Et samlet AU kræver en samlet administration

På hovedområde X gør man i dag ét, på hovedområde Y gør man af historiske årsager noget helt andet, og på hovedområde Z gør man måske for lidt.

Selv om Aarhus Universitet er kommet langt siden fusionerne i 2007, har administrationerne ikke på alle områder været enige om, hvor og hvordan en konkret opgave løses bedst muligt. Sådan bliver det ikke fremover, siger universitetsdirektør Jørgen Jørgensen. En vigtig del af den nye struktur er nemlig så vidt muligt at indføre fælles standarder for alle de administrative opgaver.

– Det allervigtigste for administrationen er jo at yde god betjening og service til de medarbejdere, der forsker, rådgiver og underviser. Og det er ikke en fordel for nogen, at der er forskellige måder at styre eksempelvis økonomi eller personalepolitik på rundt om på universitetet. Hvis der derimod er fælles standarder, bliver det lettere for både ansatte og studerende at gå på tværs, og det er et af de helt store mål med hele processen, forklarer universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.

Vejen til de fælles standarder går gennem en samlet fællesadministration, hvor der både er en central del og fire administrative centre, der hver især er rettet mod de nye hovedområder.
Den centrale del af fællesadministrationen og de fire administrative centre refererer til universitetsdirektøren og de ni vicedirektører. Det er deres opgave at sikre de fælles standarder og samtidig have fokus på fælles udfordringer og tværgående løsninger.

Men den nye model sikrer også en lokal administration på institut- og centerniveau, hvor der fremover vil være en mindre gruppe af administrative medarbejdere, og her er ledelsen lokal.
– Vi går på den måde fra tre administrative niveauer til to. Vi håber, det er en model, der sikrer brugerne den bedste service og skaber klarhed over, hvor opgaverne kan og skal løses, siger Jørgen Jørgensen.

Fra generalister til specialister

De fire administrative centre får en afgørende rolle i den nye model. De er fysisk og bemandingsmæssigt orienteret mod hvert af de fire nye hovedområder, og medarbejderne er både her og i den centrale del af fællesadministrationen specialister inden for deres arbejdsområde. Det betyder, at deres arbejdsopgaver hører til under et af de ni vicedirektørområder. De skal for eksempel enten arbejde med økonomi eller med kommunikation, men ikke med begge dele.

– I dag er der mange generalister, eller blæksprutter, om du vil, i administrationen. Nu går vi mod specialiserede funktioner og medarbejdere. Der bliver selvfølgelig tale om en glidende overgang, for vi skal jo først finde ud af, hvordan både den centrale del af fællesadministrationen, brugerservicecentrene og den lokale administration på institutter og centre skal bemandes, fortæller Jørgen Jørgensen.

Universitetsdirektøren understreger, at der både skal flyttes medarbejdere og opgaver fra den centrale administration, som vi kender den i dag, ud i de administrative centre, men at bevægelsen også vil gå den anden vej.

– Vi er lige nu i gang med at vurdere opgave- og ressourcefordelingerne. Men jeg kan love, at begrebet ”fællesadministration” ikke betyder, at alt nu skal koncentreres på den nordre side af Ringgaden, siger Jørgen Jørgensen.

Frihed til faglig fordybelse

De fire administrative centre og den lokale administration på institutter og centre er ikke mindst tænkt som en stor hjælp for både dekaner, prodekaner, institut- og centerledere.

– Den nye struktur friholder dem fuldstændigt fra det administrative. De skulle gerne kunne koncentrere sig hundrede procent om den faglige ledelse i fremtiden, forklarer Jørgen Jørgensen.
Universitetsdirektøren peger på, at man faktisk allerede har været i gang med en proces på nogle af de gamle hovedområder, der minder om den fremtidige model. Både på det naturvidenskabelige og det samfundsvidenskabelige fakultet har man samlet en lang række af de administrative opgaver og sørget for at skabe standardiserede løsninger.

– Det betyder, at brugeren i dag oplever en mere ensartet administration, og det er jo målet med det hele. Samtidig skal der selvfølgelig være plads til, at vi er et mangfoldigt og rummeligt universitet, hvor der nogle gange skal findes individuelle løsninger. Men en model med 90 procent standard og ti procent variation – det ville være optimalt, lyder det fra Jørgen Jørgensen.

De fire administrative centre

De fire administrative centre bliver placeret i Aarhus, mens der for Arts og Science and Technology også vil være afdelinger i Emdrup, Roskilde og Foulum. I hvert administrativt center vil der være administrative medarbejdere inden for de ni vicedirektørområder. Det vil sige, at der for eksempel både er HR-medarbejdere, økonomer og it-specialister i de administrative centre.

Hvert af centrene ledes af en administrativ chef, der skal sørge for kontakten og koordineringen med både den centrale del af fællesadministrationen, de øvrige administrative centre samt den lokale administration på institutterne. Administrationschefen får dermed en vigtig rolle i forhold til at sikre overensstemmelse mellem behovene for administrativ hjælp på alle niveauer og de udbudte ydelser.

Medarbejdere

Den nye struktur i administrationen vil komme til at berøre en række medarbejdere. De fleste vil sikkert kun opleve en ændring i referenceforhold og en specialisering af arbejdsopgaver. Nogle vil måske skulle flytte, men det nye arbejdssted kommer for mange til at ligge tæt på deres nuværende arbejdssted.

For en mindre gruppe administrative medarbejdere vil den nye struktur komme til at betyde større ændringer. Enten fordi deres arbejdsplads flyttes over en længere afstand, eller fordi de ikke længere skal løse så mange forskellige opgaver som før, men nu får langt mere specialiserede arbejdsopgaver. For denne gruppe er der vedtaget en handlingsplan.

Dekansekretariat

For at hjælpe dekanen og prodekanerne med strategiske analyser og andre udviklingsopgaver oprettes et dekansekretariat, der består af en chefrådgiver og en lille gruppe akademisk uddannede medarbejdere samt den nødvendige sekretærbistand. Dekansekretariatet kan også trække på hjælp fra de administrative centre samt den centrale fællesadministration.