Registreringsmetoder

Der er flere måder, hvorpå du kan registrere publikationer i Pure.

Alle metoder starter med at du enten klikker "Tilføj ny" knappen

eller plustegnet til højre for Publikationer i venstremenuen.

Uanset hvilken af nedenstående metoder du benytter, skal du altid tjekke om publikationen findes i Pure i forvejen. Nogle steder tjekker Pure automatisk for dig. Vær derfor opmærksom på advarsler om mulige dubletter, når du registrerer en publikation.

Hurtig Inddatering

Hvad er Hurtig Inddatering?

Hurtig Inddatering bruges til at indberette publikationer i Pure uden at udfylde de felter, der normalt er påkrævet for, at en publikation kan oprettes i systemet.

Mangler du rutine i brug af Pure, er det muligt at bruge Hurtig Inddatering til at få dine publikationer indberettet alligevel. En redaktør vil efterfølgende færdiggøre registreringen.

Har du behov for, at dine publikationer er synlige på din personlige hjemmeside med det samme, skal du ikke bruge Hurtig Inddatering. Opret i stedet publikationerne direkte i Pure ved at bruge en af de andre metoder (se nedenfor).


Hvornår skal Hurtig inddatering ikke bruges

Publikationer, som er indsendt via Hurtig inddatering, er ikke synlige i Pure og på din personlige hjemmeside, før de er registreret af en redaktør i Pure. Du kan kun se (ikke tilgå eller redigere) publikationerne i en status oversigt på din personlige oversigtsside i Pure.



Du finder Hurtig Inddatering som det første menupunkt under Publikationer. Klik på "Hurtig Inddatering". Det åbner en ny vindue med en formular.

Åben dokumentfilen for publikationen du ønsker at registrere. Udfyld felterne som beskrevet. Se også nedenstående eksempel.

Titel

Kopier og indsæt publikationens titel fra dokumentfilen i "Titel".

Noter

Suppler med noter i notefeltet, hvis publikationen ikke indeholder fuld information om medforfattere, tidsskrifter, konferencer, bøger, (forventet) udgivelsesdato og andet information, en redaktør har brug for for at få publikationen korrekt inddateret.

Dokumenter

Selve dokumentet kan du uploade ved at trække dokumentfilen over og slippe den i feltet "Dokumenter". Du kan også klikke på ”gennemse” og navigere til det sted, hvor filen er gemt.

Efter du har lagt dokumentet over, klik på ”Vis” for at være sikker på, at det er det rigtige dokument. 

Du kan fjerne dokumentfilen igen ved at klikke på den runde knap med minus-tegn til højre knappen ”Vis", hvis du har valgt en forkert fil.

 

Når du har udfyldt felterne klikker du på ”Send”.

Du får et vindue med bekræftelse.

På din personlige hjemmeside i Pure kan du se publikationer som "afventende" jf. teksten. Luk vinduet som afslutning.


Vigtigt om dokumentfilen

Dokumentfilen er kun en støtte til at publikationen bliver registreret med de korrekte data.

Dokumentet bliver normalt ikke uploaded til Pure og publiceret, med mindre der foreligger en særskilt tilladelse fra forlaget.

Der er to tilfælde, hvor et dokument kan uploades til Pure:

  • Det er et accepteret manuskript, som du har tilladelse til at parallelpublicere
  • Det er en publikation, hvor der er tilladelse til Open Access publicering

Skriv en kommentar i notefeltet, hvis filen må uploades og publiceres i Pure, og på hvilken baggrund.

Læs mere om Open Access.

Opret ved hjælp af skabelon

Oprettelse ved hjælp af skabelon er en manuel proces, der kræver at du selv indtaster alle oplysningerne om publikationen i skabelonens felter. Det øger risikoen for skrivefejl og udeladelse af relevante oplysninger.

Fordelen er, at du ikke så nemt kommer til at oprette nye poster i Pure, som egentlig allerede findes i systemet, blot med et lidt anderledes navn. En anden fordel er, at publikationen bliver synlig på din personlige hjemmeside med det samme.

Hvis der er mange forfattere og organisationer tilknyttet, er der meget tid at spare ved at importere publikationen. Tjek derfor om publikationen kan importeres fra en online kilde (se nedenstående).

Hvis import ikke er muligt, må du oprettet publikationen ved at udfylde en skabelon manuelt.


