Fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem

Projektets opgave er at vælge og efterfølgende implementere et fælles undervisningss- og eksamensplanlægningssystem for AU, så der kan skabes bedre overblik for planlæggere, studerende og VIP’ere samt sikre bedre udnyttelse af lokaler, når planlægningsdata ikke er spredt over flere systemer og oplysninger ikke skal dobbeltregistreres i flere systemer.

Overordnet plan

Anskaffelse og klargøring

Indgåelse af leverandøraftale og implementering af indkøbt løsning.

  • Indkøb og anskaffelse (2017)
  • Design, tilpasning og udvikling til AU (Q1 2018 - Q2 2020)
  • Test og klargøringsfase for undervisningsplanlægning (Q2-Q3 2020)
  • Test og klargøringsfase for eksamensplanlægning (Q2-Q3 2021)

Ibrugtagning

Det nye fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem tages i brug gennem fire faser. Med faseplanen baseres implementeringen kontinuerligt på de erfaringer, fakulteterne opnår undervejs.

Fase 1 (Forår 2020 – forår 2021)

  • Der planlægges fortsat i eksisterende systemer.
  • Der foretages ”skyggeplanlægning” i det nye system på undervisningsplanlægning med formålet at kvalitetssikre data og basisfunktionalitet og skabe tryghed med nye arbejdsprocesser
  • Anvendelse af det nye system efter flg. tidsplan:
  • Forår 2020: "GO-LIVE" med undervisningsplanlægning for udvalgte uddannelser for efteråret 2020 på NAT-TECH og undervisningsplanlægning for foråret 2021 på Arts.
  • Efterår 2020 – forår 2021: "GO-LIVE" med undervisningsplanlægning for en større volumen af uddannelser på alle fakulteter.

Fase 2 (Efterår 2021)

  • Fuld ibrugtagning af undervisningsplanlægning
  • Trinvis indfasning af curriculumbaseret planlægning for en udvalgt, men afgrænset studenterpopulation. Opbygning af arbejdsgange og anvendelse af funktionalitet for undervisningsplanlægning der retter sig om curriculumbaseret for et semester. Modning af paratheden til nødvendige organisatoriske tiltag for at indfri mål om curriculumbaseret planlægning
  • Fremme kendskab og anvendelse af autoplanlægningsfunktion i planlægningsprocesserne
  • Ibrugtagning af eksamensplanlægning til V21 og forud have skabt tryghed med basisfunktionalitet


Fase 3 (Forår 2022 – efterår 2022)

  • Curriculumbaseret planlægning opskaleres i volumen og større tidsperspektiv end et semester for større population af studerende.
  • Generel synkronisering af undervisning- og eksamensplanlægning samt simplificering af årshjul.

Fase 4 (Efterår 2022 og frem)

  • Konsolidering og implementering af erfaringer.

Projektbeskrivelse

Baggrund

Tilbage i efteråret 2015 besluttes igangsat en foranalyse vedr. fælles system til planlægning af undervisning og eksamen på AU.

Den aktuelle situation med anvendelse af flere forskellige systemer til planlægning af undervisning og eksamen og hensynet til den oplevede kvalitet hos brugerne, ønsket om sammenhængende processer med genbrug af data, større transparens, effektivitet i planlægningen, procesoptimering samt fokus på omkostninger til administration og systemforvaltning var grundlaget for igangsætning af en proces og foranalyse frem mod at skabe et projekt- og beslutningsgrundlag for fælles it-systemunderstøttelse på området.

Vigtigt for foranalysen har været bred brugerinddragelse af fakulteter (videnskabeligt personale, studerende) og enhedsadministrationen, der tilsammen var i stand til at afdække brugerbehov og -krav til et fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem.

Foranalysen blev gennemført i perioden oktober 2015 til marts 2016 med reference til en styregruppe med bred og tværorganisatorisk repræsentation. Foranalysens resultat og indstilling til et videre forløb blev fremlagt for universitetsledelsen den 6. april 2016.

Indstillingen til videre proces blev tiltrådt med følgende indhold:

  • Der udarbejdes en kravspecifikation som grundlag for igangsætning af en udbuds- og anskaffelsesproces.
  • Der udarbejdes en business case med henblik på at analysere, kvalificere og kvantificere gevinster og potentieller identificeret blandt andet i foranalysen. Ekstern bistand inddraget.

Denne PID suppleret af bilag er udarbejdet som et samlet projektgrundlag til hjælp for ledelsesmæssig forankring af fælles vision, formål og resultatmål forud for en godkendt projektopstart.

