Hvordan bliver vi i Enhedsadministrationen endnu bedre til digital transformation?

Fokus på brugerne i fagmiljøerne, solid forretningsforståelse og skærpet opmærksomhed på den organisatoriske og kulturelle forandringsproces. Det er områder, vi i Enhedsadministrationen skal have blikket rettet mod, når vi implementerer nye digitale løsninger.

23.03.2021 | Arnold Boon

De fleste af os har sikkert oplevet på egen krop, hvor svært det er at ændre vaner, når der sker digitale forandringer omkring os. Da jeg første gang skulle bruge selvbetjeningsløsninger til at overføre penge og tjekke ind i lufthavnen, var jeg skeptisk – måske oven i købet lettere famlende. I dag vil jeg betragte det som et stort tilbageskridt, hvis jeg skulle stå i kø for at bede en medarbejder om at klare mine banktransaktioner eller tjekke min baggage ind.

Dette er begge eksempler på digitale transformationer, der er lykkes. Banken og lufthavnen har med tiden ved hjælp af nye digitale løsninger fået frigivet ressourcer, de nu kan bruge på vigtigere opgaver. Og brugerne har indarbejdet nye rutiner, som gør det umuligt at forestille sig at gå tilbage til den måde, det var på før.

Digital transformation er blevet et af tidens store buzzwords. Men det er ikke bare et tomt begreb. Det dækker over afgørende måder at forstå og arbejde med digitale forandringer på, hvis nye digitale løsninger skal skabe større kvalitet og værdi i samfund, virksomheder og organisationer – herunder også på Aarhus Universitet.

Der ligger i de nye digitale løsninger et kæmpe potentiale til at frigive ressourcer, som vi i stedet kan bruge på universitetets kerneopgaver – eller på at give en bedre service til studerende, forskere og undervisere.

Digital transformation er ikke nemt

Mange her på universitetet arbejder allerede med digital transformation, og de fleste har erkendt, at det kræver forandringer af meget mere end IT-systemer at høste gevinster af nye digitale løsninger. Vaner, arbejdsgange, processer, adfærd, kompetencer og kultur skal også transformeres, som eksemplerne fra banken og lufthavnen viser.

Derfor er digital transformation en både kompleks og ressourcekrævende proces i en organisation – både for dem, der skal implementere nye digitale løsninger og for dem, der skal anvende løsningerne.

I Enhedsadministrationen har vi en vigtig opgave i at bidrage til vellykket digital transformation i forbindelse med de nye digitale løsninger, der introduceres på Aarhus Universitet. Jeg oplever, at rigtig mange i administrationen arbejder målrettet, bevidst og indsigtsfuldt med digital transformation, og vi har allerede mange gode erfaringer at bygge videre på.

I Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA) har vi løbende digital transformation på dagsordenen. Det har vi, fordi vi i LEA gerne vil blive bedre til at understøtte digital transformation på Aarhus Universitet.

Men for nu at sige det, som det er, så er digital transformation ikke nemt. Og det leder mig til det centrale spørgsmål i denne måneds blog:

Hvordan bliver vi i Enhedsadministrationen endnu bedre til digital transformation?

Jeg vil fremhæve tre områder, som vi har fokus på i Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA), når vi drøfter digital transformation:

Vi skal forstå brugerne i fagmiljøerne. De løsninger, vi implementerer, skal lande godt hos brugerne i fagmiljøerne. Det kræver løbende inddragelse, dialog og tilpasning – og det skal vi prioritere og afsætte ressourcer til i de enkelte projekter. Jeg er godt klar over, at det i nogle tilfælde kan være vanskeligt at imødekomme den strategiske ambition om flere fælles systemer på tværs af AU og samtidig levere løsninger, som opfylder brugernes behov og passer ind i den lokale kontekst. Vores opgave i administrationen vil i den sammenhæng være at finde og forklare de løsninger, der tilgodeser brugernes behov bedst muligt inden for de fælles rammer. Det vil ind imellem også kræve, at vi tør udfordre og inspirere brugerne til, hvordan nye løsninger kan dække deres behov.  

Vi skal kende forretningen. Det er nødvendigt at forstå den kontekst, digitale løsninger skal fungere i. Universitetet er en kompleks størrelse, og medarbejdere, der arbejder med digital transformation, har brug for at kende arbejdsgange, processer og kulturer i de miljøer, som man leverer systemer og løsninger til. Noget af det kommer med erfaring, men vi skal også arbejde mere med målrettet kompetenceudvikling i forhold til at sikre en god forretningsforståelse.

Vi skal have fokus på at realisere gevinsterne. Vi skal vænne os til, at projekt- og procesplaner ikke slutter, når en ny IT-løsning er implementeret rent teknisk. Fokus skal fastholdes på projektets mål lang tid efter, at en løsning er taget i brug. Det er i den efterfølgende periode, vi skal sikre os, at den organisatoriske implementering slår igennem på en måde, hvor de ønskede gevinster rent faktisk realiseres.

Jeg oplever selv, hvor nemt det er at komme til at fokusere på den teknologiske forandring og mindre på de kulturelle og organisatoriske ændringer. Digital transformation udfordrer vores traditionelle mindset, og det kræver en kontinuerlig opmærksomhed at ændre. Den opmærksomhed skal vi have, og jeg vil gøre mit til, at vi i LEA tager ansvar for, at kulturelle og organisatoriske ændringer kommer højt på dagsordenen i AU’s digitale forandringsprojekter.

Hvis I vil se eksempler på, hvordan der i praksis arbejdes med digital transformation i Enhedsadministrationen, kan I læse eller genlæse den serie af artikler, der siden starten af året hver måned har været bragt i administrationens nyhedsbrev:

Som altid hører jeg gerne fra jer, hvis I har kommentarer eller spørgsmål til bloggen. Send mig gerne en mail på director@au.dk

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.    

Har du spørgsmål/kommentarer? 

Jeg vil bruge bloggen til at fortælle om de tanker, jeg gør mig om udviklingen i administrationen og om de udfordringer og projekter, som administrationen har fokus på. Men jeg vil også bede om input fra jer.

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.  

Jeg vil bestræbe mig på at svare på henvendelser inden for et par dage.