Opret via skabelon ligger under menupunktet "Publikation".

Når du vælger "Opret fra skabelon" får du vist de forskellige typer publikationer, der kan registreres i Pure. Hvis du vælger en af kategorierne, får du vist en eller flere underkategorier. Du kan kun oprette publikationer i underkategorierne.



Vælg den underkategori, der passer til publikationen du vil oprette ved at klikke på "Vælg". Herved åbnes den tilsvarende skabelon, som du udfylder.

Der er hjælpetekst for hver kategori. Du kan også klikke på "Guide til indberetning" for at få beskrivelser af kategorierne, eller læse definitionerne her.

Når du har valgt den rigtig skabelon, er du klar til at registrere publikationen.



Oplever du, at publikationens oplysningerne og felterne i skabelonen ikke passer helt sammen, kan det være, at den skabelon du har valgt ikke matcher publikationstypen.

Har du valgt den forkerte skabelon, kan du skifte til en anden ved at vælge "Skift skabelon" øverst til højre i skabelonvinduet. Vær opmærksom på, at nogle felter ikke findes under alle publikationstyper; inddaterede oplysninger kan derfor gå tabt ved skift af skabelon.

Import fra online kilde

Der er flere fordele ved at importere publikationsoplysninger fra online kilder.

  • Du sparer tid ved ikke at skulle taste alle oplysninger ind manuelt
  • Du undgår en mange stave- og slåfejl eksempelvis i titler og navne
  • DOI (digital object identifier) registreres i mange tilfælde automatisk, så du med det samme kan finde og tilgå publikationen og tjekke alle oplysninger.
  • Du kan sætte navnesøgninger op og få automatisk besked, når der er nye publikationer, du kan registrere ved hjælp af import.

En ulempe er, at man risikere at importere og oprette dubletter af organisationer og personer, fordi navnene, som står på selve publikationen, er varianter som Pure ikke kan matche helt præcist. Derfor er det vigtigt at forholde sig kritisk til de match-forslag Pure kommer med, og vælge match med omhu.


Du kan importere fra disse online kilder.

Hver kilde har sine styrker og og ulemper. Ingen af dem er 100% perfekte. Du skal derfor altid kontrollere importerede oplysninger og sammenholde dem med det, der står i publikationen, og hvad der eksisterer af stamdata i Pure.



Start med at vælge den kilde du vil importere fra.

Fremsøg publikationen du vil importere ved at skrive forfatter navn, titel (eller del deraf), Aarhus Universitet eller andre afgrænsende søgeord.

Alt efter hvordan du har søgt, får du vist en eller flere publikationer på resultatlisten. Når du har fremsøgt publikationen, klikker du på "Importér" for at starte processen.



Hvis publikationen allerede er importeret fra samme kilde, får du en advarsel.

Du får også en advarsel, hvis der allerede finde en publikation med lignende titel.

I begge typer advarsler er der link til den eksisterende publikation. Klik på linket og tjek, om det er den samme publikation og hvorvidt den er korrekt registreret.



Importvinduet bruges til at vælge hvilke forfattere og organisationer, der skal tilknyttes publikationen.

Den organisatoriske tilknytning, som står på publikationen, kan være forskellig fra den enhed, hvor forfatteren er ansat nu. Den organisatoriske tilknytning skal så vidt det er muligt følge det, der står på publikationen.

Det er vigtigt, at du forholder dig kritisk til de match Pure præsenterer. I eksemplet indeholder organisationsnavnet også en emailadresse. Det gør, at Pure ikke kan finde det rigtige match, selv om Department of Bioscience - Zoophysiology faktisk eksisterer i Pure.

I stedet for at importere og oprette fejlbehæftede organisationsnavne eller varianter deraf, skal du søge efter enheder, der allerede er i Pure og bruge disse.

Brug "Tilføj organisation"   til at søge efter den korrekte organisation. For organisatoriske enheder som er oprettet i AU Enhedsregistret kommer Pure automatisk med forslag til AU enheder.

Hvis det bliver for besværligt at få sat de rigtige organisatoriske tilknytninger på i importvinduet, kan du slette organisationen fra vinduet, så den ikke kommer med ind. Brug "minus-tegnet"   til højre. Når du har importeret publikationen, kan du redigere organisationstilknytninger i den sædvanlige skabelon.