Formål

En fælles it-understøttelse skal give AU en god og sund balance mellem kvalitet og optimering startende med at implementere kvalitetsforbedringer og dernæst arbejde med optimeringsmulighederne.

Undervisnings- og eksamensplanlægning er en central kerneopgave og administrativ service, som med en fælles it-understøttelse skal give AU mulighed for at højne kvaliteten og brugertilfredsheden.

En øget gennemsigtighed og transparens skal give administrative planlæggere, studerende og undervisere et kvalitetsløft og imødekomme nemt tilgængelige, troværdige og gennemarbejdede skemaplaner i rette sammenhæng og sted og med et output, der imødekommer de studerendes behov.

Et fælles system med fælles datagrundlag skal muliggøre gevinster ved en gradvis og kontinuerlige optimering og effektivisering af arbejdsprocesser og lokaleanvendelse.

Et fælles system med entydig og fælles datagrundlag skal muliggøre gevinsten, der ligger i at simplificere arkitektur og sammenhæng i AU systemlandskab.

Vision

En fælles indsats for implementering af undervisnings- og eksamensplanlægning skal bidrage markant til AU’s strategiske pejlemærker for administration og administrative services de kommende år med særlig fokus på digitalisering, procesoptimering og kompetenceløft.

Et fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem skal understøtte AU’s bestræbelser på at sikre øget brugertilfredshed for de studerende og øget medarbejdertilfredshed for underviserne, der fremmer et godt studie- og arbejdsmiljø via simple og troværdige selvbetjeningsmuligheder og nem tilgang til personaliseret information i deres dagligdag.

Et fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem skal bidrage væsentligt til at honorere AU’s bestræbelser på at smidiggøre snitfladerne for gensidig informationsudveksling mellem administration og de faglige miljøer og skabe overblik baseret på et fælles konsistent datagrundlag.

Mål

Et fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem på AU skal basalt indeholde funktionalitet, der understøtter og bidrager til:

  • At højne brugertilfredsheden for både undervisere, studerende og administrative medarbejdere.
  • At tilbyde mere personaliseret brugeradgang og brugergrænseflade så personlige informationer og notifikationer er let tilgængelige i brugernes dagligt anvendte værktøjer.
  • At tilbyde alle brugere en større grad af selvforvaltning igennem overblik og selvbetjeningsmuligheder ved fx booking af lokaliteter frigivet til benyttelse.
  • At optimere planlæggernes arbejde og arbejdsprocesser ved at eliminere tid til verifikation af dobbeltbookninger, miniere antal fejlkilder og skabe bedre sammenhæng og konsistens.
  • At levere og automatisere faste tilbagevendende statistikopgørelser.
  • At sikre transparens og gennemsigtighed i lokaleanvendelse med henblik på kontinuelig optimering.

De oplistede mål er alle minimumskrav og forventninger til projektets målopfyldelse. Så der er ikke tale om en prioriteret orden.

Målene skal sammenstilles med afsnit 3 og danne grundlag for en systemanskaffelse, der i videst mulig omfang imødekommer målene, og dernæst indgå i forberedelse og gennemførelse af den tekniske og organisatoriske implementeringsproces.

Det er ikke udelukkende systemets funktionalitet der indfrier målene, men i særdeleshed også anvendelse og udnyttelse af mulighederne med et nyt fælles system og entydig datagrundlag.

Endvidere skal det være et mål at håndhæve og imødekomme sunde og simple principper for implementering og ibrugtagning af fælles it-understøttelse.

Governance

Projektejerskabet er placeret hos AU Uddannelse, der varetager den overordnede projektledelse og systemejeransvar. Der er etableret en tværgående AU styregruppe samt en lokal styregruppe på hvert enkelt fakultet. Til støtte for den overordnede projektledelse er etableret en koordineringsgruppe til håndtering af de mere operationelle opgaver i projektet på tværs af AU. Endvidere er etableret en procesarbejdsgruppe, der har til formål at koordinere og facilitere den organisatoriske implementering på AU.

