive

Anvendelse: OneDrive er Office 365's svar på et drev. Alle filer du arbejder med i Office 365 bliver gemt i OneDrive. Du har et personligt OneDrive, hvor kun du kan tilgå dine filer. Derudover bliver der oprettet et fælles OneDrive, når du fx opretter et Teams-site eller et SharePoint-site, som flere brugere har adgang til.

Deling: Dit personlige OneDrive kan kun tilgås af dig, men det er muligt at sende links til filer i dit OneDrive til eksterne såvel som interne. Du kan ikke dele filer i et fælles OneDrive med eksterne.

Sikkerhed: I og med login til Office 365 er beskyttet af totrinsbekræftelse, er sikkerheden i top. Det er dog vigtigt at være forsigtig med at dele filer fra sit personlige OneDrive - særligt med eksterne.

Backup: Alle data i Office 365 bliver automatisk sikkerhedskopieret. Derudover er det muligt at genskabe tidligere versioner af dokumentet, hvis du fx skal finde frem til et afsnit eller et slide, som du slettede tidligere.

Support: Under pilotprojektet skal du sende din henvendelse til typo3@au.dk 

SharePoint

Anvendelse: SharePoint er et oplagt værktøj at bruge til at dele og administrere indhold i en gruppe - ofte på tværs af organisationen. SharePoint bliver ofte opfattet som et intranet-værktøj, men det kan bruges til mange andre formål.

Deling: Det er relativt let at give eksterne adgang til et SharePoint-site og dermed samarbejde på tværs af interne og eksterne enheder. 

Sikkerhed: I og med login til Office 365 er beskyttet af totrinsbekræftelse, er sikkerheden i top. Den lette adgang til at invitere eksterne ind på et SharePoint-site betyder, at du skal være forsigtig med, hvad du lægger på et SharePoint-site.

Backup: Alle data i Office 365 bliver automatisk sikkerhedskopieret. Derudover er det muligt at genskabe tidligere versioner af dokumentet, hvis du fx skal finde frem til et afsnit eller et slide, som du slettede tidligere.

Support: Under pilotprojektet skal du sende din henvendelse til typo3@au.dk 

Planner

Anvendelse: Planner gør det nemmere at planlægge og afvikle opgaver for teams på tværs af organisationen. Med Planner kan I dele arbejdsopgaver imellem jer, og markere dem som igangværende, afsluttede, eller endnu ikke påbegyndt. 

Deling: Planner er bygget op omkring samarbejde om opgaver og deling er derfor en integreret del af Planner.

Sikkerhed: I og med login til O365 er beskyttet af 2-faktor validering, er sikkerheden i top. 

Backup: Alle data i O365 bliver automatisk sikkerhedskopieret.

Support: Under pilotprojektet bedes alle supporthenvendelser sendes til typo3@au.dk 

Vejledning: Der bliver arbejdet på at få vejledninger i O365 på AU. Indtil det er på plads, henviser vi til Microsofts egne vejledninger på XXXXXXXX

OneNote

Anvendelse: OneNote kan ses som din digitale notesbog. Her kan du gemme noter løbende og få adgang til dem på en struktureret facon. 

Deling: Fordelen ved OneNote i forhold til andre lignende programmer er, at det i kraft af at være en del af O365 pakken har indbygget en række muligheder for at dele noter med andre - og endda samarbejde om noter, der er relevante for flere medarbejdere.

Sikkerhed: I og med login til O365 er beskyttet af 2-faktor validering, er sikkerheden i top. 

Backup: Alle data i O365 bliver automatisk sikkerhedskopieret. Derudover er det muligt at genskabe tidligere versioner af dokumentet, så man f.eks. kan finde frem til et afsnit eller et slide, man slettede tidligere.

Support: Under pilotprojektet skal du sende din henvendelse til typo3@au.dk