Efter import skal du gennemgå hele registreringen og tjekke, hvorvidt alle oplysninger om publikationen er korrekte og fyldestgørende. Vær især opmærksom på at:

  • alle forfattere er registreret korrekt med hensyn til navne
  • en person som er ansat på AU, er tilknyttet som intern forfatter (evt. redaktør)
  • rækkefølgen af forfattere er den samme som på publikationen
  • den organisatoriske tilknytning på publikationen er den/dem der fremgår af publikationen

Hvis status på publikationen er ’Udgivet’, kan du sætte workflow status (nederst i vinduet) "Til validering" før du gemmer. Herefter bliver den valideret af AU Pure teamet. Hvis publikationens status ikke er udgivet, gemmer du den som "Indberetning i gang".

Import fra fil (ORCID, RIS, BibTex, PXA)

Hvis du har registreret dine videnskabelige bidrag i Pure ved en anden uddannelsesinstitution, hvor du har været ansat, eller du har registreret dem i ORCID, kan de importeres til AU Pure, hvis vi har den rigtige filtype.

Vi kan håndtere følgende filtyper i Pure: BibTex, RIS og PXA. Disse filtyper indeholder de fleste oplysninger om publikationerne og kan indlæses i Pure.

Publikationer fra ORCID mv. (BibTex og RIS-fil)

BibTex og RIS filtyper indeholder titel, forfattere, tidsskrift/forlag, ISBN og andet publikations-metadata. Du kan selv importere BibTex og RIS filer i Pure.

Hvis du ønsker at hente publikationer fra din ORCID profil og tilføje dem til Pure, skal du eksportere en BibTex fil fra listen af publikationer på din ORCID side.

Mange tidsskrifter giver dig ligeledes mulighed for eksportere dine data i BibTex-formatet gennem deres hjemmeside eller referenceværktøjer.



Vælg menupunktet "Importér fra fil" og vælg det filformat du ønsker at arbejde med.

Du kan enten kopiere selve indholdet af filen ind i tekstfeltet, uploade filen ved at klikke på "Gennemse din computer", eller blot trække filen over i vinduet.

Når filen er kommet over, får du automatisk vist listen af publikationer til import inklusive tilknyttede  forfattere, tidsskrift, mv.

Hvis en publikation er flaget som mulig dublet skal du undersøge, hvorvidt det er tilfældet. Fjern dubletter og publikationer, som du ikke ønsker at importere.

Hver publikation skal importeres for sig. Når du klikker på "Importér" får du mulighed for at tage stilling til, hvilke forfattere og organisatoriske enheder du vil importere. Se afsnittet på denne side vedrørende import fra online kilde. Mekanismen er den samme. Har du ikke behov for at gennemse disse oplysninger først, klikker du bare "Importér og gennemgå" (nederst på siden), hvorefter du få publikationens redigeringsvindue og kan lave rettelser efter behov.



Du kan selv generere blandt andet BibTex og RIS-filer fra AU Pure, hvis du har behov for at eksportere dine publikationer. Du kan eksportere en liste af alle dine publikationer, eller filtrere listen først. I eksemplet er listen filtreret ved hjælp af en simpel søgning på "Goblet cell".

Nederst i listevinduet kan du se, hvilke filformater du kan vælge imellem. Alt efter, hvor mange publikationer du har på listen vil det tage kortere eller længere tid at generere filen.

Publikationer fra andre ansættelser (PXA-fil)

PXA (Pure XML Archive) er et format der er specielt lavet til Pure. Ud over det umiddelbare metadata, som kommer med i BibTex og RIS formaterne, indeholder PXA-filen indeholder også tilknyttede filer og deres Open Access status. Dette indhold bliver ført med over i det nye Pure system.

Det er kun Pure administratorer, der kan generere og importere en PXA-fil i Pure. Har du publikationer registreret ved en anden uddannelsesinstitution, der benytter Pure, skal du anmode en af deres Pure administratorer om at lave en PXA-fil med dine publikationer og sende dem til pure@au.dk. Herefter tager AU Pure supporten sig af importen til AU Pure.

Tilsvarende skal du bede en Pure administrator på dit nye ansættelsessted om at skrive til pure@au.dk og rekvirere en PXA-fil med dine registreringer i AU Pure systemet, såfremt du vil have disse overført til Pure på det nye sted.

Hvis der er problemer med at importere en PXA-fil kan det være fordi, at overførslen sker mellem to forskellige versioner af Pure.