Kontakt

Projektleder: Magnus Qvistgaard

Styregruppe

  • Arnold Boon, Universitetsdirektør (formand)
  • Anna Bak Maigaard – Vicedirektør, AU Uddannelse 
  • Peter Bruun Nielsen – Vicedirektør, AU IT
  • Niels Overgaard Lehmann – Prodekan, AR
  • Ole Jensen – Administrationschef, AR
  • Finn Borchsenius – Prodekan, Tech
  • Kim Kusk Mortensen – Uddannelseschef, Nat/Tech
  • Anni Bækgaard Langberg – Uddannelseschef, BSS
  • Morten Rask – Prodekan, BSS
  • Jacob Kjær Eskildsen - Institutleder, BSS
  • Magnus Quistgaard – projektleder, AU Uddannelse
  • Trine Eske Kvitzau, funktionchef for studiesystemer 

Koordineringsgruppe

  • Per Guldbæk Larsen, AU Uddannelse
  • Mikkel Madsen, AU Uddannelse
  • Lasse Mønster, AU Uddannelse
  • Francine Thérèse Chittenden, Økonomi og Bygninger
  • Søren Risløv Staugaard, Arts
  • Pia Behrens Gammelgaard, Aarhus BSS
  • Jannie Kjær Hansen, Aarhus BSS
  • Anne Mette Andersen, Health
  • Marie Oue Hansen, ST  

Procesarbejdsgruppe

  • Niels Overgaard Lehmann – Prodekan, AR
  • Kim Kusk Mortensen – Uddannelseschef, ST
  • Nikolaj Harbjerg – Administrationschef, HE
  • Pia Behrens Gammelgaard - Afdelingsleder, BSS
  • Per Guldbæk Larsen – Overordnet projektleder, AU Uddannelse

Lokale styregrupper

Arts

  • Niels Overgaard Lehmann (Prodekan for uddannelse)
  • Ole Jensen (Administrationschef)
  • Mette Qvist Jensen (Afsnitsleder)
  • Leo Normann Pedersen (Uddannelseschef)
  • Liselotte Malmgart (Studieleder)
  • Jody Pennington (Viceinsitutleder)
  • Pia Bramming (Afdelingsleder)
  • Jørn Borup (Lektor)
  • Birgitte Stougaard Pedersen (Lektor)
  • Jonathan Rossen (studerende)
  • Dinna S. Bruun (Rådgiver)

Aarhus BSS

  • Per Andersen (Prodekan for uddannelse)
  • Jacob Klitmøller (studieleder, Psykologisk Institut)
  • Lars Esbjerg (studieleder, Institut for Virksomhedsledelse)
  • Carsten Jensen (studieleder, Institut for Statskundskab)
  • Jan Laursen (studieleder, Institut for Forretningsudvikling og Teknologi)
  • Kirsten Jacobsen (institutsekretariatsleder, Juridisk Institut)
  • Thomas Quistgaard Pedersen (professor, Institut for Økonomi)
  • Pia Behrens Gammelgaard (afdelingsleder, Studieplan)
  • Margrethe Vejs-Petersen (rådgiver, fakultetssekretariatet)
  • Magnus Qvistgaard (projektleder, Aarhus BSS Studier)

Health

  • Nikolaj Harbjerg (Administrationschef)
  • Annette Bachmann (Sekretariatsleder, Institut for Folkesundhed)
  • Mogens Andreasen (Lektor, Institut for Biomedicin)
  • Mette Vinther Skriver (Studieleder, Folkesundhedsvidenskab)
  • Irene Dige (studieleder, Institut for Odontologi og Oral Sundhed)
  • Caroline Bindslev Hørsted (viceinstitutleder for uddannelsen, Institut for Odontologi og Oral Sundhed)
  • Jan Ulrik Rasmussen (institutsekretariatsleder, Institut for Odontologi og Oral Sundhed)
  • Anna Bak Maigaard (uddannelseschef)
  • Anne Mette Andersen (uddannelsesrådgiver)
  • Henriette Noe (Rådgiver)

Science & Technology

  • Finn Borchsenius (Prodekan)
  • Kim Kusk Mortensen (Uddannelseschef)
  • Søren Anker Andersen (Afdelingsleder, UVA/EKA)
  • Marie Oue Hansen (Projektleder)

Fem facts om skyggeplanlægning

1) Den fase, hvor universitetet i et lukket testmiljø afprøver planlægning, som det kommer til at foregå i det nye system.

2) Gennemføres i marts-april 2020 for alle fakulteter. Fortsættes for BSS og Health frem til september 2020.

3) Fokus er på god indlæring og anvendelse samt praksis for registrering af data og solid datakvalitet, inden det rigtige system sættes i drift.

4) Den eksisterende planlægning fortsætter som normalt under skyggeplanlægningsfasen – studerende og undervisere vil derfor ikke mærke noget til skyggeplanlægningen.

5) Med udgangen af september 2020 tages det nye system i anvendelse. Testmiljøet fastholdes til afprøvning, træning og test af arbejdsprocesser og nye funktionelle forbedringer.

Se den overordnede plan for ibrugtagning til venstre.