Nyt HR-system

Kort om det nye HR-system

Det nuværende HR-system AUHRA skal udskiftes, da det ikke længere understøtter HR-områdets arbejdsprocesser på tidssvarende og optimal vis. Samtidig ønsker AU en øget digitalisering af arbejdsprocesser og en generel effektivisering af HR-området.

Det fremtidige HR-system skal

  • være et bærende element i løsningen af HR-opgaver og HR-processer
  • løfte den digitale understøttelse af HR-processer mellem HR-administrationen og ud til den enkelte slutbruger markant.

Anskaffelse og implementering af et nyt HR-system er et projekt, der strækker sig over en 3-årig periode, fra 2020-2023. Projektet er et af flere projekter, der er prioriteret på baggrund af AU’s digitaliseringsstrategi. Projektet er indskrevet i strategien HR Fokus 2021-2022, hvis mål frem mod 2022 er, at digitale løsninger, der understøtter og optimerer HR-processer, implementeres i tæt samarbejde med alle brugergrupper. Projektet har derfor fokus på brugerinddragelse og kommunikation i implementerings og ibrugtagelsesfasen.  

HR-administrationen bliver kernebruger af det nye HR-system. AU's ledere og sekretariatsmedarbejdere m.fl. vil ligeledes blive inddraget i brugen af systemet. I yderste led vil alle medarbejdere i tilpasset omfang få adgang til egne data i det nye HR-system.

Siden vil løbende blive opdateret, som projektet forløber.

Visioner og mål for projektet

AU's nye HR-system skal via øget digitalisering og forenkling af arbejdsgange være med til at understøtte kvaliteten og effektiviteten i HR-opgaver for hele organisationen.

Visionen er at:

  • skabe en fælles bedste praksis i HR-processer og opgaver
  • give alle brugere af HR-data og -informationer hurtig og effektiv adgang til at se og ændre i disse
  • sikre, at AU bliver mere robust over for fremtidige ændringer i regelgrundlag og udviklingen af nye teknologier

Ud over et nyt HR-system indeholder projektet også en ny løsning til erstatning af det nuværende tidsregistreringssystem Promark (Projekttidsregistrering). Derudover vil projektet have betydning for anvendelsen af Medarbejderstamkortet og oprettelse af Ph.d. som medarbejder

Målsætningerne for det nye HR-system er:

  • Gøre selvservice muligt
  • Digitalisere manuelle HR processer
  • Usability (brugervenlighed) i centrum for den gode brugeroplevelse
  • Skabe en fælles løsningen gennem harmonisering af arbejdsgange 
  • Gøre ny teknologi nemt at implementere
  • Gøre ændringer i regelgrundlag nemmere at implementere
  • Anskaffe og implementere nyt standardsystem

Tidsplan

Opgaven med at anskaffe og implementere et nyt HR-system udfolder sig over nedestående fire faser: 

  • Fase 1 - Initieringsfasen: september 2020 –  januar 2021: Etablering af projekt og udarbejdelse af projektgrundlag
  • Fase 2 – Foranalyse: januar 2021 – oktober 2021: Valg af anskaffelsesvej, udarbejdelse af kontrakter, beskrivelse af TO-BE processer samt specificering af tekniske og organisatoriske krav.
  • Fase 3 - Implementering:
    • Oktober 2021 – december 2022: Implementering af version af Nyt HR system version 1
    • Januar 2023 – november 2023 Implementering af flere 2-4 versioner af Nyt HR-system
  • Fase 4 - Projektafslutning: november 2023- december 2023.

Organisering

Projektejer er Anne Lindholm Behnk vicedirektør i HR.

Systemejerskabet er placeret i HR Data og digitalisering, hvor den overordnede projektledelse og det kommende systemejerskab også vil være. 

Projektets referencegruppen har ansvaret for, sammen med og rådgivet af projektgruppen, at sikre fælles opbakning til beslutninger og indstillinger, der skal i styregruppen.    

For at sikre inddragelse fra fakulteterne er der, som en del af den økonomiske ramme, midler til frikøb af en projektdeltager fra hvert fakultet. Dette sikrer stor viden i projektet med kendskab til HR.

I forbindelse med udfasning af ProMark, som projekttidsregistreringssystem, er der nedsat en projektgruppe under Økonomi, som samarbejder med HR-projektgruppen om etablering af en tilsvarende løsning i det nye HR-system.  

Navngivning af Nyt HR-system